Premortem-Vorlage

Ein Brainstorming all der Wege, die ein Projekt zum Scheitern führen können, klingt nach keiner guten Idee. Tatsächlich ist es jedoch eine großartige Möglichkeit für Ihr Team, Lösungen zu finden und Risiken zu mindern – bevor überhaupt ein Problem auftritt. Eine Premortem-Vorlage ist hier hilfreich.

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Darüber nachzudenken, auf welche Art und Weise ein Projekt scheitern könnte, bevor Sie überhaupt damit begonnen haben, klingt nicht unbedingt nach einem guten Projektstart. Tatsächlich ist es aber eine clevere Strategie, um potenzielle Risiken aufzudecken und gewünschte Ergebnisse zu definieren. Auf diese Weise sind Sie vorbereitet, falls Probleme auftreten, um nicht von unerwarteten Ereignissen überrumpelt zu werden. Dies ist die grundlegende Idee hinter einem Brainstorming für ein Projekt-Postmortem. Eine Premortem-Vorlage kann Ihnen hierbei den Einstieg erleichtern.

Was ist ein Projekt-Premortem?

Ein Projekt-Premortem ist eine Art von Brainstorming, das Ihr Team vor Beginn eines Projekts ausführt, um mögliche Wege vorherzusagen, die das Projekt zum Scheitern bringen könnten. Es basiert auf dem Konzept der vorausschauenden Betrachtung: die Reflexion über ein potenzielles zukünftiges Event, als hätte es bereits stattgefunden. Die Idee ist, nach möglichen Gründe fürs Scheitern zu forschen und diese dafür zu nutzen, potenzielle Projektrisiken zu identifizieren und sich auf diese vorzubereiten.

Was ist eine Projekt-Premortem-Vorlage?

Bei einer Premortem-Vorlage handelt es sich um ein duplizierbares Tool, das Sie für jedes Premortem wiederverwenden können, um zentrale Ideen und Aktionspunkte zu organisieren, die aus dem Premortem-Meeting hervorgegangen sind. Eine Premortem-Vorlage funktioniert am besten in einem kollaborativen Work Management Tool. So können die Teammitglieder des Projekts in Echtzeit zum Brainstorming beitragen und die Vorlage als virtuelles Whiteboard nutzen.

Was beinhaltet eine Premortem-Vorlage?

Gute Premortem-Vorlagen enthalten alle zentralen Elemente, die für das Abhalten eines erfolgreichen Premortem-Meetings erforderlich sind. Dazu gehören:

  • Vorarbeit oder vorbereitende Literatur: Für ein Premortem-Meeting ist es unerlässlich, Kontextinformationen bereitzustellen. Auf diese Weise können die Teammitglieder des Projekts ihr eigenes Mini-Premortem ausführen und diese Gedanken in das gemeinsame Brainstorming einbringen.

  • Tagesordnung:  Wenn Sie eine Tagesordnung im Vorfeld mit anderen teilen, haben Ihre Teammitglieder so die Gelegenheit, sowohl ein individuelles Brainstorming als auch eine Analyse der Themen durchzuführen, die sie im gemeinsamen Brainstorming diskutieren sollen.

  • Brainstorming-Kategorien: Es gibt zwei Hauptkategorien, auf die sich Ihr Team während des Premortems konzentrieren sollte: potenzielle zukünftige Risiken und mögliche Lösungen dafür.

  • Eintrittswahrscheinlichkeit: Dies ist ein Label oder eine Kennzeichnung für potenzielle Risiken, um die Wahrscheinlichkeit anzugeben, mit der das Risiko eintreten wird. Auf diese Weise können Sie besser priorisieren und Ihr Projekt so planen, dass Risiken minimiert werden.

  • Priorität: Hierbei handelt es sich um eine Rangliste der Risiken gemäß deren Wichtigkeit für Ihr Projekt. Nicht alle Risiken sind von gleicher Beschaffenheit. Deshalb kann eine Priorisierung Ihrem Team dabei helfen, sich auf die wichtigsten Probleme zu konzentrieren.

Vorteile einer Premortem-Vorlage

Die Verwendung einer Projekt-Premortem-Vorlage kann Ihrem Team eine Vielzahl von Vorteilen bringen. Hier nennen wir Ihnen einige davon:

  • Sorgt für Einheitlichkeit: Die Verwendung einer Vorlage gewährleistet, dass alle Premortem-Meetings auf ähnliche Weise ablaufen. Dank dieser einheitlichen Methode werden alle Teilnehmer zunehmend vertrauter mit dem Verfahren und das Postmortem-Meeting wird zu einem integrierten Bestandteil des Planungsprozesses.

  • Mindert Projektrisiken: Vorausschauende Betrachtung bedeutet in der Praxis, dass man stets nach potenziellen Fehlschlägen Ausschau hält. Letztendlich können so negative zukünftige Ergebnisse verhindert werden, da Ihr Team auf diese vorbereitet ist.

  • Fördert teamübergreifende Zusammenarbeit im Vorfeld des Projekts: Wenn alle am Projekt Beteiligten gemeinsam ein Premortem abhalten, können Sie sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Wenn Sie dafür eine Work-Management-Software wie Asana verwenden, können Ihre Teams in Echtzeit zusammenarbeiten und sogar ein ortsunabhängiges gemeinsames Brainstorming durchführen.

Enthaltene Funktionen

  • Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

  • Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

  • Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Asana hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

  • Projekt-Briefing. Ein Projekt-Briefing ist eine Art, wichtige Details und Daten an ein breiteres Projektteam zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team problemlos Zugriff auf Ihre Projekt-Briefings hat, indem Sie sie in eine zentrale Informationsquelle wie Asana einfügen.

Empfohlene Apps

  • Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

  • Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Geschäftsteams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu verbessern – und das alles, ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben; erstellen Sie innerhalb von Asana im Handumdrehen Jira-Tickets, sodass Arbeitsvorgänge stets reibungslos zwischen Geschäfts- und technischen Teams übergeben werden können. 

  • Figma: Viele Teams nutzen Figma zur Erstellung von User Flows, Wireframes, UI Mocks, Prototypen und vielem mehr. Jetzt können Sie diese Designs in Asana einbetten, damit Ihr Team die aktuellen Designarbeiten stets in Verbindung mit den dazugehörigen Projektdokumenten einsehen kann. Und im Gegensatz zu Screenshots werden Live-Einbettungen in Echtzeit aktualisiert und reflektieren immer die letzten Änderungen, die an einer Design-Datei vorgenommen wurden. So vermeiden Sie den Aufwand für die Suche nach den richtigen Dateien und die erforderliche Änderung der Bilder.

  • Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

FAQs

Welche Vorteile bietet Ihnen ein Premortem-Meeting?

Das Abhalten eines Projekt-Premortem-Meetings ist eine Form der Risikoanalyse: Ihr Team nimmt sich bereits vor Beginn des Projekts Zeit, die verschiedenen Gründe zu brainstormen, die zum potenziellen Scheitern Ihres Projekts führen könnten. So kann Ihr Team einen Maßnahmenplan erstellen, um Hindernisse aus dem Weg zu räumen, bevor diese zu Problemen werden.

Wie nutze ich eine Premortem-Vorlage, um ein Premortem-Meeting abzuhalten?

Der beste Weg, eine Projekt-Premortem-Vorlage zu nutzen, ist das Erstellen einer Vorlage in einer kollaborativen Work-Management-Plattform. So wird das Ausführen eines Projekt-Premortems zum Kinderspiel, da Sie Ihre Vorlage im Handumdrehen duplizieren, eine Tagesordnung einfügen und sie als virtuelles Whiteboard für alle Teammitglieder nutzen können.

Was ist der Unterschied zwischen einem Premortem- und einem Postmortem-Meeting?

Ein Premortem ist eine Brainstorming-Sitzung, die Sie vor Beginn eines Projekts ausführen, um die potenziellen Risiken, denen Sie begegnen können, aufzudecken. Ein Postmortem hingegen ist ein Meeting, das nach der Fertigstellung eines Projekts abgehalten wird und in dem Sie analysieren, was gut gelaufen ist und was für das nächste Projekt verbessert werden kann.

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