Szablon planu wdrożenia

Załóżmy, że chcesz odnowić łazienkę. Od czego zacząć? Prawdopodobnie potrzebny byłby jakiś plan. Rozpoczęcie robót bez planu mogłoby spowodować więcej zniszczeń i wymagać dodatkowych kosztownych napraw. Dlatego też przed rozpoczęciem prac należy zastanowić się nad dokładnymi krokami, jakie będzie trzeba podjąć.

Jeżeli chodzi o cele biznesowe, to ich osiąganie przebiega zupełnie inaczej. Wymaga ono dokładnego zrozumienia wszystkich kroków, jakie będzie trzeba podjąć – od początku do końca. W zależności od celu zaplanowanie wszystkich kroków może wydawać się przytłaczające. I tutaj do gry wchodzi szablon planu wdrożenia.

Czym jest plan wdrożenia?

Plan wdrożenia to przewodnik krok po kroku, który określa wszystkie czynności, jakie Ty i Twój zespół musicie podjąć, aby osiągnąć dany cel biznesowy. Takie plany pomagają ustalić szczegóły dotyczące celu, aby można było wyznaczyć wykonalne etapy jego realizacji. Dodatkowo plany wdrożenia wskazują, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i do kiedy należy je wykonać. Dzięki temu możesz mieć pewność, że praca w zespole będzie przebiegać harmonijnie, a jego członkowie będą znali zakres swoich obowiązków.

Plan wdrożenia należy utworzyć w trakcie fazy planowania, przed rozpoczęciem realizacji przedsięwzięcia (inaczej zwanego projektem lub planem działania opracowanym, aby osiągnąć konkretny cel). Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak skonstruować plan wdrożenia, przeczytaj nasz artykuł na temat tworzenia planu wdrożenia.

Czym jest szablon planu wdrożenia?

Szablon planu wdrożenia to zasób do wielokrotnego wykorzystania, którego można używać do określenia, jakie kroki należy podjąć, aby osiągnąć swoje cele. Cyfrowe szablony planu wdrożenia pomagają obserwować i śledzić każdy etap realizacji celu. A ponieważ są one zaprojektowane tak, aby można je było powielać, możesz ich używać do zmapowania procesu dla podobnych celów. To oznacza mniej czynności okołozadaniowych, co zawsze jest pożądane.

Jak korzystać z szablonu planu wdrożenia

Po utworzeniu podstawowej wersji szablonu planu wdrożenia samo korzystanie z niego jest proste. Możesz po prostu skopiować szablon na początku każdego przedsięwzięcia, a następnie uzupełnić go informacjami potrzebnymi do osiągnięcia danego celu.

Na początek przedstawimy, co powinien zawierać podstawowy szablon planu wdrożenia.

Co powinien zawierać podstawowy szablon planu wdrożenia

Twój podstawowy szablon planu wdrożenia będzie służył jako mapa drogowa do osiągania podobnych celów biznesowych. Możliwość wielokrotnego użycia ma kluczowe znaczenie, dlatego pomyśl, jak zbudować swój podstawowy szablon w taki sposób, aby można go było łatwo wykorzystać do innych przedsięwzięć. Typowym sposobem na to jest zawarcie w podstawowym szablonie powtarzalnych kroków lub faz, które można skalować w zależności od przedsięwzięcia. 

Najprościej można to zrobić, dzieląc szablon na fazy (np. badanie, planowanie i wykonanie). Po określeniu faz projektu możesz dodać do każdej z nich więcej szczegółów, na podstawie których będziesz śledzić postęp w osiąganiu konkretnych celów. 

Oto część podstawowych informacji, które możesz zawrzeć w swoim szablonie planu wdrożenia:

• Właściciel każdego zadania lub czynności do wykonania

• Data rozpoczęcia i termin wykonania działania

• Czas trwania działania

• Status działania

• Priorytet działania

• Postęp działania 

Następnie po rozpoczęciu określonego przedsięwzięcia możesz powielić szablon i dodać do niego informacje odnoszące się do konkretnego celu. Dodatkowo możesz dodać do zadań zależności, a także ustalić kamienie milowe, aby oznaczyć konkretne punkty na osi czasu projektu (takie jak ukończenie jednej z jego faz). Dzięki szablonowi planu wdrożenia osiągniesz swoje cele w mgnieniu oka. 

Zintegrowane funkcje

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który pokazuje wszystkie Twoje zadania na poziomym wykresie słupkowym. Widać na nim nie tylko datę rozpoczęcia i zakończenia zadania, ale również zależności między zadaniami. Dzięki widokowi osi czasu możesz w łatwy sposób śledzić to, czy wszystkie elementy Twojego planu pasują do siebie. Dodatkowo widząc cały przegląd pracy w jednym miejscu, łatwo jest zidentyfikować i rozwiązać konflikty zależności jeszcze zanim one powstaną i zagwarantować osiągnięcie celów zgodnie z harmonogramem. 

• Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu. 

• Zależności. Za pomocą zależności możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na inne zadanie. Sprawdź, czy Twoja praca nie blokuje innej osoby, aby odpowiednio ułożyć swoje zadania. Członkowie zespołów opartych na współpracy mogą łatwo sprawdzić zadania, na których wykonanie oczekują oraz określić, kiedy zacznie się ich część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego. 

Polecane aplikacje

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

• Miro. Połącz Miro i Asanę, aby usprawnić przepływy pracy i zyskać pełny obraz statusu swoich projektów w jednym miejscu. Osadzaj tablice Miro w briefach projektów w Asanie, umożliwiając członkom zespołu interakcję, przeglądanie, komentowanie lub edytowanie bezpośrednio z poziomu Asany. Możesz też dołączyć istniejącą lub nową tablicę Miro do dowolnego zadania w Asanie, automatycznie zapraszając współpracowników zadania do przeglądania, komentowania lub edytowania tablicy.

Korzyści z cyfrowego szablonu planu wdrożenia 

Statyczne szablony planu wdrożenia, takie jak te tworzone w Excelu, umożliwiają spojrzenie na oś czasu i zadania z ogólnej perspektywy. Brakuje im natomiast funkcjonalności, która jest tak naprawdę potrzebna do osiągnięcia celów. W przeciwieństwie do tego cyfrowe szablony planu wdrożenia utworzone w narzędziu do zarządzania projektami pozwalają śledzić i zarządzać wszystkim – od komunikacji po postępy w osiąganiu celu i potencjalne blokady – a wszystko to w jednym miejscu. 

Oto kilka dodatkowych zalet cyfrowego szablonu planu wdrożenia: 

• Zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia sukcesu dzięki podzieleniu ogólnego celu na możliwe do wykonania kroki już na początku przedsięwzięcia. 

• Śledzenie postępów w realizacji celu przy użyciu różnych widoków, w tym tablic Kanban i wykresów Gantta.

• Łatwe monitorowanie i zarządzanie każdą fazą projektu.

• Możliwość sprawdzenia, za co odpowiada każdy z członków zespołu i do kiedy powinien to wykonać. 

• Szybki podgląd nadchodzących lub zaległych kamieni milowych, co pozwala na odpowiednie dostosowanie osi czasu i zadań do wykonania. 

• Monitorowanie postępów i statusu każdej czynności do wykonania lub produktu końcowego.

• Łatwa współpraca i komunikacja z zespołem projektowym, a także z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi. 

Często zadawane pytania