Sjabloon project charter

Een project pitchen kan overweldigend aanvoelen, maar dat hoeft het niet te zijn. Een projectchartersjabloon omvat alles wat je nodig hebt om de goedkeuring van belangrijke belanghebbenden te krijgen - zonder je zorgen te maken dat je stappen vergeet. Bekijk hier hoe je jouw sjabloon maakt in Asana.

Maak je sjabloon

INTEGRATED FEATURES

list iconLijstweergaveproject iconProjectoverzichtfield-add iconAangepaste veldenapproval iconGoedkeuringen

Recommended apps

Google Workspace-logo
Google Workspace
Microsoft-pictogram
OneDrive
Dropbox
Dropbox
Microsoft Teams-pictogram
Microsoft Teams

Delen
facebooktwitterlinkedin

Je hebt dus een opwindend nieuw projectidee bedacht - maar hoe ga je nu aan de slag? Bij de meeste bedrijven is de eerste stap in het aftrappen van een nieuw project, het initiatief pitchen bij de belanghebbenden. Wanneer je pitch goed verloopt, kun je dan verder gaan met hun goedkeuring.

Een geweldige projectpitch maken is van het grootste belang als je je initiatief goedgekeurd wilt krijgen. Gelukkig kan een projectchartersjabloon jou (en je hele team) helpen om van elke pitch die er op je pad komt een succes te maken.

[Product UI] Voorbeeld van de tijdlijnlay-out van een project met geabstraheerde UI (Tijdlijn)

Wat is een projectcharter?

Een projectcharter is de elevatorpitch voor een nieuw initiatief. Het biedt een samenvatting van belangrijke informatie zoals je doelstellingen, bereik en vereiste middelen - zodat belanghebbenden snel je project kunnen begrijpen (en hopelijk goedkeuren).

Wat is een projectchartersjabloon?

Een projectchartersjabloon is een herbruikbaar overzicht van alle onderdelen van een succesvol projectcharter. Het is een handleiding die je team kan volgen elke keer ze een nieuw initiatief moeten pitchen. In plaats van van nul te beginnen, kunnen teamleden je sjabloon kopiëren en de vereiste informatie invullen.

Als teamleider een projectchartersjabloon maken, kan helpen om de manier te standaardiseren waarop je team nieuwe initiatieven pitcht. Deze consistentie verzekert dat je de goedkeurders alle informatie biedt die ze nodig hebben om een beslissing te maken. Het maakt het ook makkelijker voor belanghebbenden om je charter te beoordelen - gezien je charter een gestandaardiseerde opmaak volgt, weten belanghebbenden wat ze kunnen verwachten.

De voordelen van een digitaal projectchartersjabloon

Projectgoedkeuringen zijn zelden een proces dat zwart/wit is. Vaak omvatten ze een gesprek met belanghebbenden en wijzigingen aan je doelstellingen, bereik of projectverantwoordelijkheden. Statische Excel- of Word-documenten kunnen dit herhalend proces niet vastleggen - ze raken snel verouderd en laten geen ruimte voor feedback.

Bovendien kun je met een digitaal projectchartersjabloon ook:

  • Met belanghebbenden praten en realtime feedback verzamelen via reacties.

  • Makkelijk de projectcharterelementen bijwerken wanneer nodig.

  • Belanghebbenden een single source of truth bieden voor projectinformatie.

  • Bijhouden welke onderdelen van je charter werden goedgekeurd.

  • Je projectchartersjabloon op verschillende manieren bekijken: als een standaard lijst, Kanbanbord, Gantt-grafiek of agenda.

  • Automatisch projectkosten berekenen.

  • Contextuele informatie toevoegen aan taken door documenten, afbeeldingen of video's bij te voegen.

Wat op te nemen in je projectchartersjabloon

Het doel van je projectchartersjabloon is om een overzicht te bieden van elk onderdeel van een succesvol projectcharter, zodat je team makkelijk de informatie kan invullen wanneer nodig. Een goedgeschreven projectchartersjabloon omvat gewoonlijk de volgende elementen:

  • Projectdoel: waarom is dit project belangrijk en welke bedrijfsbehoefte zal het vervullen?

  • Projectdoelstellingen: wat wil je bereiken aan het eind van je project en welke statistieken zal je gebruiken om het succes van je project te meten?

  • Projectbereik en deliverables: welke specifieke deliverables zal je voltooien en waaraan zal je NIET werken?

  • Vereiste middelen of projectbehoeften: wat heb je nodig om dit project te voltooien? Dit omvat mensen, tools en budget.

  • Projectbelanghebbenden: wie zijn je projectteamleden? Wie moet het projectcharter goedkeuren, wie is de projectsponsor en wie moet er op de hoogte gehouden worden van belangrijke beslissingen?

Voeg secties toe voor elk van deze elementen hierboven bij het maken van je projectchartersjabloon. Voeg binnen elke sectie meer specifieke taken toe om je team doorheen het proces van het maken van een projectcharter te leiden. In de sectie projectbelanghebbenden kun je bijvoorbeeld taken maken om het 'projectteam te identificeren' en 'een RACI-grafiek te maken om een overzicht te geven van de verantwoordelijkheden van belanghebbenden'. Je kunt ook projectmijlpalen maken die belangrijke keerpunten in je projectplan vertegenwoordigen.

Om het projectbudget en de deliverables op één plaats bij te houden, voeg je kolommen toe om de geschatte kost van elke deliverable te documenteren - plus de geschatte tijd die je team nodig zal hebben. Dit geeft de goedkeurders een breakdown van alle vereiste middelen, zodat ze kunnen zien waarom je een bepaald budgetbedrag aanvraagt.

Tot slot, voeg je een kolom toe om bij te houden of elk onderdeel van je projectcharter werd goedgekeurd. Zo kun je bijhouden wat voltooid is en waar je wijzigingen moet aanbrengen.

Geïntegreerde functies

  • Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

  • Projectoverzicht. Projectoverzicht is je one-stop-shop voor alle belangrijke projectcontext. Geef je team een overzicht in vogelvlucht van het wat, waarom en hoe van je projectwerk. Voeg een projectbeschrijving toe om de toon te zetten voor hoe je in Asana samenwerkt. Deel dan alle belangrijke bronnen en context, zoals vergadergegevens, communicatiekanalen en projectbriefings, op één plaats..

  • Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

  • Goedkeuringen. Soms moet je niet enkel een taak voltooien, maar moet je ook weten of een deliverable werd goedgekeurd of niet. Goedkeuringen zijn een speciaal soort taak in Asana met opties voor de taak zoals 'Goedkeuren', 'Wijzigingen aanvragen' of 'Afkeuren'. Zo krijgen taakeigenaars duidelijke instructies over welke acties ze moeten ondernemen en of hun werk werd goedgekeurd of niet.

Aanbevolen apps

  • Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

  • OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

  • Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

  • Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen..

Verschillende soorten projectchartersjablonen:

Hierboven hebben we uitgelegd hoe je een basis projectchartersjabloon maakt, maar je kunt je sjabloon ook personaliseren zodat het voldoet aan de specifieke behoeften van jouw team.

Hier volgen een aantal verschillende manieren om je projectchartersjabloon te personaliseren:

  • Agile-projectchartersjabloon: als je Agile-projectbeheer gebruikt, kun je een overzicht geven van Agile-specifieke teamverantwoordelijkheden zoals de Scrummaster, producteigenaar en ontwikkelingsteam. Bij het begroten van je projectmiddelen, kun je ook verhaalpunten gebruiken om in te schatten hoeveel tijd elke deliverable in beslag zal nemen.

  • Six Sigma-projectchartersjabloon: als je team Six Sigma gebruikt, kun je projectdeliverables organiseren in verschillende fasen van de Six Sigma-projectlevenscyclus: bepalen, meten, analyseren, verbeteren en controleren.

  • Bouwwerk-projectchartersjabloon: voor bouwinitiatieven, kan het nuttig zijn om verwachte kosten te organiseren volgens soort, bijvoorbeeld 'werk' of 'materialen'. Bij het maken van een overzicht van belangrijke belanghebbenden en verantwoordelijkheden, kun je ook alle onderaannemers of leveranciers identificeren waarmee je samenwerkt.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een projectchartersjabloon en een business case-sjabloon?

Een projectchartersjabloon is een handige tool als je regelmatig projecten pitcht die een kleine of middelgrote bedrijfsinvestering vergen. Als je projecten aanzienlijke bedrijfsinvesteringen vereisen, kun je in plaats daarvan overwegen om een business case te maken. Een business case is een formeler document dat bijkomende informatie en documentatie omvat, zoals de verwachte return on investment van je project en alle potentiële projectrisico's.

Wanneer moet ik mijn projectchartersjabloon gebruiken?

Kopieer en gebruik je projectchartersjabloon tijdens de projectinitiatie-fase. Een projectcharter maken, zou de eerste stap moeten zijn voor elk nieuw project. Vóór je tijd spendeert aan het plannen van de details van je initiatief, moet je eerst de goedkeuring verzekeren.

Waarom is een projectchartersjabloon belangrijk?

Een projectchartersjabloon kan helpen om de manier te standaardiseren waarop je team nieuwe initiatieven pitcht, alsook de kwaliteit van de pitches te verbeteren door te verzekeren dat je geen belangrijke informatie vergeet. Het helpt ook om jou en belangrijke belanghebbenden op dezelfde golflengte te houden betreffende de doelen en het bereik van je project. Na verloop van tijd kan dit bereikuitbreiding voorkomen en belanghebbenden helpen om doeltreffender samen te werken.

Sjablonen maken met Asana

Leer hoe je vandaag nog een aanpasbaar sjabloon in Asana kunt maken met een gratis Premium-proefversie.

Aan de slag