Tudo o que você precisa saber para criar um registro RAID

A gestão de projetos é simples quando tudo corre bem. Mas nem sempre é assim. Quando as coisas ficam difíceis, é importante documentar as mudanças que acontecem no projeto. Isso pode ajudar a equipe a acompanhar as mudanças, aprender com esses desafios e aplicar essas informações ao próximo projeto.

Neste artigo, explicaremos o que é um registro RAID e por que esses registros são ótimas ferramentas para a gestão de projetos.

O que é um registro RAID?

Um registro RAID é uma ferramenta de gestão de projetos usada para documentar quaisquer problemas que ocorram durante um projeto em andamento. Essa ferramenta é criada durante a fase de planejamento do projeto e usada de forma consistente ao longo do projeto para documentar riscos, ações, suposições, problemas, decisões e dependências à medida que o projeto avança. Além de acompanhar as mudanças e aumentar a visibilidade, você pode usar esse registro durante uma reunião de análise retrospectiva para descobrir como evitar problemas e desafios semelhantes em projetos futuros.

A sigla RAID significa:

Riscos

Riscos são quaisquer problemas potenciais que podem ter um efeito adverso no projeto. É essencial identificar proativamente os riscos do projeto antes do seu início. Dessa forma, é possível identificar soluções para esses riscos antes que eles aconteçam e dar à equipe as ferramentas necessárias para entender o que fazer se encontrarem riscos do projeto ao longo do caminho. A implementação proativa da gestão de riscos do projeto pode evitar que grandes problemas se desenvolvam posteriormente no projeto. 

Esta seção de um registro RAID é semelhante a um registro de riscos, que visa identificar, analisar e solucionar os riscos de forma preventiva. Se a sua equipe usa um registro de riscos, você pode implementá-lo na seção R do registro RAID. Além da gestão proativa de riscos, você também pode usar as seções de riscos no seu registro RAID para documentar quaisquer riscos inesperados à medida que eles ocorrem. Quando a equipe identifica um risco, deve atribuir um responsável claro para gerir esse problema, caso ele surja posteriormente no projeto.

Ações ou suposições

Dependendo de como a sua equipe organiza o registro RAID, o A em RAID pode significar ações ou suposições. Você pode usar as duas opções no registro RAID ou escolher uma delas. Se você está se perguntando qual tipo funciona melhor para a sua equipe, escolha:

• Ações, se o seu projeto tiver muitas partes móveis.

• Suposições, se for um projeto de longo prazo que requer muita previsão.

Ações, ou ações a realizar, são todas as coisas que precisam ser feitas ao longo do projeto. As ações a realizar devem sempre ter um responsável claro para que todos saibam quem é responsável por cada item específico. Se houver vários responsáveis por uma ação, identifique claramente quem é responsável por cada entrega. Os gestores de projeto devem verificar regularmente as tarefas ou ações a realizar do projeto para garantir que ele continue avançando. 

Suposições são coisas que a sua equipe prevê que ocorrerão de uma determinada maneira durante o processo de planejamento. No que diz respeito à gestão de projetos, as suposições são fatores sobre os quais a equipe já tem certeza. Isso pode ser devido à experiência ou ao conhecimento. Um bom exemplo de premissa na gestão de projetos é presumir que uma parte crucial de uma máquina chegará com segurança e no prazo.

Como não é possível planejar tudo, os membros da equipe precisam fazer suposições ao longo do caminho. É fundamental documentar as suposições que você está fazendo em um local central. Dessa forma, se ocorrer um obstáculo inesperado ou um risco imprevisto no projeto, você poderá consultar rapidamente a sua lista de premissas. Se você fez uma suposição que levou ao risco ou obstáculo, a sua equipe pode identificar rapidamente a causa raiz do problema ao descobrir proativamente se essa suposição é verdadeira ou não.

Problemas

Os problemas são contratempos inesperados que ocorreram durante o projeto. Os problemas diferem dos riscos porque não se espera que ocorram. Os riscos são um problema potencial que você antecipa, enquanto os problemas surgem inesperadamente. É importante monitorar os problemas à medida que ocorrem para que a equipe possa consultar como eles foram resolvidos. Se problemas futuros surgirem por causa desse problema inicial, a documentação pode ajudar a equipe a identificar a causa raiz. 

Decisões ou dependências

Semelhante ao “A” no RAID, o “D” pode significar decisões ou dependências. Se o seu projeto for mais flexível, a equipe pode querer destacar as decisões tomadas para chegar à solução. Se o seu projeto tiver muitas tarefas complexas que dependem umas das outras, as dependências seriam uma escolha mais relevante.

As decisões são todas as escolhas concretas que são feitas ao longo do caminho. São os pensamentos e ideias finais que levam um projeto à concretização. É importante documentar qual decisão foi tomada, quem a tomou e por que essa decisão foi escolhida. Se a sua equipe usa um processo iterativo como o kaizen, essa documentação pode ser útil para fazer melhorias em projetos futuros. 

Na gestão de projetos, uma dependência é uma tarefa que depende da finalização de outra tarefa. Se houver grandes dependências em um projeto que possam impedir o seu avanço, registre-as no gráfico RAID. Visualizar as dependências pode ajudar os membros da equipe a entender quais tarefas precisam ser concluídas primeiro, antes de passar para a próxima etapa. Muitas vezes, você pode encontrar dependências organizadas em um diagrama de Gantt.

Quando usar um registro RAID

Os registros RAID são ferramentas úteis para usar quando você começa a planejar o seu projeto. Também é melhor usá-los de forma consistente à medida que o projeto avança, para que você possa documentar itens de ação importantes que precisam ser verificados, quaisquer decisões que sejam tomadas ou grandes problemas que surjam. 

O registro RAID é útil para itens de linha rápidos, mas essa ferramenta não deve ser a sua única forma de gestão de projetos. Pense no registro RAID como um registro de incidentes para a gestão de projetos: se houver um evento importante no projeto, documente-o no registro RAID. Certifique-se de combinar um registro RAID com um sistema de gestão de projetos mais robusto que mantenha todo o trabalho, as tarefas e os planos da sua equipe em dia. 

Vantagens de usar um registro RAID

Os registros RAID são uma ferramenta útil para ter no seu conjunto de ferramentas de gestão de projetos. A seguir, apresentamos algumas razões.

Catalogação rápida

Um dos principais benefícios de usar um registro RAID é a capacidade de catalogar informações importantes rapidamente em um lugar central. Assim que um problema ocorre ou uma decisão é tomada, o gestor de projetos pode rapidamente anotar essa ação na seção correspondente do registro RAID. 

Documentação para mudanças futuras

A equipe deve documentar os processos e as decisões tomadas à medida que o projeto progride. Dessa forma, as mudanças feitas durante o projeto atual podem ajudar a informar as decisões sobre projetos futuros. Dessa forma, os registros RAID podem ajudar a aprender e utilizar a sua experiência para desafios futuros.

Crie um modelo de registro RAID

É fácil criar um modelo de registro RAID que atenda às necessidades da sua equipe. Caso um novo gerente de projeto apareça ou você esteja treinando alguém nos processos importantes da sua equipe, o conceito geral de um registro RAID é simples. Os registros RAID são projetados para serem usados repetidamente. A maneira mais fácil de fazer isso é criar um modelo que melhor se adapte às necessidades da equipe e usá-lo em todos os projetos.

Documente todas as decisões em um só lugar

Os registros RAID oferecem à equipe um local central para encontrar informações relacionadas a um projeto. Se um membro da equipe precisar discutir um problema com o participante certo, o registro RAID pode indicar a pessoa certa. 

Ele não apenas documenta quem é responsável pelo quê, mas também serve como uma visão geral de alto nível do processo do projeto. Os membros da equipe podem facilmente dar uma olhada em quaisquer ações que estejam em andamento ou decisões que foram tomadas recentemente. Como cada seção é claramente identificada, os membros da equipe podem encontrar as informações mais relevantes para eles.

Desvantagens de usar um registro RAID

Embora os registros RAID sejam ferramentas úteis, há algumas desvantagens em usá-los.

Os registros RAID são complementares

O registro RAID não deve ser a única fonte de conhecimento quando se trata de gestão de projetos. É uma ferramenta útil para anotar as principais decisões, dependências e quaisquer problemas que surjam ao longo do caminho. No entanto, se você estiver procurando informações mais detalhadas sobre os detalhes do projeto, usar algo como um plano de projeto pode atender melhor às suas necessidades. 

Além de um registro RAID, certifique-se de que a sua equipe também tenha uma ferramenta centralizada onde todas as informações de trabalho estejam disponíveis. Assim, todos os membros da equipe, independentemente do departamento ou função, poderão acessar as informações de que precisam sobre o projeto. A melhor maneira de fazer isso é com uma ferramenta de gestão do trabalho. 

Os registros RAID precisam ser atualizados regularmente

Um registro RAID só está atualizado quando um gestor de projetos o atualiza. Se um gestor de projetos não adicionar consistentemente novas informações em tempo real, o registro RAID se tornará obsoleto. Isso pode ser um desafio se um gestor de projetos não conseguir atualizar o registro de forma consistente. Informações desatualizadas podem confundir os demais participantes, por isso é importante ter mensagens consistentes em todas as formas de comunicação.

Os registros RAID podem ficar desorganizados 

Se você documentar cada decisão tomada em um registro RAID até a menor escolha individual, o registro pode rapidamente ficar confuso e encontrar informações pode ser desafiador. Chegar a um acordo sobre o nível de detalhe é uma distinção importante para a sua equipe manter o registro RAID. Antes de começar a criar um registro RAID, certifique-se de que a sua equipe tenha uma compreensão clara de quais decisões e problemas devem ou não ser incluídos.

Para evitar a desorganização, a equipe deve decidir especificamente quais informações são mais importantes para documentar em um registro RAID. Isso deixa apenas as informações mais importantes no registro, tornando mais fácil para os participantes do projeto encontrar as informações de que precisam. 

Como usar um registro RAID

Os registros RAID podem ser tão simples quanto uma folha de papel com quatro quadrantes dedicados a cada parte da sigla, mas são mais eficazes quando todos na equipe podem acessar as informações em um só lugar. 

Para criar um registro RAID, siga estas quatro etapas:

1. Identifique a melhor maneira de apresentar o seu registro RAID. Como mencionado acima, um registro RAID pode ser tão simples quanto uma folha de papel dividida em quatro seções. No entanto, essa pode não ser a maneira mais eficiente de a sua equipe acessar essas informações. Decida com a equipe se deseja implementar esse registro em um documento, planilha ou outro tipo de software.

2. Converse sobre os riscos, suposições e dependências iniciais. Ao ser proativo, você pode garantir que todos na sua equipe estejam cientes dos possíveis problemas e de como evitá-los.

3. Atualize o registro regularmente. O registro RAID só é preciso quando é atualizado regularmente. Use o registro à medida que o projeto avança e atualize as seções correspondentes de forma adequada.

4. Reflita após o término do projeto. Quando a sua equipe estiver realizando uma análise retrospectiva do projeto, use o registro RAID para ajudar nas conversas sobre como melhorar no próximo projeto.

Usar um software para criar um registro RAID

Criar um registro RAID com um software de gestão do trabalho como a Asana pode ajudar a organizar todos os itens do registro de forma consistente. Ao definir claramente os prazos, os participantes e as ações a realizar, a sua equipe poderá voltar a realizar o trabalho que faz melhor.