Las actualizaciones de estado de los proyectos y cómo emitir informes

Que te contacten todo el tiempo para saber en qué estado se encuentran los proyectos puede demandar mucho tiempo y volverse estresante rápidamente. Con las vistas del Panel y el Progreso de Asana obtienes un enfoque basado en los datos que te permite analizar y comprender la información. A la vez, accedes a un sitio único en el que puedes reunir, compartir y automatizar las novedades.

¿Cómo funcionan las vistas del Panel y del Progreso?

El Panel y el Progreso son vistas de proyectos en Asana (entre las que puedes alternar en todo momento).

¿Te interesa informar sobre varios proyectos a la vez? Consulta nuestro artículo sobre las mejores prácticas para el uso de los Portafolios.

Captura de pantalla de la vista del Panel en Asana, con la que se muestran diferentes representaciones; como los gráficos de barras, de torta, *burn-up* (de trabajos terminados de un proyecto) y los totales de los presupuestos; para apreciar las tareas finalizadas o sin finalizar según las secciones, los responsables y mucho más.

El Panel ofrece un conjunto de gráficos personalizables que se forman con los datos extraídos de tu proyecto y que muestran el progreso de las tareas según el estado de finalización, los responsables, las fecha de entrega y mucho más. Los gráficos te ayudan a hallar respuesta a dudas importantes. No solo son útiles para tomar rápidamente decisiones más estratégicas, sino que también sirven para usar esos datos como respaldo y para comunicar tales decisiones.

Usa el Progreso para preparar, compartir y ver un conjunto de actualizaciones de estado de un proyecto sin tener que improvisar.

GIF de cómo arrastrar los destacados a la plantilla de publicación de las actualizaciones de estado de un proyecto en Asana para mostrar un gráfico de tareas finalizadas según el responsable

Arrastra y suelta los destacados en tus actualizaciones de estado para compartir los gráficos o los logros. Tu plantilla de actualización incluso se guardará en la vista de Progreso para que puedas continuar siempre con el mismo formato.

Ejemplos de emisión de informes en Asana

En Asana, nada está aislado. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de dudas que surgen sobre los informes y cómo resolverlas y tomar medidas con respecto a tu trabajo.

GIF con el que se muestra la vista de Panel cuando un usuario personaliza los gráficos de un proyecto para ver las tareas sin finalizar por prioridad, después las tareas sin finalizar por proyección y finalmente las tareas atrasadas por responsable.

Duda inicial Qué controlo con el Panel Cómo transformar los análisis en acciones concretas
¿Estamos a tiempo de finalizar los trabajos prioritarios? Tareas por estado de finalización o campo personalizado de prioridad Agrega comentarios en las tareas para consultar a los responsables y destaca cualquier aspecto que notes en riesgo.
¿Hay algún trabajo con retraso? Tareas sin finalizar por sección Usa el Cronograma para cambiar varias fechas de entrega a la vez y analiza el impacto que tendrán esos cambios. Después, comparte la nueva programación en una actualización de estado.
¿Alguien tiene demasiado trabajo? Tareas sin finalizar por responsable Usa las vistas de Cronograma o de Lista para cambiar los trabajos dentro de un mismo proyecto. (Usa la Gestión de recursos de un Portafolios para hacer cambios en las cargas laborales de distintos proyectos a la vez).
¿Cómo damos seguimiento a lo estimado con respecto a lo real? Asegúrate de tener campos personalizados numéricos en el proyecto. Después, consulta las sumas en el Panel. ¿Estás revisando el presupuesto? Usa los datos del proyecto para justificar la necesidad de más recursos.

Cómo escribir una actualización de estado excelente

Publica actualizaciones de estado en Asana desde la pestaña Progreso ubicada en la parte superior de cualquier proyecto

  1. Coloca la fecha de entrega del proyecto (si la tiene) para que se vea en el gráfico del progreso y que los principales vencimientos queden claros para todos.
  2. Configura los logros del proyecto para destacar los objetivos más importantes o las partes críticas del trabajo que haya que completar para progresar o terminar el proyecto.
  3. Actualiza regularmente el estado del proyecto. Selecciona un color (verde, amarillo, rojo) para indicar si el proyecto está “En curso”, “En riesgo” o “Con retraso”.
  4. Usa las opciones para crear estados y destacar lo que desees. Arrastra los datos y detalles que ya tienes en Asana y suéltalos en la actualización sin perder tiempo.
    • Usa las @menciones para felicitar rápidamente a compañeros de equipo y dar referencias de trabajo en Asana. Por ejemplo, puedes @mencionar tareas específicas en tu actualización de estado para ver rápidamente qué se ha hecho y qué se hará a continuación.
    • Los miembros del proyecto reciben una notificación en la Bandeja de entrada cada vez que alguien publica una nueva actualización de estado. Además, tu portafolios se actualiza en tiempo real para que todos se mantengan informados.

Ahora puedes contar una historia atractiva, visual, con la información que ya tienes en Asana y mostrar a los demás involucrados las actualizaciones claras que necesitan.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.