Modelo de documento de início de projeto

A fase de início dos projetos é importante para o estabelecimento das bases de um projeto bem-sucedido. Delinear com antecedência todas as informações principais assegura que toda a equipe esteja sincronizada, antes mesmo que o trabalho comece. Qual é o melhor modo de fazer isso? Criando um modelo de documento de início de projeto.

O que é o documento de início de projeto?

Um documento de início de projeto (PID, na sigla em inglês) é um documento criado pelos gestores do projeto antes do seu início. Este documento reúne as principais informações do projeto, tais como o escopo, as metas, os critérios de sucesso, o valor para o negócio e os riscos potenciais. Ele é frequentemente chamado de termo de abertura ou brief do projeto. 

O principal objetivo do PID é fornecer uma visão geral de alto nível para que as principais partes interessadas possam entender rapidamente quais são os objetivos essenciais e a abordagem do projeto. As informações fundamentais, como os cinco Ws da gestão de projetos (quem (Who), o quê (What), quando (When), onde (Where) e por quê (Why)) são descritas claramente para que os membros da equipe possam encontrá-las com facilidade. Este documento fornece, aos principais participantes, percepções rápidas quanto aos objetivos, ao planejamento e aos principais entregáveis do projeto.

O que é um modelo de documento de início de projeto (PID)?

O modelo de documento de início de projeto (PID) é um esboço geral deste documento. Ele é mais útil durante a criação de novos projetos, pois possibilita duplicar rapidamente o modelo para, em seguida, serem preenchidas as informações relevantes do projeto. Isso economiza o tempo dos gestores que, assim, não precisam criar um PID do zero a cada novo projeto.

Por que utilizar um modelo de documento de início de projeto?

O uso de um modelo de documento de início de projeto traz diversos benefícios para a equipe. Veja alguns deles a seguir:

• Estabelece consistência em todos os projetos: O uso de um modelo de PID agiliza o processo de criação para que o gestor possa realizar com facilidade as mesmas etapas no início de cada novo projeto.

• Pode ser personalizado para equipes específicas: Os PIDs ajudam a padronizar o processo de criação de projetos. No entanto, uma das suas maiores vantagens é ser personalizável, de maneira a se ajustar às especificidades de outros projetos. O modelo oferece a estrutura básica principal para o documento de início de projeto, permitindo também a adição e a remoção das diversas seções em função das necessidades particulares a cada projeto.

• Fornece contexto com rapidez para os participantes: Quando os participantes administram diversos projetos diferentes ao mesmo tempo, é importante que tenham acesso rápido, com o máximo de contexto possível, às informações. O uso de um modelo de documento de início de projeto permite que a informação necessária seja encontrada com facilidade, evitando buscas demoradas ou reuniões de atualização de status desnecessárias.

O que está incluso em um modelo de documento de início de projeto?

Um bom modelo de documento de início de projeto contém todas as informações importantes sobre o projeto que os participantes devam saber com rapidez. Este modelo deve incluir:

• Metas ou o objetivo do projeto: descrição clara do que se pretende alcançar com o projeto e dos objetivos mais amplos de negócio aos quais ele está interligado. 

• Métricas de sucesso: métricas específicas que a equipe acompanha para monitorar se o projeto é ou não bem-sucedido. 

• Escopo do projeto: nesta seção, o escopo do projeto inclui o escopo do trabalho, o orçamento atribuído e o cronograma previsto. 

• Plano de comunicação: descreve o modo como a equipe se comunicará durante o projeto.

• Estratégia de alocação de recursos: informações principais sobre os recursos, tais como o plano de alocação ou o plano estratégico de gestão de recursos.

• Principais participantes: indivíduos importantes envolvidos no projeto, desde os colaboradores individuais até a alta gestão. Um gráfico RACI deve ser incluído nesta seção.

• Riscos do projeto: as informações relacionadas aos riscos do projeto, tais como um registro RAID ou uma análise de risco, devem ser incluídas nesta seção.

Recursos integrados

• Visão geral do projeto. A visão geral do projeto concentra as informações mais importantes em termos de contexto. Dê à sua equipe uma visão panorâmica do projeto: do que se trata, como funcionará e por quê. Adicione uma descrição do projeto para determinar a forma como a equipe equipe utilizará a Asana para colaborar. Depois, compartilhe informações de contexto e recursos importantes, como detalhes de reuniões, canais de comunicação e o brief do projeto, tudo em um único lugar.

• Brief do projeto. O brief do projeto é uma maneira de comunicar detalhes e datas importantes para a equipe mais ampla do projeto. Certifique-se de que a equipe possa acessar com facilidade o brief do projeto ao disponibilizá-lo em um núcleo de referência, como a Asana.

• Gestão de recursos. A Gestão de recursos fornece uma imagem visual da capacidade da equipe ao facilitar a visualização do que os membros estão trabalhando em cada projeto, em um único lugar. Essa informação instantânea permite detectar conflitos, tomar ações em relação aos riscos e manter os projetos em dia por meio da reatribuição ou do reagendamento das tarefas. Verifique a Gestão de recursos com frequência para se certificar de que os membros da equipe não estão sobrecarregados ou ociosos. Caso uma dessas situações ocorra, as tarefas de baixa prioridade podem ser facilmente reatribuídas ou reagendadas para desbloquear as iniciativas de alta prioridade.

• Metas. Na Asana, as metas estão associadas diretamente ao trabalho necessário para alcançá-las, facilitando que os membros da equipe visualizem o fruto das suas próprias contribuições. Afinal, muitas vezes as metas parecem distantes do trabalho que realizamos para atingi-las. Com a equipe e as metas da empresa conectadas ao trabalho subjacente, os membros têm acesso em tempo real e clareza sobre a contribuição dos seus próprios esforços para o sucesso da equipe e da empresa. Assim, eles ficam mais capacitados para tomar decisões melhores, identificando quais são os projetos alinhados à estratégia da empresa e priorizando os trabalhos que oferecem resultados mensuráveis.  

Aplicativos recomendados

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Converta breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack. 

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

Perguntas frequentes