Modèle de plan de relations publiques

Vos stratégies de relations publiques ont une finalité bien précise : augmenter la notoriété de votre marque et la confiance de votre public. Vos campagnes de communication doivent donc être cohérentes et structurées, sans quoi votre marque reflétera une image désorganisée, voire chaotique. Mais comment assurer cette cohérence dans une grande entreprise où de nombreuses personnes mettent la main à la pâte ? La réponse est simple : en élaborant un guide pas à pas de planification des relations publiques sous la forme d’un modèle réutilisable.

En quoi consiste un modèle de plan de relations publiques ?

Réutilisable, votre modèle de plan de relations publiques (RP) présente pas à pas le processus à suivre pour créer un plan de communication, permettant à tout membre de votre équipe de mettre au point une campagne exhaustive et impeccable.

Votre modèle de plan de relations publiques est en quelque sorte le plan d’action à suivre pour mener à bien votre campagne de communication. Réutilisable, il vous permet de veiller à ce que chacun des plans de communication créés par votre équipe contienne systématiquement les informations clés : plan d’embargo médiatique, publications, journalistes visés, etc.

Pourquoi utiliser un modèle de plan de relations publiques ?

Souvent, les stratégies en matière de relations publiques sont interfonctionnelles. Bien que le responsable des relations publiques soit chargé de nouer des relations avec les médias et de mettre au point un plan de communication, il fait souvent appel à d’autres membres d’équipe pour l’aider tout au long du processus. Par exemple, il peut être amené à coordonner la campagne de relations publiques avec les initiatives du service marketing, ou à organiser la vérification des spécifications techniques avec l’équipe produit. Peu importe le domaine d’activité de votre entreprise, les relations publiques sont rarement gérées par une seule personne.

Les différentes étapes du processus de communication sont cruciales, qu’il s’agisse de demander à l’équipe juridique de vérifier tous les communiqués de presse ou d’instaurer un embargo d’information jusqu’à une heure donnée. En regroupant toutes ces petites étapes (néanmoins essentielles) au sein d’un même document, vous veillerez à ce que rien ne passe entre les mailles du filet, quelle que soit la personne qui gère la campagne.

Ainsi, il est fondamental de mettre en place un processus robuste. L’utilisation d’un modèle pour la planification des relations publiques vous aidera à coordonner les activités des divers services et à veiller à ce que chaque étape clé soit incluse. Pourquoi ne pas créer votre modèle de plan de relations publiques sur une plateforme de gestion de projet ? Vous pourrez ainsi y contacter directement vos équipes, et garder un œil sur le travail et les échéances : en bref, la solution idéale pour vérifier que tout se passe comme prévu.

Les éléments à inclure dans votre modèle de plan de relations publiques

Votre modèle de plan de relations publiques doit résumer tous les besoins propres à votre équipe. Incluez-y les sections présentées ci-dessous, puis personnalisez-le pour l’adapter à votre situation.

• Ressources : incluez toute information dont vous disposez sur votre public cible, ainsi que votre étude de marché et votre stratégie de relations publiques. Ainsi regroupés, ces renseignements restent accessibles tout au long de votre campagne de communication, tout en mettant en évidence la façon dont votre plan de RP s’intègre à vos objectifs et initiatives de plus grande envergure.

• Responsable : attribuez chaque section et tâche à un membre spécifique, de façon à ce que les parties prenantes identifient clairement le responsable de chaque action à traiter. Ainsi, en cas de question, elles peuvent contacter directement la bonne personne et obtenir une réponse sans délai.

• Médias : indiquez toutes les plateformes visées par votre communication. Il peut s’agir de publications traditionnelles, mais rien ne vous empêche de voir plus loin. Vous publiez une campagne sur les réseaux sociaux ? Incluez des influenceurs. Vous êtes en lien avec les équipes de communication marketing d’autres entreprises ? Listez-les aussi dans votre modèle.

• Suivi : pour finir, votre modèle de plan de relations publiques doit présenter la façon dont vous compter évaluer votre réussite. Soyez précis : cherchez-vous à figurer dans des classements, à gagner des prix ou à faire le buzz ? Chaque objectif est différent et nécessite un suivi particulier.

Comment utiliser un modèle de plan de relations publiques ?

Votre modèle de plan de relations publiques est bien plus qu’un aperçu général ; c’est un document dynamique conçu pour empêcher toute bavure aux yeux du public. Ainsi, votre modèle a une utilité clé : servir de guide pas à pas pour guider le processus de communication de votre entreprise.

En fonction du contexte, il peut inclure les étapes suivantes :

• Contacter des clients avant une publication pour confirmer leurs témoignages.

• Si besoin, obtenir l’approbation de l’équipe juridique ou de direction.

• Contacter des journalistes pour négocier des placements médias.

• Organiser un embargo d’information afin de vous assurer de la publication s’effectue au moment voulu.

• Utiliser un modèle de communiqué de presse pour publier de nouvelles annonces.

• Si besoin, tout planifier à la minute près pour veiller à communiquer les informations appropriées aux bonnes personnes et au moment opportun.

• Après des annonces majeures, transmettre les questions complémentaires aux dirigeants concernés.

• Recueillir des indicateurs pour analyser les réactions globales à une campagne.

Que vous soyez expérimenté ou non dans le domaine des relations publiques, votre modèle de plan de relations publiques vous aidera à systématiquement élaborer des campagnes de communication hors pair.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (Ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Objectifs : les objectifs Asana sont directement reliés au travail à réaliser pour les atteindre et aident les membres de l’équipe à comprendre ce qu’ils font. Le lien entre leur travail et les objectifs n’étant pas toujours aisé à établir, les collaborateurs doivent pouvoir visualiser en quoi leurs activités contribuent à la réussite de l’équipe et de l’entreprise, en temps réel. Ils pourront ainsi prendre de meilleures décisions, notamment en identifiant les projets qui soutiennent la stratégie de l’entreprise et en hiérarchisant les tâches dont les résultats sont mesurables.

Applications recommandées

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Canva : grâce à l’intégration Asana pour Canva, intégrez d’élégants designs Canva à vos projets Asana pour leur donner vie. Présentations, ressources destinées aux réseaux sociaux, maquettes, vidéos… L’intégration Canva vous permet de regrouper tous vos designs et idées au même endroit pour faciliter la communication et la collaboration.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Box : utilisez le sélecteur de fichiers Box intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

FAQ