Hanterar du frilansare? Börja här.

Frilansare är egenföretagare som inte är långsiktigt engagerade i en enda organisation. De är ofta experter inom sitt område och finslipar sina färdigheter i olika företag och projekt. 

Om du har mycket specialiserat arbete men inte tillräckligt med bandbredd kan frilansare hjälpa till. Att bygga och underhålla ett frilansarteam kan hjälpa dig att minska överbelastningen utan att behöva anställa fler interna anställda. Och med rätt arbetsflöden kan du hantera entreprenörer utan att skapa mer ”jobb om jobb” – uppgifter som att kommunicera om projekt, söka efter information och jaga statusuppdateringar. 

Det är där som frilanshantering kommer in i bilden.  

Vad är hantering av frilansare? 

Frilanshantering är processen för att bygga och underhålla ett team av frilansare. Det inkluderar allt du behöver göra för att hålla igång din frilansmotor – från administrativa uppgifter som fakturaspårning till ledningsuppgifter som introduktion och kommunikation. 

I grunden omfattar hantering av frilansare följande fem ansvarsområden: 

1. Hitta frilansare

2. Introducera frilansare

3. Skicka och ta emot uppdrag

4. Spåra fakturor och budget

5. Hantera relationer med frilansare

Hantera frilansare vs interna anställda: vad är skillnaden? 

Att hantera frilansare skiljer sig från att arbeta med interna teammedlemmar. Det beror på att man vanligtvis anställer frilansare för en specifik uppgift eller ett specifikt projekt. Dessutom väljer frilansare ofta att ingå avtal med flera företag samtidigt, så ditt arbete är inte deras enda fokus. Därför arbetar de oftast mer flexibla arbetstider än vanliga anställda och fokuserar på uppdrag med en deadline snarare än att vara tillgängliga under specifika arbetstider. 

Heltidsanställda har å andra sidan en pågående roll som kan utvecklas över tid. De är mer av en långsiktig investering som kräver en betydande introduktionsperiod för att få dem att komma igång med företagets processer och kultur. Tack vare den initiala investeringen har interna anställda den kunskap och de resurser de behöver för att lära sig, växa och ta ägarskap över komplexa projekt. Frilansare har å andra sidan ett mer specifikt fokus och bör gå in i ett projekt med nödvändiga färdigheter. För dem är introduktionen mycket mindre intensiv och fokuserar mer på att förstå uppdraget de har anställts för. 

Hantera frilansare: fem steg att bemästra, med exempel

Att hantera frilansare kan vara skrämmande, särskilt om du inte har arbetat mycket med entreprenörer tidigare. Men även om det finns många rörliga delar kan du dela upp hanteringen av frilansare i fem konkreta steg som, när de behärskas, hjälper dig att få igång din frilansmotor på nolltid. 

1. Hitta kvalitetstalang

Att hitta rätt frilansare kan vara svårt, men det är lättare om du vet var du ska leta. Så här börjar du söka:  

• Använd ditt nätverk: Fråga kollegor om frilansare som de har arbetat med tidigare. Finns det några entreprenörer som de kan rekommendera? 

• Fråga dina nuvarande frilansare: Om du redan arbetar med en entreprenör och vill anställa fler kan du fråga om de har några kollegor som är öppna för att ta på sig mer arbete. Frilansare tenderar att känna och arbeta med andra frilansare, så de är en fantastisk resurs för hänvisningar. 

• Publicera i sociala medier: Annonsera din lediga frilansposition på LinkedIn, Twitter eller en annan plattform. Webbplatser som Facebook har ofta grupper specifikt för frilansare för att få kontakt och dela med sig av sitt hantverk – till exempel grupper för frilansskribenter. Prova att gå med och publicera din lediga tjänst där.

• Lägg ut din sökning på entreprenad: Tack vare gigekonomin växer frilansplattformar som Upwork och Fiverr. Om du har ont om tid och behöver hjälp snabbt hjälper dessa specialiserade plattformar dig att få kontakt med frilansare runt om i världen. 

När du kontaktar potentiella frilansare lönar det sig att vara mycket specifik om projektet du anställer för. För att sätta förväntningar och undvika missförstånd längre fram bör du se till att kommunicera en översikt över rollen, nödvändiga kvalifikationer och en ungefärlig projekttidslinje. Här är ett exempel på ett meddelande från ett företag som vill anlita frilansande copywriters: 

Acme Company vill anställa fler frilansande copywriters i väntan på ökade projektkrav. Vi letar särskilt efter personer med erfarenhet av att skriva innehåll inom mjukvarubranschen som kan matcha vårt företags ton och röst. Det här är en pågående frilansmöjlighet, med möjlighet till över 40 timmar/månad av konsekvent arbete. 

Copywriters måste kunna: 

• Skriva ren text i linje med vår stilguide och företagets röst. 

• Skriva e-postmeddelanden och användargränssnittstext för mobilappar.

• Införliva feedback från produktchefer.

Om detta låter som något du är kvalificerad för, skicka ditt CV och eventuella relevanta prover till daniela.vargas@acmecompany.com. 

När du kontaktar frilansare är det en bra idé att be om referenser, arbetsprover eller en sammanfattning av ett exempel på ett uppdrag. På så sätt kan du verifiera att frilansare har de kvalifikationer som krävs innan du tar med dem på tavlan. 

2. Skapa en introduktionsprocess för frilansare

Även om introduktionen av frilansare är mindre intensiv än introduktionen av anställda krävs det fortfarande en viss insats för att få entreprenörer att komma igång. Att skapa en standardiserad introduktionsprocess för frilansare kan spara tid och stress i framtiden. I stället för att börja från början varje gång en frilansare ansluter sig kan du följa en fördefinierad process för att säkerställa att nya entreprenörer har den information de behöver för att framgångsrikt utföra dina projektkrav. 

Här är några viktiga delar som bör ingå i introduktionsprocessen för frilansare: 

• Ett kontrakt: Använd en mall för partnerskapsavtal för att beskriva projektleveranser, betalningsvillkor och projekttidslinjen. Att låta frilansare underteckna ett detaljerat kontrakt hjälper till att undvika missförstånd längre fram. 

• Faktureringsinstruktioner: Varje företag hanterar frilansfakturering på lite olika sätt. För att göra faktureringsprocessen smidig bör du ge instruktioner om hur och när frilansare ska skicka in fakturor, samt hur de ska skicka nödvändiga skatteformulär och betalningsuppgifter. Du kan också inkludera en fakturamall för att säkerställa att entreprenörer tillhandahåller all nödvändig information. 

• En projektsammanfattning: din sammanfattning beskriver all information som en frilansare behöver veta för att komma igång med ett projekt. Den bör innehålla en projektbeskrivning, en lista över leveranser, projektets deadline, riktlinjer för att genomföra projektet och instruktioner för att skicka in färdigt arbete. Ju mer information du ger om dina förväntningar och krav, desto större är sannolikheten att frilansare kommer att kunna producera det du letar efter.

När det gäller att anställa frilansare är mallar din vän. Du kan till exempel arbeta med ett internt juristteam för att skapa ett avtalsmall och en projektsammanfattning och sedan fylla i viktiga detaljer för varje ny frilansare. Det är också bra att skapa en mall för introduktionskommunikation för att minimera fram och tillbaka och se till att du ger entreprenörer all information de behöver. 

Nedan finns ett exempel på ett introduktionsmeddelande, men kontakta alltid din interna personalavdelning och juridiska team innan du implementerar några avtal. 

Hej [FRILANSARNAMN],

Vad kul att du ska gå med i projektteamet för [PROJEKTNAMN]. [BAKGRUNDSINFORMATION VID BEHOV]. 

SAMMANFATTNING + UPPGIFTER

Här är en länk till [PROJEKTSAMMANFATTNINGEN], som du också har åtkomst till via Google Dokument. Du hittar dina uppgifter i Asana-projektet som är länkat [HÄR]. 

SIFFROR

Den beräknade slutförandegraden är [#] minuter per uppgift, vilket innebär att du har [#] uppgifter (ungefär [#]  timmar) totalt för den här månaden. Låter det hanterbart?

TAKT

[$] per stycke, vilket motsvarar en något ökad timtaxa på [$]. Här är en länk till våra [FAKTURERINGSINSTRUKTIONER]. 

DEADLINE

[DATUM], [TID, TIDSZON].

OBS

• [PRIORITET FÖR DETTA PROJEKT, EFTER BEHOV]

• Se [A] och [B] i sammanfattningen för exempel. 

Hör av dig om du har några frågor. Om du behöver kontakta mig kan du skicka ett meddelande i Asana. 

Bästa hälsningar,

[DITT NAMN]

3. Skapa ett system för att skicka och ta emot uppgifter

Att skicka och ta emot uppgifter är en viktig del i hanteringen av frilansare. För att allt ska fungera smidigt kan du skapa en standardprocess som alla frilansare kan använda för att se sina uppgifter och skicka in färdigt arbete. I Asana kan du till exempel dela ett projekt med frilansare och sedan tilldela dem uppgifter med specifika deadliner, så att det är tydligt vad som behöver göras och när. 

Med en mall för uppgiftsspårning i Asana behöver du inte börja från början. Mallen ger dig ett enkelt sätt att registrera uppgifter, ställa in deadliner och tydligt se förloppet.

Att skapa ett system för uppgiftshantering hjälper till att undvika extra kommunikation och arbete. I stället för att skicka separata e-postmeddelanden för varje nytt uppdrag kan du helt enkelt lägga till och tilldela arbete i ditt verktyg för uppgiftshantering. Därefter kan entreprenörer bifoga sitt färdiga arbete till varje uppgift. Som en extra bonus får du också en överblick över vilka uppgifter som är tilldelade och slutförda, så att du kan se projektförloppet i realtid. 

4. Standardisera processen för budgetspårning

Budgetspårning är en stöttepelare i hanteringen av frilansare. Du måste kunna avgöra hur mycket pengar du har att spendera i början av varje månad och sedan tilldela frilansarbete i enlighet med det. Och i slutet av månaden är det lika viktigt att jämföra fakturor med din beräknade budget för att se till att du inte spenderar för mycket. 

Att skapa en standardiserad process för budgetspårning hjälper dig att bocka av alla dessa punkter varje månad. Så här kommer du igång: 

1. Bestäm faktureringsfrekvensen. Du kan till exempel låta frilansare skicka in fakturor varannan vecka eller i slutet av varje månad. När alla frilansare skickar in sina fakturor samtidigt är det lättare för dig att förutsäga och hålla reda på utgifterna. 

2. Skapa ett projektbudgetdokument. Det bör finnas utrymme för att spåra beräknade kontra faktiska utgifter för varje faktureringsperiod (varannan vecka om frilansare skickar in fakturor varannan vecka eller varje månad om de skickar in fakturor varje månad). 

3. Skicka uppdrag baserat på hur mycket pengar du har till förfogande. Det är lätt att beräkna om du betalar frilansare per leverans eller projekt. Om du betalar per timme bör du ge vägledning om hur många timmar frilansare ska arbeta. 

4. Påminn ditt frilansarteam om att skicka in sina fakturor i slutet av varje faktureringsperiod. 

Samla in fakturor och använd dem för att dokumentera hur mycket du faktiskt har spenderat, jämfört med den beräknade utgiften i din budget.

5. Hantera frilansarrelationer

Frilansare har flexibiliteten att välja vilka kunder de vill arbeta för. Det innebär att det är i ditt bästa intresse att odla en stark relation med entreprenörer – för ju bättre din relation är, desto mer kommer de att vilja arbeta med dig. 

Så här bygger du upp en relation och förtroende med ditt frilansarteam: 

• Utöva emotionell intelligens: Emotionell intelligens hjälper dig att förstå hur andra känner så att ni kan samarbeta mer effektivt. När du tillämpar emotionell intelligens i dina interaktioner med frilansare kan du kommunicera med empati och bygga starkare relationer över tid. 

• Undvik detaljstyrning: frilansare arbetar enligt sitt eget schema, så det är inte realistiskt att förvänta sig att de ska vara tillgängliga hela tiden. Det är okej att kolla läget ibland, men i slutändan måste du lita på att frilansare kommer att ha sitt arbete slutfört i tid. 

• Inkludera feedback i processen: Ingenting är perfekt på första försöket. När du arbetar med frilansare är det viktigt att bygga in minst en feedbackrunda i ditt arbetsflöde. Låt till exempel frilansare skicka in ett första utkast så att du kan ge nödvändiga kommentarer innan projektet går vidare. 

• Skapa riktlinjer för kommunikation: Var tydlig med vilka kommunikationskanaler frilansare ska använda, hur de kan kontakta dig och hur du planerar att dela information med dem. Du kan till exempel använda en kombination av e-post och snabbmeddelanden – eller samla all kommunikation i en projekthanteringsplattform. Detta är särskilt viktigt om du leder ett team på distans och inte kan träffa frilansare personligen. 

Ange konkreta deadlines: Klarhet är extra viktigt när man arbetar med frilansare, eftersom missförstånd kan kosta både tid och pengar för båda parter. När du startar ett projekt bör du vara mycket tydlig med när arbetet ska vara klart och hur frilansare ska skicka in uppdrag.

Håll koll på dina relationer: Skapa en frilansardatabas

När du lägger så mycket insats på att bygga starka kontakter är det viktigt att hålla reda på alla dessa relationer. På så sätt kan du enkelt kontakta entreprenörer som du har arbetat med tidigare när nya projekt dyker upp. 

Att skapa en frilansardatabas hjälper dig att bygga och spåra ditt frilansarnätverk. Det är en central referenskälla där du kan se alla du för närvarande arbetar med, personer du har arbetat med tidigare och eventuella nya frilansare du ännu inte har arbetat med. På så sätt kan du alltid hitta rätt person för ett visst uppdrag. 

Det här ska ingå i din frilansardatabas: 

• Varje frilansares namn och kontaktuppgifter. 

• Föredragna priser

• Styrkor och expertområden.

• Projekt som de har arbetat med tidigare.

Frilanshantering, förenklad

Att hantera frilansare behöver inte vara en skrämmande process. Så länge du har rätt processer och infrastruktur kan du bygga och underhålla ett hälsosamt frilansarteam. Allt som krävs är lite planering och en rejäl dos självförtroende.