Documentação técnica

Você está gerindo o lançamento de um produto, corrigindo bugs e lidando com revisões de última hora das partes interessadas. Então, alguém sinaliza um link quebrado nas suas instruções de configuração. O suporte ainda está consultando uma seção de perguntas frequentes desatualizada, e o desenvolvedor acabou de fazer alterações não documentadas. Sem um modelo de documentação técnica confiável, pequenas lacunas podem se transformar em problemas maiores, como atrasos, confusão e usuários insatisfeitos.

Este modelo oferece uma abordagem estruturada e repetível para escrever, organizar e manter a documentação técnica. Ele vem com seções predefinidas para introduções, instruções de configuração, detalhes de uso, perguntas frequentes, solução de problemas e monitoramento de versões. Assim, você não perde tempo decidindo o que incluir ou como formatar. 

Cada seção é estruturada como uma tarefa ou subtarefa, o que facilita a atribuição de responsabilidades, a coleta de feedback e o monitoramento do status da revisão em tempo real. Você pode anexar capturas de tela, vincular especificações e incorporar recursos visuais diretamente no documento. Como este modelo de documentação técnica está hospedado na Asana, toda a sua equipe pode contribuir, atualizar e acompanhar o progresso com facilidade, sem se perder em pastas ou problemas de controle de versão. 

Quem se beneficia dos modelos de documentação técnica?

Na Asana, vimos como as coisas podem dar errado rapidamente quando a documentação técnica não é organizada ou consistente. As equipes duplicam o trabalho, os usuários finais ficam confusos e o suporte gasta horas respondendo às mesmas perguntas de instalação e solução de problemas. Sem um modelo compartilhado para documentação, até mesmo tarefas de rotina, como escrever um manual do usuário ou atualizar as notas de lançamento, podem consumir muito tempo.

Este modelo de documentação técnica foi projetado para equipes de produto e engenharia em rápida evolução que precisam enviar documentos organizados e consistentes em larga escala. É ideal para:

• Diretores de tecnologia e engenheiros de startups que precisam documentar um novo produto de software entre os sprints.

• Desenvolvedores individuais que gerenciam arquivos readme, etapas de instalação e documentação de API em várias ferramentas.

• Gerentes de produto que buscam agilizar a integração e reunir as equipes em torno de um padrão de documentação.

• Redatores e consultores técnicos que precisam de uma estrutura personalizável para definir o escopo, redigir e manter o conteúdo.

• Líderes de controle de qualidade e conformidade que documentam a funcionalidade, as especificações técnicas e o histórico de versões para auditorias.

• Equipes de suporte que criam artigos de base de conhecimento, perguntas frequentes e guias de solução de problemas para usuários finais.

Use este modelo para criar tudo, desde documentação do usuário e referências de API até tutoriais de integração e documentação de processos, sem ter que começar do zero.

Por que usar o modelo de documentação técnica da Asana?

Uma equipe de desenvolvimento de software tinha dificuldades para acompanhar as mudanças no produto. A documentação do software estava espalhada, cheia de requisitos desatualizados e jargões inexplicáveis. Depois de mudar para este modelo de documentação técnica, eles coordenaram os redatores e desenvolvedores, melhoraram a experiência do usuário e reduziram o tempo gasto nas revisões.

Este modelo oferece uma maneira consistente e escalável de documentar o processo de desenvolvimento do produto, desde guias do usuário até notas de lançamento.

• Economize tempo com uma estrutura pronta que acelera a criação de conteúdo.

• Documente as funcionalidades do produto e os requisitos de software em um formato organizado e consistente.

• Melhore a experiência do usuário com linguagem e layout intuitivos.

• Esclareça jargões e siglas com campos de glossário e definição integrados.

• Apoie os fluxos de trabalho de gestão de projetos com colaboração em tempo real.

Como usar este modelo de documentação técnica

Você encontra este e outros modelos na biblioteca de modelos da Asana para simplificar os seus fluxos de trabalho de documentação. Este modelo de documentação técnica oferece uma estrutura bem definida para você seguir, seja para escrever instruções de configuração ou wikis internos. Assim, você pode se concentrar no conteúdo, não na formatação. Siga estas instruções passo a passo para criar, manter e dimensionar com confiança os seus documentos técnicos.

Passo 1: duplique o modelo e dê um nome ao seu projeto

Comece duplicando o modelo de documentação técnica da biblioteca da Asana. Dê ao seu projeto um nome específico que reflita o seu conteúdo, como “Guia de integração do aplicativo móvel” ou “Notas da versão v3.5”. 

Você verá seções pré-construídas como Introdução, Configuração, Uso e Solução de problemas. Elas fornecem um ponto de partida flexível para uma variedade de documentações técnicas, desde manuais de usuário até documentação de processos internos.

Etapa 2: defina o escopo, o público-alvo e o formato

Na seção Visão geral, descreva o que a documentação abrange, a quem se destina e onde será armazenada. Você está escrevendo para desenvolvedores, usuários finais, revisores de controle de qualidade ou novos contratados? Isso fará parte de uma base de conhecimento, de uma wiki do Confluence ou será incorporado ao seu aplicativo?

Definir o escopo do projeto ajuda a reduzir o retrabalho mais tarde. Por exemplo, se o público não for técnico, evite usar jargões e siglas, ou certifique-se de defini-los. Se isso fizer parte de um ciclo de desenvolvimento de produto mais amplo, vincule-o a projetos ou tarefas de documentação relevantes na Asana.

Etapa 3: organize a estrutura do documento

Use as seções de tarefas para replicar um layout de documentação padrão. O modelo inclui espaços reservados como:

• Introdução: defina a finalidade, o público e o escopo.

• Índice: adicione links ou cabeçalhos para facilitar a navegação.

• Configuração/instalação: inclua instruções passo a passo com recursos visuais.

• Uso e recursos: documente os principais fluxos de trabalho e a funcionalidade do produto.

• Solução de problemas: adicione problemas comuns, perguntas frequentes e soluções práticas.

• Glossário ou apêndice: defina termos e forneça recursos adicionais.

Use subtarefas para detalhar tópicos, adicionar links para informações de apoio ou atribuir partes específicas aos membros da equipe.

Etapa 4: atribua a responsabilidade e reúna feedback

Atribua tarefas aos redatores técnicos, proprietários de produtos ou desenvolvedores com base nas suas áreas de especialização. Por exemplo, um líder de desenvolvimento pode ser responsável pelo roteiro de código aberto, enquanto o suporte contribui para a seção de solução de problemas.

Use os comentários da Asana para reunir feedback diretamente na tarefa. Você também pode definir datas de conclusão, prioridades e campos de status para acompanhar o progresso. Isso mantém a documentação em sintonia com o ciclo de desenvolvimento do software.

Etapa 5: anexe recursos visuais e documentos de apoio

Uma boa documentação geralmente inclui diagramas, capturas de tela ou fluxogramas para ilustrar os pontos-chave. Anexe-os diretamente às tarefas relevantes usando integrações como Google Drive, Dropbox ou Figma. Também é possível vincular requisitos de software, documentos de design ou planos de projeto relacionados. Isso transforma a documentação em um centro de gestão do conhecimento para todos os envolvidos.

Etapa 6: publique, mantenha e revise

Depois que o conteúdo for revisado, marque as seções como finais e atualize o status do documento usando campos personalizados. Adicione um registro de alterações ou uma tabela de versões para acompanhar as atualizações ao longo do tempo.

Defina lembretes para revisitar esta documentação regularmente, como após cada lançamento de produto ou auditoria trimestral. Com este fluxo de trabalho, você não está apenas criando um documento único, mas um recurso vivo que evolui com o seu produto de software.

Funcionalidades de documentação da Asana

As funcionalidades da Asana são ferramentas integradas que ajudam a personalizar e gerir o seu fluxo de trabalho. Quando usadas em conjunto com este modelo de documentação técnica, funcionalidades como atribuições de tarefas, campos personalizados e cronogramas facilitam o acompanhamento do conteúdo, a coleta de informações e a atualização de tudo.

Destacamos algumas das nossas funcionalidades favoritas abaixo, mas você pode explorar a lista completa de funcionalidades da Asana aqui para personalizar ainda mais a sua documentação.

Tarefas e subtarefas: divida a documentação técnica em componentes claros e atribuíveis para monitorar a propriedade desde o esboço até a publicação.

Campos personalizados: adicione etiquetas de status, números de versão, público-alvo ou tipo de documentação para filtrar e ordenar o conteúdo facilmente.

Visualização de cronograma: visualize o progresso da documentação e planeje os ciclos de lançamento ou sprints de engenharia.

Comentários e anexos: reúna feedback, marque membros da equipe e anexe capturas de tela ou diagramas em um só lugar.

IA Asana: automatize tarefas de rotina, como organizar conteúdo, sugerir os próximos passos ou destacar lacunas na documentação com base na atividade do projeto.

Formulários: reúna informações de engenheiros, suporte ou equipes de produto para elaborar perguntas frequentes e guias de solução de problemas.

Integrações recomendadas

As integrações conectam a Asana às ferramentas que a sua equipe já utiliza. Você pode anexar arquivos, sincronizar calendários e automatizar atualizações sem alternar entre plataformas. Elas ajudam a transformar este modelo em um fluxo de trabalho de documentação completo e conectado.

Selecionamos algumas integrações para ajudar você a começar. Você pode navegar pelo centro de integrações da Asana para descobrir ainda mais maneiras de conectar o seu trabalho.

Google Drive: anexe especificações de produtos, fluxogramas ou diagramas diretamente às seções relevantes do documento.

Slack: mantenha a equipe atualizada sobre tarefas de documentação, revisões e atualizações em tempo real.

GitHub ou Jira Cloud: vincule as tarefas da Asana a problemas relevantes, solicitações pull ou recursos em desenvolvimento.

Microsoft Teams: colabore com todos os departamentos ao exibir o trabalho de documentação durante as reuniões em pé ou as revisões de produtos.

Dropbox: centralize ativos de imagem, whitepapers ou documentos arquivados junto com a sua lista de tarefas.

Perguntas frequentes sobre os modelos de documentação técnica