Szablon planu tygodnia

Planer tygodnia w formie papierowej może wystarczyć do celów osobistych, ale w pracy zawsze coś się zmienia. Pojawiają się nowe informacje czy problemy i dzień trzeba zaplanować jeszcze raz. Takimi zmianami ciężko zarządzać za pomocą wydrukowanego planu tygodnia. Jeśli chodzi o zarządzanie zadaniami znacznie lepiej używać spersonalizowanego szablonu planu tygodnia w wersji cyfrowej, który można edytować za pomocą kilku kliknięć.

Jak używać szablonu planu tygodnia

Utworzenie szablonu planu tygodnia jest proste, zwłaszcza, kiedy tworzy się go w formie cyfrowej. Postępuj zgodnie z poniższymi krokami, aby w kilka minut stworzyć własny szablon:

1. Utwórz nowy projekt (jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, utwórz go w widoku tablicy Kanban dla lepszej czytelności).

2. Stwórz po jednej sekcji na każdy dzień tygodnia. 

3. Dodaj zadania do poszczególnych sekcji.

4. W razie potrzeby, ustaw osoby odpowiedzialne, daty wykonania oraz zależności w projekcie.

5. Zacznij pracę!

5 korzyści z cyfrowego szablonu planu tygodnia

Szablon planu tygodnia ułatwia planowanie i pozwala popychać pracę do przodu, ponieważ dzięki niemu w przejrzysty sposób zobaczysz wszystko, co musisz zrobić w danym tygodniu. Jeśli realizujesz wiele zadań każdego dnia, plan tygodnia może okazać się zbyt przytłaczający, więc w takim przypadku lepiej korzystać z szablonu planu dnia.

Niezależnie od tego, czy wolisz korzystać z planu dnia czy z planu na cały tydzień, szablon zawsze jest dobrym pomysłem. Tworzysz go tylko raz, a potem możesz go powielać z wymaganą częstotliwością.

Za pomocą szablonu planu tygodnia możesz:

1. Utworzyć nowy plan tygodnia w kilka sekund

Wystarczy, że utworzysz szablon raz, a później będziesz powielać go na każdy kolejny tydzień. Korzystając w tym celu z platformy do zarządzania projektami możesz tworzyć nowy szablon każdego tygodnia za jednym kliknięciem.

2. Wyświetlić zadania z całego tygodnia w jednym miejscu

Zaplanuj cały tydzień pracy z jednego miejsca. Dzięki temu, chcąc sprawdzić swoje obciążenie pracą możesz po prostu otworzyć plan tygodnia i zobaczyć ukończone oraz oczekujące zadania.

3. Zmienić kolejność i strukturę za pomocą kilku kliknięć

Czasem plany ulegają zmianom. Niezależnie od tego, czy rozpoczniesz pracę na nowym stanowisku, czy też zmienią się Twoje priorytety, planer tygodnia powinien być tak elastyczny, jak Ty. Tworząc go za pomocą platformy do zarządzania projektami możesz z łatwością dostosowywać szablon do zmieniających się okoliczności.

4. Automatyzować cotygodniowe zadania

Automatyzacja pracy za pomocą szablonu sprawdza się, jeśli co tydzień czekają na Ciebie zadania cykliczne, do których chcesz dodać zależności i dokumenty. Możesz również połączyć swój plan z przepływem pracy, aby każde zadanie zostało umieszczone dokładnie tam, gdzie chcesz.

5. Połączyć zadania z większymi celami firmy

Koncentrując się na codziennych obowiązkach łatwo jest zapomnieć o ogólnych celach. Łącząc codzienne zadania znajdujące się w Twoim szablonie z celami możesz monitorować postępy w ich realizacji i celebrować kamienie milowe w czasie rzeczywistym.

Zintegrowane funkcje

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Zależności. Za pomocą zależności możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na inne zadanie. Sprawdź, czy Twoja praca nie blokuje innej osoby, aby odpowiednio ułożyć swoje zadania. Członkowie zespołów opartych na współpracy mogą łatwo sprawdzić zadania, na których wykonanie oczekują, oraz określić, kiedy zacznie się ich część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego.

• Moje zadania. Lista „Moje zadania” to spersonalizowany widok, który wyświetla wszystkie przypisane Tobie zadania, niezależnie od tego, do którego projektu lub zespołu należą. Wizualizując wszystkie zadania do wykonania w jednym miejscu, możesz sortować i ustalać priorytety pracy, aby upewnić się, że nic nie umknie Twojej uwadze. Przełączaj się pomiędzy widokiem listy, tablicy i kalendarza, aby wyświetlać zadania w dogodny dla siebie sposób.

Polecane aplikacje

• Clockwise. Dzięki integracji Clockwise + Asana możesz dodawać zadania w formie bloku czasu do swojego kalendarza Google. Integracja Clockwise + Asana umożliwia określenie czasu trwania zadań, terminu ich wykonania oraz tego, czy Clockwise może automatycznie zmienić ich termin. Dodaj zadania do kalendarza i znajdź czas na ich wykonanie.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

Szablon planu tygodnia to prosty sposób na zarządzanie codziennymi zadaniami. Utwórz własny szablon i zacznij organizować zadania w kilka minut.

Często zadawane pytania