Projektbericht-Vorlage erstellen!

„Wie ist der Status des Projektes?“

Als Projektleiter hören Sie diese Frage sicher zur Genüge. Um eine Antwort zu finden, mussten Sie sich wahrscheinlich durch Dashboard-Berichte wühlen, den Posteingang durchsuchen und auch noch mit dem Team Rücksprache halten. Doch wie wäre es, wenn es einen einfacheren Weg gäbe – eine einzige Anlaufstelle, wo Sie schnell sehen können, was bereits erledigt wurde, was als Nächstes ansteht und wie weit Sie noch von den Projektzielen entfernt sind. 

Einstieg: Projektbericht-Vorlage

Was ist eine Projektbericht-Vorlage? 

Eine Projektbericht-Vorlage ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, mit dem Sie schnell einen Projektbericht erstellen können, z. B. einen wöchentlichen Statusbericht oder einen monatlichen Fortschrittsbericht. Durch den Einsatz dieser Vorlage zu Beginn eines jeden neuen Projekts wissen Sie immer, welche Art von Informationen Sie erfassen sollten. Kopieren Sie einfach die Projektbericht-Vorlage, tragen Sie die erforderlichen Informationen ein und los geht’s. 

Projektberichte dienen jedoch nicht nur dazu, die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Sie sorgen auch dafür, dass die Arbeitsabläufe nicht aus dem Ruder laufen, Hindernisse beseitigt und die Aufgaben fristgerecht erledigt werden. Anhand einer Projektbericht-Vorlage sehen Sie auf einen Blick, was als Nächstes zu tun ist und wie weit Sie mit Ihren Projektzielen schon sind. 

Die Vorteile einer digitalen Projektbericht-Vorlage

Projekte sind nicht in Stein gemeißelt. Prioritäten und zeitliche Vorgaben entwickeln sich oft erst im Laufe der Zeit – und während das Projektteam Ergebnisse erzielt, nähert es sich nach und nach dem Projektziel. Eine digitale Projektbericht-Vorlage kann solche Entwicklungen besser erfassen als statische Vorlagen. Da sie in Echtzeit aktualisiert wird, weiß man immer, was bereits erledigt wurde und was als Nächstes ansteht. Und sollten sich die Prioritäten ändern, lässt sich die Projektbericht-Vorlage einfach aktualisieren, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Mit einer digitalen Projektbericht-Vorlage können Sie: 

• Fortschritte bei der Erledigung von Aufgaben in Echtzeit verfolgen.

• Den Beteiligten eine zentrale Anlaufstelle für den Projektstatus und die wichtigsten Informationen bieten. 

• Auf einen Blick sehen, wie Sie den Projektzielen nach und nach näher kommen. 

• Die Vorlage einfach aktualisieren, wenn sich Zeitvorgaben oder Prioritäten ändern. 

• Ziele, Key Performance Indicators (KPIs), Projektergebnisse und den Projektstatus an einem zentralen Ort verfolgen. 

• Die Projektberichtsvorlage mit individuell anpassbaren Dashboards ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand visualisieren. 

• Beim laufenden Projekt Aufgaben zuweisen und Fristen festlegen, wodurch klar wird, wer was bis wann zu tun hat. 

• Entsprechende Google Docs, Tabellenkalkulationen, Bilder und vieles mehr anhängen. 

Wie sieht ein Projektbericht aus?

Sicher fragen Sie jeztt vielleicht “Was schreibt man in einen Projektbericht?”. Ihr Projektbericht und damit auch Ihre Vorlage sollte die folgenden wichtigsten Aspekte enthalten: 

• Basisinformationen wie Projektname

• Aktueller Fortschritt der jeweiligen Projektziele als kurze Zusammenfassung.

• Aufgaben, die derzeit Vorrang haben. 

• Alle Probleme oder Hindernisse, die den Fortschritt beeinträchtigen könnten. 

• Erledigte Aufgaben oder Projektmeilensteine. 

Zur Formatierung der Projektbericht-Vorlage erstellen Sie für folgende Bereiche jeweils einen Abschnitt: 

Fortschritte bei den Zielen

Hier werden die KPIs, die Sie zur Messung dieser Ziele im Projektcontrolling einsetzen werden, und die aktuellen Fortschritte bei der Umsetzung dieser Ziele dokumentiert.

Erstellen Sie zunächst folgende Spalten zur Nachverfolgung dieser Informationen: 

• Ziel: Ein übergeordnetes Ziel, das Sie erreichen wollen. Zum Beispiel: „Steigerung der Besucherzahlen auf der Homepage“.

• KPI: Eine Kennzahl, mit der sich die Fortschritte in Richtung Ziel verfolgen lassen. So lässt sich z. B. der Traffic auf der Homepage messen, indem man die Besucher der Website erfasst. 

• Aktuelle Leistung: Der aktuelle Wert des von Ihnen gewählten KPI, zum Beispiel: „1,2 Millionen Besucher“

• Angestrebte Leistung: Der angestrebte Messwert für den von Ihnen gewählten KPI, der zur Verwirklichung des Projektziels erforderlich ist. Zum Beispiel: „2 Mio. Besucher der Website“

• Fälligkeitsdatum: Der geplante Zeitrahmen für das jeweilige Ziel. 

• Verantwortliche/r: Die Person, die für die Überwachung und Umsetzung der jeweiligen Ziele verantwortlich ist. 

Eine digitale Projektbericht-Vorlage zur Zielüberwachung funktioniert für einzelne Teams bereits sehr gut, Sie können die Überwachung der Ziele und des Projektverlaufs jedoch noch weiter optimieren, indem Sie Asanas Ziele-Funktion nutzen. Hierbei handelt es sich um ein unternehmensweites Tool, mit dem Sie nicht nur auf Teamebene arbeiten, sondern das gesamte Unternehmen dabei unterstützen können, Ziele zu setzen, nachzuverfolgen und darüber zu sprechen.

Aufgaben, die derzeit Vorrang haben 

Durch einen Blick auf die anstehenden Aufgaben können Sie proaktiv Hindernisse aus dem Weg räumen, die die anstehenden Aufgaben beeinträchtigen könnten. Mit einem Überblick über die Aufgaben, denen Sie Vorrang einräumen, können Sie sich zudem ein Bild davon machen, wie das Projekt nach und nach voranschreitet. Je nach den spezifischen Anforderungen des Projekts kann dieser Abschnitt unterschiedlich aussehen. Wenn Sie z. B. eine Vorlage für einen wöchentlichen Statusbericht erstellen, könnte dieser Abschnitt die Aufgaben auf der To-do-Liste des Teams für die laufende Woche enthalten. 

Erledigte Aufgaben oder Meilensteine

Dieser Abschnitt zeigt, was Sie bisher erreicht haben. Er veranschaulicht die konkreten Fortschritte, die Sie bei der Erbringung der einzelnen Leistungen gemacht haben. Gleichzeitig können Sie hier Aufgaben einordnen, die als Nächstes anstehen. Zudem lässt sich dieser Bereich an die spezifischen Anforderungen des Projekts anpassen, z. B. Aufgaben, die letzte Woche erledigt wurden, oder eine Liste mit sämtlichen erreichten Meilensteinen für das Gesamtprojekt. 

Probleme oder Hindernisse

Zum Schluss sollten Sie einen Abschnitt einrichten, in dem Sie alle Hindernisse oder Engpässe dokumentieren, die die anstehenden Arbeitsabläufe beeinträchtigen könnten. So können Sie proaktiv Maßnahmen ergreifen und Probleme beheben, bevor diese noch größer werden. Diese Methode kann den Beteiligten helfen zu verstehen, warum bestimmte Ergebnisse mehr Zeit als erwartet in Anspruch nehmen.  

Funktionen und Apps zum Ausprobieren

Probieren Sie diese Funktionen und App-Integrationen aus – und holen Sie das Optimum aus Ihrer Projektbericht-Vorlage heraus:

Enthaltene Funktionen

• Berichte. Die Bericht-Funktion in Asana übersetzt Projektdaten in visuelle Diagramme und verständliche Grafiken. Indem Sie dort, wo die Arbeit anfällt, Berichte erstellen, können Sie doppelte Arbeit vermeiden und unnötige App-Wechsel einschränken. Und da die gesamte Arbeit des Teams bereits in Asana gespeichert ist, können Sie die Daten von jedem beliebigen Projekt oder Team abrufen, um sich an einem zentralen Ort ein genaues Bild von den Vorgängen zu machen.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Meilensteine. Meilensteine stellen wichtige Etappenziele für das Projekt dar. Erreichte geben den Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit dem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Anlass, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern. 

• Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln den Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden. 

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Geschäftsteams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu verbessern – und das alles, ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben; erstellen Sie innerhalb von Asana im Handumdrehen Jira-Tickets, sodass Arbeitsvorgänge stets reibungslos zwischen Geschäfts- und technischen Teams übergeben werden können. 

FAQs