39 termer inom projekthantering att känna till

Oavsett om du precis har börjat med projekthantering eller om du vill friska upp minnet på viktiga termer, har vi sammanställt en lista över vanliga termer som du kan stöta på när du hanterar ett projekt.

När du blir bekant med termerna kommer du att märka att ett gemensamt språk med teammedlemmarna kan hjälpa projektet att gå smidigare. Teamet blir mer organiserat, får en tydligare uppfattning om vad som behöver göras och får en tydligare översikt över hur ni kan uppnå era mål.

Grundläggande termer inom projekthantering

Projektledning kan omfatta ett brett spektrum av ämnen, men här är några termer som är vanliga inom projektledning oavsett vilken bransch du är i: 

1. Programvara för projekthantering 

Projekthanteringsprogramvara är den specifika typen av programvara som används för att hantera ett projekt. Vissa projektledare använder specifik programvara för projekthantering i sin projekthanteringsprocess, till exempel Asana, medan andra använder mer allmän programvara för sin planering, till exempel Excel. Även om det inte är nödvändigt att använda en programvara för projekthantering när du hanterar ett projekt, kan det hjälpa till att samordna teamet och göra det mer effektivt genom att spara tid, organisera tillgångar och spåra milstolpar när projektet fortskrider.

2. Projektledare

En projektledare är en person som ser till att ett projekt går smidigt från början till slut. Ett projekt kan ha en särskild projektledare, men i vissa fall kan personen i rollen som projektledare ha en helt annan titel. Projektledaren ansvarar för varje steg i projektet – från idé till slutförande – samt viktiga arbetsflöden under hela processen.

3. Intressenter

Projektets intressenter är de personer som påverkas direkt av projektet du arbetar med. Det kan vara teamet som arbetar direkt med projektet, team på en annan nivå som behöver lära sig en ny process eller företagets vd som vill försäkra sig om att verksamheten fortsätter att fungera smidigt.

4. Leveranser

Leveranser är den produkt eller de produkter som du förväntar dig att ha i slutet av projektet. Leveranser kan vara ett brett utbud av tillgångar, både internt för teammedlemmarna och externt för kunderna. Några exempel på leveranser är en helt ny produkt, en säljpresentation, en ökning av trafiken eller en funktionsuppdatering. 

5. Projekttidslinje 

En projekttidslinje är ett projekthanteringsverktyg som hjälper dig att visualisera hur delarna i din plan passar ihop. En projekttidslinje kan hjälpa dig att lista specifika beroenden under projektplaneringsprocessen.

6. Beroenden

Beroenden är uppgifter som är beroende av att andra uppgifter slutförs innan de kan utföras. Ett bra exempel på det är en juridisk granskning. Vissa uppgifter, till exempel att presentera en försäljningspresentation, kan inte gå vidare förrän de får godkännanden från det juridiska teamet. Det innebär att uppgiften att presentera försäljningspresentationen är beroende av det juridiska teamets godkännanden. 

7. Gantt-diagram

Ett Gantt-diagram är en typ av visuell projekthantering som visar ett projekt i form av en tidslinje. Det är ett enkelt sätt att spåra ett projekts livscykel och uppskatta slutdatum för vissa projektaktiviteter.

Gantt-diagram gör det möjligt för projektledare att enkelt se vilket arbete som behöver göras, vem som gör det och när. Uppgifterna representeras av ett horisontellt fält som representerar hur lång tid det specifika initiativet bör ta.

8. Resurshantering

Resurshantering är processen att planera och schemalägga de resurser som behövs för ett visst projekt. Det skiljer sig från resursfördelning eftersom man aktivt planerar var och när man ska använda de resurser som har budgeterats för ett projekt.

Termer för projekthanteringsplanering

Du kommer att stöta på en mängd olika termer under projektplaneringsprocessen. Här är de viktigaste att känna till:

9. Projektbudget

En projektbudget är den fastställda mängden resurser som du kan använda för ett visst projekt. En projektbudget kan anges i timmar, som i byråvärlden, eller i kronor. 

10. Projektplan

En projektplan (eller projekthanteringsplan) är en detaljerad karta över alla delar som teamet behöver genomföra för att uppnå projektmålen. Projektplaner är viktiga eftersom de utgör grunden för hela projektet. Projekthanteringsplanen ger vägledning till varje enskild person i teamet för att hjälpa till att upprätthålla ansvarstagande. Projektplanen är den viktigaste referenskällan för alla teammedlemmar som är involverade. Om det finns några frågor är projektplanen den bästa källan till information.

11. Projektavsikter 

Ett projektmål är det mål du vill uppnå i slutet av ett visst projekt. Det är den främsta anledningen till att ett projekt genomförs. Ett projektmål kan vara en konkret färdig tillgång, till exempel en ny produkt, eller ett specifikt mål som man vill uppnå, till exempel att öka antalet följare på sociala medier med 300 %. 

12. Nyckeltal för verksamheten (KPI)

Ett nyckeltal (KPI) är ett mått som visar hur teamet utvecklas mot ett specifikt mål eller projektavsikt. 

Nyckeltal är ett enkelt sätt att spåra projektets resultat. En e-postmarknadsförare kan ha som mål att öka öppningsfrekvensen för e-post, och den KPI som spåras är den genomsnittliga öppningsfrekvensen för alla marknadsföringsmeddelanden som skickas det kvartalet. 

13. Projektomfattning 

En projektomfattning definierar tydligt de mål, deadliner och leveranser som ett projekt ska slutföra inom en viss tidsperiod. Att fastställa en projektomfattning i förväg kan hjälpa teammedlemmarna att hantera sin tid individuellt och intressenterna kommer att veta när de kan förvänta sig ändringar när projektet fortskrider. 

14. Omfattningskrypning

Omfattningskrypning är vad som händer när ett projekts uppgifter och leveranser börjar överskrida den tilldelade projektomfattning som en projektledare har fastställt. Även om omfattningskrypning inte är dåligt i sig kan det drastiskt förändra den tid det tar att slutföra ett projekt om det inte övervakas och hanteras noggrant. 

15. Business case

Ett business case är ett dokument som förklarar värdet eller fördelarna för ditt företag när du fullföljer en betydande affärsinvestering eller initiativ. Du kan till exempel skapa ett business case för att lägga till fler anställda i ditt team eller för att välja en ny programvara för arbetshantering.

16. Projektstadga 

En projektstadga är ett dokument som lyfter fram projektets viktigaste mål, omfattning och huvudsakliga ansvarsområden. En projektstadga är ett sätt för viktiga intressenter att få en överblick över arbetet som ska utföras innan de godkänner projektet. Projektstadgor används ofta för att övertala viktiga intressenter att godkänna ett projekt.

17. Kickoff-möte

Ett kickoff-möte är en möjlighet för dig att samlas med alla intressenter i ett specifikt projekt för att se till att alla är överens om projektplanen. Det gör det möjligt för teammedlemmar att ställa frågor och ser till att alla som har ett intresse i projektet har möjlighet att uttrycka sina åsikter. 

18. Resursfördelning

Resursfördelning är processen för att identifiera exakt hur många resurser du kan använda för ett visst projekt. En resurs kan vara:

• Tid

• Budget

• teammedlemmar

• Utrustning.

• Programvara

19. Beredskapsplan

En beredskapsplan är en plan som införs om den ursprungliga planen inte går helt rätt. En beredskapsplan är en förinställd plan B inom projekthantering. Beredskapsplaner används ofta för större, mer komplexa projekt och initiativ för att säkerställa att allt går smidigt, även om det uppstår ett mindre hinder i genomförandeprocessen. 

Termer för projekthanteringsmetoder

Projekthanteringsprocessen kan variera beroende på vilken bransch du arbetar i eller hur stort ditt team är. Inget projekt är det andra likt, och därför finns det olika typer av projekthanteringsprocesser. De vanligaste projekthanteringsmetoderna är följande:

20. Agil

Den agila metoden är en iterativ formulär av projekthantering. Programvaruutvecklingsteam använder ofta agil metodik eftersom deras projektbehov kan förändras mycket snabbt. I stället för att arbeta med en stor del av arbetet fokuserar agil arbetssätt på mindre steg så att arbetet snabbt kan ändras till en annan strategi om det behövs. Det säkerställer att ändringarna som görs i produkten fokuserar på vad som är bäst för slutanvändaren.

21. Vattenfallsmodell

Vattenfallsprojektledning är en linjär form av projekthantering där varje steg i projektet är beroende av föregående steg. Vattenfallsmodellen innebär ofta en stor mängd planering innan utförandet börjar för att säkerställa att alla beroenden redovisas. Vattenfallsmodellen visualiseras ofta i ett Gantt-diagram.

22. Kanban 

Kanban är en form av visuell projekthantering som ofta representeras av Kanban-tavlor. I en Kanban-tavla visas arbetet i en projekttavla som är organiserad i kolumner, där varje uppgift är ett "kort" i lämplig kolumn. Kolumner representerar ofta ett arbetssteg, och kort ”dras” från en backlog när de går vidare till nästa steg i processen. 

23. Scrum

Scrum är en underkategori av den agila metoden där team lär sig av tidigare erfarenheter för att påverka nästa steg i projektet. I ett Scrum-team finns det en individ, känd som Scrum-mästaren, som hjälper till att guida team genom var och en av Scrum-stegen. 

Det finns fyra vanliga faser inom Scrum-metoden:

• Planering

• Utförande

• Granskning

• Retrospektiv

24. Iterativ process

En iterativ process inom projektledning beskriver en process som förändras kontinuerligt när projektet fortskrider. Iterativa processer organiseras ofta efter specifika tidsperioder eller sprintar och involverar perioder av reflektion för att se tillbaka på vad som har gjorts och se vad som kan ändras inför nästa iteration.

25. Portföljhantering

Projektportföljhantering är processen att skapa en centraliserad portfölj av många olika projekt. Det gör det möjligt att få fler insikter i olika projekt och se hur teamets dagliga arbete hänger ihop med företagets mål.

26. Hantering av upparbetat värde

Hantering av upparbetat värde är ett sätt för projektledare att spåra det slutförda arbetet mot den planerade projektplanen. Du kan beräkna intjänat värde genom att multiplicera den procentuella andelen av ett projekt som är slutförd med den totala kostnaden för projektbudgeten för att se hur mycket projektets intjänade värde är. Den här processen kan hjälpa dig att spåra projektets budget och tidslinje.

27. Projekt i kontrollerade miljöer (PRINCE2)

PRINCE2 är en processbaserad projekthanteringsmetod som fokuserar på strukturen i projektledningsteamet och projektets affärsmässiga motivering. 

Det finns sju huvudsteg i Prince2-processen:

1. Starta projektet

2. Inled projektet

3. Styr projektet

4. Kontrollera faser

5. Hantera produktleverans

6. Hantera fasgräns

7. Avsluta projektet

Vanliga förkortningar inom projekthantering

När du dyker ner i projekthantering kommer du att stöta på en rad akronymer, inklusive: 

28. Projektledningsproffs (PMP)

En projektledningsproffs (PMP) är alla som arbetar inom projektledningsyrket. Man behöver inte nödvändigtvis ha titeln projektledare för att bli betraktad som en professionell projektledare.

29. Project Management Institute (PMI)

Project Management Institute är en professionell organisation som enbart ägnar sig åt projekthantering. Project Management Institute erbjuder certifieringar och kurser till dem som är intresserade av att göra karriär inom projektledning. 

30. Project Management Body of Knowledge (PMBOK®)

Project Management Body of Knowledge är en uppsättning standardterminologi och riktlinjer som fastställts av Project Management Institute. PMBOK Guide® omfattar projektledningsmetoder såsom kritiska linjen-metoden (CPM) och uppdelad arbetsstruktur (WBS). 

31. Certified Associate in Project Management (CAPM)

CAPM-titeln är en certifiering som du kan få från Project Management Institute. Det är en certifiering på nybörjarnivå som är utformad för personer med mindre arbetslivserfarenhet.

32. Arbetsbeskrivning

En arbetsbeskrivning är ett formellt dokument som beskriver specifika projektkrav. Den beskriver tydligt projektaktiviteter, leveranser och tidsplan. Det används ofta när en byrå eller entreprenör tillhandahåller arbete för en kund för att se till att alla är överens om vilket arbete som behöver göras.

33. Business process management (BPM) (verksamhetsprocesshantering)

Business process management (BPM) är användningen av olika metoder för att förbättra, optimera och automatisera verksamhetsprocesser. Termen omfattar ett brett spektrum av olika strategier, men används oftast när man effektiviserar eller automatiserar arbetsflöden. 

34. Kritiska linjen-metoden (CPM)

Den kritiska linjen-metoden är ett verktyg för projektledningsmodellering. Projektledaren listar allt projektarbete som behöver slutföras, den beräknade tiden och beroendena för var och en av dessa uppgifter. Du mäter sedan projektet från början till slut för att se hela projektets process i en stor tidslinje. 

35. Program Evaluation and Review Technique (PERT)

PERT används för att identifiera och beräkna hur lång tid det tar att slutföra en specifik uppgift eller aktivitet. Ett PERT-diagram är ett flödesschema som representerar de steg som behöver slutförd i den nödvändiga ordningen i kombination med tidsbehoven. När ett PERT-diagram inte är tillgängligt används ett Gantt-diagram. 

36. Uppdelad arbetsstruktur (WBS)

En uppdelad arbetsstruktur är en komprimerad projektplan som är organiserad i en visuell hierarki. Det innebär att den innehåller viktiga delar av en projektplan, såsom mål, leveranser, tidslinjer och viktiga intressenter. Projektledare använder uppdelade arbetsstrukturer för att visualisera projekt och beroenderelaterade leveranser. 

37. SWOT-analys

En SWOT-analys är ett beslutsfattande verktyg som kan hjälpa dig att identifiera viktiga aspekter av ditt projekt. SWOT är en förkortning som står för:

• Styrkor

• Svagheter

• Möjligheter

• Hot

38. RACI

En RACI-matris är ett sätt att identifiera dina projektteams roller och ansvar för varje uppgift, milstolpe eller projektleverans. RACI-matriser är också kända som ansvarsmatriser. RACI står för:

• Utförare

• Huvudansvarig

• Konsulterad (C)

• Informerad

39. SMART-mål

SMART är en akronym som används för att hjälpa till att skapa tydliga och uppnåeliga mål. SMART står för:

• Specifikt

• Mätbart

• Accepterat (uppnåeligt)

• Realistisk

• Tidsatt

Utveckla dina projekthanteringsfärdigheter

Vill du friska upp dina projekthanteringsfärdigheter? Läs mer om projekthantering, från projektsuppföljning till riskhantering, i Asanas resursbibliotek för projekthantering.