Mall för årlig planering

Årlig planering är avgörande för att utveckla en tydlig strategi och säkerställa att företaget, avdelningarna och enskilda team är samordnade. Men även om den görs varje år kan den årliga planeringen fortfarande kännas rörig då många olika intressenter, liksom deadliner, är inblandade och många beslut måste fattas. 

En mall för årlig planering effektiviserar den årliga planeringsprocessen, så att du kan fokusera på att utveckla en riktigt bra strategi utan att behöva bolla med olika planeringsuppgifter. 

Vad är årlig planering?

Årlig planering är när ledare planerar teamets strategi och viktiga mål för nästa år. Under den årliga planeringen sätter ledarna upp ett slutgiltigt mål som de vill uppnå i slutet av året och skapar en handlingsplan för hur de ska nå dit. Det är även här som de säkerställer att team- och avdelningsinitiativ överensstämmer med den övergripande företagsstrategin så att alla i organisationen ror i samma riktning.

Vad är en mall för årlig planering? 

En mall för årlig planering är en återanvändbar guide som beskriver varje steg i den årliga planeringsprocessen. Den förtydligar planeringen genom att beskriva exakt vad man ska göra och när, för att skapa en framgångsrik affärsplan. Till exempel kan mallen innehålla en tidslinje med strategisessioner, när budget- och personalförfrågningar ska skickas in, slutförande av avdelningens mål och mycket mer.

En bra mall för årlig planering innehåller även ett avsnitt för att dokumentera företagets, avdelningens och teamets mål, så att organisationens slutgiltiga mål är i fokus under hela den årliga planeringsprocessen. Med en standardiserad handlingsplan och insyn i de övergripande målen säkerställer du att din organisation är samordnad på alla nivåer. 

Fördelarna med en digital mall för årlig planering

Oftast görs den årliga planeringen på högsta nivån i en organisation utan att därefter tydligt kommuniceras till alla. Enligt vår undersökning uppger endast 16 % av kunskapsarbetarna att deras företag är effektivt när det gäller att fastställa och kommunicera företagets mål, och endast 26 % av de anställda har en tydlig förståelse för hur deras enskilda arbete bidrar till företagets mål. 

En digital mall för årlig planering överbryggar kommunikationsklyftan, då årliga mål sätts upp och spåras där arbetet sker. I stället för att glömmas bort i ett kalkylark finns teamets och företagets mål på samma ställe som arbetet som behöver göras för att uppnå dem. På så sätt är den årliga planeringen inte bara något som händer på ledningsnivå. Det är en övning som hjälper alla, från vd:n till praktikanten, att sätta upp mätbara mål för sitt arbete som överensstämmer med målen för andra team och för företaget. 

Genom att använda en arbetshanteringsplattform för din årliga planeringsprocess i kan du: 

• standardisera din strategiska planeringsprocess i olika avdelningar och team

• skapa ett enda dokumenteringssystem för den årliga planeringsprocessen så att alla är informerade 

• säkerställa att företagets prioriteringar är i fokus när avdelningar och team sätter sina egna årliga mål för det nya året

• definiera en konkret tidslinje för din årliga planeringsprocess

• tilldela uppgifter med specifika slutdatum så att alla vet vem som ansvarar för vad och när

• växla mellan projektvyer för att visualisera din årliga affärsplan på olika sätt: lista, Gantt-diagram, kalender eller Kanban-tavla.

Skapa en mall för årlig planering

Den årliga planeringen ser olika ut för olika företag. För att skapa din egen anpassade mall kan du börja med att ställa dig själv följande frågor: 

• Vilka ska vara delaktiga i den årliga planeringsprocessen? 

• Vilka är de viktigaste besluten som ska fattas och stegen som behöver vidtas? 

• Vem ska fatta besluten? 

• I vilken ordning ska besluten fattas? 

Använd sedan de här frågorna för att fylla i en ungefärlig tidslinje. När du utformar den årliga planeringsprocessen kan du följa de här bra metoderna för att skapa din mall: 

• Organisera uppgifter med avsnitt. Organisera stegen i din årliga planering genom att dela upp dem i olika avsnitt såsom företagsplanering, avdelningsplanering och personalförfrågningar. 

• Skapa anpassade taggar för att visualisera viktiga steg. Årliga planeringar är ofta uppdelade i faser såsom förplanering och strategiutveckling, målsättning och fördelning av resurser för att uppnå målen. Färgkodade anpassade taggar gör det möjligt att visualisera i vilken fas varje uppgift befinner sig i den årliga planeringen.

• Ange vilket team som ansvarar för varje uppgift. Under den årliga planeringen är det viktigt att veta vem som är ansvarig för varje steg i processen. Märk varje uppgift med ett ansvarigt team, till exempel företagsplanering, finans eller HR. 

• Lägg till målen för teamet och för hela företaget. För att den årliga planeringen ska fungera behöver du ha en ständig insyn i företagets övergripande mål. Lägg till utrymmen i din mall för att sätta upp och spåra affärs-, avdelnings- och teammål så att du kan säkerställa att målen är samordnade på alla nivåer i organisationen. 

Integrerade funktioner

• Tidslinjevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum, utan också beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur delarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att du kan nå alla mål i tid. 

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• Milstolpar. Milstolpar representerar viktiga projektkontrollpunkter. Genom att sätta upp milstolpar i hela projektet gör du det möjligt för teammedlemmar och projektintressenter att se hur du närmar dig målet. Använd milstolpar för att fira små framgångar på vägen mot det stora projektmålet. 

• Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara spåra när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden. 

Rekommenderade appar

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa teamen att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och åtgärdspunkter inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen mötestranskriptioner och -inspelningar till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

• Vimeo. En text kan förmedla vad du vill säga, men skrivna ord saknar ton, känslor och uttryck. Med videomeddelanden i Asana, som drivs av Vimeo, kan du ge ditt team all den kontext de behöver utan att behöva boka in ett nytt möte. Spela in korta videomeddelanden av dig själv, av din skärm – eller både och – och bädda sedan in videorna i uppgifter, projekt, meddelanden och kommentarer när du vill ge ytterligare tydlighet och sammanhang. En utskrift av inspelningen skapas automatiskt av Asana, vilket gör den läsbar och sökbar. Ge feedback, ställ frågor och tilldela uppgifter – allt utan att lämna Asana.

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela nödvändig information utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina Teams-konversationer till genomförbara åtgärder i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett Teams-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är tillgänglig i Asanas uppgiftsfönster. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

Vanliga frågor