Modelo de lista de pendências semanais

Uma agenda semanal de papel pode funcionar bem para uso pessoal, mas, sejamos honestos, por mais que você tente se ater ao cronograma, as coisas tendem a mudar. Os problemas aparecem e o seu trabalho tem de ser completamente reorganizado, o que é difícil administrar numa lista de pendências semanais de papel. Para fazer a gestão de tarefas, é muito melhor utilizar um modelo de lista de pendências semanais digital e personalizado, que se possa editar com alguns simples cliques. 

Como usar um modelo de lista de pendências semanais

Criar e usar um modelo de lista de pendências semanais é algo simples, particularmente em versão digital. Siga estas etapas para iniciar o seu próprio modelo em questão de segundos:

1. Crie um projeto (se estiver usando um software de gestão de projetos, configure-o como um quadro Kanban para facilitar a visualização).

2. Crie seções para cada dia da semana. 

3. Adicione tarefas a cada seção de dia útil.

4. Atribua membros de equipe, datas de conclusão e dependências de projetos conforme necessário.

5. Pronto. Agora é só começar a usar!

5 benefícios de usar um modelo digital de lista de pendências semanais

Os modelos de lista de pendências semanais simplificam o seu planejamento semanal e ajudam você a avançar, graças ao esquema de fácil visualização que mostra tudo o que você precisa concluir na semana. Caso você tenha muitas tarefas diárias, porém, este sistema pode ser exaustivo e provavelmente será melhor usar um modelo de lista de pendências diárias para fazer a gestão de tarefas.

Tanto o modelo de planejamento diário como o semanal aportam muitos benefícios como sistema principal para manter um modelo de lista de tarefas; este é um sistema único e central que permite a você fazer as configurações necessárias e não se preocupar mais com o assunto. 

Com um modelo de lista de pendências semanais, pode-se:

1. Criar uma lista de pendências semanais em questão de segundos

Crie um modelo personalizado apenas uma vez e reutilize-o para sempre. Ao desenvolver o modelo de lista de pendências semanais numa plataforma de gestão de projetos, pode-se criar automaticamente um modelo novo a cada semana com um clique. 

2. Ver a semana inteira de forma instantânea

Organize a sua semana de uma só vez. Depois, sempre que precisar consultar a sua carga de trabalho, basta extrair a sua atual lista de pendências semanais, rever o que foi concluído e conferir as tarefas que ainda requerem a sua atenção.

3. Reorganizar e reestruturar o trabalho com alguns simples cliques

Com o tempo, a sua carga de trabalho mudará. Se você tiver assumido um novo cargo ou apenas estiver mudando as prioridades, convém ter um modelo de lista de pendências semanais que seja tão flexível como você. Ao configurar o seu modelo numa plataforma de gestão do trabalho, você poderá ajustá-lo às suas novas necessidades à medida que o seu fluxo de trabalho e responsabilidades mudarem. 

4. Automatizar o trabalho semanal

A automatização do seu trabalho semanal com um modelo é útil no caso de tarefas recorrentes, assim você pode adicionar dependências e documentos do projeto diretamente a elas. Você pode também vincular os seus fluxos de trabalho às suas listas de pendências e projetá-los de modo que todas as suas tarefas se encaixem exatamente onde você deseja.

5. Conectar as tarefas a objetivos maiores

No trabalho cotidiano, é fácil perder de vista o panorama geral. Ao conectar as tarefas semanais no seu modelo às metas, porém, pode-se monitorar o progresso e comemorar os marcos de projeto em tempo real.

Recursos integrados

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.

• Minhas tarefas. O recurso Minhas tarefas é uma visualização personalizada que mostra todas as tarefas atribuídas a você, independentemente do projeto ou equipe a que pertencem. Ao visualizar todas as suas pendências em um só local, é possível organizar e priorizar o trabalho para se assegurar de que nada seja perdido. Com as Minhas tarefas, é possível escolher entre as visualizações de lista, quadro e calendário para trabalhar da maneira que se quiser.

Aplicativos recomendados

• Clockwise. Com a integração Clockwise + Asana, você pode adicionar tarefas Asana como blocos temporais ao seu Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise pode ou não reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre um tempo para realizar o trabalho.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

Os modelos de lista de pendências semanais são uma maneira fácil de gerir as tarefas diárias. Crie o seu e aumente a sua organização em questão de minutos.

Perguntas frequentes