Plantilla de documento de inicio de proyecto

La fase de inicio es determinante para establecer las bases de un proyecto exitoso. Al brindar toda la información fundamental desde el principio, te aseguras de que el equipo entero esté en sintonía, incluso antes de empezar a trabajar. ¿Cuál es la mejor manera de hacerlo? Crea una plantilla de documento de inicio de proyecto.

¿Qué es un documento de inicio de proyecto (PID)?

El documento de inicio de proyecto, también conocido por PID (por sus siglas en inglés), es un tipo de documento que crean los gerentes de proyectos antes de iniciar un proyecto. En este documento se reúne la información esencial del proyecto como el alcance, los objetivos, el criterio de éxito, el valor comercial y los riesgos potenciales. También se lo conoce, comúnmente, como el project charter (acta de constitución) o brief del proyecto.

El objetivo principal del PID es el de ofrecer un resumen global del proyecto para que las partes interesadas clave entiendan cuáles son los objetivos principales y cuál es el enfoque del proyecto. La información clave como la que responde a las preguntas básicas (quién, qué, cuándo, dónde y por qué) queda clara para que los miembros del equipo puedan encontrarla sin mayor esfuerzo. De este modo, todas las partes interesadas podrán ver rápidamente los objetivos, el plan y los principales entregables del proyecto.

¿Qué es la plantilla de documento de inicio de proyecto (PID)?

La plantilla de documento de inicio de proyecto (PID) es un esquema reutilizable de un documento de este tipo. Se usa para crear proyectos nuevos. La plantilla se puede duplicar rápidamente y después, llenarla con la información pertinente del proyecto. Les ahorra tiempo a los gerentes de proyecto, para no tener que crear un PID totalmente nuevo cada vez que inician un proyecto nuevo.

¿Por qué deberías usar una plantilla de PID?

La plantilla de documento de inicio de proyecto le ofrecerá a tu equipo algunos otros beneficios. Aquí te contamos para qué te puede ser útil:

• Mantienes la consistencia en todos los proyectos: con una plantilla de PID simplificas el proceso de creación de los proyectos. Los distintos gerentes de proyectos pueden seguir los mismos pasos, fácilmente, cada vez que empiezan a trabajar con un proyecto nuevo.

• Facilitas la personalización para proyectos específicos: con los PID la estandarización del proceso de creación de proyectos es más sencilla. Uno de los mayores beneficios es que aún es posible personalizarla para que se ajuste a las necesidades de cada proyecto. La plantilla ofrece la estructura fundamental para el documento de inicio de proyecto, pero a partir de esa base, puedes agregar y quitar diferentes secciones según las necesidades específicas de los proyectos.

• Proporcionas rápidamente el contexto que necesitan tus stakeholders: cuando se gestionan varios proyectos diferentes a la vez, es necesario e importante captar rápidamente la mayor cantidad de información de contexto posible. El documento de inicio del proyecto facilita la forma de buscar la información necesaria sin tener que perseguirla y sin organizar reuniones innecesarias sobre el estado de las cosas.

¿Qué se incluye en la plantilla de documento de inicio de proyecto?

Una buena plantilla de documento de inicio de proyecto contendrá toda la información importante del proyecto que cualquier integrante necesite saber con solo un vistazo. La plantilla debería incluir lo siguiente:

• Los objetivos o las metas del proyecto: establece claramente qué se pretende lograr con el proyecto y con los objetivos generales que conecta.

• Métricas de éxito: son métricas específicas a las que el equipo da seguimiento para supervisar si el proyecto es exitoso o no. 

• Alcance del proyecto: en esta instancia, el alcance del proyecto incluye el alcance del trabajo, el presupuesto asignado y el cronograma estimado.

• Plan de comunicaciones: en él se detalla la información sobre cómo se comunicará el equipo mientras dure el proyecto.

• Estrategia para administración de los recursos: la información indispensable de los recursos, como el plan de asignaciones o el de la estrategia para gestión de recursos.

• Los principales stakeholders: las personas esenciales que participan en el proyecto, ya sean altos gerentes o simples colaboradores. En esta sección se debería incluir una matriz RACI.

• Riesgos del proyecto: es, de hecho, la información sobre los riesgos del proyecto. En esta sección se debería incluir algo como un registro RAID o un análisis de riesgos.

Funciones integradas

• Resumen del proyecto. En el resumen tienes toda la información importante que necesitas del contexto del proyecto. Brinda al equipo una descripción general del qué, el porqué y el cómo del trabajo. Agrega un resumen para establecer el tono de cómo trabajarán juntos en Asana. Además, comparte en un solo lugar cualquier recurso y dato importante, por ejemplo, detalles de las reuniones o los canales de comunicación y briefs del proyecto.

• Brief del proyecto. El brief te permite comunicar detalles y fechas importantes al equipo del proyecto más amplio. Asegúrate de que tu equipo pueda acceder fácilmente al brief al agregarlo en una fuente central de información como Asana.

• Gestión de recursos. La gestión de recursos te ofrece una visión instantánea de la capacidad productiva de tu equipo, ya que te permite ver en detalle qué trabajo hace tu equipo en todos los proyectos, todo en un solo lugar. Al tener toda la información en una sola vista, puedes detectar problemas, abordar los riesgos y mantener los proyectos encaminados con facilidad. Consulta la Gestión de recursos con frecuencia, para asegurarte de que los miembros del equipo no estén sobrecargados o con poco trabajo. Si es necesario, puedes reasignar o reprogramar tareas de baja prioridad para anteponer las iniciativas más importantes.

• Objetivos. Los objetivos en Asana se conectan directamente con el trabajo que se está realizando para poder alcanzarlos, lo que permite que los miembros del equipo puedan ver fácilmente a qué están contribuyendo. Muchas veces sucede que los objetivos están desconectados del trabajo concreto que se debe realizar para alcanzarlos. Pero si conectas los objetivos de tu equipo y de la empresa con el trabajo que los respaldan, los empleados podrán visualizar con mayor claridad y en tiempo real cómo su trabajo contribuye directamente al éxito del equipo y de la empresa. Como resultado, podrán tomar mejores decisiones. En caso de ser necesario, podrán identificar los proyectos que respaldan la estrategia de la empresa y priorizar el trabajo que ofrecerá resultados medibles.

Aplicaciones recomendadas

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

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