チームのエンゲージメントを高める 16 のマネジメントテクニック
概要
マネジメントテクニックは、チームとのつながりを築き、健全な職場環境を促進し、組織の目標を達成するのに役立つ手段です。この記事ではあらゆる状況に対処するためにチーム、プロジェクト、そして時間をマネジメントするテクニックをご紹介します。
マネジメントの仕事は、人に指示を出すだけではありません。人、プロジェクト、時間もマネジメントする必要があります。この 3 つのマネジメントは大きく異なるアプローチながら互いに密接に関係しており、仕事の最終的な成功を左右します。
Asana の調査によると、従業員の 44% は仕事が魅力的で楽しいものであればモチベーションが上がると答えています。しかし、どうすればそう感じられるような環境を作ることができるのでしょうか？
あなたとチームをつなぎ、生産的で楽しい仕事環境をつくり、目標の達成をサポートするためのマネジメントテクニックを 16 個集めました。
Asana のワークマネジメント機能を試す1. インクルーシブ (包括的) な環境を作る
バックグラウンドの異なる人々を雇っている場合、チーム全員が安心でき、他の人々に歓迎されていると感じられることが非常に重要です。多様性は組織の発展に貢献しますが、同時に組織がインクルーシブでなければ、誤解の温床になりかねません。
知らずのうちに持っていた思い込みや意見、考え方などの「無意識の偏見」がないかチェックしてみましょう。自分が持っていた偏見に気付くことは、その偏見に立ち向かい、インクルーシブで多様性のある職場づくりへ向けて心を開くための第一歩です。どんなステレオタイプを抱えていてもそれほど問題はありません。大事なのは、その影響をできるだけ減らそうと努力することです。
文化や性別、身体の多様性がチームにもたらす影響を理解しているマネージャーは、そういった特性に対する理解を怠っている人よりも優れたリーダーになることができます。感情的知性や文化的知性を高めることで、より優れたリーダーとなり、強い組織文化を築くことができます。
2. 最高のメンバーを集める
当然ながら、チームが優秀であるほどマネジメントにもやりがいが感じられます。互いにスキルを補完し合う、多様なバックグラウンドを持つメンバーを雇って、クリエイティビティとイノベーションを促進し、組織を発展へと導きましょう。
多様な採用手段を取ることで、より多くの才能を集めることができます。たとえば、複数の採用ルートで候補者を募る、立場や部署の異なるさまざまな従業員からの内部推薦を募るといった手段が挙げられます。
記事: チームの構造: 効果的にチームをまとめる方法 10 選3. 適切なリーダーシップスタイルを選ぶ
個性や経験はリーダーシップスタイルに影響を与えるのはもちろん、チームにも影響を与えます。状況対応型リーダーシップスタイルなら、それぞれのチームメンバーのニーズや特性、状況に合わせて、リードする方法やマネジメント方法を調整できます。チームがどのくらいサポートや指示を必要としているかに応じて、「教示型」「指導型」「サポート型」「委任型」の 4 つの状況対応型リーダーシップスタイルを使い分けましょう。
状況対応型リーダーシップのほかにも、さまざまなリーダーシップスタイルが存在します。自分に合ったスタイルを探してみましょう。
記事: 優れたリーダーになるために磨きたい 17 の資質Asana では、模範となって示すスタイルを取っています。一貫性があり取り組みやすいこのリーダーシップスタイルによって、チームのエンゲージメントと信頼が高まります。同時に、模範となって示すことで周りの人々も感化され、責任感を持って働く文化を築くことができます。
会社のカルチャーを率先して培うことは、リーダーとして自分の責任であることを私は自覚しています。”
つまり重要なのは自分に合ったリーダーシップスタイルを選んで、チームが組織の目標を達成できるようにすることです。
4. 効果的に仕事を任せる
すべてを自分一人でやるわけにはいきません。それが、才能があり、働き者で、熱意のある人々をマネジメントしているメリットでもあります。非常に効果的かつ効率的なマネジメントテクニックの一つに、仕事を任せることがあります。
効果的に仕事を任せることでチームの生産性が最大限まで高められると同時に、燃え尽き症候群の防止にもなります。仕事の委任は繊細なバランスの上に成り立っています。それは、タスクを最速かつ最適な方法で完了しながら、チームメンバーの作業量も管理するというバランスです。効率よく仕事を任せるには、チームメンバーのことを考えましょう。持っているスキル、課題、チャンス、休息などを考慮して、それぞれがベストな仕事ができるよう仕事を割り当てましょう。
特に新人マネージャーは、実際の仕事と距離を置きながらプロジェクトに貢献しているという実感を得ることが難しく、このテクニックの実践に苦労するかもしれません。そんな場合は、新しいプロジェクトがチームメンバーに与えるプラスの影響を考えると仕事を任せやすくなります。
最初はうまく任せられなくても大丈夫です。でも、あなたの仕事はリソースや環境を用意してチームを成功へ導くことであり、すべてを自分一人でやることではないということだけ、覚えておいてください。
5. 苦労や才能、貢献を評価する
チームの仕事を評価し報酬を与えることは、チームのエンゲージメントを維持する上で重要です。仕事を評価するいい手段として業績評価がありますが、マネジメントスキルを鍛えるために他の手段にも挑戦してみましょう。チームは感謝されることで自分の価値を実感できます。さらに仕事がうまくいっているときに肯定的なフィードバックをもらうことは、ストレスがパフォーマンスに与えるネガティブな影響を軽減することが実証されています。
チームやチームメンバーの具体的な貢献に感謝しているときは必ずその気持ちを伝えましょう。ニューヨークを拠点に管理職のコーチを務めるHana Ayoub 氏によると、マネージャーによって指摘された強みを持つチームメンバーは、その後もその才能を活用できるとされています。
これは、誰にとってもメリットとなる効果です。さらに、フィードバックの内容の良し悪しに関わらず、定期的にフィードバックを行うことで、チームメンバーはその都度対応し、仕事を改善していくことができるため、年に一度の評価の機会を待つよりも効果的です。
記事: フィードバックをするのが苦手な人のためのヒント 20 選6. チームを第一に考える
マネジメントテクニックの中で忘れられがちなのが、チームメンバーの仕事での貢献だけでなく、メンバーのことを心から気にかけることです。自分たちはマネージャーにとって単なる数字ではないと感じられているチームは、一般的にエンゲージメントが高く、協力的な傾向にあります。
あなたがチームメンバーのことを一人の人間として大切にしていることを示す方法として、アクティブリスニングで話を聞く方法があります。早々に結論を出したり一語一語を分析するのではなく、自分の偏見や意見はいったん忘れて、相手の話に注意を向ける話の聴き方です。「はい」や「いいえ」で終わらない質問をいくつか投げかけることで、あなたがチームメイトを気にかけているということを示すことができます。
このようなリスニングスキルは、対立の解決や、会議のサポート、問題解決に非常に役立ちます。さらにチームメイトにただ思っていることを話せる精神的な余裕を与えることで、そこから問題を簡単に解決できる新たなアイデアが生まれることもあります。
チームメイトが解決すべき問題を持ち出してきたら、その内容を振り返ってみましょう (「つまり、こういうことですか？」)。問題を聞き返すだけで、すでに答えを知っていることに気づくこともあります。”
心の知能を磨いて、もっと自分やチームメンバーの気持ちに気付き、コントロールし、理解できるようになりましょう。心の知能指数を上げることで、より効果的にコミュニケーションをとり、対立を解決し、チームシナジーを築くことができます。
7. キャリア開発の機会を提供する
定期的なフィードバックに加えて、キャリア開発の機会を与えることも、あなたのリーダーシップのもとでチームを育てるためのマネジメントテクニックの一つです。
チームメンバーのやる気の源を理解し、メンバーの長期的な目標についてアクティブリスニングで話を聴き、その目標の達成をサポートしましょう。
メンバーが行き詰まっているときや、困っているようなときは、キャリア目標の設定をサポートしましょう。他の人の意見やちょっとした後押し一つで、目標が見つかり軌道修正できることがあります。
8. 新しいアイデアを歓迎する
最高のメンバーを集めたのであれば、そのメンバーが持つアイデアも信頼すべきでしょう。プロジェクトの進め方や、チームコラボレーションの改善案、ビジネスプランの欠陥の修正などにおいても、マネージャーは新しいアイデアを歓迎すべきです。
サイロの中では素晴らしいコンセプトは実現しません。”
チームメンバーのアイデアを歓迎するだけではなく、実際にアイデアを共有する機会を与えることも重要です。定期的にブレインストーミングセッションを行ったり、使っているワークマネジメントシステム上で共通のアイデア出しタスクを作成したり、コーヒーミーティング中にも率直なフィードバックを募るようにしましょう。どれもクリエイティビティを刺激し、チームを幸せにする継続的なフィードバックループを作り出す絶好の機会となります。
9. 明確さと一貫性を保つ
一貫して模範となって導くことのメリットについては先ほどご紹介しましたが、マネージャーの成功においてこのテクニックは非常に重要なので、ここではもう少し深く掘り下げたいと思います。
チームは自分のやり方が合っているかどうか確認することに時間を費やさず目の前のタスクに集中できるような、明確で一貫性のあるマネジメントを求めています。マネージャーに信頼できるレベルの一貫性があれば、目的、計画、責任を明確にすることができます。
記事: 複数のプロジェクトをうまく管理するための 9 つの戦略プロジェクトや会議のスケジュールを立てるときや、ビデオコールの開き方、肯定的または建設的フィードバックの伝え方、期待事項の設定方法やタスクの任せ方などでも、明確さと一貫性が重要です。
大規模な会社に属するチームを率いている場合にできる最も大事なことの内の 1 つは、その会社が世界に及ぼしている影響、チームが会社全体の成功において担う不可欠な役割、そして各自がチームの成功において担う重要な役割についてチーム全員の理解を促進することです。”
また、必ずしも一貫性がイノベーションの妨げになるとは限りません。むしろ正しく一貫性を保つことで、イノベーションは促進されます。プロセスの無駄がなくなることでチームが無駄な仕事や過剰なホウレンソウなどの「仕事のための仕事」に費やす時間が減り、クリエイティブなアイデアの考案に費やせる時間が増えるからです。
10. 時間を賢く管理する
優れたタイムマネジメント術を身に着けることで、他のマネージャーとの差がつきます。自分自身やチームメイトの時間をうまく管理すると、働き過ぎを感じることなく常にプロジェクトの状況を把握できます。タイムマネジメントの方法はさまざまですが、中でもおすすめのテクニックをいくつかご紹介します。
ポモドーロテクニック
ポモドーロテクニックは、作業を行う時間と休憩時間で一日を区切るテクニックです。25 分間働いてから 5 分の休憩を取り、それを 4 回繰り返します。4 回目の休憩では長め (一般的には 15 分から 30 分) の休憩を取りましょう。
一見フローの妨げになるテクニックとも思えますが、精神的疲労を減らし、集中タイムに気が散るのを防ぐ効果があります。
例: たとえば、1 日の最初のポモドーロセッションはこのように分割できます。
メールの返信に 25 分、コーヒー休憩 5 分
レポートのチェックに 25 分、SNS に 5 分
レポートのチェックの仕上げに 25 分、軽いストレッチに 5 分
タスクのスケジューリングに 25 分
犬の散歩に 30 分
GTD 手法
GTD とは Getting Things Done の略であり、抱えているタスクの数が多ければ多いほど、生産性が下がり、タスクに集中できなくなるという考えに基づいたテクニックです。これは、仕事の先延ばしなどで悩んでいる場合に非常に有効なテクニックです。
GTD 手法は以下のステップで実践できます。
やるべき仕事をリストアップする
その詳細を明確にする
タスクを整理する
優先順位を考える
一気に仕事を終わらせる
1-3-5 ルール
1-3-5 ルールでは一番重要な仕事を優先しながら、小さな仕事も片づけます。毎日、一日のやることリストを作る際、その日に達成したいタスクを 9 個書き出します。ただし、小タスクを 5 つ、中タスクを 3 つ、大タスクを 1 つとし、最初に大タスクを完了してから、中タスク、小タスクとこなしていきます。
例: たとえば、以下のように小タスク、中タスク、大タスクに分けられます。
小タスク: 簡単なメールの送信、会議のスケジューリング、オフィス用品の注文など。
中タスク: ドキュメントの更新、ブログ記事の校正、調達依頼の送信など。
大タスク: ウェブサイトの公開、リードへの電話、ブレインストーミングなど。
「今やる」ルール
このタイムマネジメント術は非常にシンプルで、「数分で終わるタスクであれば、今すぐやる」というテクニックです。
緊急のタスクがある場合は、このテクニックよりもそちらを優先するようにしましょう。タスクを実行するのに、そのタスクについてメモを書きリマインダーを設定するのと同じくらいの時間しかかからないなら、すぐに片づけてしまったほうがいいでしょう。
例: あなたはレポートを書いている途中で、あるデータが必要になりメールを確認しました。すると上司からドキュメントへのアクセス権をリクエストするメールが届いていることに気付きました。アクセス権を付与するというタスクをメモして、後でやるタスクの一つとしてずっと頭の隅に置いておくよりは、すぐに数クリックで済ませてからレポートに戻ったほうがよいでしょう。
カエルを食べてしまえ
カエルを食べてしまえテクニックは、その日のいちばん厄介なもの (カエル) から片づけて (食べて) しまおうというものです。この戦略に基づいて一日をスケジュールすると、一番大きなタスクや一番重要なタスクに朝一で取り組むことで、その後の一日を楽しく過ごすことができます。
例: 今日のスケジュールはなかなか楽しそうです。チームでランチを食べる予定があり、あなたが提案したトピックのブログ記事の作成、そして非同期型のブレインストーミングセッションがあります。しかし、今月のタスクの中で一番苦手なクライアントトラッカーの更新もやらなくてはなりません。それがあなたの「カエル」です。早いうちに飲み込んで、残りの一日を楽しみましょう！
タイムボクシング
タイムボクシングは目標指向のタイムマネジメントテクニックで、すべてのタスクはタイムボックス (そのタスクを完了するための区切られた時間) に入れられます。
例: 業績評価を書くなど、大きなタスクを抱えている場合に、カレンダーの予定に 1 時間のタイムボックスを 2 つ入れて、その中でタスクを終わらせるようにします。
タイムブロッキング
タイムブロッキングはタイムボクシングとよく似ていますが、各タスクのタイムボックスを作成するのではなく、似たようなタスクを集め、そのタスク群に取り組む時間をカレンダー上でブロックします。集中できる時間を確保し、高い集中力で仕事に没頭すること (ディープワーク) に役立つテクニックです。
例: 毎週月、水、金の 9:30 から 10:00 までの 30 分間をカレンダー上でブロックして、受信トレイのメールをすべてアーカイブする (インボックス・ゼロ)。
記事: 実は知らなかったインボックスゼロパレートの法則
パレートの法則とは、結果の 80% は 20% の原因から来ているという法則 (80/20 ルール) です。この法則をタイムマネジメントで応用するなら、その日の To-Do リストを書き出して、その中でもチームやプロジェクト、会社へのインパクトが最も大きいものはどれかを考えます。
そして、80% のインパクトを与える 20% のタスクに、他の仕事より優先して取り組みます。
例: 今日の仕事として、来週が期限の年次評価が 2 件、後回しにしてきた営業メールが数件、チェックが必要な収益レポートが 2 件あります。年次評価も営業メールも大事な仕事ですが、レポートのチェックを最初に行うとチームはその後の作業へ進むことができるので、チームへのインパクトが最も大きな仕事といえます。
11. チームメンバーの時間を大切にする
タイムマネジメントスキルで仕事の質は上がりますが、チームの時間も大切にするようにしましょう。
メールやメッセージ、電話の内容を簡潔にまとめることで、チームメンバーの時間を大切にしているということが示せると同時に、チームメンバーにも簡潔にまとめてもらうことができます。必要なもの、必要なタイミング、踏んでほしい手順は常に明確に示しましょう。この作業をマネージャー側でやっておくことで、そのタスクに取り組む人はタスクの具体的な内容を解読するといった作業を必要とせずに、目の前のタスクに集中できます。
毎週どこかで会議のない日を作ることでも、チームの時間を大切にしていることを示せます。Asana でノーミーティングウェンズデーを設けたところ、仕事が中断されないためチームの生産性が大きく高まることがわかりました。
記事: 仕事でフロー状態を活用する 6 つのコツ12. テクノロジーやワークマネジメントツールを活用する
毎日オフィスで顔を合わせている場合でも、世界各地にメンバーが分散している場合でも、現代で重要なのは信頼できる唯一の情報源です。
ワークマネジメントソフトウェアはチームメイトをつなぎ、目標を設定し、タスクをスケジューリングし、進捗を把握する助けとなります。仕事のための仕事に費やす時間を減らすだけではなく、プロジェクトやコミュニケーションをすべて 1 つのツールにまとめることで、誰もが自分の仕事を把握しやすくなります。
ワークマネジメントツールはチームの情報を一元管理するのに最適です。誰がいつまで何をしているのか、なぜその仕事が重要なのか、その仕事はどの目標につながっているのか、はっきりと確認できます。こういった Asana のようなツールを使えば、こんなこともできます。
アジャイルやスクラムなどのプロジェクト管理手法を導入する。
完了したタスクに直接紐づけられたプロジェクトのステータス更新で、進捗情報を非同期で共有する。
お気に入りのビジネスツールと連携して、アプリの切り替えや手作業を減らす。
13. 先を読んで行動する
これまでにご紹介したプロジェクト管理ツールや手法は問題のトラブルシューティングに非常に役立ちます。しかし、プロジェクトをスムーズに進めるには先を読んで行動することも重要です。
リソース配分を使って、利用可能なリソースを特定してチームの取り組みに割り当てましょう。これにより、チームのインパクトと生産性を最大限まで高められます。プロジェクトが始動したら、事前に用意したリスク管理プロセスを使って管理を行い、問題の発生を予測しましょう。
14. 積極性とワークライフバランスを促進する
仕事と遊びは両立できない？そんなことはありません。遊びのうまくいくチームではコラボレーションもうまくいき、すばらしい仕事を達成できます。チームビルディングゲームの時間を取って、チームメンバーが一人の人間としてつながる機会を作りましょう。
遊びはチームビルディングゲームだけにとどめずに、会議の前のアイスブレイクや、仕事終わりに隔週で開催するハッピーアワー、マイルストーン到達を祝うチームディナーなど、ちょっとした楽しい時間を作りましょう。
チームともっとプライベートでつながることで、チームとの絆がより強くなり、関係者全員にとって仕事が楽しく充実したものになります。さらに、仕事を楽しんでいる人はワークライフバランスも取れていると感じる傾向にあります。
燃え尽き症候群はその人が実際に燃え尽きるまでわからない場合が多いですが、直観力がありチームに深く関与しているマネージャーならその兆候を早期に捉えることができます。マネージャーには定期的に部下と一対一で話し、仕事以外の話もするように勧めましょう。その時間で、その人の一人の人間としての調子はどうなのか感じ取るのです。”
15. 透明性を保つ
透明性は巧みな技を要するマネジメントテクニックです。重要な情報をチームと共有したくても、共有しすぎてチームにストレスを与えたり、仕事の邪魔になったりしないよう、バランスを考えなくてはなりません。
持っている情報を共有すべきかわからないようなときは、コーチや上司に聞いてみましょう。どのくらいの情報を共有すべきか教えてもらえることが多く、またチームを困らせたりストレスを与えないような情報のいい伝え方についてもアドバイスが得られるかもしれません。
透明性を保ち、チームに誠実であるために重要なのは、チームの一人ひとりが会社の目標や成功にどう貢献しているかを理解することです。チームメンバーが日々の仕事やプロジェクトでの取り組みを会社の目標と結び付ける手段を持ち、毎日の仕事が大きな計画の中でどのように実を結ぶのか理解できるようにしましょう。
16. 効果的にコミュニケーションを取る
コミュニケーションはすべてをつなぐ接着剤です。プロジェクトを予定通りに進め、チームメンバーのモチベーションを維持し、ステークホルダーやクライアントを満足させるには、効果的にコミュニケーションを取る必要があります。高い対人コミュニケーションスキルに加えて、チームのコミュニケーション計画を立てることも重要です。
コミュニケーション計画ではコミュニケーションの種類ごとの使用チャネル (簡単な確認は Slack で行う、外部とのやり取りはメールで行うなど) や、非同期でコミュニケーションを取る場面と実際に会って話すべき場面、プロジェクト内の役割とその担当者、重要情報の伝達頻度などを計画します。
1 つのツールでチームをつなぎましょう
この記事でご紹介した 16 のマネジメントテクニックは優れたリーダーとなるために有効なものですが、常にすべてを実行しなければとプレッシャーに感じる必要はありません。向いているマネジメントスキルがいくつかあって、他はまだ磨いている途中、というような状況でもかまいません。あなたも一人の人間です。ストレスをできる限り減らすために、信頼できる柔軟なワークマネジメントツールでプロジェクトやコミュニケーションを整理しましょう。
Asana のワークマネジメントソフトウェアなら、アプリの切り替えを最小限に抑え、計画に集中できます。さらにプロジェクトを調整することでビジネスを前進させられます。
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