リスク管理計画テンプレート

プロジェクトを開始する前には、プロジェクトの円滑な進行を妨げる可能性のある潜在的な問題やリスクを考慮することが重要です。

リスク管理計画テンプレートを使えば、リスクを軽減し、コンティンジェンシープランを立て、滞りなく目標を達成できます。その方法をご覧ください。

リスク管理計画テンプレートとは？

リスク管理計画テンプレートは、プロジェクトマネージャーが潜在的なリスクを評価し、予防するためのツールです。テンプレートに記載される情報はプロジェクトごとに変わりますが、その骨組みは常に同じです。テンプレートを使ってリスク管理プロセスを進めることで、今後のプロジェクトのスピードが上がるだけでなく、チームメンバーが共通の認識を持ち、リスクが現実化した場合に、どう行動すべきかがわかるようになります。

リスク管理計画テンプレートを作成することで、複数の関係者が関わるプロジェクトの管理が容易になるメリットもあります。あなたが作成したテンプレートを全員が使い慣れれば、新しいプロジェクトを開始するたびに、覚えることも少なくなります。

リスク管理計画の目的とは？

リスク管理計画は、プロジェクトマネージャーがプロジェクトのタイムライン全体でリスクを予防するために使用する戦略です。このツールを使ってリスクのモニタリングと記録を行い、実際に問題が起きた場合の一連のアクションプランを作成します。

リスク管理計画テンプレートを作成するべき理由

リスク管理計画テンプレートは、プロジェクト管理の担当者にとってぜひ活用したいツールですが、それには納得の理由があります。大規模なプロジェクトを開始するにあたって、プロジェクトのリスク管理計画テンプレートを作成すべき理由をご紹介します。

リスクを積極的に予防する

リスク管理計画テンプレートがあれば、起きるかもしれない問題に対して、積極的に対策を行い、事前に解決策を準備しておけます。チームメンバーに個別にリスクを割り当てて、各リスクを積極的にモニタリングする担当者を決めておくこともできます。

事業への影響の大きなプロジェクトでは、承認が下りる前からチームがリスク軽減のための戦略を立てる必要がある場合もあります。これにより、リスクの高いプロジェクトによって、事業全体の運営に影響が出ることを避けられます。リスク対応計画を立てていないチームでは、プロジェクトが承認ステージをクリアできない可能性もあります。

透明性の向上

リスク管理計画テンプレートは、特にコンティンジェンシープランに関して、プロセスを明確にします。プロジェクトのスケジュールに問題が起きたと聞くと、関係者は不安を覚えるものですが、前もって対応戦略を立てていれば、その心配を取り除くのもずっと簡単になります。Asana のようなコラボレーションに役立つワークマネジメントソフトウェアなら、チームの全員が、リスク登録簿、リスク評価マトリクスなどの重要なリスク管理文書や、その他のプロジェクト文書を簡単に参照できます。

説明責任を果たすことを促す

問題が起きたときに、その責任をとることは容易ではありません。しかし、リスク担当者が割り当てられていれば、リスクが現実になった場合に可能な限り問題を軽減する責任は、その担当者にあります。これによってチームメンバーは、リスクがもたらすマイナスの影響を評価し、問題が起きた場合のコンティンジェンシープランを立てられます。個々のメンバーが適切な解決策を探す役割を担っているため、主要な関係者が特定のリスクについて疑問を持った場合も、どのチームメンバーに質問すべきかに迷いません。

リスク管理計画テンプレートに含めるべき情報

リスク管理計画テンプレートの作成は簡単ですが、計画の中で情報を管理する方法はチームによって異なります。あなたのリスク管理計画テンプレートはどのように整理すべきでしょうか？

まず簡単な方法としては、重要度による整理が挙げられます。たとえば、万一の場合にプロジェクトに及ぼす影響の大きさに応じてリスクの順位を決めます。あるいは、実際に起きる可能性の高い順でテンプレートを整理することもできます。

リスク管理計画テンプレートをどう整理するかは別として、カスタマイズが可能でコラボレーションを容易にするツールを使用することが重要です。そうすれば、チームは自分たちにとって最適な方法でテンプレートを整理できるからです。

リスク管理計画テンプレートを使用する 4 ステップ

1. 追加すべきリスクをブレーンストーミングで特定する。コラボレーションソフトウェアを使って、チームの全員でプロジェクトに悪影響を及ぼす可能性のあるリスクを出し合い、テンプレートに追加しましょう。

2. それぞれのリスクの蓋然性と影響の大きさを評価する。リスクの蓋然性と影響の大きさを合わせたものが、そのリスクの潜在的なインパクトです。リスクが現実化する可能性とその重大性を追跡する方法をテンプレートに必ず盛り込みましょう。

3. それぞれのリスクが実現する確率を予測する。過去のデータやプロジェクトを参考に、それぞれのリスクが実現する確率を予測します。

4. プロジェクトのライフサイクルを通じてリスクをモニタリングする。最も簡単な方法は、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて、特定のリスクのモニタリングをチームメンバーに割り当てることです。

組み込まれている機能

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• 開始日: 時には、やるべきことの期日だけを追跡するだけでは十分でなく、いつ取り組み始めるべきかを知る必要がある場合があります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間についてのより明確な感覚が得られます。開始日を利用して、チームの目標を整理するために作業を設定、追跡、管理し、依存関係の見落としを防ぎましょう。

• サブタスク: To-Do が大きすぎて、1 つのタスクに収められないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合は、サブタスクが便利です。サブタスクは、タスクを個々のコンポーネントに分割して仕事を配分したい場合に強力な手段となりえると同時に、親タスクの全体的な工程とのつながりを維持する効果も発揮します。サブタスクを活用して、タスクを小さく分割したり、複数ステップを含むプロセスにおいて個々のコンポーネントを管理しましょう。

おすすめのアプリ

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

• Outlook: 代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加、他の関連する仕事に結び付けることができます。

• Zendesk: Asana と Zendesk を連携させることで、ユーザーは Zendesk のチケットから直接 Asana のタスクを素早く、簡単に作成できるようになります。コンテキストの追加やファイルの添付、既存のタスクへのリンクを介して、チケットをクローズする上で必要な作業を管理できます。この連携により、両システム間でシームレスな可視性が生まれるため、メンバー全員が最新情報をリクエストしなくても、進捗を把握できます。

• Jira: 技術部門とビジネス部門の間で、インタラクティブで、つながりのあるワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。すべて Asana を離れることなく実現できます。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

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