Tudo o que você precisa saber sobre a criação de um registro RAID

A gestão de projetos é simples quando tudo corre bem. Mas nem sempre é assim. Quando as coisas ficam difíceis, é importante documentar as mudanças que acontecem no projeto. Isso pode ajudar a equipe a monitorar as mudanças, aprender com esses desafios e aplicar essas informações ao próximo projeto.

Neste artigo, explicaremos o que é um registro RAID e por que esses registros são ótimas ferramentas para a gestão de projetos.

O que é um registro RAID?

O registro RAID é uma ferramenta de gestão de projetos usada para documentar quaisquer questões ou problemas que ocorram durante um projeto em andamento. Esta ferramenta é criada durante a fase de planejamento do projeto e usada de forma consistente durante todo o projeto para documentar riscos, ações, suposições, problemas, decisões e dependências à medida que o projeto avança. Além de acompanhar as mudanças e aumentar a visibilidade, você pode usar esse registro durante uma reunião de retrospectiva para descobrir como evitar problemas e desafios semelhantes em projetos futuros.

A sigla RAID significa:

Riscos

Riscos são quaisquer problemas potenciais que podem ter um efeito adverso no projeto. É fundamental identificar proativamente os riscos do projeto antes do seu início. Dessa forma, é possível identificar soluções para esses riscos antes que eles aconteçam e dar à equipe as ferramentas necessárias para entender o que fazer se encontrarem riscos no decorrer do projeto. A implementação proativa da gestão de riscos do projeto pode evitar que grandes problemas se desenvolvam posteriormente no projeto. 

Esta seção de um registro RAID é semelhante a um registro de riscos, que visa identificar, analisar e solucionar os riscos de forma preventiva. Se a sua equipe usa ativamente um registro de riscos, você pode implementá-lo na seção R do registro RAID. Além da gestão proativa de riscos, você também pode usar a seção de riscos no seu registro RAID para documentar quaisquer riscos inesperados à medida que eles ocorrem. Quando a equipe identifica um risco, deve atribuir um responsável claro para gerir esse problema, caso ele surja mais tarde no projeto.

Ações ou suposições

Dependendo de como a sua equipe organiza o registro RAID, o A em RAID pode significar ações ou suposições. Você pode usar ambas as opções no seu registro RAID ou escolher apenas uma delas. Se você está se perguntando qual tipo funciona melhor para a sua equipe, escolha:

• Ações, se o seu projeto tiver muitas partes móveis.

• Suposições, se for um projeto de longo prazo que requer muita previsão.

Ações, ou itens de ação, são todas as coisas que precisam ser feitas durante a execução do projeto. Os itens de ação devem sempre ter um proprietário claro para que todos saibam quem é responsável por cada item específico. Se houver vários responsáveis por um item de ação, identifique claramente qual pessoa é responsável por qual entrega. Os gestores de projeto devem verificar regularmente as tarefas ou ações a realizar em aberto para garantir que o projeto continue avançando. 

Suposições são coisas que a sua equipe antecipa que acontecerão de uma certa maneira durante o processo de planejamento. No que diz respeito à gestão de projetos, as suposições são fatores sobre os quais a equipe já tem certeza. Isso pode ser devido à experiência ou especialização. Um bom exemplo de suposição na gestão de projetos é presumir que uma peça essencial de uma máquina chegará em segurança e a tempo.

Como não é possível planejar tudo, os membros da equipe precisam fazer suposições ao longo do caminho. É fundamental documentar as suposições que você faz em um local central. Dessa forma, se ocorrer um obstáculo inesperado ou um risco imprevisto no projeto, você poderá consultar rapidamente a sua lista de suposições. Se você fez uma suposição que levou ao risco ou ao obstáculo, a equipe pode identificar rapidamente a causa raiz do problema, descobrindo proativamente se essa suposição é verdadeira ou não.

Problemas

Os problemas são questões inesperadas que ocorreram durante o projeto. Os problemas são diferentes dos riscos porque não se espera que eles ocorram. Os riscos são um problema potencial que você antecipa, enquanto os problemas surgem inesperadamente. É importante monitorar os problemas à medida que ocorrem para que a equipe possa consultar como eles foram resolvidos. Se surgirem problemas futuros por causa desse problema inicial, a documentação pode ajudar a equipe a identificar a causa raiz. 

Decisões ou dependências

Semelhante ao “A” em RAID, “D” pode significar decisões ou dependências. Se o seu projeto tiver um formato mais livre, a equipe pode querer destacar as decisões tomadas para chegar à solução. Se o seu projeto tiver muitas tarefas complexas que dependem umas das outras, as dependências seriam uma escolha mais relevante.

As decisões são todas as escolhas concretas feitas ao longo do caminho. São todas as considerações e ideias finais que levam um projeto à concretização. É importante documentar qual decisão foi tomada, quem a tomou e por que essa decisão foi escolhida. Se a sua equipe usa um processo iterativo como o Kaizen, essa documentação pode ser útil para fazer melhorias em projetos futuros. 

Uma dependência na gestão de projetos é uma tarefa que depende da finalização de outra tarefa. Se houver grandes dependências em um projeto que possam impedir o seu avanço, documente-as no gráfico RAID. A visualização das dependências pode ajudar os membros da equipe a entender quais tarefas precisam ser concluídas primeiro, antes de passar para a próxima etapa. Muitas vezes, você pode encontrar dependências organizadas em um diagrama de Gantt.

Quando usar o registro RAID

Os registros RAID são boas ferramentas para usar quando você começa a planejar o seu projeto. Também é melhor usá-los de forma consistente à medida que o projeto avança, para que você possa documentar ações importantes que precisam ser verificadas, quaisquer decisões tomadas ou grandes problemas que surjam. 

O registro RAID é útil para itens de linha rápidos, mas esta ferramenta não deve ser a sua única forma de gestão de projetos. Pense no registro RAID como um registro de incidentes para a gestão de projetos: se houver um evento importante no projeto, documente-o no registro RAID. Certifique-se de combinar um registro RAID com um sistema de gestão de projetos mais robusto que mantenha todo o trabalho, tarefas e planos da sua equipe em dia. 

Vantagens de usar um registro RAID

Os registros RAID são uma ferramenta valiosa para o seu conjunto de ferramentas de gestão de projetos. Aqui estão algumas razões para isso.

Catalogação rápida

Um dos principais benefícios de usar um registro RAID é a capacidade de catalogar rapidamente informações importantes em um único lugar central. Assim que um problema ocorre ou uma decisão é tomada, o gestor do projeto pode anotar rapidamente essa ação na seção correspondente do registro RAID. 

Documentação para mudanças futuras

A equipe deve documentar os processos e as decisões tomadas à medida que o projeto progride. Dessa forma, as alterações feitas durante o projeto atual podem ajudar a informar as decisões sobre projetos futuros. Dessa forma, os registros RAID podem ajudar a aprender e aplicar a sua experiência a desafios futuros.

Crie um modelo para os seus registros RAID

É fácil criar um modelo de registro RAID que atenda às necessidades da sua equipe. Caso um novo gestor de projetos seja contratado ou você esteja treinando alguém nos processos importantes da sua equipe, o conceito geral de um registro RAID é simples. Os registros RAID são projetados para serem usados repetidamente. A maneira mais fácil de fazer isso é criar um modelo que melhor atenda às necessidades da equipe e usá-lo em todos os projetos.

Documente todas as decisões em um só lugar

Os registros RAID fornecem à equipe um local central para encontrar informações sobre um projeto. Se um membro da equipe precisar discutir um problema com a parte interessada certa, o registro RAID pode indicar a pessoa certa. 

Ele não apenas documenta quem é responsável pelo quê, mas também serve como uma visão geral de alto nível do processo do projeto. Os membros da equipe podem facilmente revisar quaisquer ações em andamento ou decisões tomadas recentemente. Como cada seção é claramente identificada, os membros da equipe podem encontrar as informações mais relevantes para eles.

Desvantagens de usar um registro RAID

Embora os registros RAID sejam uma ferramenta útil, há desvantagens em usá-los.

Os registros RAID são complementares

O registro RAID não deve ser o único núcleo central de referência para a gestão de projetos. É uma ferramenta útil para anotar as principais decisões, as principais dependências e quaisquer problemas que surjam ao longo do caminho. No entanto, se você estiver procurando informações mais detalhadas sobre os aspectos específicos do projeto, um plano de projeto ou um modelo de registro de mudanças pode atender melhor às suas necessidades. 

Além de um registro RAID, certifique-se de que a equipe também tenha uma ferramenta centralizada onde todas as informações de trabalho estejam disponíveis. Dessa forma, todos os membros da equipe, independentemente do departamento ou função, podem acessar as informações de que precisam sobre o projeto. A melhor maneira de fazer isso é com ferramentas de gestão do trabalho. 

Os registros RAID devem ser atualizados regularmente

Um registro RAID só está atualizado quando um gestor de projetos o atualiza. Se o gestor de projetos não adicionar novas informações em tempo real, o registro RAID se tornará obsoleto. Isso pode ser um desafio se o gestor de projetos não conseguir atualizar o registro de forma consistente. Informações desatualizadas podem gerar confusão entre as partes interessadas, por isso é importante manter mensagens consistentes em todas as formas de comunicação.

Os registros RAID podem ficar confusos 

Se você documentar cada decisão tomada em um registro RAID até a menor escolha individual, o registro pode ficar rapidamente desordenado e encontrar informações pode ser um desafio. Concordar com o nível de detalhes é uma distinção essencial para a sua equipe manter o seu registro RAID. Antes de começar a criar um registro RAID, certifique-se de que a sua equipe entenda quais decisões e problemas devem ser incluídos e quais não devem.

Para evitar a desordem, a equipe deve decidir quais informações são mais importantes para documentar em um registro RAID. Isso deixa apenas as informações mais importantes no registro, facilitando a consulta para que as partes interessadas do projeto encontrem as informações de que precisam. 

Como usar um registro RAID

Os registros RAID podem ser tão simples quanto um pedaço de papel com quatro quadrantes dedicados a cada parte da sigla, mas são mais eficazes quando todos na equipe podem acessar as informações em um só lugar. 

Para criar um registro RAID, siga estas quatro etapas:

1. Identifique a melhor maneira de apresentar o seu registro RAID. Como mencionado acima, um registro RAID pode ser tão simples quanto um pedaço de papel dividido em quatro seções. No entanto, essa pode não ser a maneira mais eficiente de a sua equipe acessar essas informações. Decida com a equipe se deseja implementar esse registro em um documento, planilha ou outro tipo de software.

2. Converse sobre os riscos, suposições e dependências iniciais. Ao ser proativo, você pode garantir que todos na equipe estejam cientes dos possíveis problemas e saibam como evitá-los.

3. Atualize o registro regularmente. O registro RAID só é preciso quando é atualizado regularmente. Use o registro no decorrer do projeto e atualize as seções correspondentes conforme necessário.

4. Reflita após o término do projeto. Quando a sua equipe estiver realizando uma retrospectiva do projeto, use o registro RAID para ajudar na conversa sobre como melhorar para o próximo projeto.

Uso de software para o registro RAID

Criar um registro RAID com um software de gestão do trabalho como a Asana pode ajudar a organizar todos os itens do registro de forma consistente. Ao definir claramente os prazos, as partes interessadas e as ações a realizar, a sua equipe poderá voltar a realizar o trabalho que faz de melhor.