Modèle de plan marketing événementiel

Repensez au dernier événement auquel vous avez assisté. Il est peu probable que vous vous soyez présenté à l’événement sans connaître son objet et la liste des intervenants présents. Peut-être avez-vous vu des clips promotionnels sur les réseaux sociaux ou repéré vos intervenants préférés dans l’ordre du jour publié sur le site Web de l’événement. Grâce à cette publicité, vous aviez certainement une assez bonne idée de ce à quoi vous pouviez vous attendre et vous étiez ravi d’assister à l’événement. 

Toutes ces activités de promotion de l'événement qui permettent de le faire connaître, donnent envie d'y assister et augmentent potentiellement sa fréquentation n’est pas le fruit du hasard. C’est le résultat d’un plan de marketing dédié à l’événement, qui organise toutes les activités promotionnelles d’un événement, de la planification avant l’événement au suivi après l’événement. 

Les plans de promotion d’événement sont complexes, mais leur gestion peut rester simple. Avec le modèle de plan de marketing événementiel d’Asana, vous organisez votre stratégie de marketing événementiel au même endroit, et vous pouvez alors planifier, promouvoir et organiser un événement inoubliable. 

Qu’est-ce qu’un plan de marketing événementiel ?

Comme son nom l’indique, un plan de marketing événementiel est un plan de commercialisation et de promotion d’un événement. Un plan de marketing événementiel a pour but de capter l’attention et d’accroître la notoriété de l’événement, afin de toucher votre public cible et d’attirer les participants. 

Votre plan marketing événementiel doit comprendre un aperçu détaillé de votre calendrier de promotion ainsi que toutes les mesures prises pour commercialiser votre événement. Votre plan doit tout organisation, de la planification avant l’événement (par exemple, établir la liste des participants potentiels) aux initiatives promotionnelles plus importantes (comme le lancement d’un site Web pour l’événement), sans oublier les petites actions de marketing (comme une campagne promotionnelle par e-mail). Vous devez aussi assurer le suivi des événements promotionnels, en publiant par exemple un compte-rendu sur les réseaux sociaux. 

Pourquoi avez-vous besoin d’un plan de marketing événementiel ?

Le marketing événementiel vous aidera à faire connaître vos événements à venir et à attirer des participants. En utilisant un plan marketing événementiel, vous pouvez publier vos activités promotionnelles au moment où votre public cible utilise les différents médias. Un plan de marketing événementiel bien conçu garantira ainsi que vos actions de promotion seront lancées au bon moment et au bon endroit. 

Ce n’est pas toujours facile, mais vous pouvez vous aider d’un modèle de plan de marketing événementiel. 

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de marketing événementiel ?

Ce modèle est un cadre pour la planification de vos tâches de marketing événementiel. Avec le modèle de plan de marketing événementiel d'Asana, vous disposez d'une vue d’ensemble sur toutes les tâches de promotion qui mèneront au lancement de votre événement, de la planification à l’exécution. Il vous aide également à gérer les tâches à accomplir le jour J et après l’événement.

De plus, notre modèle est une ressource réutilisable que vous pourrez adapter sans problème à des événements spécifiques. Imaginons que vous organisez différents événements professionnels, comme des conférences et des lancements de produits. Chaque type d’événement aura sa propre chronologie et vous pouvez donc créer un modèle par type d’événement. De cette façon, vous aurez des modèles adaptés à chaque type d’événement, que vous pourrez mobiliser pour planifier de futures activités. 

Une fois votre modèle créé, vous pourrez le partager avec les autres équipes, afin que toutes les parties prenantes comprennent comment le plan de marketing événementiel est organisé, qu'elles soient informées des actions à venir et de leur chronologie. 

Les éléments à inclure dans votre modèle de plan marketing événementiel

Notre modèle de plan marketing événementiel prêt à l’emploi est doté de sections et d’étiquettes personnalisées pour vous aider à planifier, organiser et mettre en œuvre efficacement la promotion de vos événements.

En utilisant notre modèle comme base, vous pouvez bien structurer votre plan marketing événementiel. Il vous permet de diviser le processus de promotion en étapes clés et d’y inclure les tâches correspondantes, à savoir :

• Les tâches liées à la planification, comme l’élaboration du message que vous souhaitez faire passer, la création d’une liste d’invitations et le lancement d’une page d’accueil pour les inscriptions.

• Les tâches liées à la promotion, comme l’envoi d’un communiqué de presse ou le lancement d’une campagne sur les réseaux sociaux.

• Les tâches liées au déroulement de l’événement, comme une publication Instagram dès le début des présentations de vos intervenants. 

• Les tâches post-événement, comme l’envoi d’e-mails de remerciement à vos participants ou une publication de blog résumant l’événement. 

Vous pouvez aussi personnaliser les étiquettes avec un code couleur afin de suivre les informations liées à une tâche, comme :

• Le membre de l’équipe responsable de la tâche

• L'échéance de la tâche

• Toutes les dépendances de tâches, afin de savoir par où commencer

• La progression de la tâche (Non commencée, En cours ou Terminée)

• Le statut d’approbation de la tâche (Prête à passer en révision, Approuvée ou Modifications requises)

• La phase du plan marketing dans laquelle se trouve la tâche

• Le budget alloué à la tâche, le cas échéant

Les avantages d’un modèle de plan marketing événementiel

Votre plan de marketing événementiel comporte certainement de nombreuses variables. Avec le modèle de plan de marketing événementiel Asana, vous pouvez facilement collaborer entre équipes et gérer tout le travail au même endroit afin de mener vos campagnes à bien. 

Les principaux avantages de notre modèle de plan de marketing événementiel :

• Organisez l’ensemble de votre plan marketing événementiel, y compris toutes les actions qui se déroulent avant, pendant et après l’événement, au même endroit.

• Élaborez la chronologie de votre événement marketing avant même de commencer à travailler. Modifiez facilement les délais si les priorités de votre événement changent ou si quelque chose devait arriver, par exemple si un fournisseur se désiste ou si un membre de l’équipe a besoin de plus de temps pour réaliser une tâche.

• Créez des tâches et ajustez les plages de dates et dépendances, de sorte que le travail commence en temps et en heure. 

• Ajoutez des annotations exploitables sur les ressources telles que les fichiers image et les documents directement dans le modèle d’événement. 

• Gérez les approbations directement dans le modèle, afin que les échéances finales soient bien claires, que toute l’équipe sache quand le travail a été approuvé et que les commentaires soient traités avant la publication du matériel promotionnel pour l’événement.

• Planifiez et gérez toutes les activités promotionnelles au même endroit pour rapprocher les équipes et les fournisseurs des différents services, tout en améliorant le sentiment de responsabilité et la transparence.

• Bénéficiez d’une vision globale claire de votre calendrier de promotion pour être au courant des dernières informations concernant les lancements de produits. 

• Lancez des projets au bon moment et au bon endroit afin d’atteindre votre public cible et un grand nombre de participants. 

• Utilisez des jalons pour suivre votre progression et vous assurer que toutes les activités promotionnelles sont lancées à temps. 

Applications et fonctionnalités intégrées à utiliser avec le modèle de plan de marketing événementiel Asana

Nos fonctions et applications intégrées vous permettent de communiquer facilement avec les membres de l’équipe, de vérifier et d’approuver le travail et d’enregistrer votre progression, le tout sans quitter Asana. 

Fonctionnalités intégrées

1. Vue Calendrier : cette vue de projet vous permet de visualiser le travail accompli et les tâches qui se profilent au format calendrier. Vous obtenez ainsi un suivi clair des tâches terminées et des prochaines échéances. Les parties prenantes pourront quant à elles bénéficier d’une vue d’ensemble des échéances de chaque tâche, ainsi que du travail prévu à l’échelle du projet. Il suffit de cliquer sur une tâche pour en consulter les détails, comme les champs personnalisés associés, les dépendances, les sous-tâches, etc.

2. Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

3. Jalons  : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

4. Champs personnalisés : les champs personnalisés sont le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

Applications recommandées

1. Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

2. Gmail : avec l'intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

3. Adobe Creative Cloud : les équipes créatives donnent le meilleur d’elles-mêmes lorsqu’elles peuvent se concentrer sur la conception. Avec l’intégration Asana pour Adobe Creative Cloud, les équipes de création et de design peuvent facilement accéder aux informations dont elles ont besoin pour bien démarrer, obtenir le feedback des réviseurs et des approbateurs, et livrer les ressources finales. Le tout, sans quitter Photoshop, Illustrator ou InDesign. Affichez les nouvelles tâches, partagez des designs, intégrez des liens de partage Adobe XD et prenez en compte le feedback communiqué sur Asana... tout cela, sans quitter Adobe Creative Cloud.

4. Canva : grâce à l’intégration Asana pour Canva, intégrez d’élégants designs Canva à vos projets Asana pour leur donner vie. Présentations, ressources destinées aux réseaux sociaux, maquettes, vidéos… L’intégration Canva vous permet de regrouper tous vos designs et idées au même endroit pour faciliter la communication et la collaboration.

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