Plantilla de registros RAID

Piensa en la última vez que participaste en un proyecto. ¿Todo salió según lo planeado? Es muy probable que la respuesta sea un “no” rotundo. La escasez de recursos, los plazos incumplidos, la corrupción del alcance (también conocida como scope creep), son solo algunos de todos los riesgos y obstáculos a los que se enfrentan los proyectos, incluso con una planificación perfecta.

Es cierto que tal vez suene estresante, pero no tiene por qué serlo. Si implementas estrategias para la gestión de riesgos, podrás garantizar que tu equipo esté preparado para enfrentar cualquier riesgo que pueda surgir durante el proyecto.

Analicemos las plantillas para registros RAID.

¿Qué es un registro RAID?

Un registro RAID es una herramienta que se utiliza para identificar y mitigar los riesgos de un proyecto. En primer lugar, se registra cualquier riesgo potencial al inicio del proyecto y, luego, una vez puesto en marcha el proyecto, se supervisan los incidentes a medida que vayan surgiendo.

RAID es el acrónimo en inglés de riesgos, suposiciones, incidentes y dependencias. Pero según cómo organice tu equipo los registros RAID, también podría referirse a riesgos, acciones, incidentes y decisiones.

Para obtener más información sobre el seguimiento de los registros RAID y sobre por qué son tan útiles, consulta nuestro artículo Todo lo que necesitas saber para crear un registro RAID.

Si todo esto suena abrumador, no te preocupes. Una plantilla de registro RAID puede simplificar tu análisis RAID y la creación de los registros. Así podrás centrarte en el seguimiento de los riesgos del proyecto y evitar que se concreten.

¿Qué es una plantilla para registros RAID?

Es una versión duplicable y reutilizable de un registro RAID que te servirá para supervisar rápidamente todos los riesgos e incidentes a los que se enfrenta tu proyecto.

Usar este tipo de plantilla es muy fácil: al inicio de cada proyecto nuevo, simplemente, copia la plantilla y úsala como base para documentar los elementos RAID del proyecto. Ya no tendrás que preocuparte por que se te pase por alto incluir información esencial. Y lo que es más importante, con las plantillas de registros RAID estandarizas el análisis y el proceso de registro de este tipo de datos. Por lo tanto, garantizas que todos los integrantes del equipo hagan el seguimiento de los riesgos del proyecto de la misma manera.

Las ventajas de contar con una plantilla digital de registros RAID

Cuando se trata de la organización, la supervisión y la mitigación de los riesgos de un proyecto entran en juego muchas variables. Desde la identificación de posibles amenazas al inicio de un proyecto, hasta la supervisión minuciosa del progreso del proyecto para detectar cuándo surgen los problemas y poder abordarlos. La gestión de riesgos de los proyectos puede ser muy compleja, es por eso que necesitas contar con una herramienta que permita dar seguimiento a los riesgos y coordinar las acciones para mitigarlos en tiempo real y en un solo lugar.

Si creas tu plantilla para registros RAID en una herramienta de gestión de proyectos, te resultará más sencillo coordinar al equipo para trabajar con los riesgos del proyecto y tomar las medidas de mitigación correspondientes. Además, cuando la plantilla digital se encuentra en el mismo lugar en el que se trabaja, es mucho más sencillo hacer las actualizaciones y los controles diarios; y de este modo, siempre sabes en qué situación se encuentra el proyecto.

Con una plantilla digital de registro RAID, puedes hacer lo siguiente:

• Identificar los riesgos potenciales al inicio de un proyecto para asegurarte de contar con los recursos y el plan de contingencia necesarios para afrontarlos.

• Documentar rápidamente cualquier incidente que se produzca a medida que el proyecto avanza y dar seguimiento a las medidas tomadas para mitigar los riesgos. Todo en un único lugar centralizado.

• Alertar al equipo sobre los problemas críticos que se presenten y resolverlos en tiempo real.

• Asignar acciones pendientes a los responsables, para que en el equipo quede claro cuáles son las expectativas y responsabilidades.

• Detectar rápidamente el impacto adverso que puede tener un riesgo, suposición, incidente o dependencia y tomar las medidas correspondientes.

• Comunicar fácilmente la información principal del proyecto entre los diferentes stakeholders.

Qué debes incluir en una plantilla de registro RAID

Tu plantilla de registros RAID es una fuente única de referencias para cualquier riesgo, suposición (o acción), incidente y dependencia (o decisión) a los que se enfrenta tu proyecto.

Para empezar a elaborar tu plantilla, sepárala en dos secciones: una para los riesgos, las suposiciones y las dependencias que se identificaron durante la etapa de planificación del proyecto, y otra para los incidentes, las acciones, las dependencias y las decisiones que identifiques y que se produzcan después del inicio del proyecto. Luego, elabora la plantilla con todos los detalles necesarios para poder controlar y dar seguimiento correctamente a los riesgos del proyecto. Incluye lo siguiente:

• La categoría RAID (riesgo, suposición/acción, incidente o dependencia/decisión)

• Una descripción del elemento RAID (como la descripción del riesgo del proyecto)

• El posible impacto del elemento RAID en el proyecto

• El estado del elemento RAID

• Los pasos siguientes o las acciones para la mitigación de los riesgos

• El responsable y la fecha de entrega de la tarea, si corresponde

Funciones integradas

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

• Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

Aplicaciones recomendadas

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

• Salesforce. Deshazte de los obstáculos. Facilita las comunicaciones de los equipos de ventas, éxito del cliente y servicios para que se contacten directamente en Asana con los equipos de asistencia. Comparte archivos y convierte las necesidades de preventa en tareas concretas a las que los equipos puedan darles seguimiento. Gracias a Service Cloud, puedes conectar a tus equipos de implementaciones y servicios con los de asistencia en Asana para entregar experiencias increíbles a los usuarios.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

Cómo usar una plantilla de registro RAID

Una vez que has creado tu plantilla de registro RAID, usarla es muy fácil. Simplemente, sigue estos cinco pasos que compartimos a continuación:

1. Haz una copia de la plantilla al comenzar cada proyecto.

2. Analiza los riesgos, las suposiciones y las dependencias iniciales durante la etapa de planificación del proyecto y registra todo.

3. Actualiza tu registro RAID con los nuevos incidentes que se produzcan a medida que el proyecto avanza. Da seguimiento a las medidas de mitigación que debe tomar tu equipo.

4. Colabora con los demás miembros del equipo en tu plantilla digital, al asignar fechas de entrega y responsables según sea necesario.

5. Usa tu plantilla como punto de partida para el análisis post mortem una vez que hayas finalizado el proyecto.

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