Die 9 besten Software-Tools zur Projektplanung

Projektplanung ist für jede Business-Initiative unerlässlich – von kleinen Teamprojekten bis hin zu umfassenden, unternehmensweiten Programmen. Ohne eine effektive Möglichkeit, die Arbeit zu planen, wird es schnell unübersichtlich. Angestellte wissen nicht, wer was bis wann erledigen soll. Zeitpläne werden verschoben. Ressourcen werden überlastet. Der Projektumfang überschreitet den Punkt der Machbarkeit. 

Aber mit Projektplanungssoftware muss das nicht so sein. Mit dem richtigen Tool können Angestellte die Arbeit von der Anfangsphase eines Projekts bis zur endgültigen Bereitstellung koordinieren – unabhängig davon, wie viele Stakeholder und funktionsübergreifende Teams mitarbeiten.

Was versteht man unter Projektplanungssoftware?

Projektplanungssoftware ist ein Tool, das Teams dabei hilft, ihre Arbeit zu koordinieren und auszuführen. Es ermöglicht Angestellten, die Arbeit zu organisieren, damit sie planen können, was bis wann zu tun ist. Idealerweise sollte Projektplanungssoftware über die einfache, projektübergreifende Organisation hinausgehen. Sie sollte auch dazu beitragen, die Kluft zwischen Teams zu überbrücken, um funktionsübergreifenden Stakeholdern die Zusammenarbeit bei geschäftskritischen Vorhaben zu erleichtern. 

Vorteile von Projektplanungssoftware

Mit der richtigen Projektplanungssoftware können Unternehmen in kürzerer Zeit mehr erledigen. So geht's: 

Erstellen Sie ein einziges Dokumentationssystem

Bringen Sie alle Beteiligten von Anfang an auf den gleichen Stand. Projektplanungs-Apps helfen Teams, alle Projektinformationen auf einer zentralen Plattform zu organisieren, sodass jeder Stakeholder die benötigten Informationen finden kann. Die besten Lösungen fördern die Klarheit mit folgenden Funktionen: 

• Klare Ziele, die jedes Projekt mit den übergeordneten Unternehmenszielen verknüpfen. 

• Integrationen, die Informationen über verschiedene Apps hinweg verbinden, damit Teammitglieder an einem Ort auf Projektinformationen zugreifen können. 

• Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, damit jeder weiß, wofür er bis wann verantwortlich ist.

• Abhängigkeiten, die verwandte Aufgaben miteinander verknüpfen, damit Teams die Arbeit in der richtigen Reihenfolge erledigen können.  

• Verschiedene Möglichkeiten, Projekte zu visualisieren und Informationen zu organisieren – wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Kalender oder Aufgabenlisten. 

Prozesse optimieren

Eine Software zur Projektplanung hilft Teams dabei, weniger Zeit mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben und hin und her gehender Kommunikation zu verbringen. Die besten Optionen sparen Zeit mit Funktionen wie: 

• Automatisierungen, die Aufgaben automatisch zuweisen, planen und kategorisieren. 

• Projektvorlagen, mit denen Ihr Team schnell loslegen und Prozesse im gesamten Unternehmen standardisieren kann. 

• Einfache Genehmigungen von Aufgaben und Korrekturhinweise, damit Stakeholder Arbeitsergebnisse schnell überprüfen, genehmigen und Feedback geben können. 

Anpassungen in Echtzeit

Projekte verlaufen nicht immer nach Plan. Eine gute Projektplanungssoftware verfügt über Funktionen, die Teams dabei helfen, Hindernisse zu antizipieren und ihren Ansatz während des Projekts anzupassen. Zum Beispiel: 

• Dashboards, die den Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen, damit Sie sehen können, wenn eine Initiative nicht auf Kurs ist und bei Bedarf korrigiert werden muss. 

• Ressourcenmanagement-Tools, mit denen Manager die Teamauslastung visualisieren und anpassen können. 

• Projektmeilensteine, um wichtige Ziele im Laufe Ihres Projektzeitplans zu identifizieren. 

• Status-Updates, damit Teams Projektänderungen einfach kommunizieren können. 

Die beste Projektplanungssoftware

Möchten Sie loslegen? Wir haben die neun besten Projektplanungsplattformen für Sie und Ihr Team zusammengestellt.

Asana: Die beste Wahl für Großunternehmen

Teamübergreifende Zusammenarbeit ist für moderne Unternehmen unerlässlich – vor allem, wenn Führungskräfte Probleme schnell und effektiv lösen möchten. Laut Deloitte nutzen 83 % der Unternehmen funktionsübergreifende Teams. 

Aber während funktionsübergreifende Projektplanung für alle Unternehmen wichtig ist, ist sie in größeren Unternehmen, in denen Teams dazu neigen, in verschiedenen Abteilungen und Hierarchien isoliert zu arbeiten, besonders schwierig. Deshalb benötigen Unternehmen ein Projektmanagement-Tool, das über die einfache Planung hinausgeht. Große Unternehmen sollten nach Software suchen, die teamübergreifend funktioniert und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit erleichtert – unabhängig davon, wie viele Stakeholder an jeder Initiative beteiligt sind.

Mit einer Reihe von Unternehmensangeboten hilft Asana großen (und kleinen) Unternehmen bei der Durchführung ihrer geschäftskritischen Arbeit. Mit Funktionen wie Zielen, Automatisierungen und Workflows können Sie die Lücke zwischen Teams leicht schließen, unnötigen Arbeitsaufwand reduzieren und die Angestellten auf das konzentrieren, was für Ihr Business am wichtigsten ist. Darüber hinaus bietet Asana wichtige Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Funktionen, um Ihre Daten zu schützen. 

Monday: Die beste Wahl für kleinere Business

Kleinere Unternehmen benötigen nicht unbedingt fortschrittlichere Funktionen für Zusammenarbeit und Sicherheit. Viele kleine Unternehmen schätzen die benutzerfreundliche Oberfläche von Monday.com, die den Einstieg erleichtert. Allerdings können Sie auf Hindernisse stoßen, wenn Ihr Team wächst. 

Clickup: Die beste Wahl für Start-ups

Die farbenfrohe Oberfläche von Clickup wird von kleineren Teams und Start-ups mit knappen Budgets bevorzugt und macht Spaß. Während es einfach ist, sofort loszulegen, berichten einige Benutzer, dass sie auf Hindernisse stoßen, wenn ihre Teams expandieren und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu einer Priorität wird.

Basecamp: Die beste Wahl für traditionelles Projektmanagement

Basecamp wurde 1999 gegründet und war eines der ersten webbasierten Projektplanungstools auf dem Markt. Projektmanager schätzen die robuste Messaging-Plattform, aber Basecamp könnte sich als zu begrenzt erweisen, wenn Anpassungsfähigkeit Ihre Priorität ist. 

Zoho Projects: Die beste Wahl für detailorientierte Projekte

Diese Aufgabenmanagement-Software befasst sich mit Details wie Budgets, Arbeitszeittabellen und Zeiterfassung. Es eignet sich hervorragend für die Planung spezifischer Projekte, aber größere Unternehmen könnten an ihre Grenzen stoßen, wenn sie die teamübergreifende Zusammenarbeit ausbauen möchten. 

Jira: Die beste Wahl für Entwickler

Dieses Tool wurde speziell für die Softwareentwicklung entwickelt und bietet agile Funktionen wie Epics, User Stories und Sprints. Während Jira für agile Methoden wie Scrum hervorragend geeignet ist, ist es möglicherweise nicht flexibel genug für Teams in Ihrem Unternehmen. 

Wrike: Die beste Wahl für Teams mit Kundenkontakt

Mit benutzerfreundlichen Sicherheitsfunktionen und Berechtigungen hilft Wrike Kunden und internen Teams, sicher auf Informationen zuzugreifen. Das bedeutet, dass es für Teams hilfreich ist, die die Zusammenarbeit mit externen Partnern priorisieren, aber es kann weniger effektiv für die Verwaltung von teamübergreifender Arbeit sein.

Trello: Die beste Wahl für Kanban-Liebhaber

Vielleicht kennen Sie Trello für seine unverwechselbaren Kanban-Boards, mit denen kleinere Teams Aufgaben per Drag & Drop durch verschiedene Phasen bewegen können. Wenn Ihr Team jedoch wächst und Sie eine Vielzahl von Projektplanungsansichten benötigen, besteht die Gefahr, dass Trello Ihnen schnell zu klein wird.

Smartsheet: Die beste Wahl für Tabellen-Fans

Smartsheet spricht Teams an, die Tabellenkalkulationen lieben. Es bietet mehr Funktionen als Microsoft Excel – zum Beispiel Zeiterfassung und Funktionen für die Zusammenarbeit. Da nicht alle Teams gerne mit Tabellen arbeiten, ist dieses Tool möglicherweise nicht für Ihr Unternehmen geeignet. 

Integrationen zur Effizienzsteigerung

Einige Tools funktionieren am besten, wenn sie mit einer leistungsfähigeren Projektplanungsoption kombiniert werden. Zum Beispiel verwenden Teams oft eine Handvoll Anwendungen, um verschiedene Aspekte der Projektplanung zu behandeln, wie Instant Messaging, Datenspeicherung und mehr. Durch die Integration dieser Apps in die von Ihnen gewählte Projektplanungssoftware können Sie Teams dabei unterstützen, effektiver zusammenzuarbeiten.

Mit Integrationen können Sie Projektinformationen an einem zentralen Ort erfassen. Das bedeutet, dass funktionsübergreifende Teams immer noch eine einzige Informationsquelle haben, auch wenn sie verschiedene Tools verwenden, um Dinge zu erledigen. 

Diese Tools eignen sich hervorragend für Projektplanungssoftware. Durch die Integration in die von Ihnen gewählte App können Sie die Effizienz steigern und funktionsübergreifenden Teams bei der Zusammenarbeit helfen. 

Slack: Bleiben Sie in Verbindung

Instant Messaging kann dazu beitragen, Teams näher zusammenzubringen, insbesondere wenn Sie ortsunabhängig arbeiten. Suchen Sie nach einem Projektplanungstool, das sich in Slack integrieren lässt, damit Sie Details und Aktionspunkte aus Nachrichten erfassen können, um sicherzustellen, dass nichts verloren geht. 

Neben Slack können Tools wie Zoom und Microsoft Teams auch die Zusammenarbeit im Team fördern. Die Auswahl einer Projektplanungssoftware, die in diese Apps integriert ist, kann dazu beitragen, Meetings mit Aufgaben, Aktionspunkten und durchsuchbaren Transkripten umsetzbar zu machen.  

Google Drive: Zusammenarbeit an Dokumenten

Mit Google Drive können Sie Dateien sicher speichern, freigeben und gemeinsam bearbeiten. Mit Funktionen wie Kommentaren und Vorschlägen können Teams problemlos an einem einzigen Google-Dokument, einer Tabelle oder einer Präsentation zusammenarbeiten. Um sicherzustellen, dass Dateien nicht verloren gehen und Sie benachrichtigt werden, wenn Stakeholder Kommentare hinterlassen, sollten Sie nach einer App für die Projektplanung suchen, die sich effektiv in Google Drive integrieren lässt. 

Dropbox: Speichern Sie große Dateien in der Cloud

Wenn Sie mit großen Dateien arbeiten, kann Dropbox Ihnen helfen. Die App bietet sicheren Cloud-Speicher, sodass Teams alle ihre Inhalte an einem Ort speichern und Dateien einfach mit anderen teilen können. Die Integration von Dropbox in Ihr Projektplanungstool ist ein Muss, um Dateien zugänglich zu halten, sodass Stakeholder eine einzige Informationsquelle für Projektinformationen haben. 

Zapier: Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Mit Zapier können Sie Ihre Arbeit ganz ohne Programmierkenntnisse automatisieren. Mit diesem Tool können Sie Ihre Projektmanagement-Plattform mit Software-Tools verbinden, sodass Sie sich wiederholende, manuelle Arbeitsschritte automatisieren können. 

FAQs zu Projektplanungssoftware

Welche Software eignet sich am besten für die Projektplanung?

Asana ist die beste Option, wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten, Ihr Team skalieren möchten oder funktionsübergreifende Teamarbeit schätzen. Von komplexen Projekten bis hin zu unternehmensweiten Vorhaben kann Asana die Zeit bis zur Fertigstellung eines Projektes um bis zu 60 % und Fehler bei Projekten um bis zu 90 % reduzieren. Mehr als 80 % der Fortune-100-Unternehmen* vertrauen der Software, und globale Unternehmenskunden – darunter Amazon, Affirm, Japan Airlines und Sky – verlassen sich auf Asana, um ihre strategischen Vorhaben zu verwalten. 

Asana bietet mehr als einfache Projektplanung und To-do-Listen. Es ist flexibel und anpassbar genug, um es in Ihrem gesamten Unternehmen zu verwenden, hilft, Workflows zwischen Teams zu optimieren und bietet ein einziges System zur Erfassung aller Arbeitsvorgänge. 

Was ist der Unterschied zwischen Projektplanungssoftware und Projektmanagementsoftware? 

Getreu ihrem Namen hilft Projektplanungssoftware Projektteams, wichtige Details einer Initiative zu klären, bevor sie beginnt – z. B. die Erstellung Ihres Projektstrategieplans, die Identifizierung von Abhängigkeiten, die Planung der Ressourcenzuweisung und die Aufschlüsselung der endgültigen Ergebnisse. 

Auf der anderen Seite hilft Projektmanagement-Software Teams nicht nur bei der Planung von Projekten. Sie gibt Angestellten auch die Möglichkeit, die Strategie im Laufe einer Initiative zu überwachen und anzupassen. Zum Beispiel sollte eine effektive Projektmanagement-Software Teams dabei helfen, Fortschritte zu verfolgen, Updates zum Projektstatus zu kommunizieren, Hindernisse zu identifizieren und die Ressourcen anzupassen. 

Am besten wählen Sie eine Software, die beides kann – neue Projekte planen und sie von Anfang bis Ende ausführen. 

Worauf sollte ich bei der Auswahl eines Tools für Teamarbeit achten? 

Anstatt in Software für einen bestimmten Anwendungsfall zu investieren, sollten Sie nach einer Projektmanagementlösung suchen, die flexibel genug ist, um sie in Ihrem gesamten Unternehmen zu verwenden. Neben Aufgabenmanagement und Projektverfolgung bieten effektive Projektmanagement-Apps einen digitalen Arbeitsbereich, in dem Ihr gesamtes Team und Unternehmen zusammenarbeiten können. 

Konzentrieren Sie sich bei der Evaluierung neuer Software auf Folgendes: 

• Einfache Einführung: Wenn Software nicht intuitiv ist, werden Teams sie nicht nutzen. Sehen Sie sich Produktdemos an oder planen Sie eine Sitzung mit dem Produktvertriebsteam, um sich mit der Benutzeroberfläche der Software vertraut zu machen, einschließlich der Web-, Desktop- und mobilen App. Stellen Sie sicher, dass die Software über ein einfach zu navigierendes Benutzerhandbuch verfügt. Teams sollten ohne eine steile Lernkurve leicht mit dem Tool beginnen können. 

• Return on Investment (ROI): Eine neue App sollte den Gewinn Ihres Unternehmens verbessern. Zusätzlich zur Recherche von Preisen sollten Sie unabhängige Berichte lesen, die die Zeitersparnis durch verschiedene Work Management Tools quantifizieren, wie dieser Bericht von Nucleus Research. 

• Sicherheit: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Unternehmensinformationen vertraulich bleiben, auch wenn Angestellte an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Datensicherheit ist ein Muss. Recherchieren Sie und stellen Sie sicher, dass das Tool die erforderlichen Sicherheitsstandards Ihres IT-Teams erfüllt. 

• Teamübergreifende Anwendungsfälle: Neue Software sollte nicht zu einer Zunahme der Anzahl von Anwendungen beitragen. Anstatt ein Tool auszuwählen, das Sie nur für ein bestimmtes Team verwenden können, sollten Sie nach Optionen suchen, die flexibel genug sind, um eine breite Palette von Anwendungsfällen abzudecken. Idealerweise sollte Software für die Zusammenarbeit teamübergreifende Workflows wie Kampagnen- und Projektplanung, Nachverfolgung von Arbeitsanfragen oder strategische Planung optimieren.

• Nachverfolgung von Informationen: Es ist schwierig, Dinge zu erledigen, wenn Informationen über verschiedene Apps verstreut sind. Um dieses Problem zu lösen, sollte die Projektplanungssoftware ein einziges System für alle Arbeiten erstellen, das Informationen zentralisiert, damit Angestellte leicht finden können, was sie benötigen. 

*Stand: 7. September 2022. Asana gibt keine Garantien bezüglich der Aktualisierung dieser Zahl.