Modelo de plano de gestão de mudanças

A sua equipe acaba de decidir fazer uma enorme mudança que vai remanejar as operações na maior parte da empresa. Como isso envolve muito planejamento, comunicação e preparação, um modelo de plano de gestão de mudanças pode ajudar a manter tudo organizado.

A utilização de tal modelo pode ajudar você e a sua equipe a organizar o plano de gestão de mudanças para que possam passar com facilidade por grandes transformações organizacionais. A criação e manutenção de um modelo de gestão de mudanças pode ajudá-los a lidar com os remanejamentos organizacionais de forma inteligente e assegurar que não se salte etapas do processo. À medida que a sua organização crescer, você poderá adaptar o modelo para crescer com ela. 

O que é um modelo de plano de gestão de mudanças?

Trata-se de uma estrutura repetível que se pode usar para estabelecer planos de gestão de mudanças. É possível usar este modelo para preparar o cenário para o remanejamento organizacional, de modo que, quando ocorrer, a sua equipe esteja pronta para as mudanças de processo resultantes.

Os planos de gestão de mudanças são utilizados para ajudar as equipes a passar de um processo a outro sem problemas, especialmente quando os processos mudam drasticamente, o que poderia causar interrupções nas operações do dia a dia. Um modelo de plano de gestão de mudanças lhe servirá para orientar a equipe em qualquer grande transição com instruções passo a passo.

Como definir um modelo de plano de gestão de mudanças

Este tipo de modelo é uma ferramenta valiosa, que lhe dá uma maneira de garantir que todos os detalhes do seu plano de gestão de mudanças, os participantes e os aprendizados sejam incorporados na próxima vez que tiver de implementar mudanças e remanejamentos. 

Os modelos de gestão de mudanças são mais úteis quando se encontram numa ferramenta que facilita a sua replicação e aplicação projeto a projeto. As ferramentas digitais de gestão de projetos podem facilitar esta tarefa: você simplesmente cria um modelo inicial e, depois, basta duplicá-lo, adicionando todos os detalhes que forem específicos a tal processo de gestão de mudanças. 

Ao criar o modelo, é importante incluir estes aspectos principais do projeto:

• O que está mudando: trata-se de um processo significativo que está sendo modificado? A sua equipe está trocando um software essencial? De qualquer modo, a sua equipe precisa saber o que está mudando, para que possa se adaptar e se preparar para o trabalho.

• O status da mudança: saber onde se encontra a equipe no processo de gestão de mudanças pode ajudar os outros gestores a entender como implementá-lo na própria equipe. Com o plano, você também pode monitorar o processo e garantir que se cumpram os prazos.

• Quem é responsável por cada etapa: deve haver uma pessoa designada ou um participante responsável por cada etapa, caso alguém tenha dúvidas sobre o processo. Isto ajuda a manter a responsabilização e oferece um ponto de contato para os participantes saberem a quem procurar.

• Quando ocorrerá a mudança: conhecer o cronograma é fundamental para os líderes de equipe comunicarem as mudanças. Isso dá tempo hábil para as pessoas fazerem a transição do processo antigo para o novo.

Como usar um modelo de plano de gestão de mudanças

O modelo é a primeira etapa de um plano de gestão de mudanças. Ele vai ajudar você e todos os participantes a identificar os prazos e detalhes importantes de todo o processo.

A melhor parte de usar um modelo de plano de gestão de mudanças é que se pode adaptar cada uso a um projeto específico. Você usará a mesma estrutura geral de forma consistente, mas os detalhes de cada plano de gestão de mudanças serão diferentes.

Para tanto, o ideal é usar um software de gestão de projetos colaborativo a que todos na sua equipe tenham acesso. Quando o seu modelo de plano de gestão de mudanças se encontra num local central, todos os membros da sua equipe podem consultá-lo quando necessário.

Recursos integrados

• Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

• Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão longínqua ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando chega a hora de começarem os seus próprios trabalhos. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta está disponível para execução. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.

Aplicativos recomendados

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack.

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo.

• GitHub. Sincronize as atualizações de status de pull requests do GitHubb para tarefas Asana, de forma automática. Acompanhe o progresso das pull requests e aprimore a colaboração multissetorial entre as equipes técnicas e não técnicas, tudo dentro da Asana.

Perguntas frequentes