EDT: qué es, cómo crearla y ejemplo práctico para tu proyecto

La estructura de desglose del trabajo (EDT), también conocida como WBS (Work Breakdown Structure) por sus siglas en inglés, es una de las herramientas más utilizadas en la gestión de proyectos. Reconocida por el PMI (Project Management Institute) en su guía PMBOK como una práctica esencial, la EDT descompone un proyecto en niveles jerárquicos que facilitan la planificación, la asignación de responsabilidades y el seguimiento del progreso.

Dado que una EDT tiene un formato visual, lo más práctico es crearla con una combinación de un software para gestión de flujos de trabajo y metodologías específicas como cronogramas, tableros Kanban y calendarios.

A continuación, te explicamos qué es una EDT, qué ventajas ofrece, qué debe incluir y cómo crear la tuya con un ejemplo detallado.

¿Qué es una EDT en gestión de proyectos?

Una EDT (estructura de desglose del trabajo) es una representación visual y jerárquica que divide un proyecto en componentes más pequeños y manejables. Los gestores de proyectos la utilizan para que los equipos puedan ver los proyectos y los entregables relacionados con las dependencias de forma clara.

Es una herramienta especialmente útil para trabajar con alcances de proyectos complejos o con miembros del equipo que prefieran usar vistas visuales en vez de listas. Existen dos enfoques principales para estructurar una EDT:

• EDT orientada a entregables: organiza el trabajo según los productos o resultados que debe generar cada fase del proyecto.

• EDT orientada a procesos: organiza el trabajo según las actividades o fases necesarias para completar el proyecto.

Independientemente del enfoque que elijas, la EDT debe incluir los siguientes elementos:

• La base de referencias del proyecto, que incluye el plan del proyecto, la descripción y el nombre.

• Participantes del proyecto

• Un programa organizado del proyecto.

• Los entregables del proyecto y las subtareas.

A partir de este punto, organizarás la estructura según los niveles jerárquicos de los subentregables. El proyecto entero deberá consistir de varios niveles de tareas que dependerán del trabajo necesario y, en general, del cronograma del proyecto.

Niveles de una EDT

Una EDT suele tener entre 3 y 4 niveles, aunque la cantidad exacta depende de la complejidad del proyecto. Cada nivel desglosa el trabajo en componentes más específicos, desde el objetivo general hasta los paquetes de trabajo individuales.

Los niveles de la estructura de desglose del trabajo ayudan a separar las tareas según las dependencias. Como los proyectos pueden diferir en gran medida, los niveles de la EDT también serán distintos. Si bien la mayoría de los proyectos tiene algún tipo de dependencia, es posible que te encuentres con proyectos para los que no haga falta contar con subdependencias.

Hay tres niveles principales de dependencias, aunque tu estructura podría necesitar más o en algunos casos, menos. Cada nivel está conectado a una tarea madre y contiene el trabajo que hay que hacer para finalizar esa tarea madre, organizado en forma de dependencias.

Veamos en detalle los tres niveles principales de dependencias dentro de una EDT.

Nivel 1 de la estructura de desglose de trabajo

El primer nivel de una EDT es la forma más simplificada del proyecto, ya que contiene a la tarea madre. Normalmente es igual al objetivo del proyecto.

Digamos, por ejemplo, que el equipo del proyecto trabaja para renovar el diseño de un sitio web. El primer nivel de la EDT puede parecerse a lo siguiente:

• Lanzar el nuevo diseño del sitio web

Como puedes ver, es simple y directo. El nivel 1 es el objetivo básico y el primer paso de las múltiples fases de la gestión de proyectos. El trabajo que se necesita para cumplir con este objetivo lo veremos en los niveles 2 y 3.

Nivel 2 de la estructura de desglose de trabajo

A partir de aquí, la EDT se volverá más detallada dependiendo del alcance del proyecto. El nivel 2 de la estructura de desglose del trabajo incluye las subtareas de la tarea madre, también conocidas como dependencias.

Por ejemplo, observemos qué tareas pueden ser necesarias para lanzar el diseño nuevo del sitio web.

• Renovar las pautas de la marca

• Crear un marco para mensajes

• Rediseñar el logo

• Agregar fotos nuevas

Aunque tiene un grado de detalle mayor que el del nivel 1, el nivel 2 sigue siendo una vista general de las dependencias que se necesitan para finalizar el objetivo del proyecto.

Nivel 3 de la estructura de desglose de trabajo

El siguiente nivel de la estructura de desglose del trabajo descompone esas dependencias en subdependencias aun más específicas. En ellas se incluyen los denominados paquetes de trabajo, necesarios para finalizar las tareas del nivel 2.

A continuación, mostramos un ejemplo de las tareas antes mencionadas divididas en el tercer nivel de la estructura de desglose del trabajo.

• Colores de la marca

• Tablero de inspiración de la marca

• Diseño para experiencia del usuario (UX)

• Encabezado

• Declaración de la misión

• Guía de estilo y tono

• Boceto

• Prototipos

• Diseños finales

• Sesión de fotos

• Edición de fotos

• Selección final

El nivel 3 es en el que desglosas cada tarea en subdependencias separadas. Como puedes notar, el trabajo que se necesita para finalizar el objetivo del proyecto se vuelve cada vez más claro. Incluso, puedes elegir agregar más niveles a tu estructura de desglose del trabajo, dependiendo de la especificidad visual que prefieras. Los paquetes de trabajo suelen contener información sobre las fechas de inicio y finalización, descripción de las tareas o trabajos que van a realizarse, asignación de responsables y, en algunos casos, resultado esperado.

Ventajas de usar una EDT en tus proyectos

Una EDT sirve para organizar, planificar y controlar el trabajo de un proyecto de forma visual. Crear una EDT requiere tiempo al inicio del proyecto, pero los beneficios compensan con creces esa inversión. Según el informe "El estado de la IA en el trabajo" del Work Innovation Lab de Asana, los trabajadores del conocimiento dedican el 55 % de su tiempo a tareas operativas en lugar de trabajo estratégico, y el 84 % encuentra que la propiedad de las tareas es poco clara de forma habitual. Una EDT bien estructurada aborda directamente estos problemas. Estas son las principales ventajas de utilizar una estructura de desglose del trabajo:

• Mejora la visibilidad del proyecto: al desglosar el trabajo en componentes más pequeños, todos los miembros del equipo entienden qué se debe entregar y cómo se relacionan las tareas entre sí.

• Facilita la estimación de tiempos y costos: los paquetes de trabajo definidos permiten hacer estimaciones más precisas de plazos y presupuesto para cada entregable.

• Define responsabilidades con claridad: cada tarea y subtarea tiene un responsable asignado, lo que reduce la confusión sobre quién se encarga de qué.

• Mejora el control del alcance: al documentar todos los entregables desde el principio, la EDT ayuda a evitar que el alcance del proyecto crezca sin control. Para complementar este esfuerzo, puedes crear un plan de gestión del alcance.

• Fortalece la comunicación del equipo: una representación visual compartida facilita que todos los participantes estén alineados sobre el estado y la dirección del proyecto. Por ejemplo, Montblanc adoptó Asana para gestionar proyectos complejos entre sus departamentos de IT, desarrollo de producto y formación, logrando reuniones más enfocadas y ahorrando cientos de horas de trabajo.

• Reduce riesgos: al identificar todas las dependencias y subtareas, puedes anticipar posibles cuellos de botella y planificar acciones preventivas.

¿Qué se incluye en una EDT?

Una estructura de desglose del trabajo es, en esencia, el plan condensado de un proyecto organizado visualmente de forma jerárquica. Es decir, contiene todo lo que tendría una buena carta del proyecto, como los objetivos, los entregables, los cronogramas y los participantes clave.

A fin de crear tu propia EDT primero debes saber qué debe contener. A continuación, te presentamos las piezas clave que deberías incluir en la estructura de desglose del trabajo.

Diccionario de la EDT

El diccionario de la EDT (o WBS) es un excelente punto de partida para comenzar a elaborar la estructura de un proyecto nuevo. A pesar de que no es un diccionario tradicional, su propósito principal es explicar cada tarea en mayor detalle. El motivo es que la naturaleza visual de una buena EDT no da lugar a explicaciones muy detalladas. Crear un diccionario es fundamental para ayudar a que los miembros del equipo puedan encontrar fácilmente los detalles necesarios para cada tarea.

Si bien eres tú quien lo creará, puede ser muy beneficioso buscar la ayuda de miembros de equipos de distintos departamentos. De este modo, te asegurarás de que el diccionario sea lo más útil posible y de que todo esté explicado correctamente.

Algunos campos que podrías incluir en el diccionario:

• Nombres de las tareas

• Descripciones

• Entregables

• El presupuesto

• Hitos

• Aprobaciones

Lo principal que debes considerar es que se trata de la creación de un recurso al que los miembros del equipo puedan recurrir para encontrar la información necesaria para trabajar en el proyecto y finalizar las tareas.

Descripción de la tarea

Entre las descripciones de las tareas se incluyen el nombre de la tarea y una breve descripción de los objetivos. Como la EDT no tiene mucho espacio para descripciones detalladas, puedes incluir datos extra en el diccionario.

El objetivo de la descripción de la tarea es que los miembros del equipo puedan reconocer fácilmente de qué tarea se trata en el menor tiempo posible. No te enredes agregando muchos detalles.

Responsable de la tarea

El encargado de la tarea es una pieza importante que hay que incluir por dos motivos fundamentales: la responsabilidad y las comunicaciones. Mientras más fácil sea encontrar las respuestas, más rápido se terminarán las tareas. Si bien, por lo general, los encargados de las tareas son los gerentes de proyectos, los líderes de departamentos y otros gerentes también pueden asumir ese rol según el tipo de tarea.

Asignar a los encargados de las tareas puede mejorar la productividad del equipo, ya que los demás participantes del proyecto podrán dirigir rápidamente las consultas a las personas adecuadas.

Presupuesto de la tarea

Si bien no siempre es necesario, los proyectos para los que se requieren grandes presupuestos también demandan un seguimiento más estrecho. Conviene asignar topes específicos de presupuesto para las tareas, a fin de que sea más sencillo dar seguimiento a cómo te encuentras con respecto al presupuesto asignado.

Si no das seguimiento al presupuesto podrías terminar gastando más de lo previsto, y esto podría afectar al margen de rentabilidad. Asegúrate de dar seguimiento no solo al presupuesto total, sino también a los costos individuales de cada tarea.

Fecha de finalización

Dar seguimiento a la fecha de finalización esperada es un detalle muy importante. Dicho esto, es fundamental estar preparados para posibles modificaciones a la fecha de finalización.

Si bien puede ser difícil gestionar varios proyectos que superen el tiempo asignado, a veces es inevitable. Para poder dar seguimiento al progreso como es debido, debes desglosar cada tarea en un cronograma o en otra herramienta de gestión de proyectos. De este modo, puedes detectar cualquier demora en el cronograma en tiempo real y trabajar para evitar problemas con los vencimientos.

Estado de la tarea

Junto con el seguimiento en el cronograma, documenta el estado de las tareas. Será importante para hacer controles rápidos del progreso. Hay algunas formas diferentes de registrarlo, pero muchos equipos usan las opciones "activa", "en progreso" y "finalizada".

No solo será útil para dar seguimiento al progreso, sino que además servirá para obtener una visión general sobre la productividad del equipo. Por ejemplo, si hay un patrón de equipos específicos que no pueden finalizar las tareas, es probable que haya algún problema que desconoces. De este modo, puedes trabajar para resolver inconvenientes con la carga de trabajo del equipo o de comunicación antes de que se vuelvan problemas graves.

Cómo hacer una EDT paso a paso

Ahora que conoces los elementos de una EDT, es momento de crearla. A continuación, te presentamos los pasos fundamentales para construir tu estructura de desglose del trabajo, seguidos de los métodos visuales más populares para implementarla.

Sigue estos pasos para crear tu EDT:

1. Define el alcance del proyecto: documenta el objetivo general, los entregables principales y los límites del proyecto. Este será el nivel 1 de tu EDT.

2. Identifica los entregables principales: divide el objetivo general en los grandes bloques de trabajo necesarios para completarlo. Estos forman el nivel 2 de la estructura.

3. Descompón en paquetes de trabajo: subdivide cada entregable del nivel 2 en tareas específicas y asignables. Estos paquetes de trabajo conforman el nivel 3.

4. Crea el diccionario de la EDT: documenta cada paquete de trabajo con su descripción, responsable, fechas estimadas y criterios de aceptación.

5. Asigna responsables y dependencias: define quién se encarga de cada tarea y qué tareas dependen de otras para poder comenzar.

6. Valida con los participantes: revisa la EDT con tu equipo y los participantes clave para asegurarte de que no falta ningún entregable y de que las estimaciones son realistas.

Una vez que tengas la estructura definida, elige el método visual que mejor se adapte a tu equipo. Los más utilizados son los cronogramas, los tableros Kanban y los calendarios.

Cronogramas (o diagramas de Gantt)

Los cronogramas son herramientas excelentes para visualizar el trabajo de una forma clara y organizada. También son ideales para brindar la funcionalidad que necesita una EDT. A continuación, presentamos algunas funciones que puedes utilizar cuando trabajas con un cronograma, también conocido como diagrama de flujo o diagrama de Gantt:

• Importar hojas de cálculo tradicionales.

• Dar seguimiento al progreso.

• Configurar las tareas.

• Conectar las tareas mediante las dependencias.

• Ajustar los cambios en las fechas de vencimiento.

• Asignar encargados de las tareas.

• Almacenar tareas sin programar.

• Configurar el seguimiento por colores.

• Dividir en secciones por niveles.

• Filtrar y ordenar tareas.

Puedes iniciar la estructura de desglose del trabajo de muchas maneras, incluso importando los datos de una hoja de cálculo que ya uses o puedes elaborarla directamente con un software con cronograma. Los cronogramas se diferencian de los tableros Kanban y los calendarios por su diseño visual y su capacidad de adaptarse a cambios en las dependencias.

Tableros Kanban

Los tableros Kanban son similares a los cronogramas pero difieren en la manera en que están organizados a nivel visual. En vez de estar organizados en líneas horizontales, están diseñados como tableros con columnas que representan estados o fases del trabajo. Un software con tablero Kanban puede ser muy útil para mantener tus proyectos en curso porque te permite:

• Importar hojas de cálculo tradicionales.

• Dar seguimiento al progreso.

• Configurar las tareas.

• Conectar las tareas mediante las dependencias.

• Ajustar los cambios en las fechas de vencimiento.

• Graficar flujos de trabajo.

• Comunicarse todos en un mismo lugar.

• Planificar hojas de ruta del producto.

Un tablero Kanban es otra excelente opción para desarrollar la EDT. Es una de las herramientas que más se usan a diario para la gestión de recursos. Una de sus mejores características es que puedes ver los detalles de las tareas desde el principio, lo que la convierte en una excelente opción si no puedes crear el diccionario de la estructura de desglose del trabajo.

Calendarios

Una tercera opción para crear una EDT es con un software que tenga un calendario de equipo. Si bien no es lo que se usa con más frecuencia para las estructuras de desglose del trabajo, los calendarios son una herramienta útil para visualizar los proyectos. También son particularmente prácticos para cambiar entre las vistas por día, semana o mes en los proyectos grandes.

Un calendario puede ser útil para mantener los proyectos en curso porque permite lo siguiente:

• Importar hojas de cálculo tradicionales.

• Dar seguimiento al progreso.

• Configurar las tareas.

• Conectar las tareas mediante las dependencias.

• Ajustar los cambios en las fechas de vencimiento.

• Comunicarse todos en un mismo lugar.

• Integrarlo con otros calendarios.

Los calendarios ofrecen una experiencia visual diferente a la de las opciones anteriores. Para iniciar la estructura con un calendario, puedes importar una hoja de cálculo que ya tengas o empezar con un proyecto nuevo dentro del software del calendario.

Ejemplo de una EDT

Ahora que sabes qué contiene una EDT y cómo crearla con distintas herramientas, observemos un ejemplo concreto. A pesar de que tu plantilla pueda verse algo diferente según el método que uses, la estructura de desglose del trabajo debería incluir jerarquías y niveles de tareas similares.

A continuación, te mostramos un ejemplo de una estructura de desglose del trabajo basada en un proyecto de rediseño web para que puedas iniciar la tuya propia.

Nombre de la EDT: Rediseño del sitio web corporativo

Descripción: Renovar el diseño del sitio web corporativo alineándolo con la nueva identidad de marca y mejorando la experiencia del usuario.

Fecha de finalización: 30/09/2026

Presupuesto: 45 000 EUR

Nivel 1:

1. Lanzar el nuevo diseño del sitio web

Nivel 2:

1. Renovar las pautas de la marca (Finalizada)

2. Crear un marco para mensajes (Finalizada)

3. Rediseñar el logo (En progreso)

4. Agregar fotos y contenido multimedia (Activa)

Nivel 3:

1. Renovar las pautas de la marca

• Colores de la marca: Marta López

• Tablero de inspiración de la marca: Marta López

• Diseño de experiencia de usuario: Pablo García

1. Crear un marco para mensajes

• Encabezado: Daniela Vargas

• Declaración de la misión: Daniela Vargas

• Guía de estilo y tono: Daniela Vargas

1. Rediseñar el logo

• Boceto: Andrés Ruiz

• Prototipos: Marta López

• Diseños finales: Marta López

1. Agregar fotos y contenido multimedia

• Sesión de fotos: Andrés Ruiz

• Edición de fotos: Marta López

• Selección final: Andrés Ruiz

Recuerda que tu estructura de desglose del trabajo se verá diferente según el tamaño del proyecto, su complejidad, el cronograma y el software que elijas. Cada uno de estos factores dará forma a las dependencias y a la jerarquía visual del proyecto.

Preguntas frecuentes sobre la EDT

Gestiona tus proyectos con claridad usando una EDT

La estructura de desglose del trabajo es una herramienta fundamental para cualquier gestor de proyectos que quiera planificar con precisión, asignar responsabilidades con claridad y mantener el control del alcance. Ya sea que utilices cronogramas, tableros Kanban o calendarios, una EDT bien construida te da la visibilidad que necesitas para llevar tu proyecto al éxito.

Con Asana, puedes cambiar fácilmente entre listas, cronogramas, tableros y calendarios sin perder el ritmo. Organiza tus entregables, asigna responsables y da seguimiento al progreso de tu EDT desde una sola plataforma.