Mall för verksamhetsplan

Verksamhetsplanering blir enklare när man har ett system. Ta reda på hur Asanas verksamhetsteam använder standardiserade processer för att effektivisera strategisk planering, oavsett hur många intressenter som är involverade.

Skapa din mall

Registrera dig för att skapa en egen mall.

INTEGRERADE FUNKTIONER

Recommended apps


Hur Asana använder Asana för strategisk verksamhet mall exempelbild

Verksamhetsplanering är i hög grad tvärfunktionell. Det är något som berör alla team och kan driva igenom en verklig förändring, men som även innebär mycket samordning. För att det ska fungera måste man samla nästan alla team i företaget, däribland ledningen och avdelningarna för ekonomi, produkt, juridik, personal, med flera. 

Med så många relationer att hantera är mallar med arbetsflöden oumbärliga. Mallar ger intressenterna en plan för hur de ska samarbeta så att de i stället för att ständigt behöva kommunicera fram och tillbaka, kan planera och agera snabbt. På Asana använder vi fördefinierade arbetsflöden för att effektivisera våra processer för verksamhetsplanering – allt från årlig planering till planering av affärsmöten. 

Vad är verksamhetsplanering?

Verksamhetsplanering är processen att organisera samarbetet i ditt företag för att fatta strategiska beslut. Det liknar projekthantering, men i stället för att hänvisa till ett enda projekt stakar man ut kursen för hela företaget. Målet med verksamhetsplaneringen är att skapa samstämmighet och tydlighet mellan olika avdelningar, så att företagsledare kan samarbeta för att fatta beslut, och att resten av företaget kan förstå besluten och vidta åtgärder. 

Verksamhetsplanering kan till exempel omfatta följande: 

  • Hantera rapporteringsfrekvensen för företagets KPI (nyckeltal).

  • Organisera månads- och kvartalsrapporter.

  • Årsplanering.

  • Projekthantering för strategiska initiativ.

Vad är en mall för verksamhetsplan? 

En mall för verksamhetsplan är ett färdigt arbetsflöde för viktiga processer för verksamhetsplanering såsom årlig planering eller kvartalsrapporter. Mallen beskriver varje steg i processen så att intressenterna vet exakt hur de ska samarbeta. Om du till exempel skapar en mall för årlig planering behöver du inte längre börja från början för varje ny planeringscykel. Det enda du behöver göra är att kopiera mallen och följa ett fördefinierat arbetsflöde.

Varför använda en digital mall för verksamhetsplan?

Eftersom verksamhetsplanering involverar många intressenter, är det vanligt att stöta på svårigheter såsom långa och förvirrande e-posttrådar, för många möten och informationsförlust. Det är mycket att hålla reda på, och statiska verktyg såsom e-post och Google Dokument bidrar ofta till förvirringen. 

Med en arbetshanteringsplattform löser du de här problemen genom att centralisera din strategiska planeringsprocess på ett och samma ställe. På så sätt har alla en central informationskälla där de kan kommunicera, dela uppdateringar och planera i realtid. 

Det här kan du göra med en digital mall för verksamhetsplan:

  • Skapa ett enda dokumenteringssystem för allt arbete med verksamhetsplaneringen. 

  • Centralisera konversationer med intressenter på ett ställe, så att ingen information går förlorad.

  • Dela statusrapporter med intressenter utan att behöva boka extra möten.

  • Visa projektrapporter och diagram för att snabbt förstå hur det går för initiativen. 

  • Automatisera verksamhetsarbetsflödena så att team kan lägga mindre tid på att samordna arbetet och mer tid på viktiga initiativ.

  • Enkelt uppdatera projektscheman, uppgifter och ägare när omständigheterna ändras.

  • Använda formulär för att standardisera hur team delar information. 

  • Växla mellan olika projektvyer för att visualisera verksamhetsarbetsflöden på olika sätt, däribland uppgiftslistor, Gantt-diagram, kalendrar eller Kanban-tavlor

Olika typer av mallar för verksamhetsplanering

När du skapar mallar för verksamhetsplanering är det bäst att fokusera på ett användningsfall i taget. Nedan har vi beskrivit två specifika användningsfall som vi använder på Asana, samt de viktigaste delarna för var och ett av dem.

Mall för årlig planering

quotation mark
Nu när allt är effektiviserat och de improduktiva arbetsuppgifterna är automatiserade kan vi fokusera på arbetet med att planera, samarbeta och lösa problem kreativt – i stället för att samordna planeringen och önska att vi hade mer tid att samarbeta och tänka kreativt.”
Tim Bowman, konkurrenschef för produktmarknadsföring på Asana

Årlig planering är en ytterst tvärfunktionell process. Det finns top-down-mål för företaget och bottom-up-planer för team och avdelningar, och allt händer samtidigt. På Asana använder vårt team för strategisk planering fördefinierade arbetsflöden för att effektivisera planeringsprocessen, dela information mellan olika team och samla ihop allt till en sammanhängande, integrerad plan. Så här går det till. 

  1. Skapa ett enda dokumenteringssystem för alla uppgifter som rör den årliga planeringen. Under den årliga planeringen måste du samordna uppgifterna från många olika team. Säkerställ att inget går förlorat och centralisera allt i ett projekt, så att du kan se vad varje team är ansvarigt för och när. 

  2. Definiera varje fas för den årliga planeringen. På Asana delar vi upp processen för den årliga planeringen i faser, var och en med ett specifikt mål och en specifik tidsram. När du utformar mallen kan du lägga till ett avsnitt högst upp för att definiera varje fas i den årlig planeringen, däribland målet för fasen och när den är planerad. Genom att tydligt definiera vad du vill uppnå och när, kan intressenterna se hur deras enskilda uppgifter passar in i den övergripande processen. 

  3. Skapa avsnitt för varje avdelning eller team. Organisera varje teams uppgifter i ett avsnitt så att de enkelt kan se vad de måste slutföra under den årliga planeringscykeln. 

  4. Använd anpassade taggar för att lägga till ytterligare information. På Asana använder vi anpassade taggar för att visa viktig information om varje uppgift. Till exempel använder vi taggar för att identifiera vilket team som är ansvarigt, vilket planeringsarbetsflöde som uppgiften tillhör, om det är en konkret leverans eller ett beslut som ska fattas och om ett möte är nödvändigt. 

  5. Identifiera viktiga milstolpar i din plan. Skapa milstolpar för att identifiera viktiga kontrollpunkter under hela den årliga planeringsprocessen. Det hjälper teamen att förstå vad de arbetar mot och hur det passar in i den övergripande planeringsöversikten. 

När du har skapat din årsplan kan du dela och spåra den med funktionen Asana-mål. Mål är ett organisationsövergripande verktyg som hjälper hela företaget att sätta, övervaka och kommunicera om mål.

Mall för verksamhetsplaneringsmöte

quotation mark
Det är viktigt att samla vår affärsorganisations ledare inom försäljning, marknadsföring, affärsteknik, personal, kundsuccé och affärsstrategi för att säkerställa kontinuerlig tvärfunktionell tydlighet och anpassning. Men det kan också vara extremt kostsamt om det inte görs så effektivt som möjligt.”
Tim Bowman, konkurrenschef för produktmarknadsföring på Asana

Företagsledare måste vara samordnade. Ett sätt att hålla cheferna informerade är att hålla regelbundna verksamhetsplaneringsmöten där ledare kan dela uppdateringar, samordna åtgärdspunkter och skapa planer. 

På Asana har vi skapat ett standardiserat arbetsflöde för att effektivisera verksamhetsplaneringsmöten och säkerställa att vi använder mötestiden så effektivt som möjligt. Tack vare det här arbetsflödet behöver vi inte längre stressa för att samla ihop och prioritera rätt ämnen. I stället har de som håller i mötet gott om tid och mötesdeltagarna kan fokusera på det som är viktigast för verksamheten – inte bara på det som känns mest angeläget. Så här går det till.

  1. Skapa en central informationskälla för mötesplanering och uppföljning. Centralisera planeringsuppgifterna på ett ställe så att intressenterna enkelt kan se vad som är på gång och vem som är ansvarig för varje presentation. Skapa en enda aktivitet för varje agendapunkt och lägg sedan till samma uppgift i andra projekt när mötet är slut (till exempel mötesanteckningar eller åtgärdspunkter) utan att behöva dubbelarbeta. 

  2. Använd avsnitt för att organisera information. Gör det enklare att hitta uppgifter genom att dela upp dem i avsnitt, såsom kommande ämnen, förslag på nya ämnen och mötesagendor. 

  3. Skicka in nya diskussionsämnen med formulär. Skapa ett formulär för ämnesförfrågningar för att standardisera hur nya agendapunkter läggs till. Formulär säkerställer att du har all information du behöver för att planera dagordningen, såsom en kort beskrivning, mål för diskussionen, vem som håller i mötet och tiden som behövs.

  4. Skapa anpassade taggar för att se viktig information på ett ögonblick. Lägg till anpassade taggar för att få en snabb översikt över kategorin och statusen för varje uppgift. Använd till exempel anpassade taggar för att identifiera om agendapunkterna är definitiva eller fortfarande öppna. 

Rekommenderade funktioner och integreringar

När du skapar mallar för verksamhetsplanering kan du anpassa teamets arbetsflöden med de här funktionerna och appintegreringarna. 

Integrerade funktioner

  • Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

  • Lägga till uppgifter i flera projekt. Allt arbete är i grunden tvärfunktionellt. Team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera olika projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan olika team. Det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

  • Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på de uppgifter de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar utifrån utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mycket mer. Allt från specifika automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

  • Formulär. När någon fyller i ett formulär dyker det upp som en ny uppgift inom ett Asana-projekt. Genom att ta in information via ett formulär kan du standardisera hur arbetet startar, samla in den information du behöver och se till att inget arbete missas. I stället för att behandla varje begäran som en enskild process kan du skapa ett standardiserat system och en uppsättning frågor som alla måste svara på. Du kan också använda förgreningslogik för att skräddarsy frågor baserat på en användares tidigare svar. I slutändan hjälper formulär dig att minska den tid och ansträngning det tar att hantera inkommande förfrågningar så att ditt team kan lägga mer tid på det mest betydelsefulla arbetet.

Rekommenderade appar

  • Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa teamen att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och åtgärdspunkter inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen mötestranskriptioner och -inspelningar till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

  • Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är tillgänglig i Asanas uppgiftsfönster. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

  • Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela nödvändig information utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina Teams-konversationer till genomförbara åtgärder i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett Teams-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

  • Vimeo. En text kan förmedla vad du vill säga, men skrivna ord saknar ton, känslor och uttryck. Med videomeddelanden i Asana, som drivs av Vimeo, kan du ge ditt team all den kontext de behöver utan att behöva boka in ett nytt möte. Spela in korta videomeddelanden av dig själv, av din skärm – eller både och – och bädda sedan in videorna i uppgifter, projekt, meddelanden och kommentarer när du vill ge ytterligare tydlighet och sammanhang. En utskrift av inspelningen skapas automatiskt av Asana, vilket gör den läsbar och sökbar. Ge feedback, ställ frågor och tilldela uppgifter – allt utan att lämna Asana.

Vanliga frågor

Vilka andra mallar för verksamhetsplanering kan jag använda för att effektivisera mitt företags arbetsflöden?

Skapa mallar med Asana

Lär dig hur man skapar en anpassningsbar mall i Asana. Kom igång i dag.