Aufgabenaktionen

Aufgaben sind die grundlegende Einheit für Tätigkeiten in Asana. Sie können neue Aufgaben erstellen, eine bestehende Aufgabe duplizieren, zwei Aufgaben zusammenführen, eine Aufgabe drucken oder löschen.

Die Aufgabennamen sind im Hauptfenster aufgeführt. Wenn Sie auf eine beliebige Aufgabe klicken, werden deren Details im Fenster mit den Aufgabendetails angezeigt.

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Aufgaben erstellen

Erstellen Sie schnell Aufgaben, indem Sie sie in eine Liste im Hauptfenster eingeben oder unseren Shortcut „Schnell hinzufügen“ verwenden. Sie können auch Aufgaben erstellen, indem Sie eine Nachricht über eine mit Ihrem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse senden, oder indem Sie Ihre iOS- oder Android-Geräte verwenden.

Aufgabennamen sind oft Handlungsaufrufe. Spezifischere Informationen sind hingegen in der Aufgabenbeschreibung, einem editierbaren Feld im Fenster mit den Aufgabendetails, und in den Kommentaren zu finden.

Aufgaben in Liste eingeben

Sie können das Hauptfenster von Asana als Texteditor betrachten. Erstellen und bearbeiten Sie Aufgaben, indem Sie Text im Hauptfenster eintippen.

So erstellen Sie eine neue Aufgabe:

  1. Wählen Sie im Hauptfenster eine bestehende Aufgabe aus
  2. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Eingabetaste
  3. Beginnen Sie, den Namen der neuen Aufgabe einzugeben

Eine Aufgabe löscht sich automatisch selbst, wenn Sie der Aufgabe keinen Namen geben. Wenn Sie eine leere Aufgabe behalten möchten, fügen Sie einfach ein Leerzeichen im Titelfeld hinzu.

Eine Aufgabe in der Listenansicht hinzufügen

So fügen Sie eine neue Aufgabe über die Listenansicht hinzu:

Klicken Sie oben im Hauptfenster auf die Schaltfläche + Aufgabe hinzufügen.

Die „Schnell hinzufügen“-Funktion

Über „Schnell hinzufügen“ können Sie überall in Asana einfach eine Aufgabe erstellen.

So erstellen Sie eine Aufgabe mit der Schaltfläche „Schnell hinzufügen“:

  1. Klicken Sie auf die Schnell hinzufügen-Schaltfläche in der Startleiste
  2. Wählen Sie Aufgabe aus

Drücken Sie die Tastenkombination Tab + Q auf Ihrer Tastatur, um den Aufgabendialog „Schnell hinzufügen“ zu öffnen.

Schnell hinzufügen – Neu

Über das „Schnell hinzufügen“-Menü für Aufgaben können Sie:

  1. Die Aufgabe benennen
  2. Die Aufgabe einer Person zuweisen
  3. Die Aufgaben einem Projekt zuordnen
  4. Eine Aufgabenbeschreibung hinzufügen
  5. Einen Anhang hochladen
  6. Ein Fälligkeitsdatum festlegen
  7. Beteiligte zur Aufgabe hinzufügen

Verfügbare benutzerdefinierte Felder werden in Ihrem Menü „Schnell hinzufügen“ angezeigt, wenn Sie die Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen, das diese nutzt.

Aufgabenberechtigungen

Im Abschnitt „Rechte“ im Handbuch erfahren Sie mehr über Aufgaben-Rechte und wie Sie diese anpassen können.

Wenn Sie vergessen, die Aufgabe einem Verantwortlichen oder Projekt zuzuordnen, wird sie standardmäßig Ihnen zugeteilt. So finden Sie sie einfach in Ihrer Meine Aufgaben-Liste.

Aufgabenaktionen

So führen Sie Aktionen an einer Aufgabe durch:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Fenster mit den Aufgabendetails und wählen Sie im Aktionsmenü der Aufgabe die gewünschte Aktion

Hier können Sie die Aufgabe:

  1. Im Vollbildschirm anzeigen
  2. Zu Projekten hinzufügen
  3. Als Meilenstein markieren
  4. Von einer anderen Aufgabe abhängig machen
  5. Mit Tags versehen
  6. Duplizieren
  7. Mit einer Erinnerungsaufgabe versehen
  8. Für alle sichtbar machen
  9. Ausdrucken
  10. Mit weiteren Einstellungen bearbeiten

Meilensteine

Meilensteine sind für alle Premium-, Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Meilensteine markieren bestimmte Zeitpunkte eines Projektzeitplans, um wichtige Fortschritte zu verfolgen, die für den Erfolg wichtig sind. In Asana existieren sie in Form eines neuen Aufgabentyps. Das bedeutet, dass jede Aufgabe, die in einem Projekt verfolgt wird, nun als Meilenstein markiert werden kann.

Erstellung eines Meilensteins

Meilensteine 1

So erstellen Sie in einem Projekt einen Meilenstein:

  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche Aufgaben hinzufügen
  2. Wählen Sie Meilenstein hinzufügen aus

Sie können auch bestehende Aufgaben in Meilensteine umwandeln.

Meilensteine 1

So wandeln Sie eine Aufgabe in einen Meilenstein um:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol
  2. Wählen Sie Als Meilenstein markieren aus

Aufgaben duplizieren

So duplizieren Sie eine Aufgabe:

  • Klicken Sie im Fenster mit den Aufgabendetails auf das Drei-Punkte-Symbol
  • Wählen Sie Aufgabe duplizieren aus
  • Markieren Sie die Bestandteile der Aufgabe, die Sie im Duplikat sehen möchten
  • Wählen Sie Neue Aufgabe erstellen aus

Sie können jeweils nur eine Aufgabe duplizieren.

Mit Duplikat zusammenführen

Wenn eine Aufgabe einer anderen ähnelt, können Sie beide Aufgaben im Fenster mit den Aufgabendetails zusammenführen.

Um duplizierte Aufgaben zusammenzuführen:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Fenster mit den Aufgabendetails, und wählen Sie Mit Duplikat vereinigen...
  2. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens der Aufgabe, mit der diese Aufgabe zusammengeführt werden soll
  3. Suchen Sie die duplizierte Aufgabe und klicken Sie darauf

Sie werden zur anderen Aufgabe weitergeleitet (das zugehörige Projekt wird im Hauptfenster geladen) und Sie sehen oben im Hauptfenster die Option „Rückgängig“.

Die Tags, Beteiligten und Gefällt-mir-Angaben der Duplikat-Aufgabe werden zur Masteraufgabe hinzugefügt. Die Duplikat-Aufgabe wird als erledigt markiert und das Wort [Duplikat] wird ihrem Namen hinzugefügt.

Wir werden folgende Personen per E-Mail (sofern sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben) oder Inbox über die Zusammenführung informieren: 

  • Die beteiligten Personen des Aufgabenduplikats
  • Den Ersteller und die verantwortliche Person der Masteraufgabe

Anhänge der Duplikat-Aufgabe werden nicht zur Masteraufgabe hinzugefügt.

Kopieren Sie die Aufgaben-URL, um sie einfach mit Ihren Kollegen zu teilen.

So kopieren Sie einen Aufgabenlink:

  1. Klicken Sie oben im Fenster mit den Aufgabendetails auf die Schaltfläche Aufgabenlink kopieren

Aufgabe in Projekt umwandeln

Aufgabe in Projekt umwandeln

Um eine Aufgabe in ein Projekt umzuwandeln:

  • Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Fenster mit den Aufgabendetails
  • Navigieren Sie zu Umwandeln in und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Projekt
  • Geben Sie den Namen des Projekts ein
  • Wählen Sie das Team aus, zu dem Sie das Projekt hinzufügen möchten
  • Wählen Sie entweder ein leeres Projekt oder verwenden Sie eine Vorlage
  • Klicken Sie auf Umwandeln

In Unternehmen wählen Sie auch aus, in welchem Team das Projekt angelegt werden soll. Standardmäßig wird das Projekt im selben Team wie die ursprüngliche Aufgabe erstellt.

Ihr neues Projekt

Nachdem eine Aufgabe in ein Projekt umgewandelt wurde, werden viele ihrer Details auf das neue Projekt übertragen:

Ursprüngliches Feld:Neues Feld:
AufgabennameProjektname
Verantwortliche PersonProjektverantwortlich
AufgabenbeteiligteProjektmitglieder
UnteraufgabenÜbergeordnete Aufgaben

Zusätzlich wird ein Link zur ursprünglichen Aufgabe in die Projektbeschreibung eingefügt.

Aufgabenanhänge und Aufgabenkommentare lassen sich nicht übertragen und verbleiben in der ursprünglichen Aufgabe.

Die ursprüngliche Aufgabe

Ein Link zum neuen Projekt wird im rechten Fenster der ursprünglichen Aufgabe eingefügt.

Berechtigungen

Nachdem eine Aufgabe in ein Projekt umgewandelt wurde, erbt das neue Projekt die Berechtigungen der ursprünglichen Aufgabe.

Eine Aufgabe, die für eine Gruppe von Mitgliedern privat ist, wird umgewandelt:

  • In ein sichtbares Projekt in einem kostenlosen Arbeitsbereich, Team oder Unternehmen
  • In ein Projekt, das für eine Gruppe von Mitgliedern privat ist, die zu einem Premium-Arbeitsbereich, -Team oder -Unternehmen gehören

So fügen Sie eine Aufgabe zu einem Projekt hinzu

Aufgabe hinzufügen – Schritt 1

Um eine Aufgabe zu einem Projekt hinzuzufügen:

  • Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Fenster mit den Aufgabendetails und dann auf Zu Projekten hinzufügen oder Zu einem anderen Projekt hinzufügen
  • Suchen Sie das Projekt, zu dem Sie die Aufgabe hinzufügen möchten, und wählen Sie es aus

Sie können auch die Tastenkombination Tab + P verwenden, um eine Aufgabe zu einem anderen Projekt hinzuzufügen

In den Aufgabendetails

Wenn im Fenster mit den Aufgabendetails das Feld Projekte angezeigt wird, können Sie auch hier die Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen:

  • Bewegen Sie den Mauszeiger über das Feld Projekte und klicken Sie auf Zu Projekten hinzufügen oder auf + (Diese Aufgabe zu einem anderen Projekt hinzufügen)
  • Suchen Sie nach dem Projekt, zu dem Sie die Aufgabe hinzufügen möchten, und wählen Sie es anschließend aus

Aufgabe drucken

Sie haben die Möglichkeit, eine spezifische Aufgabe und ihre Details auszudrucken.

So drucken Sie eine einzelne Aufgabe aus:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im rechten Fenster
  2. Wählen Sie Drucken aus

Erfahren Sie hier, wie Sie eine ganze Liste von Aufgaben drucken.

Vollbildmodus

Rufen Sie den Vollbildmodus auf, wenn Sie sich auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren möchten oder in einem Meeting eine Präsentation halten.

So wechseln Sie in den Vollbildmodus:

  1. Klicken Sie auf oben im Fenster mit den Aufgabendetails auf das Symbol für den Vollbildschirm

Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Tab + X verwenden

Mehrfachauswahl

Mehrfachauswahl

Mehrfachauswahl ist eine einfache und effiziente Möglichkeit, um Aktionen für mehrere Aufgaben auf einmal zu erledigen.

Um mehrere Aufgaben aus einer Listenansicht im Hauptfenster auszuwählen, verwenden Sie eine der folgenden Methoden:

Klicken + Shift + Klicken

  • Klicken Sie auf die erste Aufgabe in Ihrer gewünschten Auswahl
  • Halten Sie die Umschalt-Taste auf Ihrer Tastatur
  • Klicken Sie auf die letzte Aufgabe in Ihrer gewünschten Auswahl

Klicken + Shift + Pfeiltasten

  • Klicken Sie auf die erste Aufgabe in Ihrer gewünschten Auswahl
  • Halten Sie die Umschalt-Taste auf Ihrer Tastatur
  • Verwenden Sie die Pfeile nach oben oder nach unten, um die benachbarten Aufgaben auszuwählen

Klicken + Ziehen

  • Klicken Sie auf die erste Aufgabe in Ihrer gewünschten Auswahl
  • Ziehen Sie die Maus auf die letzte Aufgabe in Ihrer gewünschten Auswahl

Steuerung/Befehlstaste + Klick (für nicht-benachbarte Aufgaben)

  • Halten Sie die Steuerungs- oder -Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt
  • Klicken Sie auf jede gewünschte Aufgabe

Mehrfachauswahl 2

Wenn Sie mehrere Ihrer Aufgaben ausgewählt haben und die Toolbar erscheint, können Sie:

  1. Diese Aufgaben zu einem Projekt hinzufügen oder sie in einen anderen Abschnitt in einem Projekt verschieben
  2. Die Aufgabenlinks kopieren
  3. Die Aufgaben löschen
  4. Zusätzliche Aufgabenoptionen öffnen

Sobald Sie mehrere Aufgaben ausgewählt haben, können Sie die verantwortliche Person, das Fälligkeitsdatum oder benutzerdefinierte Felder für alle Aufgaben gleichzeitig ändern.

Mehrfachauswahl 3

Wenn Sie auf das Drei-Punkte-Symbol klicken, können Sie:

  1. Alle markierten Aufgaben als erledigt/unerledigt markieren
  2. Beteiligte zu allen ausgewählten Aufgaben hinzufügen
  3. Alle Aufgaben als Meilensteine markieren
  4. Alle Aufgaben als Genehmigungen markieren
  5. Alle Aufgaben als abhängig von einer anderen Aufgabe markieren
  6. Doppelte Aufgaben zusammenführen

Denken Sie daran, dass Sie Tastenkürzel verwenden können, um die meisten der oben aufgeführten Aktionen durchzuführen.

Sie können auch die ausgewählten Aufgaben per Drag-and-Drop ins Hauptfenster verschieben, um sie in einen anderen Abschnitt in Ihrem Projekt zu verschieben.

Aufgaben löschen

Wenn Sie eine Aufgabe irrtümlich erstellen oder beschließen, dass sie unnötig ist, können Sie sie löschen.

Es gibt zwei Möglichkeiten zum Löschen einer Aufgabe:

  • Klicken Sie über das Hauptfenster auf die gewünschte Aufgabe und drücken Sie auf der Tastatur die Tabulatortaste + Rücktaste
  • Klicken Sie im Fenster mit den Aufgabendetails auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie Aufgabe löschen aus der Auswahlliste

Aufgabe löschen

So löschen Sie eine Aufgabe über das Fenster mit den Aufgabendetails:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol im Fenster mit den Aufgabendetails
  2. Wählen Sie Aufgabe löschen

Ansicht „Gelöschte Einträge“

Über die Ansicht „Gelöschte Einträge“ können Personen, die die Aufgabe, Unteraufgabe oder Nachricht erstellt oder gelöscht haben, diese wiederherstellen. Dies entspricht dem Papierkorb auf dem Computer.

Um gelöschte Elemente anzuzeigen und wiederherzustellen, die Sie erstellt oder gelöscht haben:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste unter Favoriten auf Mehr anzeigen... und wählen Sie Gelöschte Elemente.
  2. Um eine gelöschte Aufgabe wiederherzustellen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
  3. Um eine Aufgabe dauerhaft zu löschen, klicken Sie auf die Aufgabe und dann im Fenster mit den Aufgabendetails auf Endgültig löschen.

Um nach gelöschten Elementen zu suchen, müssen Sie zunächst ein Projekt, ein Team oder ein Portfolio als Favorit markieren. Denn die Ansicht Gelöschte Elemente befindet sich unter dem Abschnitt Favoriten in der Seitenleiste.

Einträge, die Sie gelöscht oder erstellt haben, werden im Hauptfenster geladen.

In der Ansicht Gelöschte Einträge finden Sie auch gelöschte Nachrichten.

Gelöschte Einträge in den Suchansichten

Gelöschte Objekte können in der Suchansicht angezeigt oder ausgeblendet werden.

Wenn Sie nach gelöschten Einträgen suchen möchten, sollten Sie mit dem Erstellen einer Suchansicht beginnen, dann:

  1. Klicken Sie auf + Filter hinzufügen
  2. Wählen Sie Mehr > Gelöschte ...

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