20 intervjufrågor och svar för projektledare

Grattis! Du har fått en intervju för en tjänst som projektledare. Men direkt efter att du har lagt till datumet i din Kalender börjar du känna dig nervös inför intervjun. Tankarna börjar rusa: Vilka frågor kommer de att ställa? Hur kan du förbereda dig och se till att du verkar självsäker? Har du de projektledningsfärdigheter som krävs för att lyckas?

Ta ett djupt andetag – vi finns här för att hjälpa dig. Om du har en intervju för en projektledartjänst inom kort är det här inlägget något för dig.

Vad gör en projektledare?

Innan vi går in på vanliga intervjufrågor för projektledare ska vi ta en titt på vad en projektledare faktiskt gör. 

Rollen som projektledare har förändrats avsevärt under årens lopp. Ursprungligen var projektledare mycket specialiserade tekniska befattningar, och projektledarna var själva certifierade i komplicerade, komplexa projekthanteringsverktyg. Lyckligtvis har moderna projekthanteringsverktyg gjort projekthantering tillgänglig för en större mängd roller. Numera är en projektledare oftast mindre fokuserad på den tekniska delen och mer fokuserad på att samordna intressenter, skapa klarhet och nå projektmål. 

Definitionen av projekthantering varierar mellan olika företag, avdelningar och befattningar. På Asana anser vi till exempel att om du hanterar projekt är du en projektledare, oavsett din befattning. 

För att få en uppfattning om vad din intervjuare förväntar sig av dig som projektledare bör du läsa arbetsbeskrivningen noggrant för att förstå de huvudsakliga ansvarsområdena för den tjänst du har ansökt om. Du kan antingen använda en mall för en intervjuutvärdering eller en mall för en intervjuguide för att samordna dina förberedelser med de exakta färdigheter och egenskaper som rekryteringsteamet kommer att utvärdera.

Om du vet exakt vad den här projektledarens jobb kommer att innebära kan du använda den här informationen för att bättre förbereda dig för intervjun. Det hjälper dig också att avgöra vilka frågor och svar nedan som är mest användbara för din intervjuförberedelse.

20 intervjufrågor och svar för projektledare

1. Berätta lite om dig själv.

Även om det tekniskt sett inte är en fråga, är det oftast det första en intervjuare vill att du ska prata om. Tänk på ditt svar som din pitch – det här är din chans att kortfattat sammanfatta vem du är, varför du är här och vad som gör dig till den bästa kandidaten.

Vad frågan betyder: För intervjuaren är det ett bra sätt att inleda en konversation, ge kandidaten en chans att slappna av och ge ett första intryck. Intervjuaren vill ta reda på vem du är som person och varför du har ansökt. 

Så här svarar du: Beskriv kortfattat ditt senaste projekt eller din nuvarande position. Nämn sedan några färdigheter inom projektplanering som du har lärt dig i ditt tidigare jobb och hur de har förberett dig för den här positionen. Var positiv, sanningsenlig och visa din passion. 

Vad du inte ska säga: Upprepa inte bara ditt CV. Intervjuaren har det framför sig. Berätta något som de inte vet och inte kan ta reda på från ditt CV. Håll det också professionellt och läs rummet – inte alla intervjuare bryr sig om din nya valp (tyvärr).

2. Har du erfarenhet av att arbeta från startsidan och hantera ett distansteam?

Eftersom arbete från startsidan har blivit normen för många företag är det möjligt att du måste hantera ett helt distansarbetande team antingen nu eller i framtiden. Projektledare är ofta teamledare eller projektledare, så din intervjuare kanske vill veta mer om din erfarenhet inom detta område.

Vad frågan betyder: Virtuella chefer står inför fler utmaningar än chefer som delar samma kontorsutrymme som sina teamkollegor. Intervjuaren vill ta reda på om du har tidigare erfarenhet av att hantera virtuella team.  

Så här svarar du: Om du har erfarenhet av att hantera ett team på distans är det bra! Berätta om några av de utmaningar du har stått inför när du inte har varit på plats och hur du har övervunnit dem. Om du inte har så mycket relevant erfarenhet kan du prata om hur du kan använda projekthanteringsverktyg och övningar för att skapa teamanda för att få kontakt, kommunicera och samarbeta med distansteam.

Vad du inte ska säga: Bagatellisera inte utmaningen med att hålla virtuella teammedlemmar motiverade och engagerade. Din intervjuare behöver veta att du tar teamets moral på allvar och förstår vad som krävs för att få kontakt med ditt team i en distansvärld.

3. Hur håller du ditt team motiverat?

Om projektteamet inte känner sig motiverat kommer de att ha svårt att slutföra viktiga uppgifter. Det kan orsaka projektförseningar och brist på kvalitet i dina leveranser. Som projektledare är ett av dina ansvarsområden att veta hur du håller teamet motiverat och på rätt spår mot projektmålet.

Vad frågan betyder: Intervjuaren vill ta reda på vilka taktiker du använder för att hålla ett team engagerat och motiverat. 

Så här kan du svara: Du kan börja med att beskriva den arbetsmiljö du hoppas kunna bygga för ditt team. Förutom en plats där teamkollegor känner sig värderade, sedda och förstådda är det också viktigt att sätta tydliga mål och förväntningar för teamet. Förklara hur realistiska projektmilstolpar inte bara håller projektet i fas utan också främjar ett effektivt teamarbete.

Vad du inte ska säga: Prata inte om ekonomiska belöningar som löneförhöjningar eller kampanjer. Team som slutför sitt arbete enbart för yttre motivation kommer inte att känna sig lika nöjda som team som känner en inre motivation att prestera bra.

4. Vilken är din ledarskapsstil?

Det finns flera olika ledarskapsstilar, och även om vissa kan vara mer populära än andra, finns det ingen rätt eller fel ledarskapsstil. Faktum är att dina teammedlemmar kan dra nytta av olika ledarskapsstilar beroende på deras unika personligheter, de projekt de för närvarande arbetar med och de utmaningar de står inför. 

Vad frågan betyder: Även om termerna ledarskap och chefskap ofta används synonymt är inte alla chefer ledare och inte alla ledare är chefer. Om intervjuaren ställer den här frågan letar de förmodligen efter någon som kan vara båda – så det är viktigt att du vet vilken din ledarskapsstil är. 

Så här svarar du: Se till att du vet vad olika ledarskapsstilar innebär. Känn till riskerna och fördelarna med din ledarskapsstil så att du tryggt kan svara på följdfrågor om dina specifika ledarskapsfärdigheter, såsom:

• Som demokratisk ledare, hur ser du till att ditt team fortfarande litar på dig när du fattar ett beslut utan deras medverkan?

• Hur hanterar du konfliktlösning som en anknytande ledare?

• Som en transformativ ledare, hur hanterar du den press som ditt team kan känna på grund av ditt ständiga engagemang?

• Vilken är din kommunikationsstil som transaktionell ledare?

• Som en laissez-faire- eller delegerande ledare, hur håller du ditt team på rätt spår?

Vad du inte ska säga: Krångla dig inte ur frågan genom att helt enkelt säga att din ledarskapsstil beror på situationen. Om det är sant och din ledarskapsstil faktiskt är situationsbunden, prata mer om hur du anpassar din stil och ge exempel på när du skulle tillämpa en stödjande, coachande, delegerande eller styrande stil.

5. Hur kommunicerar du dåliga nyheter till ditt team?

En del av din arbetsbeskrivning som projektledare är att förmedla nyheter till teamet – både bra och dåliga. Oavsett om du leder människor eller projekt kommer du förr eller senare att behöva förmedla dåliga nyheter till ditt team.

Hur du hanterar svåra situationer, som att kommunicera att ni inte når projektets mål eller att ni förlorar finansieringen för ett spännande initiativ, kommer att återspegla hur kvalificerad du är som chef.

Vad frågan betyder: Intervjuaren vill förmodligen ta reda på om du har både integritet och kommunikationsförmåga för att leverera dåliga nyheter till ditt team utan att orsaka missförstånd eller problem.

Så här kan du svara: Erkänn att utmaningen med att kommunicera dåliga nyheter är att du måste balansera mellan att representera och förstå både teamets känslomässiga reaktion och beslutet från chefer på högre nivå. Förklara att det bästa sättet att effektivt kommunicera dåliga nyheter är att förbereda sig. 

När du har förberett och övat på hur du ska leverera ditt budskap kommer du att göra ditt bästa för att använda ett direkt språk när du kommunicerar nyheterna för att undvika missförstånd. Det är också viktigt att du avsätter tid för frågor från ditt team och fastställer nästa steg så att de känner sig förberedda för vad som kommer.

Vad du inte ska säga: Försök inte att svara på den här frågan med en positiv twist. Dåliga nyheter är dåliga nyheter, och det finns ingen anledning att försöka sälja dem som något de inte är. Var realistisk och se till att du visar intervjuaren att du förstår de potentiella riskerna och allvaret i ett sådant scenario.

6. Hur prioriterar du uppgifter?

Som projektledare kan din arbetsdag förändras på ett ögonblick. Nya uppgifter, ändringsförfrågningar eller en förvirrad intressent som behöver förtydliganden direkt kan ställa hela ditt schema på ända. Det är viktigt att du vet hur du ska prioritera arbetet om du vill briljera i den här positionen.

Vad frågan betyder: Intervjuaren vill ha ett mycket direkt och detaljerat svar på hur du prioriterar uppgifter. 

Så här svarar du: Förklara din tidsplaneringsmetod. Du kanske använder Eisenhower-matrisen för att ta reda på vilka uppgifter som behöver göras omedelbart eller kan schemaläggas till senare, delegeras till någon annan eller tas bort helt och hållet. 

Kanske föredrar du att äta grodan och få din största och mest komplexa uppgift gjord direkt på morgonen. Oavsett vilken metod du föredrar för att prioritera uppgifter, förklara snabbt vad den är och ge ett specifikt exempel på hur du skulle tillämpa den – eller ännu bättre, hur du har tillämpat den tidigare.

Vad du inte ska säga: Säg inte bara att du följer flödet. En skicklig chef använder verktyg och tekniker för att prioritera uppgifter efter betydelse och brådska, så se till att dela din metod med intervjuaren.

7. Hur definierar du ett idealiskt projekt?

Svaret på det här är inte ”ett som går enligt planerna”. Den här frågan syftar till att ta reda på mer om vilken typ av projekt du föredrar att arbeta med.

Vad frågan betyder: Intervjuaren vill veta vilken typ av projekt du känner dig mest bekväm och trygg med att arbeta med. Det är ingen garanti för att du får den typ av projekt du beskriver, men det ger intervjuaren en bättre uppfattning om dina färdigheter.

Så här svarar du: Det bästa sättet att svara på den här frågan är att vara ärlig. Berätta för intervjuaren vilka typer av projekt som du tycker mest om. Kanske föredrar du projekt som är mycket samarbetsinriktade och innovativa. Kanske gör du ditt bästa när ett projekt är effektivt och det inte finns för många rörliga delar samtidigt. Eller så är du riktigt bra på att hantera flera små projekt som körs samtidigt. Oavsett vad det är som du brinner mest för, berätta det för intervjuaren. Och om du kan, ge ett exempel på ett specifikt projekt du har gjort tidigare som var riktigt givande för dig.

Vad du inte ska säga: Ljug inte och säg att du kan hantera alla typer av projekt. Även om det är sant, fördjupa dig i den typ som gör dig mest entusiastisk så att ditt svar blir mer genuint.

8. Hur hanterar du ändringar i ett projekt?

Projekt går sällan enligt planerna, vilket är anledningen till att din position är så viktig. Som projektledare ansvarar du för att justera schemat, kommunicera ändringar och anta dem i enlighet med detta. 

Vad frågan betyder: Intervjuaren vill veta vilken typ av problemlösningsstrategier du är bekant med. Beroende på nivån på din befattning kanske de också vill veta hur bekant du är med ändringshanteringsprocesser.

Så här svarar du: Visa din förmåga att anpassa dig till oväntade eller obekväma situationer när du svarar på den här frågan. Övertyga intervjuaren om att du är snabb och har hanterat projektändringar tidigare.

Vad du inte ska säga: Var inte vag. Om du har svårt att förklara hur du hanterar ändringar i ett projekt kan du ge ett verkligt exempel istället. Detta kommer också att visa intervjuaren att du har hanterat en situation som denna tidigare.

9. Vilka projekthanteringsmetoder har du använt tidigare?

Det finns många olika projekthanteringsmetoder, och chansen är stor att du har använt eller upplevt mer än en tidigare. Oavsett om du är bekant med agila arbetsmiljöer, vattenfallsmodellen eller att driva team på Scrum, är det här dags att visa upp dina kunskaper.

Vad frågan betyder: Intervjuaren vill ta reda på om de projekthanteringsmetoder du använder passar organisationens stil.

Så här svarar du: Prata om den projekthanteringsmetod du är mest bekant med och ge ett exempel på hur du har använt den. Du kan till exempel prata om din erfarenhet med Scrum-team eller prata om projekt som du hanterade med hjälp av Kanban-tavlor. Förklara varför du använde den angivna metoden och hur det fungerade för ditt team och projekt.

Vad du inte ska säga: Släng inte bara runt med modeord. Se till att du vet vad agil innebär om du ska prata om att tillämpa den här metoden. Intervjuare märker om du förstår en metod eller inte, så det är bäst att vara förberedd på följdfrågor.

10. Vilka projekthanteringsverktyg har du erfarenhet av?

Det finns en mängd olika programvaror för projekthantering, och chansen är stor att du har använt en hel del av dem. Det finns inget rätt eller fel svar på den här frågan, men du kan få några extra poäng om du anpassar ditt svar.

Vad frågan betyder: Intervjuaren vill få en uppfattning om hur många och vilka typer av projekthanteringsverktyg du känner till.

Så här svarar du: Säg sanningsenligt vilka projekthanteringsverktyg och programvaror du har använt tidigare. Om möjligt kan du ta reda på vilka verktyg företaget du intervjuas av använder. Du kan hitta information på deras webbplats, på en recensionssida eller få den här typen av insikter från en anställd via LinkedIn. Med den här informationen kan du anpassa ditt svar till det verktyg som företaget använder och låta intervjuaren veta att du har använt det eller något liknande tidigare.

Vad du inte ska säga: Döm inte några projekthanteringsverktyg. Du kanske har en favorit (Asana, eller hur?) eller till och med ett verktyg som ger dig huvudvärk bara av att tänka på det, men nu är det inte läge att döma. Lista helt enkelt de verktyg du har erfarenhet av och förklara din kompetensnivå, om tillämpligt.

11. Har du erfarenhet av kostnads- eller budgethantering?

Även om inte alla projektledningspositioner kräver kunskaper i kostnadshantering, är det en mycket vanlig intervjufråga för HR-, redovisnings- eller ekonomihanteringspositioner. Så låt oss ta en titt på det bästa sättet att svara på den. 

Vad frågan betyder: Intervjuaren är nyfiken på om du har behövt hantera kostnader tidigare och vill förmodligen ha ett exempel.

Så här svarar du: Om du inte har erfarenhet av att hantera budgetar ska du vara ärlig och berätta för intervjuaren hur du planerar att utveckla den färdigheten. Om du har erfarenhet av budget- eller kostnadshantering kan du berätta om den budget du har hanterat, vad du ansvarade för och hur du tilldelade ytterligare resurser när det behövdes.

Vad du inte ska säga: Hitta inte på budgetar som du aldrig har hanterat, eller prata om hur du hanterar din personliga budget om du inte har yrkeserfarenhet. Att vara ekonomiskt ansvarsfull är inte samma sak som att veta hur man hanterar en projektbudget. Så var ärlig om din erfarenhet och kompetensnivå.

12. Vad motiverar dig att göra ditt bästa i ett projekt?

Det här är ett utmärkt tillfälle att prata om ett projekt som gick riktigt bra och förklara varför det var ett av dina bästa projekt hittills. Chansen är stor att du var passionerad, inspirerade ditt team och ledde projektet till framgång eftersom du kände dig så motiverad. 

Vad frågan betyder: Motivation ser olika ut för alla. Intervjuaren vill ta reda på vad som håller dig motiverad för att få en bättre förståelse för din personlighet.

Så här svarar du: Tänk på vad som motiverar dig när du arbetar. Är det ett bra team som älskar att samarbeta? Älskar du att gå till jobbet för att lösa problem? Blir du exalterad över att lära dig nya saker och bredda dina färdigheter? Oavsett vad som gör dig nöjd och motiverar dig att göra ditt bästa i ett projekt, dela det med din intervjuare och ge ett exempel om du kan.

Vad du inte ska säga: Säg inte "pengar". Det är uppenbart att pengar är en faktor i varför du är motiverad att dyka upp på jobbet varje dag, men intervjuaren ställer den här frågan för att ta reda på vilka andra faktorer som driver dig.

13. Berätta om en utmaning du har stått inför och hur du hanterade den.

Som projektledare kommer du att stöta på många utmanande projekt. Dela med dig av en utmaning som blev ett framgångsrikt projekt eller en bra inlärningsupplevelse för att bevisa att du kan hantera hinder eller motgångar.

Vad frågan betyder: Intervjuaren vill lära sig mer om dina problemlösningsförmässiga färdigheter och hur du hanterar utmaningar. De letar efter ett specifikt exempel.

Så här svarar du: Det bästa sättet att svara på den här frågan är att använda STAR-metoden. Med den här metoden kan du dela in en situation i fyra kategorier: 

• Situation: Börja med den situation du befann dig i. Förklara till exempel att ditt projektteam plötsligt blev mindre eftersom två personer var sjuka under en längre tid.

• Uppgifter: Förklara hur du ville lösa situationen. Ditt mål var till exempel att se till att du fortfarande kunde leverera projektet i tid.

• Åtgärd: Beskriv de åtgärder du vidtog för att nå ditt mål. Till exempel försökte du först få hjälp från ett annat team. När det inte fungerade var du tvungen att lägga ut några av de enklare uppgifterna på en frilansare för att ge ditt team kapacitet för sitt arbete.

• Resultat: Avsluta med att beskriva resultatet av situationen. Att anställa en frilansare gjorde det till exempel möjligt för ditt team att fokusera på de viktiga uppgifterna och slutföra projektet utan förseningar. Dessutom anställde du frilansaren för nästa projekt eftersom hen gjorde ett så bra jobb med att stödja teamet.

Vad du inte ska säga: Prata inte om en personlig utmaning. Intervjuaren vill veta hur du hanterar utmaningar som brist på resurser, negativ feedback eller projektförseningar. Oavsett om du har tidigare erfarenhet som projektledare eller inte, har vi alla stått inför svåra tider på jobbet tidigare, så prata om en situation där du visade hur bra du kan hantera en utmaning.

14. Varför vill du lämna ditt nuvarande jobb?

Det finns uppenbarligen en anledning till att du är på den här anställningsintervjun. Och intervjuaren är nyfiken på vad du hoppas hitta här som du saknar i ditt nuvarande jobb.

Vad frågan betyder: Intervjuaren vill ta reda på en av två saker (eller båda): Hur talar du om din tidigare/nuvarande arbetsgivare och vad motiverade dig att söka den här tjänsten?

Så här svarar du: Istället för att blicka tillbaka på din gamla eller nuvarande arbetsgivare, prata om vad som gör dig mest entusiastisk över den här nya möjligheten. Är du entusiastisk över möjligheten att flytta? Ser du fram emot att skaffa nya färdigheter eller ta på dig mer ansvar? Kanske vill du förbättra balansen mellan arbete och privatliv och känner att det här nya företaget är det perfekta stället för att göra det. Låt din entusiasm för den nya rollen lysa igenom – det kommer att skilja dig från andra kandidater.

Vad du inte ska säga: Prata inte illa om din tidigare arbetsgivare. Oavsett hur hemskt ditt nuvarande eller tidigare jobb är eller var, är det viktigt att se framåt och vara positiv under intervjun.

15. Nämn tre taktiker du har använt för att utveckla och upprätthålla bra kundrelationer.

Beroende på ditt område kan du behöva hantera kunder eller klienter regelbundet. Om du är skicklig på att skapa och upprätthålla solida relationer kommer du att vara en stor tillgång för ditt företag.

Vad frågan betyder: Nöjda kunder är viktiga – intervjuaren vill veta om du har fler än ett kort i ärmeln när det gäller att främja meningsfulla professionella relationer.

Så här svarar du: Tänk på dina tidigare kundrelationer och vad de värdesatte. Uppskattade de din snabba och positiva kommunikation? Fick du dem att känna att de var din enda kund? Överträffade du konsekvent deras förväntningar? Kunde du förstå deras mål och tala deras språk? Alla dessa är beprövade metoder för att bygga och upprätthålla starka businessrelationer. 

Vad du inte ska säga: Skryt inte om hur bra du är med klienter eller kunder. Ödmjukhet är en av de många taktiker som hjälper till att upprätthålla positiva professionella relationer, så se till att du är ödmjuk i din intervju för att bevisa att du kan det.  

16. Hur inspirerar du teammedlemmar som presterar dåligt?

En framgångsrik projektledare måste kunna motivera sitt team, och den här frågan undersöker både din kommunikations- och ledarstil.

Vad frågan betyder: Intervjuaren söker insikter i dina ledarskapsfärdigheter, särskilt hur du identifierar, hanterar och vänder fall av underprestation inom ditt team. De är intresserade av din förmåga att inspirera och motivera, snarare än att bara hantera.

Så här svarar du: Börja med att betona vikten av att förstå varje teammedlems styrkor, svagheter och personliga motivatorer. Dela med dig av en tidigare erfarenhet där du identifierade grundorsaken till en underpresterande teammedlem, till exempel brist på klarhet, otillräcklig utbildning eller personliga utmaningar. Förklara de åtgärder du vidtog för att åtgärda problemet, vilket kan innefatta att sätta tydligare mål, ge ytterligare stöd eller resurser eller justera projektroller för att bättre anpassa sig till teammedlemmarnas styrkor.

Lyft fram det positiva resultatet av dina åtgärder, såsom förbättrad prestanda, ökad teammoral eller framgångsrikt slutförande av ett projekt. Det är viktigt att förmedla empati, anpassningsförmåga och ett engagemang för att utveckla ditt teams potential.

Vad du inte ska säga: Undvik att antyda att underprestation enbart är teammedlemmens fel eller att straffåtgärder är din strategi.

17. Hur hanterar du ändringar i ett projekts omfattning, särskilt mitt i ett projekt?

Den här frågan utforskar en projektledares anpassningsförmåga, strategiska planeringsförmåga och beslutsprocess – som alla är avgörande för att hantera de oundvikliga förändringar som inträffar under projektets livscykel.

Vad frågan betyder: Intervjuaren vill förstå din process för att hantera omfattningskrypning och din förmåga att upprätthålla projektmål, tidslinjer och budgetar inför förändringar. De är intresserade av dina färdigheter i att hantera intressenter, beslutsprocessen och hur du kommunicerar förändringar.

Så här svarar du: Börja med att erkänna att ändringar i ett projekts omfattning är vanliga och ibland kan leda till bättre projektresultat. Beskriv ditt första steg för att utvärdera hur den begärda ändringen påverkar projektets tidslinje, budget och resurser. Betona vikten av bra kommunikation med intressenter för att förstå orsakerna till förändringen och för att sätta realistiska förväntningar.

Dela en tidigare erfarenhet där du framgångsrikt hanterade en omfattningsändring genom att göra en grundlig konsekvensanalys, få nödvändiga godkännanden och justera projektplanerna i enlighet med detta. Lyft fram hur du höll teamet informerat och motiverat, hanterade intressenternas förväntningar och säkerställde att projektet förblev i fas. Betona vikten av flexibilitet, men också av att ha robusta processer för ändringshantering på plats för att bedöma och integrera förändringar effektivt.

Vad du inte ska säga: Undvik att antyda att du motsätter dig alla ändringar av projektomfattningen eller att du anpassar dig till ändringar utan att bedöma deras inverkan och få nödvändiga godkännanden.

18. Kan du beskriva din erfarenhet av agil projekthantering?

Den här frågan riktar sig till en projektledares förtrogenhet och skicklighet med agila metoder, som är avgörande för att hantera projekt i dynamiska och snabba miljöer.

Vad frågan betyder: Intervjuaren mäter din förståelse för agila principer, metoder och ramverk (såsom Scrum, Kanban, etc.) och hur du har tillämpat dem i verkliga projekt. De är intresserade av din förmåga att anpassa dig, samarbeta och leverera värde snabbt och effektivt.

Så här svarar du: Förklara kortfattat din förståelse av agil projektledning och dess betydelse för att främja samarbete, flexibilitet och kundnöjdhet. Dela sedan tidigare erfarenheter där du framgångsrikt hanterade projekt genom att tillämpa agila metoder. Diskutera hur du underlättade sprintplanering, guidade dagliga stand-ups och genomförde granskningar för att säkerställa kontinuerlig förbättring och intressentengagemang. Lyft fram eventuella utmaningar du stött på, till exempel motstånd mot förändringar eller problem med teamets inriktning, och förklara hur du övervann dem.

Det är också bra att nämna eventuella certifieringar eller utbildningar du har slutförd inom agil projekthantering. Detta visar ditt engagemang för professionell utveckling och ditt proaktiva tillvägagångssätt för att hantera projekt.

Vad du inte ska säga: Undvik att ge intrycket av att du inte är bekant med agila metoder eller att du föredrar att inte använda dem, särskilt om organisationen du intervjuar följer agila metoder.

19. Kan du kort berätta om det senaste projektet du arbetade med?

Den här frågan ger en inblick i dina senaste erfarenheter av projektledning, och visar dina färdigheter inom projektplanering, utmaningar du har övervunnit och förmåga att leverera resultat.

Vad frågan betyder: Intervjuaren vill ha en ögonblicksbild av din projekthanteringsstil, inklusive hur du hanterar projektscheman, beroenden och mätvärden för att säkerställa framgång. De är intresserade av din förmåga att leda, anpassa och tillämpa lärdomar på framtida projekt.

Så här svarar du: Börja med en sammanfattning av projektet, inklusive dess mål, omfattning och teamdynamik. Lyft fram dina specifika ansvarsområden, såsom planering, genomförande, hantering av intressenter och eventuella specifika metoder eller verktyg du använde (t.ex. Agile, Waterfall, Gantt-diagram osv.). Diskutera en viktig utmaning du stött på och hur du hanterade den, vilket visar dina problemlösningsförmågor och din motståndskraft.

Avsluta med projektets resultat, betona eventuella framgångar eller prestationer och reflektera över en värdefull lärdom eller hur erfarenheten har förberett dig för framtida projekt. Detta tillvägagångssätt visar din kompetens, ditt ledarskap och din förmåga att reflektera över och växa från dina erfarenheter.

Vad du inte ska säga: Undvik att ge ett vagt eller alltför generellt svar som inte ger insikter i dina förmågor eller projektets detaljer. Undvik också att skylla på andra för eventuella svårigheter som uppstod under projektet.

20. Vilken är din erfarenhet av intressenthantering och hur balanserar du motstridiga prioriteringar och krav?

En framgångsrik projektledare måste kunna kommunicera med intressenter samtidigt som de balanserar motstridiga prioriteringar. Den här intervjufrågan om projekthantering mäter din kapacitet att lösa konflikter och prioritera på ett effektivt sätt.

Vad frågan betyder: Intervjuaren söker insikter i din förmåga att engagera dig med olika intressenter, var och en med sina egna intressen och förväntningar, och hur du navigerar i komplexiteten av konkurrerande krav och prioriteringar som är en realitet i de flesta projekt. De vill veta om du kan upprätthålla ett strategiskt perspektiv samtidigt som du säkerställer intressenternas tillfredsställelse och projektets anpassning till Business-mål.

Så här svarar du: Börja med att sammanfatta ditt förhållningssätt till hantering av intressenter, med betoning på bra kommunikation, öppenhet och relationsbyggande. Ge specifika exempel på hur du har identifierat och engagerat intressenter i tidigare projekt. Gå sedan vidare till att diskutera dina metoder för att prioritera krav, till exempel att använda ett beslutsramverk, utnyttja projekthanteringsverktyg eller tillämpa förhandlings- och konfliktlösningsfärdigheter.

Lyft fram en tidigare erfarenhet där du framgångsrikt balanserade motstridiga prioriteringar, och beskriv resultatet och vad du lärde dig av erfarenheten. Det är viktigt att förmedla att ditt tillvägagångssätt är systematiskt, anpassningsbart och skräddarsytt för varje projekts unika behov. 

Vad du inte ska säga: Undvik att antyda att du prioriterar uppgifter enbart baserat på intuition eller utan en tydlig, konsekvent metod.

Tips för att klara av intervjufrågor om projekthantering

Att veta vad man ska säga är viktigt, men en anställningsintervju handlar om mycket mer än att bara säga rätt saker. Du vill lämna ett bra intryck och se till att din personlighet sticker ut från resten av kandidatpoolen (särskilt personligen eller via Zoom). Här är våra favorittips för att lämna rekryteringschefer och rekryterare med ett bra intryck.

Förstå PM-terminologi. Du bör bekanta dig med vanliga termer inom projektledning. På så sätt behöver du inte fråga vad de betyder först när de dyker upp under intervjun och därmed riskera dina chanser att få jobbet.

Öva på klarhet och självförtroende. Förutom att öva på svar på vanliga intervjufrågor bör du arbeta med att leverera dina svar med självförtroende och klarhet. Detta inkluderar att öva på ditt kroppsspråk för att se till att det förmedlar självförtroende.

Be om förtydliganden vid behov. Om en fråga är otydlig eller om du är osäker på vad som frågas, tveka inte att be om förtydligande. Det är bättre att få mer information än att svara felaktigt på grund av ett missförstånd. Detta visar också din kommunikationsförmåga och uppmärksamhet på detaljer.

Förbered dig med verkliga exempel. Utrusta dig med tidigare erfarenheter som visar dina projektledningsfärdigheter och prestationer. Skräddarsy berättelserna efter arbetsbeskrivningen och de färdigheter som krävs, och visa hur din bakgrund gör dig till den perfekta kandidaten för rollen.

Skaffa det där projektledarjobbet!

Nu när du vet vad du ska säga (och vad du inte ska säga) under din anställningsintervju är vi säkra på att du kommer att klara det. 

Och om du får jobbet, se till att du använder verktyg som gör livet enklare, till exempel Asanas programvara för projekthantering som är utformad för att minimera växling mellan appar. På så sätt kan du och ditt nya team hålla allt från meddelanden till tidslinjer på ett ställe och fokusera på det som verkligen är viktigt.