專案文件管理範本

尋找文件對多數人來說是件極為浪費時間的事,這正是專案文件管理流程可派上用場之處。瞭解如何建立專案文件管理範本,讓您可隨時掌握全公司各個團隊每份專案文件存放的位置。

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無止盡地搜尋文件令人無比困擾,且也會影響您專注的時間。事實上搜尋資訊是工作附帶事務的主要來源,佔據員工每天將近 60% 的工作時間。然而當您跨部門跟陌生團隊就不熟悉的專案合作時會發生什麼事?取得和整理為跨部門和跨團隊有效工作所需的所有文件至為重要,但這不必然需要耗費許多時間。

這是專案文件管理範本可派上用場之處。使用專案文件管理範本來確保全公司均依循相同的專案文件管理流程,故您可隨時得知重要文件的存放位置(無論文件製作者是誰)。

什麼是專案文件管理範本?

專案文件管理範本是專案文件管理流程的已儲存大綱,用於處理如何建立和儲存專案文件於何處的流程。您可以自訂範本,在每個新專案開始前,自訂範本,列出所需建立和定位的所有文件。這可將您的所有資訊保持集中在單一位置,讓專案關係人可輕鬆存取。

您需要專案文件管理範本嗎?

簡短回答:是的,特別是如果您負責協調橫跨多個團隊的工作的話。在您啟動一個專案時,經常需要連結許多不同的團隊來取得和建立專案文件。舉例來說,您可能會為產品團隊建立一個變更請求表格或與行銷團隊合作開發一個專案溝通計劃,但若每個團隊都有不同管理文件的方式,找尋和收集專案知識將會變得窒礙難行。

至少這使人感到困惑,也使人備受干擾,當團隊成員無止盡地搜尋資訊,會造成延誤和不必要的壓力。而這是專案文件管理範本可以派上用場之處,公司的每個人可以使用相同的流程來在一個集中的可信來源中找尋、排序和存放所有相關文件。當團隊成員使用範本時,它可以提醒成員哪些是需要建立和納入的文件,以及用於存放文件的位置。

促進工作上跨部門的合作

專案文件管理範本是顛覆容器模型和破除職場閉門造車的第一步。容器模型是一種只能將工作存留在單一位置的資料模型,藉由強制每個任務、專案及資料夾以一對一關係的存留形式來限制團隊。但當您併用您的專案文件管理範本與其他專案管理範本,將可改善您的商業流程來促進跨部門協作。這是為什麼我們建立 Asana Work Graph® 資料模型的原因,因為此一系統能表示不同工作之間的關聯性。

什麼是 Work Graph®?

Asana Work Graph® 此方法乃是掌握下列各個元素之間的關係:您團隊執行的工作、該工作的相關資訊、執行工作的人員。基本上,這個方法著重於瞭解您各個部分的工作如何串在一起,亦即把工作的內容、背後的原因和執行人員連結起來。 

請求示範

如何在專案管理中使用專案文件管理範本

為有效監管您的專案文件管理流程,您需要自訂流程以符合您的公司需求。您可以明確指定應該建立的文件,以簡單明瞭的方式加以組織化,並從團隊成員獲取回饋,找出何種方式來建立最適合他們的範本。此外,這些最佳做法可以幫助您從範本中獲取最大的好處:

  1. 不要再重新發明。如果您已經有成功的專案文件管理流程,依據目前的工作流程來發展出您的範本。在整個專案的生命週期,從專案計劃階段到最後的專案進度報告,持續追蹤您的各項參考文件,然後將其納入您的範本。例如,您可將專案提案、專案目標、專案結案報告和最終指標加入您的範本。

  2. 精簡並鎖定您的流程。您的範本最實用之處在於它促進了跨部門的協作。從其他團隊和部門當中獲取回饋,讓您可將一致的單一範本運用在許多不同的小組上。一旦建立您最成功的專案文件管理流程的關鍵步驟,即將它存為範本。

  3. 使用協作工具。透過工作管理工具,您可以同步並簡化專案文件管理工作流程的每個步驟。將所有東西存放在同一位置,可減少應用程式的切換,這件事很重要,因為一般員工一天會在 10 個應用程式之間切換 25 次。而且,這也更易於分享資訊,專案關係人透過一個簡單的範本連結,即可檢視您的專案文件管理流程。

專案文件管理範本應包含哪些內容

您的專案文件管理範本應自訂以符合需求,不過此處提供一些實用的區段,在您著手專案時可納入:

  • ​​文件描述: 包含文件的目的和商業企劃案

  • 位置:連結至文件所在位置

  • 交付項目:相關交付項目和依存項目

  • 支援方案:連結至文件支援之所有目標

  • 指派對象:被指派負責每份文件的團隊成員

可附加至範本之文件範例:

建立您的範本

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,若每個部門都有各自專屬的歸檔系統,工作就會遲滯並且面臨穀倉效應。在 Asana 中,成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅減少重複性的工作,也提高跨團隊的可視度,還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作,確保團隊和任務保持相互連結。

推薦的應用程式

  • Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

常見問題

什麼是專案文件管理範本?

專案文件管理範本是專案文件管理流程的已儲存大綱,一般以組織的結構涵蓋文件的描述、使用案例、存放位置和文件管理負責人。這讓專案關係人能夠清楚瞭解每份文件的內容,如有問題時可以詢問誰。

我需要專案文件管理範本嗎?

是的!專案文件管理範本使跨部門工作的協調變得更輕鬆,進而有助於促進團隊協作。藉助使用一個跨團隊和跨部門的範本,可讓全公司的專案文件管理流程保持一致性,有助增進所有人共同合作的效率。

專案文件管理範本應該包括什麼?

專案文件管理範本應該包括您專案文件管理流程的關鍵元素。一般來說,通常設置有文件描述、文件所在位置、指定的團隊成員和相關計劃的區段。

專案文件管理的三個層級是什麼?

專案文件管理流程通常包括開始或計畫劃、執行和完成後的階段。您可以在這些階段組織您的專案文件管理範本,將您的文件分置於不同的階段,以便更易於搜尋。

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