Was sind Agile Epics? Alles Wissenswerte im Überblick!

Es gibt keine Einheitslösung für das Projektmanagement. Bei linearen Methoden wie dem Wasserfallmodell durchlaufen die Projekte verschiedene Phasen in einer bestimmten Reihenfolge. Agile Projektmanagement-Methoden wie Kanban und Scrumwiederum verwenden einen iterativen Prozess, der es den Teams ermöglicht, das Projekt während der Arbeit anzupassen und zu verändern.

Wenn Sie bereits mit der agilen Methodik gearbeitet haben, wissen Sie, dass agile Projekte in Sprints unterteilt werden, d. h. in 2-4-wöchige Arbeitsblöcke. Vor jedem Sprint ziehen die Teammitglieder To-Dos aus einem Product Backlog - jedes einzelne To-Do wird als User Story bezeichnet.

Innerhalb dieses Systems kann eines von zwei Dingen passieren:

1. Die User Story ist zu groß für eine Person und muss in kleinere Komponenten aufgeteilt werden.

2. Die User Stories sind miteinander verbunden und tragen zu einem größeren Ziel bei.

In beiden Fällen können Sie Epics verwenden, um die User Stories und die Arbeit in überschaubare Komponenten für jeden Sprint zu organisieren.

Was sind Epics?

Ein Epic ist ein umfangreiches Dokument, das aus kleineren To-Dos und User Stories besteht und das Ihr agiles Team über mehrere Sprints hinweg abschließt. Epics schaffen eine Hierarchie der Arbeit, verbinden User Stories mit den langfristigen Projektzielen und machen es Ihrem Team leicht, die Auswirkungen jedes Sprints zu verstehen.

Epics werden sehr häufig von agilen Teams und DevOps in Bereichen wie der Softwareentwicklung verwendet, da sie perfekt zur Arbeitsweise dieser Teams passen.

Wie passt ein Epic in das agile Management?

Wie alle Arbeiten sind auch Ihre Epics letztlich mit Ihren übergeordneten Unternehmenszielen verbunden. Lassen Sie uns Schritt für Schritt aufschlüsseln, was Sie dafür tun müssen:

• Ihr Team setzt sich Jahresziele.

• Diese Jahresziele werden in große Initiativen aufgeteilt (je nach Größe Ihres Teams können Sie 1-3 Initiativen pro Quartal haben).

• Jede Initiative besteht aus einer Vielzahl von Epics - den großen Arbeitseinheiten innerhalb der Initiative.

• Jedes Epic wird weiter in eine User Story unterteilt.

• User Stories werden als Product Backlog Items gespeichert.

Durch die Verwendung von Epics und Initiativen können Sie größere Ziele eindeutig mit einzelnen User Stories verbinden, sodass Ihr Team immer weiß, warum seine Arbeit wichtig ist, ähnlich wie bei der Pyramide der Klarheit.

Betrachten wir als Beispiel die Einführung einer Produktaktualisierung. Das Gesamtergebnis ist die Markteinführung, aber das gibt denjenigen, die an dem Projekt arbeiten, nicht viele Informationen. Teammitglieder, die sich dieses Ziel ansehen, wissen nicht, wie sie es erreichen können - es ist überwältigend. Indem Sie das Projekt in eine Produkt-Roadmap und später in Epics unterteilen, können Sie dieses Gefühl der Überforderung verringern, die Produktivität steigern und die Arbeitsmoral verbessern.

Welche Vorteile haben Agile Epics?

Agile Epics bringen Projekte voran, indem sie große Teile der Arbeit in greifbare Aufgaben verwandeln. Ohne sie besteht die Gefahr, dass Projekte stagnieren und Teams an Burnout leiden, weil kein Ende in Sicht ist.

Große Arbeitspakete in Aufgaben aufteilen

Die großen strategischen Ziele, die Sie im Rahmen von Agile-Themen erstellen, sind großartige Projektleitfäden, aber sie helfen Ihnen nicht, die Arbeit zu erledigen. Dafür brauchen Sie detailliertere Aufgaben. In agilen Projekten werden diese detaillierten Aufgaben - die so genannten User Stories - in Epics untergebracht. Mithilfe von Epics können Sie den Fortschritt in Richtung Ihrer Ziele verfolgen, wenn die Teammitglieder die ihnen zugewiesenen Stories abschließen.  

Definieren Sie das Wer, Was und Wann von Projekten

Die Unterteilung von Initiativen in Epics zeigt Ihnen, wie die Arbeit erledigt werden soll. Für jedes Epic geben Sie auch den Product Owner an, wer für die Fertigstellung verantwortlich ist, welche Aufgaben anfallen und eine Frist.

Bieten Sie den Beteiligten einen Überblick auf einen Blick

Epics fassen User Stories unter einem größeren Dach zusammen. Wenn externe und interne Stakeholder Zugang zu Informationen benötigen - sei es eine Frist oder ein Fortschrittsbericht - können sie einfach den Fortschritt Ihrer Agile Epics überprüfen. Dadurch entfallen unnötige Statusbesprechungen und tägliche Unterbrechungen.

Einfachere Verfolgung der Arbeit

Epics sind mit einem Zeitrahmen versehen, d. h. sie haben ein Start- und Enddatum für das Ziel. Mithilfe von Burndown-Charts und visuellen Berichten können Sie mit einem Epic den Gesamtfortschritt des Projekts verfolgen.

Vermeiden Sie Scope Creep

Wenn Sie Ihren Projektplan entwickeln, legen Sie den Arbeitsumfang und die zu erbringenden Deliverables fest. Agile Projekte sind jedoch flexibel - das ist einer ihrer Hauptvorteile. Das ist gut, um die Kreativität anzuregen, aber nicht so gut, um den ursprünglichen Umfang einzuhalten. Epics helfen dabei, einen Scope Creep und damit eine Überlastung zu verhindern, indem sie gezielte Aufgaben umreißen.   

Steigerung der Produktivität

Große, allgemeine Ziele können sich unüberwindbar anfühlen. Es ist schwer, an etwas zu arbeiten, wenn es nur ein Konzept ist. Um bei dieser Art von Zielen Fortschritte zu erzielen, müssen Sie die Arbeit in etwas Erreichbares umwandeln. Teams sind motivierter, epische Projekte abzuschließen, als wenn sie nur größeren Initiativen hinterherlaufen würden.

Beispiel für ein Agile Epic

Um besser zu verstehen, wie Epics funktionieren, lassen Sie uns ein Beispiel skizzieren.

Sie haben sich für dieses Jahr ein OKR gesetzt, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Sie erhalten Kundenfeedback, dass einige Ihrer Unternehmenskunden mit den visuellen Berichten Ihres Produkts nicht zufrieden sind. Anstatt nur Prozentsätze zu sehen, wünschen sie sich ein beeindruckenderes, professionelleres Aussehen, das sie mit Stolz präsentieren können. Dies sind hilfreiche Informationen zu den Kundenanforderungen, aber sie sind zu umfassend, um sie in der jetzigen Form zu bearbeiten.

Ziel: Steigerung der Kundenzufriedenheit um 10 % in diesem Jahr.

Initiative: Q1 Produktverbesserungen

Epic: Erstellung eines besseren Berichts-Dashboards für den Endbenutzer zur Verfolgung des Fortschritts innerhalb der App.

Kundenfeedback:

• Ich möchte ein Dashboard für die Berichterstattung haben, damit ich die Daten schnell sehen kann.

• Ich möchte Berichte herunterladen, damit ich sie mit den Beteiligten teilen kann.

• Ich möchte Diagramme haben, um die Arbeit visuell darzustellen, damit ich sie in offizielle Berichte und Präsentationen aufnehmen kann.

• Ich möchte alle Stakeholder zu meinem Dashboard hinzufügen, so dass jeder Zugriff auf den Projektfortschritt hat.

Wie erstellt man ein Epic?

Wenn Sie ein agiles Epic erstellen, sollten Sie es mit einem strategischen Blickwinkel betrachten. Das Epic wird Ihre Arbeit und Ihre täglichen Aufgaben leiten. Es sollte klein genug sein, um es zu vollenden - dies ist nicht die Ideenphase - und spezifisch genug, damit Sie seinen Erfolg messen können.

Schritt 1: Definieren Sie Ihr Epic

Bevor Sie mit der Erstellung von Epics beginnen, sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Befolgen Sie SMART-Zielvorgaben. Machen Sie jedes Epic SMART-spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden. Wenn Sie ein Epic erstellen, sollten Sie Unklarheiten und Verallgemeinerungen vermeiden. SMART-Ziele machen Epics fokussiert und detailliert, so dass jeder genau weiß, was er zu erwarten hat.

• Definieren Sie, wie Sie es messen werden. Oder anders ausgedrückt: Wie werden Sie wissen, wann das Projekt abgeschlossen ist? An dieser Stelle legen Sie spezifische Ergebnisse fest, sowohl quantitativ als auch qualitativ.

• Verwenden Sie ein System, um den Fortschritt zu verfolgen und darüber zu berichten. Vergewissern Sie sich, dass Sie Epic in einem System erstellen, mit dem Sie den Fortschritt ordnungsgemäß verfolgen und berichten sowie Rückstände überwachen können. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für ein System die Interessengruppen, Ihre Prioritäten und die Kapazitäten des Teams. Wenn Sie z. B. eine zentrale Informationsquelle bevorzugen, auf die jeder Zugriff hat, sollten Sie nach einem Tool oder einer Struktur suchen, die dies unterstützt.

• Legen Sie einen Zeitrahmen fest. Epics sollten weder zu lang noch zu kurz sein. Die Frist kann sich verschieben, aber um mehrere Sprints zu berücksichtigen, sollten Sie für jedes Epic einen Zeitraum von 1 bis 4 Monaten anvisieren.

Schritt 2: Unterteilen Sie Ihr Epic in einzelne User Stories

Letztendlich besteht das Ziel eines Epic darin, die Lücke zwischen Ihren größeren Zielen und Ihren kleineren User Stories zu schließen. Denken Sie daran: Eine Benutzergeschichte ist das gewünschte Ergebnis des Epic aus der Sicht des Endbenutzers.

Nehmen wir zum Beispiel an, die große User Story, die Ihr Agile Epic leitet, lautet: "Als Kunde möchte ich die Zeit verringern, die ich brauche, um das zu tun, was ich im Produkt brauche." Eine kleine User Story könnte lauten: "Als Kunde möchte ich die Anzahl der Klicks verringern, die ich benötige, um auf mein persönliches Dashboard zu gelangen." Mit genauen User Storys hat das Entwicklungsteam eine bessere Vorstellung darüber, was zu erledigen ist.

Schritt 3: Entscheiden Sie, wie Sie Ihr Epic priorisieren

Die meisten Teams entscheiden sich für ein agiles Framework, weil es so flexibel ist. Wenn Sie Ihre Agile Epics in kleinere User Stories unterteilen, sollten Sie daran denken, dass dies für Ihr Team funktionieren sollte. Diese Unterteilungen sind Vorschläge, keine Regeln. Um festzustellen, welche Priorisierung Sie verwenden sollten, berücksichtigen Sie die Größe des Epic, seine Prioritätsstufe und ob es Abhängigkeiten gibt.

Nach Arbeitsablauf

Um Workflows für Ihre Epic zu verwenden, müssen Sie sie in Aufgaben unterteilen. Diese Aufgaben werden dann zur Erstellung eines Workflows verwendet, dem Sie bei Bedarf Teammitglieder, Fristen und Abhängigkeiten hinzufügen können. Der Hauptvorteil eines Workflows liegt in der Funktionalität: Er ermöglicht es dem Projektmanager, Aufgaben zu delegieren, zu verteilen und nach Prioritäten zu ordnen. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, können Sie diese Workflow-Aufgaben auch automatisieren und Anwendungen verbinden, die Ihre Arbeit besser unterstützen.

Nach Zeitleiste

Die Zeit ist eine einfache Methode, um die Arbeit zu priorisieren. So können Sie das Epic als Ganzes betrachten und entscheiden, ob es in einen Sprint passt oder ob Sie es in mehrere Sprints aufteilen sollten. Verwenden Sie dieses System, wenn Sie die Arbeit anhand von Fristen priorisieren müssen. Um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, können Sie die Zeitleiste auch als Gantt-Diagramm darstellen.

Nach Rolle

Manche Epics sind eher durch die Teamrollen als durch die Aufgaben selbst definiert. In diesem Fall wird das agile Epic nach Rolle und Team unterteilt. Sie strukturieren das Epic nach dem Team, das Sie benötigen. Wenn Sie an der Einführung eines neuen Features arbeiten, könnte Ihre Rollenaufteilung wie folgt aussehen:

Agiles Epic: Einführung einer neuen Funktion

• Rolle: Ingenieur

• Aufgaben

• Rolle: Produktvermarkter

• Aufgaben

• Rolle: Designer

• Aufgaben

Best Practices zum Erstellen von Agile Epics

Abschließend möchten wir Ihnen noch drei wichtige Best Practices mit auf den Weg geben, damit die Erstellung Ihrer Epics ein Erfolg wird.

• Beschreiben Sie Ihr Epic vor den User Stories und Arbeitsaufgaben: Damit verschaffen Sie sich ein klares Gesamtbild. Die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten, die zur Fertigstellung der einzelnen Epics wichtig sind, können Sie basierend darauf erstellen.

• Beziehen Sie alle Teammitglieder ein: So stellen Sie sein gemeinsames Verständnis über die Ziele und Anforderungen sicher. Darüber hinaus verhindert es Missverständnisse bei den einzelnen Tätigkeiten oder den Anforderungen der User Stories.

• Visualisieren Sie den Fortschritt: Indem Sie die Epics und User Stories zum Beispiel mithilfe eines Kanban-Boards visualisieren, lässt sich der Workflow leichter erkennen. Dies hilft auch, möglichen Blockaden und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Zur klaren Visualisierung sollten Sie idealerweise eine Integration einer Work Management Software wie Asana in Betracht ziehen. Dies hilft Ihnen dabei, den gesamten Arbeitsablauf grafisch darzustellen und den einzelnen Aufgaben wichtige Informationen, wie Zuständigkeiten und Fristen, zuzuweisen.

Machen Sie Ihr nächstes Projekt episch

Agiles Projektmanagement ist eine flexiblere, anpassungsfähigere Art, Arbeit zu planen, und Agile Epics helfen Ihnen, diese Arbeit zu erledigen. Sie tragen dazu bei, die Arbeit zu entmystifizieren, alle Aspekte des Projekts zu klären und den Arbeitsablauf mit jeder Sprint-Iteration zu verbessern. Mit dieser Klarheit und Ausrichtung kann das Team die Arbeit tun, die es am besten kann, und das Projekt mit weniger Aufwand und mehr Fokus voranbringen.