Plantilla de gestión de procesos empresariales

Las empresas están en constante crecimiento y evolución y, para seguir siendo competitivas y rentables, los procesos de negocios también deben avanzar. Si bien actualizar y transformar un proceso empresarial obsoleto puede llevar mucho tiempo, vale la pena hacerlo.

Afortunadamente, las plantillas para gestión de procesos empresariales pueden ayudarte a agilizar los procesos de mejora. Descubre cómo usarlas.

¿Qué es la gestión de procesos de negocios?

La gestión de procesos de negocios o BPM consiste en analizar y mejorar los procesos empresariales. A medida que las empresas crecen y evolucionan, los procesos comerciales a menudo se vuelven obsoletos o ineficientes. La BPM ayuda a combatir esto y aumenta la eficiencia de la organización al garantizar que sus procesos estén actualizados y sean eficaces.

Este proceso es similar a la renovación de tu cocina. Después de más o menos una década de uso, los electrodomésticos se vuelven obsoletos y, si bien es posible que aún funcionen técnicamente, es probable que sean ineficientes. Por eso, decides renovar y reemplazar los electrodomésticos viejos por otros nuevos y atractivos con mejores características. En eso consiste la gestión de procesos de negocios en las organizaciones: reemplazar los procesos obsoletos por otros nuevos y eficientes.

¿Qué es una plantilla de gestión de procesos de negocios?

Este tipo de plantilla es una herramienta que sirve para revisar y mejorar tus procesos empresariales. Te permite sentar las bases para todas las mejoras de procesos de negocios a través de cinco etapas: analizar, modelar, implementar, monitorear y optimizar, y elimina el trabajo inicial de organización del plan de BPM.

Lo mejor de todo es que, dado que las plantillas para gestión de procesos de negocios son reutilizables, estandarizan el proceso de planificación para el equipo. Independientemente del proceso comercial que desees mejorar, desde la actualización de los procesos de contratación e incorporación hasta la integración de nuevas herramientas o la simplificación de un procedimiento de revisión, puedes usar una plantilla para dar los primeros pasos.

Beneficios de una plantilla de gestión de procesos empresariales

Si bien es posible crear este tipo de plantilla en documentos, como en Excel o Word, estos programas tienen algunas desventajas; por ejemplo, que requieren comprobaciones manuales para ver el progreso del proyecto y pueden dificultar la colaboración entre departamentos.

Por otro lado, las plantillas de gestión de procesos empresariales creadas en una herramienta de gestión de proyectos ofrecen las funcionalidades que necesitas para estandarizar y optimizar tu proceso de BPM en todos los departamentos.

Estas son algunas ventajas de usar una plantilla digital:

• Estandarizar los pasos de mejora de procesos en tu equipo u organización.

• Avanzar rápidamente a las actualizaciones de procesos después del análisis.

• Visualizar las próximas tareas y fases del proyecto en tiempo real.

• Visualizar el progreso del proyecto con paneles.

• Consultar las fechas de inicio, los responsables y el estado de las tareas.

• Personalizar fácilmente para abordar las necesidades de cada objetivo específico del proyecto.

• Colaborar con miembros del equipo de diferentes departamentos.

• Adjuntar archivos y documentos relevantes para cada fase o tarea del proyecto.

Qué debes incluir en tu plantilla de gestión de procesos de negocios

Dado que utilizarás esta plantilla como punto de partida para mejorar diferentes procesos empresariales, es una buena idea que sea genérica, así podrás duplicarla para diferentes mejoras de procesos.

En primer lugar, asegúrate de que se alinee con las cinco etapas de la BPM: analizar, modelar, implementar (o ejecutar), monitorear y optimizar. Luego, incluye la información clave que el equipo necesitará al usar la plantilla, como el propietario de la tarea, la fecha de inicio y finalización y el estado.

Cómo utilizar una plantilla de gestión de procesos empresariales

Una vez que hayas creado la plantilla, puedes aprovecharla para realizar un seguimiento del estado de tus proyectos de mejora de procesos. Para usar la plantilla:

1. Determina qué proceso comercial necesitas mejorar con un análisis de los procesos de negocios.

2. Duplica la plantilla y actualízala para que se alinee con el proceso que deseas mejorar (por ejemplo, un proyecto de mejora de los procesos de incorporación).

3. Personaliza la plantilla para alinearla con los objetivos del proyecto de mejora del proceso. Puedes crear tareas para las acciones que debes realizar en cada fase del proceso y asignarles propietarios, fechas de entrega y estados.

4. Ejecuta el plan de mejora de procesos y monitorea los resultados con tu proyecto de BPM para avanzar en el ciclo de vida del proyecto.

Funciones integradas

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

• Actualizaciones de estado. Ya no tendrás que ir de una herramienta a otra para encontrar información sobre el estado de un proyecto o pasar horas en una reunión que podría haber sido un email. Las actualizaciones de estado de los proyectos en Asana no solo son más fáciles de usar, sino que también están directamente conectadas con el trabajo que realiza tu equipo. Por lo tanto, es más fácil para todos acceder a la información adicional del proyecto, como el plan del proyecto, el plan de comunicación, los objetivos del proyecto, los hitos, los entregables y más. En definitiva, con los informes de estado del proyecto reduces el trabajo manual, centralizas los datos y mantienes a todos al día con la información.

• Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

Aplicaciones recomendadas

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

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