Vorlage für einen Change-Management-Plan

Der erste Schritt zu umfangreichen Veränderungen in einem Unternehmen ist die Ausarbeitung eines Change-Management-Plans. Damit können Sie Ihr Team optimal dabei unterstützen, im Unternehmen Veränderungen effektiv und durchdacht vorzunehmen. Und so erstellen Sie diesen Plan für Ihr Team.

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[Product UI] Change log (list)

Stellen Sie sich vor, Ihr Team hat soeben beschlossen, eine tiefgreifende Änderung vorzunehmen, die die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen stark verändern wird. Dazu ist eine Menge an Planung, Kommunikation und Vorbereitung nötig – eine Vorlage für einen Change-Management-Plan kann Ihnen dabei helfen, alle Punkte entsprechend zu strukturieren.

Der Einsatz einer Vorlage für einen Change-Management-Plan kann Ihnen und Ihrem Team bei der Strukturierung Ihres Change-Management-Plans helfen. So können Sie auch umfangreiche organisatorische Veränderungen problemlos bewältigen. Die Erstellung und Pflege einer Vorlage für einen Change-Management-Plan kann dazu beitragen, organisatorische Veränderungen durchdacht anzugehen und sicherzustellen, dass alle Arbeitsschritte ausgeführt werden. In dem Maße, in dem das Unternehmen wächst, können Sie die Vorlage für den Change-Management-Plan an diese Entwicklung anpassen. 

Was ist eine Vorlage für einen Change-Management-Plan?

Eine Vorlage für einen Change-Management-Plan ist ein wiederverwendbares Gerüst zur Erstellung von Change-Management-Plänen. Mit dieser Vorlage können Sie die Weichen für organisatorische Veränderungen stellen. Wenn dann Veränderungen anstehen, kann sich das Team auf die damit verbundenen Prozessumstellungen entsprechend vorbereiten.

Change-Management-Pläne sollen Teams bei der reibungslosen Umstellung von einem Prozess auf einen anderen helfen und werden in der Regel verwendet, wenn sich Prozesse so drastisch ändern, dass der laufende Betrieb gestört werden könnte. Eine Vorlage für einen Change-Management-Plan kann Ihnen helfen, das Team mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung durch umfassende Umstellungen zu führen.

[Product ui] Change management plan (list)

So erstellen Sie eine Vorlage für einen Change-Management-Plan

Eine Vorlage für einen Change-Management-Plan ist ein wertvolles Hilfsmittel. Mit diesem Gerüst können Sie sicherstellen, dass alle Details Ihres Change-Management-Plans, die wichtigsten Beteiligten und alle gewonnenen Erkenntnisse bei der nächsten Einführung von Änderungen erfasst werden. 

Vorlagen für Change-Management-Pläne entfalten sich in der Praxis am besten, wenn sie in einem Tool enthalten sind, das leichtes Kopieren und eine projektbezogene Anwendung zulässt. Projektmanagement-Tools bieten die perfekten Voraussetzungen: Erstellen Sie einfach die Ausgangsvorlage für den Change-Management-Plan, und duplizieren Sie sie dann. Nun können Sie alle Details hinzufügen, die diesen konkreten Change-Management-Prozess einzigartig machen. 

Bei der Erstellung einer Vorlage für einen Change-Management-Plan sollte man diese wichtigen Aspekte des Projekts berücksichtigen:

  • Das ändert sich: Soll ein wichtiger Prozess umgestellt werden? Wechselt das Team zu einer anderen Software? So oder so muss das Team wissen, was sich ändert, damit es seine Arbeitsweise entsprechend anpassen und vorbereiten kann.

  • Status der Umstellung: Anhand des Stands des Change-Management-Prozesses in Ihrem Team können andere Manager nachvollziehen, wie sie ihn in ihrem eigenen Team umsetzen können. Zudem können Sie mithilfe des Plans die Fortschritte verfolgen und sicherstellen, dass alles nach Plan läuft.

  • Verantwortlichkeiten für die einzelnen Schritte: Für den Fall, dass Fragen zum Prozess auftauchen, sollte es einen Ansprechpartner oder Beteiligten geben, der für den jeweiligen Schritt verantwortlich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die zuständigen Personen Verantwortung übernehmen, und dass Stakeholder eine Anlaufstelle für Fragen haben.

  • Zeitpunkt der Umstellung: Die Teamleiter müssen den Zeitplan kennen, damit sie andere über die Änderungen informieren können. So haben die Mitarbeiter ausreichend Zeit, um vom alten auf das neue Verfahren umzustellen.

So nutzen Sie eine Vorlage für einen Change-Management-Plan

Die Verwendung einer Vorlage für einen Change-Management-Plan ist hierbei der erste Schritt. Sie hilft Ihnen und den Beteiligten, wichtige Zeitvorgaben und Details für den gesamten Prozess zu ermitteln.

Das Schöne am Einsatz einer Vorlage für einen Change-Management-Plan ist, dass man sie jeweils auf ein bestimmtes Projekt abstimmen kann. Der Grundgedanke ist, immer das gleiche allgemeine Gerüst zu verwenden, wobei die Details des jeweiligen Change-Management-Plans unterschiedlich sein werden.

Hierzu eignet sich am besten eine Projektmanagement-Software, auf die alle Mitglieder des Teams zugreifen können. Da die Vorlage für den Change-Management-Plan an einem zentralen Ort gespeichert ist, können alle Mitglieder des Teams bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen.

Enthaltene Funktionen

  • Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ablesen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, alle Ihre Ziele termingerecht umzusetzen.

  • Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise an mehreren Daten abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mit Hilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei die einzelnen Teilaufgaben weiterhin in den Kontext der übergeordneten Aufgabe eingebunden sind. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen.

  • Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen möchten, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen im Unternehmen sicherzustellen.

  • Abhängigkeiten. Wenn Sie eine Aufgabe als abhängig markieren, wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn eine Vorgängeraufgabe erledigt ist. Damit wissen Sie auch, wann Ihre Arbeit die Arbeit eines anderen blockiert, und können entsprechende Prioritäten setzen. Besonders für Teams, deren Arbeitsabläufe nur als Teamarbeit funktionieren, ist diese Funktion hilfreich. Denn das ganze Team kann leicht einsehen, wer auf welche Aufgabe wartet und von wem diese abgeschlossen wird. Wenn die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person der abhängigen Aufgabe benachrichtigt, damit sie mit deren Bearbeitung beginnen kann.

Empfohlene Apps

  • Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

  • Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Aktionen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

  • Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verknüpfte Workflows zwischen technischen und Business-Teams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu erhöhen – und das alles, ohne Asana verlassen zu müssen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie innerhalb von Asana schnell Jira-Tickets, sodass die Zusammenarbeit zwischen Business- und technischen Teams stets reibungslos funktioniert.

  • GitHub. Synchronisieren Sie die Status-Updates der Pull Requests von GitHub mit Asana-Aufgaben. Verfolgen Sie den Fortschritt bei Pull Requests und verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams – und das alles innerhalb von Asana.

FAQs

Wie erstellt man eine Vorlage für einen Change-Management-Plan?

Der erste Schritt zur Erstellung einer Vorlage für einen Change-Management-Plan besteht darin, den Arbeitsablauf mit dem Team zu besprechen. Skizzieren Sie die Schritte, die Sie zur Umsetzung organisatorischer Veränderungen benötigen. Auf dieser Grundlage können Sie das Grundgerüst dieses Prozesses erstellen und es als Vorlage für Ihren Change-Management-Plan verwenden. Die übrigen Teammitglieder können dann bei umfassenden Umstellungen darauf zurückgreifen.

So nutzen Sie eine Vorlage für einen Change-Management-Plan

Wenn sich das Team für einen Change-Management-Plan entscheidet, sollte dessen Ausarbeitung der erste Schritt sein, um Ihre Strategie zu strukturieren. Anhand der in der Vorlage für den Change-Management-Plan skizzierten Struktur können Sie nach eigenem Ermessen verschiedene Change-Management-Strategien umsetzen.

Wann sollte man eine Vorlage für einen Change-Management-Plan einsetzen?

Sie sollten die Vorlage immer dann verwenden, wenn Sie einen neuen Change-Management-Plan aufstellen. Am hilfreichsten ist diese Methode in Zeiten großer organisatorischer Veränderungen, etwa bei der Einführung eines neuen unternehmensweiten Tools oder einer neuen Technologie, bei organisatorischen Veränderungen, bei der Aktualisierung von Unternehmensrichtlinien oder bei einer Fusion oder Übernahme.

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