プロジェクトスケジュールテンプレート

大規模で複雑なプロジェクトを順調に進めるには、構造が必要です。プロジェクトをより細かなステップに分割し、実行可能なタスクごとに誰が何をいつ行うのかを明確に決めるのがよいでしょう。プロジェクトスケジュールを入力し、すべてのタスクを一つの場所にまとめることで、作業への集中を保つことができます。

プロジェクトスケジュールとは？

プロジェクトスケジュールは、プロジェクトのマイルストーン、タスク、成果物をタイムラインにきれいに表示します。初めから終わりまで、プロジェクト全体の流れを一つの場所で効率化できます。

プロジェクトスケジュールは、プロジェクトマネジメントの主要な要素です。プロジェクトのロードマップやライフサイクルに基づいて、仕事を一連の実行可能なステップの流れに整理できます。

プロジェクトスケジュールテンプレートを使う理由とは？

計画段階では、すべてが可能に思えるものです。仕事は新しく、輝いており、始めるのが楽しみでしょう。しかし、明確なスケジュールなしでプロジェクトに飛び込むと、すぐに全体像、つまり、なぜ作業を始めて、何を達成しようとしているかを見失ってしまうことがあります。事前にプロジェクトスケジュールテンプレートを作成する時間を取れば、その過程の各ステップにおいて、道しるべとなる基準点が持てるのです。

プロジェクトスケジュールテンプレートを管理する方法にはいくつかありますが、最大限に活用するにはプロジェクト管理ツールが役に立ちます。お気に入りのスケジュールをテンプレートとして保存し、新規のプロジェクトごとに再利用できます。ツールを使うと、次のことも可能になります。

• スケジュールを視覚的なタイムラインの中でデザインし、やるべきこと、チームメンバー、締め切りのつながりが一目で見られるようになります。

• 依存関係を設定することで、作業を正しい順序で完了させられます。

• プロジェクトマイルストーンにより、達成したことを認識し、祝うことができます。

• タスクリストからレポートまで、プロジェクト情報のすべてを一つの中心的な場所でつなげられます。

• 部門間のコラボレーションやサポートのために、プロジェクトスケジュールをチームを超えて共有できます。

• スケジュール内でワークフローを自動化することで、一度設定したらその後は任せられます。

• 優先事項が変わった際には、期日を変更できます。

• すべての関係者が、プロジェクトステータスを一目で確認できます。

プロジェクトスケジュールの種類

作業文書、紙切れ、連携ソフトウェアなど、プロジェクトスケジュールは事実上どこでも作成できます。プロジェクト管理ソフトウェアが登場する以前は、会社では紙のカレンダーや分厚いバインダーを使ってプロジェクトを追跡していました。今日では、プロジェクトの進捗に合わせて一緒に自動的に追跡・調整してくれるデジタルツールのおかげで、仕事のための仕事を減らし、生産性を高められるようになりました。

プロジェクトスケジュールを整理する 3 つの方法と、それぞれのメリットとデメリットをご紹介します。

1. デジタルドキュメント

デジタルプロジェクトスケジュールテンプレート用にドキュメントファイルが使用される頻度は、一般的に減ってきていますが、いまだにそれが最も身近な方法です。

メリット: 通常無料で使用でき、作成が簡単で、誰にとっても利用可能です。

デメリット: プロジェクトは気まぐれに変わりますが、ドキュメントは一緒に変われません。スケジュールを生きたものにすることはほとんど不可能です。管理に時間がかかり、手作業で何度も更新しなければならないのです。そのため、タスクの見落としや期日を忘れたりといった、人為的なミスのリスクも高まります。さらに、スケジュールを常にチェックすることを覚えておかなければならず、関係者に変更を知らせるリマインダーやツールもありません。

2. スプレッドシート

スプレッドシートは、簡単にプロジェクトスケジュールに変換可能ですが、メリットはそれくらいです。

メリット: スプレッドシートのグリッドデザインは、そもそもスケジュールに向いています。また、ルールや計算式を入力することで、作業の一部を自動化することも可能です。しかも、ほとんどの組織で利用可能で、大概は無料で使えます。

デメリット: スプレッドシートは、ルールと計算式に基づいて機能するようにデザインされていますが、それを効率的に行うには、その機能を知っている必要があります。スプレッドシートは誰でも作成できますが、うまく使いこなせる人は限られています。うまく使えないのであれば、スプレッドシートはただのグリッドレイアウトのドキュメントであり、オートメーション、調整、チームとのコミュニケーションといった機能はほとんど役に立ちません。

3. デジタルタイムライン

ガントチャートとしても知られており、視覚的なプロジェクトスケジュールが、タイムラインに沿ってタスクを表示します。

メリット: ガントチャートテンプレートは、カスタムプロジェクトスケジュール作成の理想的な方法です。視覚的にデザインされ、必要な情報がすべて含まれているため、すべてを一度に確認できます。特に、クリティカルパス、つまりプロジェクトを成功させるために最低限完了しなければならない一連のタスクを視覚化するのに役立ちます。関係者全員が一目でプロジェクトステータスを把握でき、変更も簡単です。タスク、チームメンバー、期日を、数クリックだけで調整できます。依存関係やオートメーションルールを追加すれば、プロジェクトワークフローを、初めから終わりまで完全に自動化することも可能です。

デメリット: 簡単に編集可能なデジタルタイムラインの作成には、特定のプロジェクト管理ソフトウェアが必要な場合が多い。

独自のカスタムスケジュールを作成する

すべてのプロジェクトタイムラインが備える基本的な機能は同じ、つまり、期日とタスクです。そこからどうカスタマイズするかは自分次第で、プロジェクトスケジュールテンプレートをどう使用するかによって変わってきます。たとえば、部門間のコラボレーションを調整する場合には、タスク間の依存関係を追加して、プロジェクトのワークフローを表現することになるでしょう。

組み込まれている機能

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

• プロジェクトの概要: プロジェクトの概要は、プロジェクトの重要な背景状況をすべて一か所でまとめて把握できる場所です。プロジェクト作業の内容、理由、方法について、チームが俯瞰的に確認できます。プロジェクトの説明を追加し、Asana を使ってどう共同作業するか、方向性を決めます。次に、会議の詳細、コミュニケーションチャネル、プロジェクトの要旨などといった、重要なリソースや背景情報を一か所で共有します。

おすすめのアプリ

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

• Outlook: 代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加、他の関連する仕事に結び付けることができます。

• Clockwise: Clockwise と Asana の連携により、Google カレンダーにタスクをタイムブロックとして追加できます。Clockwise と Asana の連携では、タスクの所要期間と取り組むタイミングを指定し、Clockwise が自動的にスケジュールを変更できるように設定することもできます。タスクをカレンダーに追加して、仕事を終わらせる時間を確保しましょう。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

自分のプロジェクトタイムラインを作成する際は、次のようなベストプラクティスを実践しましょう。

• 期日を簡単に調整できるシステムを使用します。プロジェクト管理ツールでは、複数の期日を一度に変更し、主要な関係者にリアルタイムのアラートを送信できます。

• プロジェクトの依存関係を利用して、作業を見落としてしまうリスクを減らします。これは、次のタスクを実行するために終わらせるべき項目があるような場合に特に役に立ちます。たとえば、ウェブサイトを公開する前に法的承認が必要な場合などです。

• タスクを割り当て、仕事を委任することで、関係者全員がプロジェクトの仕事を自分ごと化できます。

• プロジェクトマイルストーンを設定し、達成したことをすべて追跡し、祝えるようにします。

• やるべきことのすべてに対して、明確な成果物と推定の開始・終了日を含めた作業範囲を定義します。

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