projektstadga

Du har hittat en spännande projektidé – men hur kommer du igång? På de flesta företag är det första steget för att starta ett nytt initiativ att presentera det för intressenterna. Om presentationen går bra kan du gå vidare med deras godkännande.

Att skapa en bra projektpitch är nyckeln till att få godkännanden för ditt initiativ. Lyckligtvis kan en mall för projektstadga hjälpa dig (och hela ditt team) att lyckas med varje pitch. 

Vad är en projektstadga? 

En projektstadga är en pitch för ett nytt initiativ. Den sammanfattar viktig information såsom mål, omfattning och nödvändiga resurser, så att intressenter snabbt kan förstå (och förhoppningsvis godkänna) projektet. 

Vad är en mall för projektstadga? 

En mall för en projektstadga är en återanvändbar översikt som beskriver alla delar av en framgångsrik projektstadga. Det är en guide som teamet kan följa varje gång de behöver presentera ett nytt initiativ. I stället för att börja från början kan teammedlemmar kopiera mallen och fylla i den nödvändiga informationen. 

Som teamledare kan en mall för projektstadga hjälpa till att standardisera hur ditt team presenterar nya initiativ. Den här konsekvensen säkerställer att du ger godkännare all information de behöver för att fatta ett beslut. Det gör det också lättare för intressenter att granska din stadga – eftersom din stadga följer ett standardiserat format kommer intressenterna att veta vad de kan förvänta sig. 

Fördelarna med en digital mall för projektstadga

Projektgodkännanden är sällan en svartvit process. Ofta innebär det en konversation med intressenter och ändringar av mål, omfattning eller projektansvar. Statiska Excel- eller Word-dokument kan inte fånga upp den här iterativa processen – de blir snabbt inaktuella och lämnar inget utrymme för feedback.

En digital mall för projektstadga låter dig:  

• Prata med intressenter och samla in feedback i realtid via kommentarer. 

• Enkelt uppdatera projektstadgans delar efter behov.

• Ge intressenter en central referenskälla för projektinformation.

• Spåra vilka komponenter i din stadga som har godkänts.

• Visa din projektstadgemall på olika sätt: lista, Kanban-tavla, Gantt-diagram eller kalender. 

• Automatiskt summera projektkostnader. 

• Lägga till kontextuell information i uppgifter genom att bifoga dokument, bilder eller videor.  

Vad som bör ingå i en mall för projektstadga

Syftet med mallen för projektstadgan är att beskriva varje komponent i en framgångsrik projektstadga, så att teamet enkelt kan fylla i information efter behov. En välskriven mall för projektstadga innehåller vanligtvis följande delar: 

• Projektets syfte: Varför är projektet viktigt och vilket business-behov uppfyller det? 

• Projektmål: Vad vill du uppnå i slutet av projektet och vilka mätvärden kommer du att använda för att mäta projektets framgång? 

• Projektomfattning och leveranser: Vilka specifika leveranser kommer att slutföras och vad kommer INTE att ingå i arbetet? 

• Nödvändiga resurser eller projektbehov: Vad behöver du för att få arbetet slutfört? Det här inkluderar personer, verktyg och budget. 

• Projektintressenter: Vilka är medlemmarna i projektteamet? Vem behöver godkänna projektstadgan, vem är projektsponsor och vem ska vara med i viktiga beslut? 

För att skapa en mall för projektstadgan lägger du till avsnitt för varje element ovan. Lägg till mer specifika uppgifter i varje avsnitt för att vägleda teamet genom processen för att skapa en projektstadga. I avsnittet om projektintressenter kan du till exempel skapa uppgifter för att ”identifiera projektteam” och ”skapa en RACI-matris för att beskriva intressenternas ansvar”. Du kan också skapa projektmilstolpar för att representera viktiga vändpunkter i projektplanen. 

För att spåra projektbudget och leveranser på ett och samma ställe kan du lägga till kolumner för att dokumentera den beräknade kostnaden för varje leverans – plus det beräknade tidsbehovet från projektteamet. Det ger godkännare en översikt över alla nödvändiga resurser, så att de kan se varför du begär ett visst budgetbelopp.

Slutligen kan du lägga till en kolumn för att spåra om varje komponent i projektstadgan har godkänts. På så sätt kan du spåra vad som är slutfört och var du behöver göra ändringar. 

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Projektöversikt. Projektöversikten innehåller all viktig kontext för hela projektet. Ge teamet en överblick över projektarbetet och som svarar på frågorna vad, varför och hur. Lägg till en projektbeskrivning och ange tonen för hur ni ska samarbeta tillsammans i Asana. Dela sedan viktiga resurser och kontext såsom mötesdetaljer, kommunikationskanaler och projektsammanfattningar – allt på ett och samma ställe.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

• Godkännanden. Ibland behöver du inte bara slutförd en uppgift – du behöver veta om en leverans är godkänd eller inte. Godkännanden är en speciell typ av uppgift i Asana i vilken man kan välja ”Godkänn”, ”Begär ändringar” eller ”Avvisa” för uppgiften. På så sätt får uppgiftsägarna tydliga instruktioner om vilka åtgärder de ska vidta och om deras arbete har godkänts eller inte. 

Rekommenderade appar

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• OneDrive. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Microsoft OneDrive-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina team-konversationer till genomförbara punkter i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett team-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

Olika typer av mallar för projektstadga

Vi har beskrivit hur du skapar en grundläggande mall för projektstadga ovan, men du kan också anpassa mallen för att passa teamets specifika behov. 

Här är några olika sätt att anpassa mallen för projektstadga:

• Mall för agil projektstadga: Om du använder agil projekthantering kan du beskriva agilspecifika teamansvar som scrummästare, produktägare och utvecklingsteam. När du uppskattar projektets resurser kan du också använda story points för att mäta hur mycket tid varje leverans kommer att kräva.

• Mall för Six Sigma-projektstadga: Om ditt team använder Six Sigma kan du organisera projektleveranser i olika faser av Six Sigma-projektets livscykel: definiera, mäta, analysera, förbättra och kontrollera. 

• Mall för projektstadga för byggprojekt: För byggprojekt kan det vara bra att organisera beräknade kostnader efter typ, till exempel ”arbetskraft” eller ”material”. Du kan också identifiera eventuella underleverantörer eller leverantörer som du arbetar med när du beskriver viktiga intressenter och ansvarsområden. 

Vanliga frågor