RACI-Matrix-Vorlage

Jeden Tag treffen wir Hunderte von Entscheidungen. Und im Berufsleben ist es oft notwendig, dass wir diese Entscheidungen unverzüglich treffen. Denn andernfalls können Projektergebnisse (und letztlich auch die größeren Unternehmensziele) aufgrund von Verzögerungen und Missverständnissen beeinträchtigt werden. Daher ist die genaue Bestimmung der Zuständigkeiten so wichtig, damit Sie wissen, wer die Entscheidungsbefugnis hat und an wen Sie sich wenden können, um weitere Informationen zu erhalten. Ebenfalls muss klar sein, wer die abschließende Genehmigung erteilen soll.

Eine RACI-Matrix unterstützt Sie bei der Bestimmung von Entscheidungsrollen und klärt, wer an den einzelnen Komponenten eines Projekts beteiligt ist, bevor Sie beginnen. So bekommen Sie frühzeitig die Zustimmung der Beteiligten und zeigen, wer für die einzelnen Aspekte verantwortlich ist, wenn Sie tatsächlich mit der Arbeit beginnen. Kurz gesagt: RACI-Matrizen vereinfachen und klären die Projektrollen. Zudem schafft eine RACI-Matrix-Vorlage Anreize für jedes Team, sie zu nutzen.

Was ist eine RACI-Matrix?

Eine RACI-Matrix dient dazu, die Rollen und Verantwortlichkeiten eines Projektteams für ein Projektergebnis klar zu definieren. RACI ist ein Akronym für diese Projektrollen:

• R – Responsible (Verantwortlich): Die Person, die für eine bestimmte Projektaufgabe zuständig (oder verantwortlich) ist. Es ist wichtig, dass es für jede Aufgabe nur ein „verantwortliches“ Teammitglied gibt. Mehrere Personen in der „verantwortlichen“ Rolle könnten zu Projektverzögerungen führen (während sie auf die Entscheidung der anderen warten) und die Beteiligten verunsichern, da sie nicht wissen, an wen sie sich mit ihren Fragen wenden sollen.

• A – Accountable (Rechenschaftspflichtig): : Die rechenschaftspflichtige Person beaufsichtigt die Erledigung von Aufgaben. Oder anders ausgedrückt: Sie stellt sicher, dass die Aufgabe erledigt wird. Um Verwirrung zu vermeiden, gibt es normalerweise nur eine rechenschaftspflichtige Person pro Aufgabe. 

• C – Consulted (Konsultiert): Dies sind die Personen, welche die Arbeit überprüfen und genehmigen, bevor sie fortgesetzt oder als erledigt markiert wird.

• I – Informed (Informiert): Informierte Beteiligte sollten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden, sind aber nicht unbedingt selbst an der Arbeit beteiligt. Wenn Sie sicherstellen, dass die Beteiligten im Verlauf des Projekts informiert werden, tragen Sie dazu bei, dass sie das Projekt annehmen und ein fertiges Produkt entsteht, von dem alle überzeugt sind.

Das RACI-Modell ist vor allem für größere Unternehmen mit einer Vielzahl funktionsübergreifender Teams und leitenden Beteiligten von Nutzen. Doch auch für kleine Teams, in denen Einzelpersonen gleichzeitig in vielen verschiedenen Rollen tätig sind, ist es sinnvoll. Zudem fördert RACI den Input von verschiedenen Teammitgliedern, was Ihnen helfen kann, Lösungen für komplexere Probleme zu finden. 

Was ist die Vorlage für eine RACI-Matrix?

Eine RACI-Matrix-Vorlage ist eine abgespeicherte, ausfüllbare Skizze der RACI-Matrix in Ihrem Unternehmen. Sie wird auch als RACI-Diagramm bezeichnet und dient dazu, RACI-Matrizen im gesamten Unternehmen zu standardisieren. Vielleicht braucht es nicht für jedes Projekt eine RACI-Matrix, doch wenn Sie ein großes Programm betreuen oder ein Unternehmen sind, das bei der Arbeit an verschiedenen Projekttypen routinemäßig auf RACI zurückgreift, kann die Nutzung einer Vorlage sehr hilfreich sein. Die Erstellung einer Vorlage für eine RACI-Matrix in Ihrem Unternehmen erleichtert es den Teams, ein einheitliches RACI-Modell für ihre Projekte anzuwenden. Dadurch werden Unklarheiten reduziert und die Effizienz im gesamten Unternehmen steigt. 

Die Vorteile der Nutzung einer RACI-Matrix-Vorlage

Der Einsatz einer RACI-Matrix-Vorlage bringt viele Vorteile mit sich. Der wichtigste ist jedoch, dass sie ein einheitliches Muster für eine RACI-Matrix in Ihrem Unternehmen liefert. Mit anderen Worten, eine RACI-Matrix-Vorlage erleichtert es den Teams, ihre eigenen RACI-Matrizen zu erstellen, was wiederum die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass auch diese Teams eine RACI-Matrix nutzen werden.

Und das ist wichtig. Denn wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wer die Verantwortung für eine Aufgabe trägt, können alle Mitarbeiter ihre jeweiligen Rollen einnehmen und so effektiver zusammenarbeiten. Dies führt zu motivierten Mitarbeitern und in der Folge zu einem produktiven Ergebnis. Kurz gesagt, Ihre RACI-Matrix-Vorlage ermöglicht es Ihnen, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen.

Bei Programmen oder Unternehmen mit einer Vielzahl komplexer Projekte und Leistungen stellt die Nutzung einer Vorlage sicher, dass die RACI-Matrix einheitlich angewendet wird. Diese Einheitlichkeit ermöglicht einen besseren Überblick darüber, wer was für jeden Meilenstein und jede Aufgabe in einem Projekt tut. Aufgrund der unternehmensweit einheitlichen RACI-Formatierung wissen Sie genau, wie andere Teams das Modell anwenden, auch wenn sie zu einer anderen Abteilung gehören. Durch die einheitliche Verwendung wird Unklarheit vermieden und die einzelnen Mitarbeiter können besser mit ihren jeweiligen Aufgaben assoziiert werden. 

So verwenden Sie eine RACI-Matrix-Vorlage

Um Ihre RACI-Matrix-Vorlage zu nutzen, sehen Sie zunächst Ihren Projektplan durch, um festzustellen, für welche Projektleistungen eine RACI-Matrix erforderlich ist. Erstellen Sie eine neue RACI-Matrix auf Basis Ihrer Vorlage und einer Liste von Aufgaben für jedes Projektziel. Falls hilfreich, fügen Sie Abschnitte oder Meilensteine hinzu, um die Aufgabenliste in Projektphasen zu unterteilen. Wenn Sie etwa in der Produktion arbeiten, könnten Ihre Phasen Anfang, Mitte, Ende, Vorproduktion, Produktion und Nachproduktion lauten. 

Anschließend weisen Sie RACI-Rollen für jede spezifische Aufgabe zu. Fügen Sie Spalten hinzu, um den Projektfortschritt nachzuverfolgen, und aktualisieren Sie sie in Echtzeit. Um maximale Funktionalität zu gewährleisten, erstellen Sie Ihre Vorlage in einem Projektmanagement-Tool. Auf diese Weise können Sie die Beteiligten asynchron auf den neuesten Stand bringen, was wiederum zu weniger Statusbesprechungen führt und Ihren leitenden Mitarbeitern – sowie allen anderen Teammitgliedern – mehr Zeit verschafft.

Geben Sie Ihre RACI-Matrix-Vorlage nach Fertigstellung an alle Teams und Abteilungen weiter. Einer der Hauptvorteile einer Vorlage ist die Einheitlichkeit, daher sollten Sie sicherstellen, dass jeder, der Zugriff darauf benötigt, ihn auch erhält. Ergänzen Sie die Vorlage um zusätzliche Informationen, die es den Beteiligten erleichtern, die benötigten Details zu finden oder sich bei Fragen an die entsprechenden Personen wenden zu können. Um die Akzeptanz zu verbessern, zeigen Sie auf, wenn es sich bei bestimmten Rollen um Fachexperten handelt. So wird deutlich, dass Sie die Definition der einzelnen RACI-Rollen sorgfältig durchdacht haben. 

Integrationen für Asana-Vorlagen

Nutzen Sie diese Funktionen und Integrationen, um eine RACI-Matrix-Vorlage in Asana zu erstellen, die optimal auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten ist.

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Genehmigungen. Manchmal müssen Sie nicht nur eine Aufgabe erledigen, sondern auch wissen, ob deren Ergebnis genehmigt wurde oder nicht. In Asana verkörpern Genehmigungen einen speziellen Aufgabentyp mit den Optionen „Genehmigen“, „Überarbeiten“ oder „Verwerfen“. So erhalten die Aufgabenverantwortlichen klare Anweisungen, welche Maßnahmen sie ergreifen sollten und ob ihre Arbeit genehmigt wurde oder nicht. 

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben erkennen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, alle Ihre Ziele termingerecht umzusetzen.

Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Handlungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

• Miro. Verbinden Sie Miro und Asana, um Arbeitsabläufe zu optimieren und das Gesamtbild von jedem Projekt an einem Ort zu sehen. Betten Sie Miro-Whiteboards in Projekt-Briefings von Asana ein, wodurch die Teammitgliedern damit interagieren, sie sehen, kommentieren oder direkt in Asana bearbeiten können. Alternativ können Sie ein bestehendes oder neues Miro-Whiteboard an eine beliebige Asana-Aufgabe anhängen und so automatisch Aufgabenbeteiligte zum Anzeigen, Kommentieren oder Bearbeiten des Whiteboards einladen.

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

FAQs