Modelo de plano de gestão de escopo do projeto

Se você já ouviu falar no triângulo da gestão de projetos, no triângulo de ferro ou nas restrições triplas da gestão de projetos, sabe como o escopo é importante para alcançar os objetivos do projeto dentro do prazo e do orçamento. Cada projeto possui três restrições interdependentes: cronograma, orçamento e escopo. Embora os dois primeiros recebam mais atenção durante o planejamento, o escopo do projeto é igualmente importante. Para ter a certeza de que a sua equipe definirá o escopo de todos os projetos, você precisa de um modelo de plano de gestão de escopo.

O que é o escopo do projeto?

O escopo do projeto é uma forma de determinar previamente os limites do projeto, que incluem os prazos, o orçamento e os entregáveis. Ao definirmos o escopo do projeto antes de começar o trabalho, sabemos como alocar os recursos e estabelecer expectativas realistas para as partes interessadas. 

A gestão de escopo do projeto compreende diversas iniciativas relacionadas, o que inclui:

• Desvio de escopo: é quando um projeto cresce além do escopo original com o acréscimo de entregáveis, uma extensão do cronograma ou mais despesas do que foi planejado.

• Triângulo da gestão de projetos: composto pelo trio escopo, orçamento e cronograma. Ao coordenarmos os três da maneira correta, realizamos o projeto sem a necessidade de recursos adicionais. 

• Declaração de escopo do projeto: diretrizes para ajudar a equipe a determinar o que está dentro e fora do escopo.

• Plano de gestão de escopo do projeto: é o plano usado para definir e controlar o escopo do projeto.

O que é o modelo de plano de gestão de escopo? Ele é mesmo necessário?

Trata-se de um modelo reutilizável que pode ser usado para planejar o escopo de um novo projeto. Com este modelo, podemos padronizar todos os projetos da equipe de projetos ou do programa. 

O escopo do projeto é negligenciado por muitas equipes, que priorizam o orçamento e o cronograma ou, às vezes, nem chegam a definir o escopo, o que é muito arriscado. O escopo é tão importante quanto os demais componentes do triângulo da gestão de projetos e ignorá-lo ou tratá-lo superficialmente pode resultar em desvio de escopo e equipes sobrecarregadas e com poucos recursos. O modelo de plano de gestão de escopo facilita para a equipe definir o escopo de cada projeto lançado, o que aumenta a probabilidade de cumprir os entregáveis dentro do prazo e do orçamento.

Benefícios de usar um modelo de plano de gestão de escopo do projeto

O principal benefício do modelo de plano de gestão de escopo é que ele incentiva toda a equipe a estabelecer um escopo para cada projeto que criar. Além disso, o modelo proporciona o controle total sobre o escopo dos seus projetos. Graças ao modelo, é possível:

• Padronizar o processo de planejamento da gestão de escopo do projeto.

• Obter adesão das partes interessadas, principalmente da liderança, que quer se certificar de que o projeto é viável.

• Permitir que os novos integrantes da equipe participem na gestão dos projetos, pois os processos já estão estabelecidos.

Seções do modelo de plano de gestão de escopo do projeto

O modelo de plano de gestão de escopo é o alicerce dos processos de escopo do projeto. A partir dele, definimos o escopo, estabelecemos as expectativas para as partes interessadas e desenvolvemos o plano do projeto. 

Se você utiliza um software de gestão de projetos, pode usar o modelo com toda a equipe para comunicar sempre as informações certas durante o processo de gestão do escopo. Ao criar um modelo, certifique-se de incluir seções (como as listadas abaixo) para definir o escopo em todo o ciclo de vida do projeto. 

Entregáveis incluídos no escopo do projeto

Um dos principais objetivos do modelo de plano de gestão de projetos é estabelecer os itens, métricas ou tarefas que precisam ser realizadas para que o projeto tenha êxito. Os entregáveis podem ser coisas pequenas, como a elaboração de documentos do projeto, ou resultados mais significativos, como o lançamento de um site novo. Vincule os entregáveis às metas e aos objetivos de toda a equipe para que cada entregável contribua para as iniciativas maiores.  

Estrutura analítica de projeto

A estrutura analítica do projeto (EAP) divide os estregáveis em subtarefas (e estas em subtarefas menores) que precisam ser realizadas para concluir cada tarefa principal. Criar uma seção para a EAP ajudará a equipe a monitorar os subentregáveis críticos e as principais dependências. A EAP deve incluir os objetivos do projeto, a declaração de escopo e o agendamento do projeto, todos representados visualmente. 

O cronograma do projeto

Inclua o cronograma previsto para monitorar o progresso do seu projeto em relação aos prazos e marcos importantes. Use um software dinâmico, como uma ferramenta de gestão de projetos, para atualizar o cronograma caso haja mudanças no escopo sem precisar editar as datas manualmente. 

Trabalho fora do escopo

Nas seções anteriores, você definiu o que pretende realizar. Mas é igualmente importante estabelecer as tarefas que não estão no escopo. O objetivo é definir diretrizes e limites para que todos tenham expectativas realistas e saibam o que é necessário para o sucesso do projeto. Posteriormente, se uma parte interessada fizer um pedido que extrapole o escopo delimitado, você pode simplesmente indicar esta seção do seu modelo e explicar que isso não está incluído no escopo original do projeto e, portanto, não poderá ser feito neste momento. 

RACI ou RAPID das partes interessadas 

As partes interessadas no projeto, como os membros da equipe, o patrocinador e a liderança executiva, querem estar envolvidas nele, o que é ótimo. Mas sem uma delimitação e um monitoramento cauteloso, mesmo os participantes mais bem-intencionados podem involuntariamente atrapalhar o projeto e até provocar um desvio de escopo. Para evitar isso, use gráficos de atribuições (como o RACI ou o RAPID) para definir claramente as responsabilidades de cada participante do projeto. 

Um formulário ou processo de controle de mudanças

Mesmo os projetos mais bem planejados enfrentam obstáculos e mudanças inesperadas. Pode haver momentos em que você precisa adicionar um entregável ou alterar o cronograma. E, embora seja desejável estabelecer um escopo de projeto bem delimitado, ele não deve ser totalmente imutável. Com um processo de controle de mudanças, as partes interessadas podem enviar os pedidos de alterações que podem afetar o escopo do projeto. Ao adotar um processo de mudança e estabelecer um formulário de controle de mudanças, é possível obter informações sobre o motivo da solicitação, qual será o seu impacto e se vale a pena incluí-la no projeto.

Como criar um modelo de plano de gestão de escopo do projeto

Primeiro, analise os planos de escopo realizados anteriormente para determinar quais informações são necessárias ao modelo. O modelo deve ser completamente ajustado aos trabalhos realizados no projeto, por isso, consulte os seus planos de gestão de escopo recentes, veja quais requisitos de projeto são comuns ao seu programa ou equipe, e inclua seções para cada um deles. Por exemplo, se você sempre cria protótipos de design, inclua essa seção no seu modelo. Lembre-se, o plano de gestão de escopo mais eficaz é aquele que funciona melhor para o seu trabalho, equipe e organização.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Relatórios. Os relatórios da Asana traduzem os dados de um projeto em gráficos visuais e facilmente compreensíveis. Ao gerar relatórios de trabalho no próprio local onde ele é realizado, você reduz a redundância de tarefas e a alternância desnecessária entre aplicativos. Como todo o trabalho da equipe está na Asana, é possível acessar dados de qualquer projeto ou equipe para obter um panorama preciso do que está acontecendo, em um único lugar.

• Atualizações de status do projeto. Diga adeus às várias ferramentas usadas para encontrar informações sobre o status do projeto ou às reuniões que poderiam ser substituídas por um e-mail. As atualizações de status de projeto na Asana não apenas são fáceis de usar, como também são diretamente conectadas ao trabalho que a sua equipe realiza. Isso faz com que fique mais fácil para os membros da equipe acessar informações adicionais do projeto, como plano do projeto, plano de comunicação, metas do projeto, marcos, entregáveis e mais. Em última análise, os relatórios de status do projeto reduzem o seu trabalho manual, centralizam as informações e mantêm todos na mesma página.

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Miro. Conecte o Miro e a Asana para simplificar os fluxos de trabalho e ver cada projeto do começo ao fim, tudo em um só lugar. Insira os quadros do Miro nos briefs de projeto da Asana, permitindo que os membros da equipe interajam, visualizem, comentem ou editem diretamente da Asana. Outra opção é anexar um quadro novo ou existente do Miro a uma tarefa Asana, convidando automaticamente os colaboradores da tarefa a visualizar, comentar ou editar o quadro. 

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Lucidchart. A integração entre Lucidchart e Asana integra perfeitamente diagramas, fluxogramas, mapas de processos e wireframes no seu projeto Asana. O contexto importante para o projeto se encontra onde você precisa: na Asana. As equipes podem acessar com facilidade todas as informações certas à medida que trabalham, sem alternar entre aplicativos diferentes.

Perguntas frequentes