Modelo de formulário para pedidos de mudança

Nenhum plano de projeto é perfeito. As circunstâncias e prioridades se alteram com o tempo, e não há problema algum nisso. Sem um planejamento adequado, porém, as mudanças no projeto podem levar a desvios de escopo consideráveis ou até mesmo desencaminhar todo o cronograma. 

É impossível prever o futuro, mas você pode esquematizar formas de ajustar o plano do projeto quando for necessário. Assim, você saberá lidar com as mudanças, pois terá um processo definido para lidar com elas. 

É nisso que o modelo de formulário para pedidos de mudança pode ajudar. 

O que é um formulário de pedido de mudança?

O formulário de pedido de mudança é um conjunto de perguntas estruturadas para as partes interessadas preencherem caso queiram modificar o seu plano de projeto. Esses formulários são um meio de obter informações essenciais para decidir se os ajustes são necessários, e podem incluir o motivo e a prioridade da modificação, bem como a data desejável para a implementação. 

O formulário para pedidos de mudança faz parte de um processo de controle de modificações mais amplo, que apresenta as etapas necessárias para analisar e incorporar solicitações de alterações ao seu projeto. Tal processo ajuda a reduzir desvios de escopo e é flexível o suficiente para cuidar de entregáveis novos e de alta prioridade. Por exemplo, talvez você precise avaliar custos, riscos e impactos na qualidade geral do projeto antes de decidir aprovar e implementar um pedido de modificação. 

O que é um modelo de formulário para pedidos de mudança? 

Esse tipo de modelo vai além de um simples formulário — trata-se de um fluxo de trabalho reutilizável que ajuda a converter envios de formulários em tarefas práticas. Ao fornecer um formulário com perguntas específicas às partes interessadas, você se assegura de ter todas as informações necessárias para fundamentar a escolha entre implementar ou não uma modificação. Quando o formulário de pedido é enviado, cria-se automaticamente uma tarefa em uma plataforma de gestão de projetos para conduzir a sua equipe por um processo de controle de mudanças que avaliará e implementará as solicitações de mudança. 

Eis um exemplo: imagine que uma das partes interessadas queira aumentar o tamanho do texto de uma nova funcionalidade do site. Em vez de enviar um e-mail ou uma mensagem no Slack com essa solicitação, o interessado preencherá um formulário respondendo qual é a importância, a prioridade e o impacto da alteração. Com o envio do formulário, automaticamente será criada uma tarefa para registrar o pedido, além de tarefas adicionais para avaliar o custo e os riscos da mudança e os seus impactos na qualidade do produto. Dessa forma, a sua equipe saberá exatamente quais são os passos para analisar solicitações de alteração. 

Criar um modelo reutilizável para este fluxo de trabalho facilita a consolidação de um processo de controle de mudanças que pode ser usado em qualquer novo projeto. Basta copiar o modelo, preenchê-lo com os detalhes específicos do projeto e começar a trabalhar. 

Os benefícios de um modelo digital de formulário para pedidos de mudança

Modelos de formulários estáticos (como planilhas do Excel ou Google Docs) exigem grande esforço de manutenção. Você precisa assegurar o acesso das partes interessadas ao formulário, criar um processo para envios, analisar pedidos manualmente e encontrar formas de documentar as mudanças que foram aprovadas ou rejeitadas. Tudo isso envolve muitos cliques e alternâncias entre diferentes aplicativos. 

Com um modelo digital, esse trabalho torna-se automatizado, e é possível preencher o formulário, registrar solicitações e criar itens realizáveis num mesmo lugar. Em vez de ter de atualizar documentos constantemente, você terá acesso ao progresso da sua equipe em tempo real durante as etapas de avaliação, aprovação e implementação de mudanças do seu plano de projeto. 

O modelo digital de formulário para pedidos de mudança possibilita: 

• Gerar tarefas automaticamente quando as partes interessadas preencherem o formulário de pedido de mudança.

• Certificar-se de que a sua equipe tem informações suficientes para analisar pedidos de mudança. 

• Ver, num só lugar, o status de todos os pedidos das partes interessadas. 

• Facilitar o processo de envio de pedidos de mudança por parte dos interessados. 

• Consolidar um processo pré-definido que a sua equipe observará ao analisar e implementar mudanças. 

• Assegurar-se de que você tem as aprovações corretas antes de implementar as mudanças.

• Ajudar as partes interessadas a entenderem de que forma você avalia pedidos de mudança. 

• Anexar materiais de apoio (como documentos ou capturas de tela) às solicitações. 

O que incluir em um modelo de formulário para pedidos de solicitação

Há dois componentes importantes neste modelo: o formulário em si, e o modelo que será usado para documentar e monitorar os formulários enviados. Vamos começar pelo formulário. 

Para criar o formulário de pedido de mudança, pense em todas as informações de que a sua equipe precisará para avaliar cada solicitação. O formulário pode incluir, por exemplo, os campos a seguir: 

• Nome do projeto

• Nome de quem solicitou

• Descrição da mudança 

• Motivo da modificação

• Prioridade

• Data desejável para a implementação.

Com o formulário criado, será hora de desenvolver o modelo, que precisa possuir os mesmos campos do formulário para você saber quais informações as partes interessadas vão preencher. Voltando ao exemplo acima, isso significa que o modelo tem de incluir colunas para identificar o solicitante, a descrição da mudança, o motivo, a prioridade e a data desejável para a implementação. Também é possível criar campos personalizados para indicar o status de cada pedido, com classificações como “enviado”, “em avaliação” e “aprovado”. 

Depois que a estrutura básica do modelo estiver pronta, você pode definir regras automatizadas, que são uma funcionalidade para criar ações e desencadeadores automáticos (por exemplo: “quando acontecer X, fazer Y”). Há inúmeras possibilidades, como: quando um novo pedido de mudança for enviado, criar automaticamente tarefas adicionais para examinar o custo, os riscos e os impactos na qualidade. 

Recursos integrados

• Formulários. Quando um formulário é preenchido, ele aparece como uma nova tarefa em um projeto na Asana. Receber informações por meio de um formulário possibilita padronizar a forma de começar os trabalhos, reunir as informações necessárias e assegurar que nenhuma tarefa fique para trás. Em vez de tratar cada solicitação como um processo específico, crie um sistema padronizado e um conjunto de perguntas que todos devem responder, ou use a lógica de ramificação, que adapta as perguntas com base nas respostas anteriores do usuário. Enfim, os formulários ajudam a reduzir o tempo e esforço necessários para gerenciar as solicitações recebidas. Com isso, a equipe terá mais tempo para se concentrar nos trabalhos mais importantes.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que executem trabalhos qualificados e estratégicos.

• Construtor de fluxo de trabalho. Visualize o fluxo de trabalho da sua equipe e simplifique a colaboração entre equipes. Este construtor é uma ferramenta que pode ser usada apenas com cliques, sem necessidade de códigos, e ajuda a visualizar e criar fluxos de trabalho eficazes e automatizados. Com facilidade, você desenvolverá processos que conectam equipes de todos os níveis e pilares da sua organização. Além disso, é possível otimizar tarefas e manter a sintonia com os colegas de equipe usando as integrações dos seus aplicativos preferidos (como Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom e outros) diretamente nos fluxos de trabalho.

• Aprovações. Às vezes, não basta concluir uma tarefa — você precisa saber se o trabalho a entregar está aprovado ou não. As Aprovações são um tipo especial de tarefa na Asana que oferece as opções de “Aprovar”, “Solicitar alterações” ou “Recusar” a tarefa. Assim, os responsáveis podem saber claramente como proceder e verificar se o trabalho foi aprovado ou não. 

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Hubspot. Automatize a criação de tarefas Asana usando os HubSpot Workflows. Com os HubSpot Workflows, você pode usar todos os dados de clientes no HubSpot CRM para criar processos automatizados. Esta integração permite que você atribua trabalhos às equipes de forma integrada quando, por exemplo, as negociações ou tíquetes forem encerrados no HubSpot.

• GitHub. Sincronize as atualizações de status de pull requests do GitHubb para tarefas Asana, de forma automática. Acompanhe o progresso das pull requests e aprimore a colaboração multissetorial entre as equipes técnicas e não técnicas, tudo dentro da Asana.

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real e sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a atribuição de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance com tranquilidade entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo. 

Perguntas frequentes