Modelo de agendamento de projeto

Projetos grandes e complexos precisam de estrutura para permanecer no caminho certo. Depois de decompor o projeto em etapas menores, você deve definir o “quem”, o “quê” e o “quando” de cada tarefa. É aí que entra o agendamento de projeto, que mantém o foco do trabalho ao reunir todas as tarefas em um só lugar.

O que é um agendamento de projeto?

Os agendamentos de projeto mostram os marcos, tarefas e entregáveis de um projeto, organizados visualmente em um cronograma. Do início ao fim, você pode otimizar o projeto inteiro em um único espaço.

O agendamento de projeto é um dos componentes principais da gestão de projetos. Com base no roteiro e ciclo de vida do seu projeto, o agendamento organiza o trabalho em uma sequência de ações realizáveis.

Por que usar um modelo de agendamento de projeto?

Na etapa de planejamento, tudo parece ser possível. O trabalho é novo e interessante, e normalmente você tem todo entusiasmo necessário para começar. Mas, se você entrar de cabeça em um projeto sem uma programação clara, poderá perder rapidamente de vista o panorama geral do projeto, ou seja, o seu propósito e o resultado esperado. Ao dedicar algum tempo antes de começar para criar um modelo de agendamento de projeto, você terá em mãos uma referência para guiar cada passo do percurso. 

Há diferentes formas de administrar o seu modelo de agendamento de projeto, mas usar uma ferramenta de gestão de projetos ajuda a aproveitá-lo ao máximo. Você pode salvar o seu agendamento preferido como modelo e reutilizá-lo em novos projetos. Usar uma ferramenta também possibilita:

• Projetar a programação em um cronograma visual, no qual é possível ver num instante as conexões entre os afazeres, os membros da equipe e os prazos.

• Adicionar dependências para que o trabalho seja realizado na ordem certa.

• Comemorar e reconhecer as conquistas com os marcos do projeto.

• Conectar todas as informações do projeto, de listas de tarefas à geração de relatórios, num só lugar central.

• Compartilhar o agendamento de projeto com todas as equipes para maior colaboração e suporte entre elas.

• Automatizar os fluxos de trabalho do agendamento para precisar configurar apenas uma vez.

• Alterar as datas de conclusão conforme as mudanças de prioridade.

• Fornecer uma visualização instantânea do status do projeto a todas as partes interessadas.

Tipos de agendamento de projeto

Documentos de texto, papel de rascunho, software integrado... Tecnicamente, você pode fazer um agendamento de projeto em qualquer lugar. Antes de existir o software de gestão de projetos, as empresas usavam calendários de papel e pastas grossas de documentos para monitorar os projetos. Agora, temos a vantagem das ferramentas digitais, que monitoram e ajustam automaticamente conforme o andamento do projeto, o que reduz o tempo gasto organizando o trabalho e aumenta a produtividade.

Veja três formas comuns de organizar agendamentos de projeto, e as vantagens e desvantagens de cada uma:

1. Documentos digitais 

Está cada vez menos comum usar documentos para criar modelos digitais de agendamento de projeto, mas ainda são a forma mais acessível.

Vantagens: a ferramenta costuma ser gratuita, fácil de usar e é acessível a todos.

Desvantagens: projetos podem mudar num piscar de olhos, mas os documentos não acompanham essas mudanças. É quase impossível transformá-los em uma programação dinâmica. Por esse motivo, requerem mais tempo para manutenção e atualizações manuais constantes, o que aumenta o risco de erro humano, já que tarefas e prazos podem acabar esquecidos. Além disso, as pessoas precisam lembrar de consultá-los, pois não há lembretes ou ferramentas para notificar os envolvidos sobre as mudanças.

2. Planilhas 

É fácil fazer um agendamento de projeto em uma planilha, mas esta é praticamente a sua única vantagem.

Vantagens: o layout de grade da planilha faz com que ela sirva naturalmente para agendamentos. Também é possível inserir regras e fórmulas para automatizar parte do trabalho. Além disso, é acessível para a maioria das organizações e geralmente é gratuita.

Desvantagens: planilhas foram feitas para funcionar com regras e fórmulas, mas é preciso entender o funcionamento delas para serem eficientes. Embora qualquer um possa criar uma planilha, somente um grupo seleto de pessoas têm proficiência para usá-la bem. Caso contrário, ela será apenas uma versão em grade de um documento, com poucos recursos em termos de automatização, ajustes e comunicação com a equipe.

3. Cronogramas digitais 

Também conhecidos como diagramas de Gantt, estes agendamentos visuais de projeto mostram as tarefas traçadas em um cronograma.

Vantagens: os modelos de diagrama de Gantt são ideais para criar um agendamento de projeto personalizado. São desenvolvidos visualmente e incluem todos os detalhes necessários para você ver tudo de uma vez. Isso é útil principalmente para visualizar o caminho crítico, ou seja, a menor sequência de tarefas necessárias para concluir um projeto com êxito. Os cronogramas fornecem uma visão instantânea do status do projeto a todas as partes interessadas e são fáceis de alterar. É possível ajustar tarefas, membros da equipe ou prazos com apenas alguns cliques. Ao adicionar dependências e regras, também é possível automatizar todo o fluxo de trabalho do projeto, do início ao fim.

Desvantagens: muitas vezes, é necessário um software específico de gestão de projetos para criar cronogramas digitais facilmente editáveis.

Crie o seu agendamento personalizado

Todos os cronogramas de projeto possuem os mesmos elementos: prazos e tarefas. A partir daí, cabe a você personalizá-los, o que dependerá de como você usa o modelo de agendamento de projeto. Por exemplo, se estiver coordenando um trabalho que envolva a colaboração entre equipes, é provável que queira adicionar dependências de projeto para conduzir o fluxo de trabalho.

Recursos integrados

• Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.

• Visão geral do projeto. A visão geral do projeto concentra as informações mais importantes em termos de contexto. Dê à sua equipe uma visão panorâmica do projeto: do que se trata, como funcionará e por quê. Adicione uma descrição do projeto para determinar a forma como a equipe equipe utilizará a Asana para colaborar. Depois, compartilhe informações de contexto e recursos importantes, como detalhes de reuniões, canais de comunicação e o brief do projeto, tudo em um único lugar.

Aplicativos recomendados

• Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas a partir dali incluirão automaticamente o contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails.

• Outlook. Conforme chegam por e-mail mensagens que requerem a sua ação, como a revisão de trabalhos para a sua agência ou criações de design para um colega, você pode agora criar tarefas da Asana para elas diretamente do Outlook. Em seguida pode atribuir a nova tarefa para si ou para um colega, definir uma data de conclusão e adicioná-la a um projeto para que esteja conectada a outros trabalhos relevantes.

• Clockwise. Com a integração Clockwise + Asana, você pode adicionar tarefas Asana como blocos temporais ao seu Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise pode ou não reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre um tempo para realizar o trabalho.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

Para começar a criar o seu cronograma de projeto, siga estas práticas recomendadas:

• Use um sistema que facilite o ajuste dos prazos. Com uma ferramenta de gestão de projetos, é possível mudar vários prazos de uma vez e notificar os principais envolvidos em tempo real. 

• Use as dependências de projeto para reduzir o risco de deixar algum trabalho para trás. Isso é especialmente útil nos casos em que uma tarefa precisa ser concluída para executar a próxima. Por exemplo, a necessidade de aprovação jurídica antes de lançar o site.

• Atribua tarefas e delegue o trabalho para que todos os envolvidos tenham alguma responsabilidade no projeto.

• Inclua os marcos do projeto para acompanhar e comemorar cada conquista.

• Defina o escopo do trabalho com entregáveis claros, a data esperada de início e a data final estimada de cada tarefa. 

Perguntas frequentes