Kosten-Nutzen-Analyse Vorlage mit Asana erstellen!

Manchmal ist es schwierig, Entscheidungen zu treffen – vor allem dann, wenn von der Entscheidung sehr viel abhängt. Da kommen schnell Selbstzweifel auf. Doch glücklicherweise gibt es für solche Fälle hilfreiche Tools und Frameworks wie zum Beispiel die Kosten-Nutzen-Analyse.

Eine digitale Kosten-Nutzen-Analyse (Cost Benefit Analysis, CBA) ähnelt einer Aufstellung mit Vor- und Nachteilen, in der alle Vorteile eines neuen Projekts, einer neuen Idee oder neuen Strategie auf der einen Seite und die Kosten auf der anderen Seite aufgelistet sind. Aber im Gegensatz zu diesen Papierblättern können Sie für Ihre CBA eine einzige Kosten-Nutzen-Analyse Vorlage erstellen, die Sie dann für jede neue Entscheidung anpassen und neu verwenden können. So sparen Sie auf Ihrem Weg zum Erfolg eine Menge Zeit.

Was ist eine Kosten-Nutzen-Analyse Vorlage?

Ihre Kosten-Nutzen-Analyse Vorlage ist ein nützliches Tool für den Entscheidungsprozess und die Projektplanung, mit dessen Hilfe Sie bestimmen können, ob es sich lohnt, mit einem Projekt fortzufahren, oder nicht. Diese Kosten-Nutzen-Analyse Vorlage zeigt Ihnen die Gesamtkosten, falls Sie mit einem Projekt fortfahren (einschließlich unerwarteter Kosten), verglichen mit dem Gesamtverdienst.

Zunächst einmal ist Ihre Vorlage ein unbeschriebenes Blatt für jede neue Projektidee, mit dem Sie die Umsetzbarkeit eines Projektes bestimmen und entscheiden können, ob es lohnenswert ist. Mit dieser Kosten-Nutzen-Analyse Vorlage sparen Sie sich die Arbeit, jedes Mal wieder ganz von vorne eine Analyse zu erstellen, und treffen anhand einfacher Mathematik die besten Entscheidungen.

Warum ist eine Kosten-Nutzen-Analyse Vorlage so wichtig?

Sie müssen Ihre Vorlage nicht für jedes neue Projekt zu Rate ziehen. Führen Sie einfach immer dann eine CBA durch, wenn:

• Sie ein Brainstorming zu einem neuen Projekt, einer neuen Funktion oder einer neuen Strategie durchführen.

• wichtige Entscheidungen anstehen, die Ihre OKRs und KPIs betreffen.

• Sie über geringe Ressourcen oder wenig Budget verfügen und nicht wissen, was Sie priorisieren sollen.

Wie schreibe ich eine Kosten-Nutzen-Analyse?

Ihre Kosten-Nutzen-Analyse Vorlage benötigt Raum zur Berechnung von Kosten, Verdiensten und Risiken, um den finanziellen Profit eines Projektes zu bestimmen. Achten Sie dabei unbedingt auch auf immaterielle Verdienste und Kosten, die sich ebenfalls auf das Endergebnis auswirken können (wie z. B. die Heizungskosten im Winter).

Um Ihre CBA zu vereinfachen, erstellen Sie Ihre Kosten-Nutzen-Analyse Vorlage am besten mit einer Projektmanagement-Software, anstatt mit Excel bzw. einer Excel-Vorlage. Auf diese Weise können Sie:

• Ihre Vorlage speichern und für alle Stakeholder zugänglich machen.

• jeden Wert als indirekte oder direkte Kosten oder Vorteile klassifizieren.

• jedem Eintrag einen Wert hinzufügen (einschließlich immaterieller Kosten).

• für jede Analyse automatisch das Kosten-Nutzen-Verhältnis berechnen.

• den Fortschritt Ihrer Kosten-Nutzen-Analyse für jeden Zeitraum nachverfolgen.

Inputs vs. Outputs

In einer Kosten-Nutzen-Analyse gilt: Inputs = Kosten und Outputs = Verdienst.

Erstellen Sie in Ihrer Kosten-Nutzen-Analyse Vorlage sowohl für die Inputs als auch für die Outputs einen speziellen Abschnitt. Die Gesamtkosten eines Projekts errechnen Sie, indem Sie sowohl die direkten und indirekten Kosten als auch Verdienste eingeben, ebenso wie die Risiken. Wenn Sie zum Beispiel ein neues Software-Programm entwickeln, tragen Sie die physischen Gegenstände ein, die Sie für die Software benötigen (Computer und ein Team) und potenzielle Kosten (wie z. B. höhere Internetkosten).

Weitere Beispiele für Inputs:

• Gehälter für neue Teammitglieder

• Kostenpflichtige Schulungen oder Software

• Herstellungskosten

Weitere Beispiele für Outputs:

• Produktionssteigerung um 10 %

• Höhere Kundenzufriedenheit

• Umsatzwachstum

Sie werden möglicherweise feststellen, dass einige Ihrer Kosten und Nutzen nicht monetär sind. In solch einem Fall sollten Sie trotzdem versuchen, diesem Posten eine bestimmte Geldsumme zuzuweisen. Eine höhere Kundenzufriedenheit, führt zum Beispiel automatisch zu höheren Verkaufszahlen. Eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit wiederum sorgt für eine erhöhte Produktivität. Versuchen Sie, in Zahlen auszudrücken, wie stark die Verkäufe in einem bestimmten Zeitraum steigen, wenn Sie mit Ihrem neuen Projekt die Kundenzufriedenheit steigern.

Wann nutze ich eine Kosten-Nutzen-Analyse Vorlage?

Sobald Ihre Kosten-Nutzen-Analyse Vorlage erstellt ist, können Sie sie jederzeit einsetzen. Am besten eignet Sie sich jedoch für folgende Zeitpunkte:

• Bevor der Projektlebenszyklus beginnt 

• Wenn Sie Ihren Kunden die Preise Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung näherbringen möchten (z. B. mittels Preisliste auf Ihrer Website oder in Ihren Marketingmaterialien)

• Wenn Sie herausfinden möchten, ob Sie über die notwendigen Ressourcen für ein Projekt verfügen

• Wenn Sie die Investitionsrentabilität Ihrer Produkte unter Beweis stellen möchten

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal, und Ihnen werden nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Ziele. In Asana werden Ihre Ziele direkt mit der jeweiligen Arbeit verknüpft, die zum Erreichen dieser Ziele erforderlich ist. Dies zeigt den Teammitgliedern, worauf sie hinarbeiten. Immer noch viel zu oft werden die Zielvorgaben eines Unternehmens oder Teams an einem anderen Ort erfasst, als die dazugehörige Arbeit. Werden die Ziele jedoch mit den dafür nötigen Arbeitsvorgängen verknüpft, können Teammitglieder in Echtzeit und in aller Klarheit erkennen, wie ihre Arbeit zum Erfolg des Teams und des Unternehmens beiträgt. Alles in einem erhalten Teams dadurch eine bessere Entscheidungsgrundlage, denn sie sind in der Lage, die Projekte zu identifizieren, die der Unternehmensstrategie dienen, und die Arbeit zu priorisieren, die messbare Ergebnisse liefert.

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

Empfohlene Apps

• Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

• Salesforce. Beseitigen Sie Engpässe, indem Sie Ihren Vertriebs-, Customer-Success- und Serviceteams die Möglichkeit geben, direkt mit ihren Support-Teams in Asana zu kommunizieren. Fügen Sie Anhänge hinzu und erstellen Sie umsetzbare und nachverfolgbare Aufgaben für die Pre-Sales-Anforderungen Ihrer Kunden. Mithilfe der Service Cloud können Sie Ihre Implementierungs- und Serviceteams mit weiteren beteiligten Teams in Asana vernetzen und somit hervorragende Kundenerlebnisse ermöglichen.

• Slack. Verwandeln Sie Ideen, Arbeitsanfragen und Aktionspunkte aus Slack in nachverfolgbare Aufgaben und Kommentare in Asana. Verwandeln Sie kurze Fragen und Aktionspunkte in Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack verloren gehen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

FAQ