Actualizaciones de estado y progreso

Normalmente es difícil saber cómo están progresando los proyectos, lo que puede llevar a retrasos o una mala planificación (incluso a muchas reuniones innecesarias). Con Asana, tienes muchas maneras de ver cuánto han avanzado tus proyectos y qué queda por hacer, a modo de que puedas ayudar a tu equipo a terminar con éxito sus tareas y compartir los planes con los demás.

¿Por qué usar Asana para actualizaciones de estado?

  • Cuando trabajas en proyectos a través de documentos, correo electrónico y otras herramientas, es difícil evaluar cómo está progresando el trabajo. Cuando tengas toda esta información en Asana, pasarás menos tiempo en el trabajo y más tiempo en la creación de estrategias y la ejecución.
  • Las reuniones de actualización de estado pueden consumir mucho tiempo y no ser muy eficaces. Evita este tipo de reuniones y usa Asana para compartir actualizaciones y quehaceres.
  • Asana hace que la gerencia y otras partes interesadas puedan ver el progreso fácilmente. En lugar de preparar algo improvisado, puedes obtener rápidamente la información que necesitas desde Asana.

Tu plan de acción en Asana

Los estados de actualización en Asana son fáciles de publicar. Solo sigue la siguiente estrategia (y sigue leyendo para obtener más información sobre las funciones que te ayudan a publicar, hacer seguimiento y analizar el progreso):

  1. Para revisar el progreso de un solo proyecto, haz clic en la pestaña Progreso de ese proyecto. La Vista de progreso tiene toda la información que necesitas sobre el progreso de un proyecto, incluyendo actualizaciones de estado, un gráfico de avance y el plazo del mismo.
  2. Para compartir la planificación y plazos del proyecto, haz clic en la pestaña Cronograma del proyecto. El Cronograma te muestra todas las tareas del proyecto en una vista tipo diagrama de Gantt. Puedes usarlo para ver cómo encaja cada paso de tu proyecto y poder hacer ajustes de plazos y recursos rápidamente cada vez que sea necesario.
  3. Haz seguimiento de varios proyectos relacionados a una iniciativa con Portafolios. Portafolios actúa como un centro de control para monitorear el progreso de varios proyectos en torno a una iniciativa. Un portafolio muestra en tiempo real las actualizaciones de estado, los plazos de proyectos, las prioridades y el progreso en un solo lugar.
  4. Usa los informes de portafolio de Asana en Google Sheets para analizar el progreso e información del proyecto a un nivel más detallado. Puedes crear tus propios informes para poder gestionar proyectos de mejor manera e informar a las personas interesadas ya sean parte o no de tu dominio de Asana.

Publicación de actualizaciones de estado

En vez de buscar en archivos, convocar reuniones o enviar emails solicitando actualizaciones, puedes usar la Vista de progreso para publicar o analizar las actualizaciones más importantes sobre el estado de proyectos específicos.

Publica actualizaciones de estado en Asana desde la pestaña Progreso ubicada en la parte superior de cualquier proyecto

Para aprovechar al máximo la Vista del progreso, recomendamos el siguiente flujo de trabajo:

  1. Asigna un encargado del proyectoencargado del proyecto Todos los proyectos pueden tener un Encargado del proyecto. Los encargados pueden configurar actualizaciones de estado para el proyecto. Lee mas . Esta es la persona responsable de llevar a cabo el proyecto o supervisar el flujo de trabajo para asegurarse de que nada falle.
  2. Establece la fecha límite del proyecto. Esta fecha se mostrará en el cuadro de progreso del proyecto y en el cronograma para que puedas realizar un seguimiento del progreso hasta lograr tu objetivo. También hace que la fecha límite final sea clara para todos.
  3. Actualiza regularmente el estado del proyecto. Selecciona un color (verde, amarillo, rojo) para indicar si el proyecto “va bien encaminado,” “está en peligro,” o “va mal encaminado,” y agrega una actualización escrita para proporcionar más detalles.
    • Usa @menciones para felicitar rápidamente a compañeros de equipo y dar referencias de trabajo en Asana. Por ejemplo, puedes @mencionar tareas específicas en tu actualización de estado para ver rápidamente qué se ha hecho y qué se hará a continuación. ¡Mantenerse conectado al trabajo y los compañeros de equipo es lo que logra que los proyectos avancen!
    • Los miembros del proyecto reciben una notificación en la Bandeja de entrada cada vez que alguien publica una nueva actualización de estado. Además, tu portafolio se actualiza en tiempo real para que todos se mantengan informados.
  4. Comenta en las actualizaciones de estado. Los miembros de proyectos pueden responder reguntas, realizar comentarios y hacer referencia a trabajos existentes en Asana con @menciones. Esto te ayuda a evitar reuniones innecesarias y establecer una agenda de reuniones efectiva.
  5. Observa el gráfico del progreso para ver la dinámica.

Comparte tu planes y plazos de proyecto

Proyecto de Asana en vista de Cronograma, una visualización tipo diagrama de Gantt para la planificación y gestión de proyectos con función de arrastrar y soltar

Además de usar el cronograma para planificar tu proyecto, puedes usarlo para ver tu plan en acción y hacer ajustes sobre la marcha. Esto quiere decir que todos, desde las personas de tu equipo hasta el Director Ejecutivo, tienen la misma vista de los planes y el progreso del proyecto. De esta manera, todos manejan la misma información. Es tan simple como hacer clic en la pestaña Cronograma.

Consejos para usar el cronograma para las actualizaciones de estado

  • Compartir tu plan es fácil con el cronograma. Solo tienes que agregar miembros al proyecto o mostrarlo durante una reunión. En Asana, toda la información se actualiza en tiempo real, por lo que no obtendrás información desactualizada como te sucedería con una hoja de cálculo o una captura de pantalla.
  • Usa el cronograma para evaluar rápidamente qué trabajo requiere tu atención. Si notas que hay conflictos con las dependencias, tareas sin finalizar cerca de la fecha límite o trabajos sin programar, esos son buenos indicadores de que tal vez sea necesario consultar a las personas responsables antes de dar una actualización.
  • El cronograma es fácil de compartir con todas las partes interesadas, desde las personas que trabajan en un proyecto hasta los ejecutivos que quieren un resumen general del plan.

Haz seguimiento de varios proyectos en torno a una iniciativa con Portafolios

Los gerentes de proyecto, encargados de equipo y portafolio, coordinadores y altos ejecutivos tienen que dar seguimiento a varios proyectos en movimiento y, por lo general, son responsables de informar las actualizaciones a otras personas de la organización. Portafolios ayuda a dar seguimiento, informar y visualizar en tiempo real los estados de proyectos relacionados a una iniciativa en específico (como los proyectos principales de los objetivos y resultados de tu empresa). Portafolios extrae información de la pestaña Progreso de cada proyecto y tiene opciones de campos personalizados para que puedas ver la información esencial de un solo vistazo. Puedes utilizar el informe del portafolio de Google Sheets para analizar el progreso y las dificultades de proyectos con más detalle.

Cómo usar Portafolios

Puedes acceder a Portafolios desde el menú lateral y crear un portafolio para todos los grupos de proyectos que quieras monitorear en conjunto.

  1. Haz clic en el menú lateral y luego en Portafolios.
  2. Haz clic en Nuevo portafolio asígnale un nombre y luego créalo. Te recomendamos crear portafolios para las iniciativas más importantes, objetivos y resultados de empresa, proyectos de mayor prioridad por equipo, etc.
  3. Una vez creado el portafolio, haz clic en el botón Agregar proyecto y escribe el nombre de todos los proyectos a los que quieres hacer seguimiento.
  4. Ahora podrás ver una lista de proyectos con columnas que muestran los estados, progresos, fechas, prioridades y encargados de cada proyecto.
  5. Desde aquí, puedes agregar más campos personalizados para supervisar en tu portafolio o filtrar y organizar por cualquier campo.

Otros consejos para usar Portafolios:

  • Ve y organiza los proyectos de la forma que más te acomode. Puedes ordenar los proyectos de tu portafolio de muchas maneras: por estado, plazo de entrega, campo personalizado, encargado de proyecto, alfabeto y mucho más. Para filtrar la vista del portafolio, haz clic en el botón Filtrar ubicado en la esquina superior derecha.
  • También puedes arrastrar y soltar los proyectos de tu portafolio y ordenarlos de la manera que desees. Coloca el cursor sobre el nombre de un proyecto y luego arrástralo desde los seis puntos que aparecen a la izquierda.
  • Accede rápidamente a cualquier proyecto de tu portafolio haciendo click en uno de ellos y luego en Ir a proyecto.
  • Comparte información con otras personas. puedes compartir el enlace a tu portafolio con otras personas para que puedan ver la información global que necesitan.
  • Los portafolios se pueden personalizar según lo que cada persona requiere y no muestran proyectos privados a menos que la persona con la que compartes dicho portafolio también sea miembro de ese proyecto.

Creación de informes en Google Sheets

Para una gestión de proyecto más completa y una toma de decisiones informada, puedes crear informes desde tu portafolio con Google Sheets. Los informes del portafolio te ayudan a analizar el progreso, productividad y asignación de recursos para que puedas informar a las personas interesadas y tomar mejores decisiones de planificación.

Empieza a crear informes del portafolio en Google Sheets

  1. Antes de abrir una hoja de cálculo de tu portafolio, verifica que los proyectos que quieres analizar son parte del portafolio, ya que desde ahí se extrae la información.
  2. Una vez que agregues todos los proyectos que necesitas a tu portafolio, haz clic en el botón … ubicado junto al nombre de tu portafolio. Luego, elige la opción Exportar a Google Sheets. Tu hoja de cálculo se abrirá en una nueva pestaña.

Ejemplos de informes de Portafolios

Las posibilidades de los informes que puedes crear con Portafolios en Google Sheets son casi ilimitadas. Para obtener instrucciones y ejemplos más detallados, lee nuestro artículo de ayuda. Aquí tienes algunas preguntas con respuesta:

  • ¿Qué proyectos están en riesgo y cerca de su fecha límite?
  • Número de tareas vencidas, asignadas e incompletas (y por proyecto)
  • ¿Qué parte de tus proyectos van bien encaminados?
  • ¿Cómo se equilibra el trabajo entre compañeros de equipo y/o proyectos?
  • ¿Qué equipos tienen proyectos que están próximos a completarse?

Muchos equipos pasan demasiado tiempo realizando actividades en torno al verdadero trabajo a realizar especialmente cuando se trata de actualizaciones de estado e informes sobre el progreso. En lugar de gastar recursos valiosos solo para saber qué está pasando, usa Asana para informarte sobre cómo van los proyectos. De esta manera podrás dedicar tu tiempo en ayudar a ejecutarlos con éxito y planificar de manera efectiva.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.