39 Begriffe aus dem Projektmanagement, die Sie kennen sollten

Ob Sie gerade erst ins Projektmanagement einsteigen oder die wichtigsten Begriffe noch einmal auffrischen möchten: Wir haben eine Liste mit gängigen Begriffen aus dem Projektmanagement zusammengestellt, die Ihnen bei der Projektverwaltung begegnen können.

Je vertrauter Sie mit diesen Begriffen werden, desto mehr werden Sie feststellen, dass eine gemeinsame Sprache mit Ihren Teammitgliedern zu einem reibungsloseren Projektverlauf beitragen kann. Ihr Team wird besser organisiert sein, ein besseres Gespür dafür haben, was zu tun ist, und eine klarere Roadmap zum Erreichen Ihrer Ziele vor Augen haben.

Grundlagen des Projektmanagements

Projektmanagement kann ein breites Spektrum an Themen abdecken, aber die folgenden Begriffe kommen im Projektmanagement häufig vor, ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind:

Business Case

Ein Business Case ist ein Dokument, das die Vorteile aufzeigt, die Ihr Unternehmen aus einem bestimmten Vorhaben ziehen kann. Sie könnten zum Beispiel einen Business Case für die Aufstockung Ihres Teams oder für die Einführung einer neuen Work-Management-Software erstellen.

Notfallplan

Ein Notfallplan ist ein Plan für den Fall, dass Ihr ursprünglicher Plan nicht aufgeht. Im Projektmanagement ist ein Notfallplan ein im Voraus aufgestellter Plan B. Notfallpläne werden häufig für größere, komplexere Projekte und Vorhaben verwendet, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft – selbst wenn es bei der Durchführung hin und wieder Herausforderungen zu bewältigen gibt.

Ergebnisse

Ergebnisse sind das Produkt oder die Produkte, die Sie am Ende Ihres Projekts haben möchten. Ergebnisse können ganz unterschiedlich sein, sowohl intern für die Teammitglieder als auch extern für die Kunden. Einige Beispiele für Ergebnisse sind ein völlig neues Produkt, eine Präsentation, mehr Traffic auf der Webseite oder ein Funktionsupdate.

Abhängigkeiten

Abhängigkeiten entstehen, wenn Aufgaben erst dann ausgeführt werden können, wenn andere Aufgaben abgeschlossen sind. Ein gutes Beispiel dafür ist eine rechtliche Überprüfung. Bestimmte Aufgaben, wie z. B. die Vorstellung einer Vertriebspräsentation, können erst nach einer Genehmigung durch die Rechtsabteilung abgeschlossen werden. Das bedeutet, dass die Präsentation der Verkaufsunterlagen von der Genehmigung der Rechtsabteilung abhängig ist.

Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist eine Form des visuellen Projektmanagements, die ein Projekt in Form einer Zeitleiste darstellt. Es ist eine einfache Möglichkeit, den Lebenszyklus eines Projekts nachzuverfolgen und Endtermine für bestimmte Projektaktivitäten abzuschätzen.

Anhand von Gantt-Diagrammen können Projektmanager leicht erkennen, welche Arbeiten zu erledigen sind, wer sie erledigt und wann. Die Aufgaben werden durch einen horizontalen Balken dargestellt, der angibt, wie lange das jeweilige Vorhaben dauern soll.

Key Performance Indicators (KPIs)

Ein Key Performance Indicator (KPI) ist eine Kennzahl, die zeigt, wie Ihr Team auf dem Weg zu einem bestimmten Ziel oder einer Projektvorgabe vorankommt.

KPIs sind eine einfache Methode zur Nachverfolgung der Projektleistung. Ein E-Mail-Vermarkter möchte beispielsweise die Quote der geöffneten E-Mails erhöhen. Der KPI, den er nachverfolgt, ist die durchschnittliche Öffnungsrate aller innerhalb des Quartals versendeten Marketing-E-Mails.

Kick-off-Meeting

Ein Kick-off-Meeting ist eine Gelegenheit für Sie, mit allen wichtigen Beteiligten eines bestimmten Projekts zusammenzukommen, um sicherzustellen, dass alle den Projektplan mittragen. Es bietet Teammitgliedern die Möglichkeit, Fragen zu stellen, und stellt sicher, dass jeder Projektbeteiligte seine Meinung äußern kann.

Projektportfolio-Management (PPM)

Beim Projektportfolio-Management (PPM) wird ein zentralisiertes Portfolio aus vielen verschiedenen Projekten erstellt. Dies ermöglicht Ihnen einen besseren Einblick in verschiedene Projekte, so dass Sie sehen können, wie die tägliche Arbeit Ihres Teams mit den Unternehmenszielen zusammenhängt.

Projektbudget

Ein Projektbudget ist die festgelegte Menge an Ressourcen, die Sie für ein bestimmtes Projekt verwenden können. Ein Projektbudget kann in Stunden, wie bei den meisten Agenturen, oder in Euro festgelegt werden.

Projektcharta

Eine Projektcharta ist ein Dokument, das die wesentlichen Ziele, den Umfang und die Hauptverantwortlichkeiten Ihres Projekts aufzeigt. Projektchartas bieten wichtigen Beteiligten einen Überblick über die zu leistende Arbeit, bevor sie das Projekt genehmigen. Projektchartas werden häufig verwendet, um wichtige Beteiligte von einem Projekt zu überzeugen.

Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software ist die spezielle Software, die Sie zur Verwaltung eines Projekts verwenden. Einige Projektmanager verwenden eine spezielle Projektmanagement-Software wie Asana, während andere eine allgemeinere Software wie Excel für ihre Planung verwenden. Obwohl die Verwendung von Projektmanagement-Software für die Verwaltung eines Projekts nicht zwingend erforderlich ist, kann sie dabei helfen, Ihr Team effizienter zu machen. Sie spart Zeit, organisiert Ressourcen und verfolgt Ihre Meilensteine im Projektverlauf.

Projektziele

Ein Projektziel ist das Ziel, das Sie bis zum Ende eines bestimmten Projekts erreichen wollen. Es ist der Hauptgrund für ein Projekt. Ein Projektziel kann ein greifbarer, fertiger Inhalt sein, z. B. ein neues Produkt, oder eine bestimmte Vorgabe, die Sie erreichen wollen, wie die Steigerung Ihrer Followerzahl in den sozialen Medien um 300 %.

Projektplan

Ein Projektplan (auch Projektmanagementplan genannt) ist eine detaillierte Übersicht über alle Elemente, die Ihr Team zum Erreichen der Projektziele erledigen muss. Projektpläne sind wichtig, weil sie den Rahmen für das gesamte Projekt vorgeben. Der Projektmanagementplan gibt jedem einzelnen Teammitglied die Richtung vor, um Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Der Projektplan ist die wichtigste Informationsquelle für alle beteiligten Teammitglieder. Wenn Fragen auftauchen, ist der Projektplan die erste Anlaufstelle für Informationen.

Projektumfang

Im Projektumfang werden die Ziele, die Fristen sowie die Ergebnisse, die ein Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreichen soll, eindeutig festgelegt. Die frühzeitige Festlegung eines Projektumfangs kann den Teammitgliedern helfen, ihre Zeit individuell einzuteilen. Außerdem wissen wichtige Beteiligte, wann sie mit Änderungen rechnen müssen, während das Projekt voranschreitet.

Projektzeitleiste

Eine Projektzeitleiste ist ein Projektmanagement-Tool, das Ihnen bei der Darstellung der einzelnen Teile Ihres Plans hilft. Eine Zeitleiste kann Ihnen dabei helfen, spezifische Abhängigkeiten während des Projektplanungsprozesses aufzulisten.

Projektmanager

Ein Projektmanager ist eine Person, die dafür sorgt, dass ein Projekt von Anfang bis Ende reibungslos abläuft. Ein Projekt kann einen eigens dafür zuständigen Projektmanager haben, in manchen Fällen kann die Person in der Rolle des Projektmanagers aber auch einen ganz anderen Titel tragen. Der Projektmanager ist für jeden Schritt des Projekts von der Idee bis zum Abschluss sowie für wichtige Workflows während des gesamten Prozesses verantwortlich.

Ressourcenverteilung

Bei der Ressourcenverteilung geht es um die genaue Festlegung, wie viele Ressourcen Sie für ein bestimmtes Projekt verwenden können. Eine Ressource kann Folgendes sein:

• Zeit

• Budget

• Teammitglieder

• Ausstattung

• Software

Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement ist der Prozess der Planung und zeitlichen Einteilung der Ressourcen, die Sie für ein bestimmtes Projekt benötigen. Es unterscheidet sich von der Ressourcenverteilung, da Sie aktiv planen, wo und wann Sie die für ein Projekt vorgesehenen Ressourcen einsetzen.

Scope Creep

Scope Creep, also eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs, tritt ein, wenn die Aufgaben und Ergebnisse eines Projekts den vom Projektmanager festgelegten Projektumfang überschreiten. Scope Creep ist zwar nicht grundsätzlich schlecht, kann aber den Zeitaufwand für den Abschluss eines Projekts drastisch erhöhen, wenn er nicht sorgfältig überwacht und koordiniert wird.

Wichtige Beteiligte

Wichtige Projektbeteiligte sind die Personen, die vom Projekt, an dem Sie arbeiten, direkt betroffen sind. Dabei kann es sich um das Team handeln, das direkt am Projekt arbeitet, um andere Teams, die einen neuen Prozess erlernen müssen, oder um den CEO des Unternehmens, der dafür sorgen muss, dass der Betrieb reibungslos weiterläuft.

Leistungsbeschreibung

Eine Leistungsbeschreibung ist ein formelles Dokument, das die spezifischen Projektanforderungen beschreibt. Darin werden die Projektaktivitäten, die zu erbringenden Leistungen und der Zeitplan klar umrissen. Sie wird häufig verwendet, wenn eine Agentur oder ein Auftragnehmer Arbeiten für einen Kunden übernimmt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten sich einig sind, welche Arbeiten durchgeführt werden müssen.

Projektmanagement-Methoden

Je nach Branche oder Größe Ihres Teams kann der Projektmanagement-Prozess unterschiedlich sein. Kein Projekt ist wie das andere, und deshalb gibt es verschiedene Arten von Projektmanagement-Prozessen. Zu den gängigsten Projektmanagement-Methoden gehören:

Agile

Die agile Methodik ist eine iterative Form des Projektmanagements. Software-Entwicklungsteams arbeiten häufig agil, da sich ihre Projektanforderungen sehr schnell ändern können. Statt an einer großen Aufgabe zu arbeiten, konzentriert sich Agile auf kleinere Schritte, so dass die Arbeit bei Bedarf schnell auf eine andere Strategie umgestellt werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass die am Produkt vorgenommenen Änderungen sich auf das konzentrieren, was für den Endnutzer am besten ist.

Earned-Value-Management

Mit dem Earned-Value-Management können Projektmanager die abgeschlossene Arbeit mit dem Projektplan abgleichen. Sie können den Earned Value (Ertragswert) berechnen, indem Sie die prozentuale Fertigstellung eines Projekts mit den Gesamtkosten des Projektbudgets multiplizieren. Mit diesem Verfahren können Sie das Budget und den Zeitplan Ihres Projekts nachverfolgen.

Iterativer Prozess

Im Projektmanagement beschreibt ein iterativer Prozess einen Vorgang, der sich mit dem Fortschreiten des Projekts ständig verändert. Iterative Prozesse sind oft nach bestimmten Zeitabschnitten oder Sprints organisiert und beinhalten Reflexionsphasen, in denen auf das Erreichte zurückgeblickt wird, um zu sehen, was für die nächste Iteration geändert werden kann.

Kanban

Kanban ist eine Form des visuellen Projektmanagements, die häufig in Form von Kanban-Boards dargestellt wird. Bei einem Kanban-Board wird die Arbeit auf einer Projekttafel dargestellt, die nach Spalten geordnet ist, wobei jede Aufgabe als „Karte“ in der entsprechenden Spalte erscheint. Die Spalten stehen oft für einzelne Arbeitsphasen, und die Karten werden aus einem Backlog „gezogen“, bevor sie die Prozessphasen durchlaufen.

Projects in Controlled Environments (PRINCE2)

PRINCE2 (kurz für für PRojects IN Controlled Environments, oder Projekte in kontrollierten Umgebungen) ist eine prozessbasierte Projektmanagement-Methodik, die sich auf die Struktur des Projektmanagement-Teams und die geschäftliche Legitimation des Projekts konzentriert.

Der PRINCE2-Prozess besteht aus sieben Hauptschritten:

1. Starten des Projekts

2. Einleiten des Projekts

3. Lenken des Projekts

4. Kontrollphasen

5. Managen der Produktbereitstellung

6. Managen eines Phasenübergangs

7. Abschließen des Projekts

Scrum

Scrum ist eine Unterart der Agile-Methode, bei der Teams aus vergangenen Erfahrungen lernen, um die nächsten Schritte ihres Projekts zu beeinflussen. In einem Scrum-Team gibt es eine Person, den sogenannten Scrum Master, der die Teams durch die einzelnen Scrum-Phasen führt.

In der Scrum-Methodik gibt es vier grundlegende Phasen:

• Planung

• Ausführung

• Überprüfung

• Retrospektive

Wasserfall-Modell

Das Wasserfall-Modell ist eine lineare Form des Projektmanagements, bei der jeder Schritt des Projekts vom vorhergehenden Schritt abhängt. Das Wasserfallmodell erfordert oft einen hohen Planungsaufwand, bevor die Ausführung beginnt, um sicherzustellen, dass alle Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Es wird häufig in einem Gantt-Diagramm visualisiert.

Gängige Abkürzungen im Projektmanagement

Wenn Sie in das Projektmanagement eintauchen, werden Sie auf eine Reihe von Abkürzungen stoßen, zum Beispiel:

Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Unter Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) versteht man die Anwendung verschiedener Methoden zur Verbesserung, Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dieser Begriff deckt eine breite Palette verschiedener Strategien ab, wird aber am häufigsten bei der Optimierung oder Automatisierung von Arbeitsabläufen verwendet.

Certified Associate in Project Management (CAPM)

Der CAPM-Titel ist eine Zertifizierung, die Sie vom Project Management Institute erhalten können. Es handelt sich um eine Einstiegszertifizierung, die für Personen mit wenig Berufserfahrung gedacht ist.

Critical-Path-Methode (CPM)

Die Critical-Path-Methode (CPM) ist ein Modellierungsinstrument für das Projektmanagement. Der Projektmanager listet alle zu erledigenden Projektarbeiten, die geschätzte Zeit und die Abhängigkeiten jeder Aufgabe auf. Anschließend wird das Projekt von Anfang bis Ende gemessen, um den gesamten Projektablauf auf einer umfangreichen Zeitleiste abzubilden.

Program Evaluation Review Technique (PERT)

Die Program Evaluation Review Technique (auch Ereignis-Knoten-Darstellung genannt) wird verwendet, um die Zeit, die für die Durchführung einer bestimmten Aufgabe oder Aktivität benötigt wird, zu ermitteln und zu berechnen. Ein PERT-Diagramm ist ein Flowchart, das die Schritte, die in der erforderlichen Reihenfolge ausgeführt werden müssen, zusammen mit den Zeitanforderungen darstellt. Wenn Sie kein PERT-Diagramm nutzen können, lässt sich auch ein Gantt-Diagramm verwenden.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK®)

Project Management Body of Knowledge ist eine Sammlung von Standardterminologie und Richtlinien, die vom Project Management Institute festgelegt wurden. Der PMBOK Guide® umfasst Projektmanagement-Methoden wie die Critical-Path-Methode (CPM) und den Projektstrukturplan (PSP).

Project Management Institute (PMI)

Das Project Management Institute ist eine Fachorganisation, die sich ausschließlich dem Projektmanagement widmet. Das Project Management Institute bietet Zertifizierungen und Kurse für diejenigen an, die eine Karriere im Projektmanagement anstreben.

Project Management Professional (PMP)

Jeder, der im Projektmanagement tätig ist, wird als Project Management Professional (PMP) bezeichnet. Sie müssen nicht unbedingt den Titel eines Projektmanagers tragen, um ein Project Management Professional zu sein.

RACI

RACI-Diagramme werden verwendet, um die Rollen und Verantwortlichkeiten Ihrer Teams für jede Aufgabe, jeden Meilenstein oder jedes Projektergebnis festzulegen. Ein RACI-Diagramm wird häufig auch als Verantwortungsmatrix bezeichnet. RACI steht für:

• Responsible (verantwortlich)

• Accountable (rechenschaftspflichtig)

• Consulted (konsultiert)

• Informed (informiert)

SMART-Ziele

SMART ist eine Abkürzung, die beim Setzen von klaren und erreichbaren Zielen hilft. SMART steht für:

• Spezifisch

• Messbar

• Ausführbar

• Realistisch

• Terminiert

SWOT-Analyse

Eine SWOT-Analyse ist ein Instrument zur Entscheidungsfindung, mit dem Sie die wichtigsten Aspekte Ihres Projekts ermitteln können. Die Abkürzung SWOT steht für:

• Strengths (Stärken)

• Weaknesses (Schwächen)

• Opportunities (Chancen)

• Threats (Risiken)

Projektstrukturplan (PSP)

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein komprimierter Projektplan, der in einer visuellen Hierarchie organisiert ist. Das bedeutet, dass er die Schlüsselelemente eines Projektplans wie Ziele, Leistungen, Zeitpläne und wichtige Beteiligte enthält. Projektmanager verwenden Projektstrukturpläne, um Projekte und abhängigkeitsbezogene Ergebnisse zu visualisieren.

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