Modelo de registro de mudanças
Use este modelo gratuito de registro de alterações para documentar, revisar e aprovar atualizações do projeto em um único espaço de trabalho compartilhado. Acompanhe cada versão e otimize o seu processo de gestão de mudanças, desde o pedido até o lançamento.
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Até mesmo os projetos mais bem planejados evoluem. Atualizações de design, correções de software ou novas solicitações de clientes podem se multiplicar rapidamente e, sem documentação, esses ajustes podem causar confusão para a sua equipe. É por isso que um modelo de registro de mudanças é tão valioso: ele oferece um registro estruturado para acompanhar todas as mudanças, por menores que sejam.
Com este modelo de registro de controle de mudanças, é possível registrar, organizar e comunicar atualizações em um único espaço de trabalho compartilhado. Se você gerencia projetos de TI, desenvolvimento de produtos ou mudanças em projetos de construção, o modelo de registro de gestão de mudanças da Asana ajudará você a documentar os desdobramentos para que a empresa inteira possa acompanhar.
Quem se beneficia dos modelos de registro de mudanças?
Na Asana, as equipes usam registros de mudanças para organizar projetos em constante evolução. No entanto, o verdadeiro poder dos registros de mudanças é a sua flexibilidade. Você pode adaptá-los a qualquer tipo de fluxo de trabalho ou setor. Veja a seguir exemplos de quando e como diferentes profissionais utilizam os modelos de registro de mudanças.
Registro de mudanças de obra
Este modelo documenta e gerencia pedidos de alteração, mudanças no projeto, substituições de materiais, alterações nas condições do local e mudanças no escopo. Ele cria um registro documentado que alinha empreiteiros, clientes e arquitetos em relação ao escopo e aos custos do projeto.
Registro de mudanças de projeto de TI
As equipes técnicas usam um modelo de registro de mudanças para acompanhar modificações no sistema, atualizações de segurança e alterações de configuração. Seja um ajuste no firewall ou uma atualização da API, este registro mostra quem fez as alterações, quando e por quê.
Registro de mudanças de desenvolvimento de software
Os desenvolvedores podem usar este modelo para monitorar lançamentos, patches, recursos, atualizações de segurança e alterações de código com carimbos de data/hora e histórico de versões.
Registro de mudanças de produção
Os fabricantes usam modelos de registro de requisições de mudança para garantir a consistência, a conformidade e o controle de qualidade, documentando alterações no design do produto, nos materiais ou nos processos de montagem.
Registro de alterações de gestão de projetos
Os gestores de projeto usam modelos de registro de gestão de mudanças para acompanhar as atualizações nos orçamentos, cronogramas e entregáveis. Quando um cliente solicita funcionalidades adicionais ou altera os prazos, este modelo garante que cada ajuste seja registrado e aprovado antes da implementação.
Por que usar o modelo de registro de mudanças da Asana?
Aqui na Asana, observamos que as equipes têm um desempenho melhor quando conseguem se adaptar rapidamente e, ao mesmo tempo, manter a organização. Um modelo de registro de controle de mudanças oferece esse equilíbrio, ajudando você a registrar todas as modificações em um único lugar, para que todos trabalhem com base nas mesmas informações.
Veja alguns benefícios de usar um modelo de registro de mudanças:
Visibilidade centralizada de todas as alterações em diversos projetos e departamentos
Maior comprometimento com carimbos de data/hora e aprovações automáticos
Redução de falhas de comunicação entre participantes e colaboradores
Documentação consistente para fins de conformidade e auditoria
Colaboração em tempo real que favorece o planejamento adaptativo e a transparência
Como usar um modelo de registro de mudanças
Criamos este modelo de registro de mudanças para ajudar a sua equipe de projeto a organizar as atualizações nas diferentes versões do seu produto. Use-o como parte do seu processo de gestão de mudanças mais abrangente para manter os lançamentos consistentes e transparentes.
Cada seção deste modelo corresponde a uma fase ou categoria de mudança específica. Siga os passos abaixo para saber como aproveitar ao máximo cada componente.
Etapa 1: comece com as informações da versão
Comece na seção “Informações da versão”. Adicione informações sobre o número da versão, a data de lançamento e o responsável pela tarefa. Esta etapa permite que as partes interessadas compreendam rapidamente o que está sendo lançado e quando.
Inclua uma breve descrição da alteração, resumindo a finalidade ou o escopo da atualização. Também é possível anexar links ao planejamento do projeto ou à documentação do lançamento para que qualquer pessoa que consulte o registro possa encontrar rapidamente o contexto de apoio.
Etapa 2: documente as funcionalidades adicionadas
Use a seção “Funcionalidades adicionadas” para registrar todas as novas funcionalidades introduzidas no lançamento. Crie uma tarefa para cada recurso e preencha os campos de tipo de alteração, nível de impacto e componente. Esses detalhes estruturados facilitam a ordenação e a filtragem das atualizações posteriormente.
Adicione uma brief sobre como a nova funcionalidade melhora a experiência do usuário ou atende ao feedback dos clientes. Isso ajuda a relacionar as melhorias do produto às necessidades do usuário, ao mesmo tempo em que mantém o histórico de alterações do documento detalhado e mensurável.
Leia: Experimente este modelo de comunicados de lançamento para atualizações de software e de produto3.ª etapa: registrar a funcionalidade alterada
Sempre que uma funcionalidade ou um fluxo de trabalho existente for modificado, documente isso na seção “Funcionalidade alterada”. Descreva a mudança específica para que as equipes e os usuários possam entender sua finalidade e seu impacto. Use métricas como ganhos de desempenho, redução de erros ou melhorias na usabilidade para quantificar a atualização. Essas informações ajudam os tomadores de decisão a avaliar se uma alteração no software alcançou o resultado desejado.
Etapa 4: registrar as funcionalidades obsoletas e removidas
À medida que os produtos evoluem, algumas funcionalidades ficam obsoletas. Em Funcionalidades descontinuadas, anote quais elementos estão sendo descontinuados, juntamente com os planos ou cronogramas para substituí-los. Em seguida, transfira os itens totalmente desativados para a seção “Recursos removidos”. Incluir a justificativa para a remoção e quaisquer dependências relacionadas ajuda os desenvolvedores e os especialistas em controle de qualidade a manter a integridade da versão e a monitorar o progresso entre os lançamentos.
Etapa 5: registrar os problemas corrigidos
Use a seção “Problemas corrigidos” para documentar bugs resolvidos, patches de segurança ou outras atualizações de manutenção. Cada tarefa deve indicar o componente afetado, o proprietário designado e o status de controle de qualidade.
Se a sua equipe monitora bugs no GitHub, vincule o problema relevante diretamente à tarefa. Com isso, fica mais fácil cruzar as referências das correções de bugs entre os sistemas e manter o seu registro na Asana completo.
Leia: Modelo de documentação técnica gratuito que poupa tempoEtapa 6: revisar e compartilhar as atualizações
Antes de publicar, revise cada entrada para garantir que estejam corretas e completas. Use os filtros da Asana para revisar as mudanças por categoria, componente ou status de aprovação, garantindo a uniformidade entre os lançamentos.
Após a finalização, compartilhe o registro com os principais interessados e arquive a versão para consulta futura. Fazer isso após cada lançamento ajuda a manter um registro confiável e auditável do seu processo de gestão de mudanças.
Funcionalidades de documentação da Asana
Os recursos da Asana transformam o seu modelo de registro de mudanças em um espaço de trabalho dinâmico que mantém todas as atualizações, aprovações e decisões visíveis em tempo real. Incluímos algumas das nossas funcionalidades favoritas de documentação e registro, mas você não está limitado a elas. Acesse a nossa biblioteca de funcionalidades para descobrir outras formas de personalizar o seu modelo.
Acompanhe detalhes importantes, como o tipo de alteração, o impacto e o status de aprovação. Os campos personalizados facilitam a ordenação e a filtragem de atualizações em todo o seu modelo de registro de controle de mudanças, independentemente de você estar gerenciando solicitações de TI, pedidos de alteração de construção ou atualizações de software.
Automatize as etapas rotineiras, como atribuir revisores ou notificar as partes interessadas quando o status de uma alteração passar de pendente para aprovada. As Regras economizam tempo e reduzem os acompanhamentos manuais.
Visualize as alterações aprovadas e os próximos ajustes em uma única tela. A funcionalidade de Cronograma ajuda você a ver como as solicitações de mudança afetam os marcos e os prazos.
Armazene todos os arquivos de apoio diretamente nas tarefas da Asana. Com os anexos, cada arquivo é conectado à respectiva alteração para que seja possível acessá-lo rapidamente durante revisões ou auditorias.
Monitore múltiplos projetos ou departamentos simultaneamente com os Portfólios. Esse recurso ajuda os líderes a ver o status de cada modelo de registro de solicitações de mudança em uma única visualização.
Integrações recomendadas para os seus modelos de registro de mudanças
As integrações ajudam o seu modelo de registro de mudanças da Asana a se conectar perfeitamente às outras ferramentas que você usa para documentação, comunicação e geração de relatórios. Encontre as plataformas que a sua equipe usa diariamente no nosso centro de integrações da Asana.
Notifique a sua equipe instantaneamente quando um pedido de mudança for adicionado, aprovado ou precisar de revisão. O Slack mantém a comunicação ágil e reduz os atrasos entre os tomadores de decisão e os responsáveis pela implementação.
Anexe arquivos de design, formulários de aprovação e documentação diretamente a tarefas na Asana. Com o Drive, o seu modelo de registro de gestão de mudanças se torna um único ponto central para todos os arquivos relacionados a mudanças.
Sincronize solicitações de mudança técnicas ou relacionadas a software entre o Jira e a Asana. Essa integração aumenta a eficiência ao conectar o monitoramento de projetos e os fluxos de trabalho de engenharia.
Colabore em discussões sobre mudanças e compartilhe atualizações da Asana sem sair do Teams. Esta integração mantém as conversas e a documentação do seu projeto em um só lugar.
Crie painéis visuais que mostrem a frequência das mudanças, os prazos de aprovação e os impactos nos projetos.
Vincule páginas do Confluence diretamente a tarefas na Asana para obter documentação detalhada e contexto histórico. Isso ajuda as equipes a manter o histórico de versões e os registros de conformidade em um único sistema conectado.
Perguntas frequentes sobre modelos de registro de mudanças
O que é um modelo de registro de mudanças e como ele funciona?
Qual é a diferença entre o modelo de registro de controle de mudanças e o modelo de registro de gestão de mudanças?
Quando devo usar um modelo de registro de pedidos de mudança para o meu projeto?
Posso automatizar o monitoramento de mudanças com a Asana?
Por que documentar as mudanças é importante para as equipes internacionais?
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