Aufgabenaktionen

Aufgaben sind die grundlegende Einheit für Tätigkeiten in Asana. Sie können neue Aufgaben erstellen, eine bestehende Aufgabe duplizieren, zwei Aufgaben zusammenführen, eine Aufgabe drucken oder löschen.

Die Aufgabennamen sind im Hauptfenster aufgeführt. Wenn Sie auf eine beliebige Aufgabe klicken, werden deren Details im Fenster mit den Aufgabendetails angezeigt.

Aufgaben erstellen

Erstellen Sie schnell Aufgaben, indem Sie sie in eine Liste im Hauptfenster eingeben oder den Shortcut „Schnell hinzufügen“ verwenden. Sie können auch Aufgaben erstellen, indem Sie eine Nachricht über eine mit Ihrem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse senden. Sie können hierzu auch Ihre iOS- und Android-Geräte verwenden.

Aufgabennamen sind oft Handlungsaufrufe. Spezifischere Informationen sind hingegen in der Aufgabenbeschreibung, einem editierbaren Feld im Fenster mit den Aufgabendetails, und in den Kommentaren zu finden.

Aufgaben in Liste eingeben

Sie können das Hauptfenster von Asana als Texteditor betrachten. Erstellen und bearbeiten Sie Aufgaben, indem Sie Text im Hauptfenster eintippen.

So erstellen Sie eine neue Aufgabe:

  1. Wählen Sie im Hauptfenster eine bestehende Aufgabe aus
  2. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Eingabetaste
  3. Beginnen Sie, den Namen der neuen Aufgabe einzugeben

Eine Aufgabe löscht sich automatisch selbst, wenn Sie der Aufgabe keinen Namen geben. Wenn Sie eine leere Aufgabe behalten möchten, fügen Sie einfach ein Leerzeichen im Titelfeld hinzu.

Eine Aufgabe in der Listenansicht hinzufügen

So fügen Sie eine neue Aufgabe über die Listenansicht hinzu:

Klicken Sie oben im Hauptfenster auf die Schaltfläche + Aufgabe hinzufügen.

„Schnell hinzufügen“ verwenden

Über „Schnell hinzufügen“ können Sie überall in Asana einfach eine Aufgabe erstellen.

So erstellen Sie eine Aufgabe mit der Schaltfläche „Schnell hinzufügen“:

  1. Klicken Sie auf die +-Schaltfläche in der Startleiste
  2. Wählen Sie Aufgabe aus

Drücken Sie die Tabulatortaste + Q auf Ihrer Tastatur, um den Aufgabendialog „Schnell hinzufügen“ zu öffnen.

Schnelles Hinzufügen - NEU

Über das „Schnell hinzufügen“-Menü können Sie:

  1. Die Aufgabe benennen
  2. Die Aufgabe einer Person zuweisen
  3. Die Aufgaben einem Projekt zuordnen
  4. Eine Aufgabenbeschreibung hinzufügen
  5. Einen Anhang hochladen
  6. Ein Fälligkeitsdatum festlegen
  7. Beteiligte zur Aufgabe hinzufügen

Verfügbare benutzerdefinierte Felder werden in Ihrem Menü „Schnell hinzufügen“ angezeigt, wenn Sie die Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen, das diese nutzt.

Aufgabenberechtigungen

Im Abschnitt „Rechte“ im Handbuch erfahren Sie mehr über Aufgaben-Rechte und wie Sie diese anpassen können.

Wenn Sie vergessen, die Aufgabe einem Verantwortlichen oder Projekt zuzuordnen, wird sie standardmäßig Ihnen zugeteilt. So finden Sie sie einfach in Ihrer Meine Aufgaben-Liste.

Aufgabenaktionen

So führen Sie Aktionen an einer Aufgabe durch:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Fenster mit den Aufgabendetails und wählen Sie im Aktionsmenü der Aufgabe die gewünschte Aktion

Hier können Sie die Aufgabe:

  1. Im Vollbildschirm anzeigen
  2. Zu Projekten hinzufügen
  3. Als Meilenstein markieren
  4. Von einer anderen Aufgabe abhängig machen
  5. Mit Tags versehen
  6. Duplizieren
  7. Mit einer Erinnerungsaufgabe versehen
  8. Für alle sichtbar machen
  9. Ausdrucken
  10. Mit weiteren Einstellungen bearbeiten

Aufgaben duplizieren

So duplizieren Sie eine Aufgabe:

  • Klicken Sie im Fenster mit den Aufgabendetails auf das Drei-Punkte-Symbol
  • Wählen Sie Aufgabe duplizieren aus
  • Markieren Sie die Bestandteile der Aufgabe, die Sie im Duplikat sehen möchten
  • Wählen Sie Neue Aufgabe erstellen aus

Sie können jeweils nur eine Aufgabe duplizieren.

Mit Duplikat zusammenführen

Wenn eine Aufgabe einer anderen ähnelt, können Sie beide Aufgaben im Fenster mit den Aufgabendetails zusammenführen.

Um duplizierte Aufgaben zusammenzuführen:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Fenster mit den Aufgabendetails, und wählen Sie Mit Duplikat vereinigen...
  2. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens der Aufgabe, mit der diese Aufgabe zusammengeführt werden soll
  3. Suchen Sie die duplizierte Aufgabe und klicken Sie darauf

Sie werden zur anderen Aufgabe weitergeleitet (das zugehörige Projekt wird im Hauptfenster geladen) und Sie sehen oben im Hauptfenster die Option „Rückgängig“.

Die Tags, Beteiligten und Gefällt-mir-Angaben der Duplikat-Aufgabe werden zur Masteraufgabe hinzugefügt. Die Duplikat-Aufgabe wird als erledigt markiert und das Wort [Duplikat] wird ihrem Namen hinzugefügt.

Wir werden folgende Personen per E-Mail (sofern sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben) oder Inbox über die Zusammenführung informieren: 

  • Die beteiligten Personen des Aufgabenduplikats
  • Den Ersteller und die verantwortliche Person der Masteraufgabe

Anhänge der Duplikat-Aufgabe werden nicht zur Masteraufgabe hinzugefügt.

Kopieren Sie die Aufgaben-URL, um sie einfach mit Ihren Kollegen zu teilen.

So kopieren Sie einen Aufgabenlink:

  1. Klicken Sie oben im Fenster mit den Aufgabendetails auf die Schaltfläche Aufgabenlink kopieren

Aufgabe in Projekt umwandeln

Aufgabe zu Projekt

Um eine Aufgabe in ein Projekt umzuwandeln:

  • Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Fenster mit den Aufgabendetails
  • Navigieren Sie zu Umwandeln in und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Projekt
  • Geben Sie den Namen des Projekts ein
  • Wählen Sie das Team aus, zu dem Sie das Projekt hinzufügen möchten
  • Wählen Sie entweder ein leeres Projekt oder verwenden Sie eine Vorlage
  • Klicken Sie auf Umwandeln

In Unternehmen wählen Sie auch aus, in welchem Team das Projekt angelegt werden soll. Standardmäßig wird das Projekt im selben Team wie die ursprüngliche Aufgabe erstellt.

Ihr neues Projekt

Nachdem eine Aufgabe in ein Projekt umgewandelt wurde, werden viele ihrer Details auf das neue Projekt übertragen:

Ursprüngliches Feld:Neues Feld:
AufgabennameProjektname
Verantwortliche PersonProjektverantwortliche Person
BeteiligteBeteiligteWeiterlesen von AufgabenProjektmitglieder
Unteraufgabenübergeordnete Aufgaben

Zusätzlich wird ein Link zur ursprünglichen Aufgabe in die Projektbeschreibung eingefügt.

Aufgabenanhänge und Aufgabenkommentare lassen sich nicht übertragen und verbleiben in der ursprünglichen Aufgabe.

Die ursprüngliche Aufgabe

Ein Link zum neuen Projekt wird im rechten Fenster der ursprünglichen Aufgabe eingefügt.

Berechtigungen

Nachdem eine Aufgabe in ein Projekt umgewandelt wurde, erbt das neue Projekt die Berechtigungen der ursprünglichen Aufgabe.

Eine Aufgabe, die für eine Gruppe von Mitgliedern privat ist, wird umgewandelt:

  • In ein sichtbares Projekt in einem kostenlosen Arbeitsbereich, Team oder Unternehmen
  • In ein Projekt, das für eine Gruppe von Mitgliedern privat ist, die zu einem Premium-Arbeitsbereich, -Team oder -Unternehmen gehören.

So fügen Sie eine Aufgabe zu einem Projekt hinzu

Aufgabe hinzufügen – Schritt 1

Um eine Aufgabe zu einem Projekt hinzuzufügen:

  • Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Fenster mit den Aufgabendetails
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über Zu einem anderen Projekt hinzufügen und klicken Sie darauf
  • Sie haben nun die Option: Zu Projekt hinzufügen
  • Wählen Sie das Projekt, zu dem Sie die Aufgabe hinzufügen möchten

Sie können auch die Tastenkombination Tab + P verwenden, um die Aufgabe zu einem anderen Projekt hinzuzufügen

In den Aufgabendetails

In den Aufgabendetails:

  • Klicken Sie auf + im rechten Fenster mit den Aufgabendetails unter Projekte
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über Diese Aufgabe zu einem anderen Projekt hinzufügen und klicken Sie darauf
  • Wie zuvor wird eine Liste mit Projekten angezeigt, aus der sie wählen können

Aufgabe drucken

Sie haben die Möglichkeit, eine spezifische Aufgabe und ihre Details auszudrucken.

So drucken Sie eine einzelne Aufgabe aus:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im rechten Fenster
  2. Wählen Sie Drucken aus

Erfahren Sie hier, wie Sie eine ganze Liste von Aufgaben drucken.  

Vollbildmodus

Rufen Sie den Vollbildmodus auf, wenn Sie sich auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren möchten oder in einem Meeting eine Präsentation halten.

So wechseln Sie in den Vollbildmodus:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im rechten Fenster
  2. Wählen Sie Vollbild aus

Aufgaben löschen

Wenn Sie eine Aufgabe irrtümlich erstellen oder beschließen, dass sie unnötig ist, können Sie sie löschen.

Es gibt zwei Möglichkeiten zum Löschen einer Aufgabe:

  • Klicken Sie über das Hauptfenster auf die gewünschte Aufgabe und drücken Sie auf der Tastatur die Tabulatortaste + Rücktaste
  • Klicken Sie im Fenster mit den Aufgabendetails auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie Aufgabe löschen aus der Auswahlliste

Aufgabe löschen

So löschen Sie eine Aufgabe über das Fenster mit den Aufgabendetails:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Fenster mit den Aufgabendetails
  2. Wählen Sie Aufgabe löschen

Ansicht „Gelöschte Einträge”

Über die Ansicht „Gelöschte Einträge“ können Personen, die die Aufgabe, Unteraufgabe oder Nachricht erstellt oder gelöscht haben, diese wiederherstellen. Dies entspricht dem Papierkorb auf dem Computer.

Um gelöschte Elemente anzuzeigen und wiederherzustellen, die Sie erstellt oder gelöscht haben:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste unter Favoriten Mehr anzeigen... und wählen Sie Gelöschte Elemente.
  2. Um eine gelöschte Aufgabe wiederherzustellen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
  3. Um eine Aufgabe dauerhaft zu löschen, klicken Sie auf die Aufgabe und dann im Fenster mit den Aufgabendetails auf Endgültig löschen.

Um nach gelöschten Elementen zu suchen, müssen Sie zunächst ein Projekt, ein Team oder ein Portfolio als Favorit markieren. Denn die Ansicht Gelöschte Elemente befindet sich unter dem Abschnitt Favoriten in der Seitenleiste.

Einträge, die Sie gelöscht oder erstellt haben, werden im Hauptfenster geladen.

Sie finden auch gelöschte Nachrichten in der Ansicht „Gelöschte Einträge“.

Gelöschte Einträge in den Suchansichten

Gelöschte Objekte können in der Suchansicht angezeigt oder ausgeblendet werden.

Wenn Sie nach gelöschten Einträgen suchen möchten, sollten Sie mit dem Erstellen einer Suchansicht beginnen, dann:

  1. Klicken Sie auf + Filter hinzufügen
  2. Wählen Sie Mehr > Gelöschte ...

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