Actualizaciones de estado y progreso

Cuando las actualizaciones de los estados de un proyecto no son claras, se puede derivar en retrasos, una mala ejecución o en muchas reuniones innecesarias. Con Asana tienes muchas formas de ver cuánto han avanzado tus proyectos y qué queda por hacer para ayudar a que las conclusiones de tu equipo sean sólidas y a que compartan los planes con los demás.

¿Por qué usar Asana para actualizaciones de estado?

  • Dado que el trabajo se planifica y gestiona en Asana, no es necesario que supervises el progreso por separado, en una herramienta diferente. Asana te ofrece muchas vistas diferentes para entender el progreso en función de cómo necesites verlo.
  • La publicación de actualizaciones regulares de Asana implica que puedas usar las reuniones para sortear obstáculos y abordar una estrategia en vez de hacer las cosas de a una y solamente enumerar lo que ya está en el plan de tu proyecto.
  • En vez de improvisar algo, puedes obtener rápidamente la información que necesitas de Asana para compartirla con los líderes y demás involucrados a fin de mantener todo actualizado.

Cómo publicar las actualizaciones de estado de un proyecto

En vez de buscar en archivos, convocar reuniones o enviar emails solicitando actualizaciones, puedes usar la Vista de progreso para publicar o analizar las actualizaciones más importantes sobre el estado de proyectos específicos.

Publica actualizaciones de estado en Asana desde la pestaña Progreso ubicada en la parte superior de cualquier proyecto

Para aprovechar al máximo la Vista del progreso, recomendamos el siguiente flujo de trabajo:

  1. Asigna un encargado del proyectoencargado del proyecto Todos los proyectos pueden tener un Encargado del proyecto. Los encargados pueden configurar actualizaciones de estado para el proyecto. Lee mas . Esta es la persona responsable de llevar a cabo el proyecto o supervisar el flujo de trabajo para asegurarse de que nada falle.
  2. Establece la fecha límite del proyecto. Esta fecha se mostrará en el cuadro de progreso del proyecto y en el cronograma para que puedas realizar un seguimiento del progreso hasta lograr tu objetivo. También hace que la fecha límite final sea clara para todos.
  3. Configura los logros de un proyecto para marcar un objetivo importante o las partes críticas del trabajo que se deben completar a fin de progresar o terminar el proyecto.
  4. Actualiza regularmente el estado del proyecto. Selecciona un color (verde, amarillo, rojo) para indicar si el proyecto “va bien encaminado,” “está en peligro,” o “va mal encaminado,” y agrega una actualización escrita para proporcionar más detalles.
    • Usa @menciones para felicitar rápidamente a compañeros de equipo y dar referencias de trabajo en Asana. Por ejemplo, puedes @mencionar tareas específicas en tu actualización de estado para ver rápidamente qué se ha hecho y qué se hará a continuación. ¡Mantenerse conectado al trabajo y los compañeros de equipo es lo que logra que los proyectos avancen!
    • Los miembros del proyecto reciben una notificación en la Bandeja de entrada cada vez que alguien publica una nueva actualización de estado. Además, tu portafolio se actualiza en tiempo real para que todos se mantengan informados.

Haz seguimiento de varios proyectos en torno a una iniciativa con Portafolios

Los administradores de proyectos, líderes de equipos, coordinadores y altos ejecutivos tienen que dar seguimiento a varios proyectos en movimiento y, por lo general, son responsables de informar las actualizaciones a otras personas de la organización. Los portafolios sirven para supervisar, informar y ver en tiempo real los estados de los proyectos relacionados con una iniciativa específica (como dar seguimiento a todos los proyectos más importantes para lograr los objetivos y resultados de tu empresa). Con los portafolios extraes información de la pestaña Progreso de cada proyecto y tienes opciones de campos personalizados para poder ver la información esencial de un solo vistazo.

Cómo usar Portafolios

Los portafolios son la mejor manera de dar seguimiento a todos los proyectos sobre una iniciativa o equipo específicos en un solo lugar. Son una forma simple de archivar y organizar los proyectos a los que accedes con más frecuencia. Además, puedes filtrarlos por encargado del proyecto, fecha de entrega, estado, prioridad y mucho más. Para más instrucciones sobre cómo crear un portafolios, consulta nuestra sección de ayuda.

Otros consejos para usar Portafolios:

  • Mira y organiza los proyectos en el portafolios de la forma que necesites. Por estado, fecha de entrega, campo personalizado, encargado de proyecto, alfabéticamente y mucho más. Para filtrar la vista del portafolios, haz clic en el botón para filtrar que se encuentra en la esquina superior derecha.
  • Accede rápidamente a cualquier proyecto de tu portafolio haciendo click en uno de ellos y luego en Ir a proyecto.
  • Comparte información con otras personas. puedes compartir el enlace a tu portafolio con otras personas para que puedan ver la información global que necesitan.
  • Los portafolios se pueden personalizar según lo que cada persona requiere y no muestran proyectos privados a menos que la persona con la que compartes dicho portafolio también sea miembro de ese proyecto.

Preguntas que los portafolios te pueden ayudar a responder

Los portafolios permiten ver el progreso de cualquier conjunto o proyecto en tiempo real

  • Progreso de cualquier proyecto en tiempo real
  • ¿Cuáles son los proyectos que están en riesgo y cuáles son los que están encaminados?
  • ¿Qué proyectos están próximos a su finalización?
  • ¿Qué parte de tus proyectos van bien encaminados?
  • ¿Cómo se equilibra el trabajo entre compañeros de equipo y/o proyectos?
  • ¿Cuáles son las principales prioridades de mi equipo?

Iniciar sesión

or

¿Olvidaste la contraseña?

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Regístrate

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Comienza tu prueba gratuita

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Obtén Asana Premium

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

Obtén Asana Business

Usa tu email de trabajo, de esta forma podemos conectarnos contigo y con tu equipo en Asana.

¡Caray, no fue posible registrarte!

Lo intentamos, pero hubo un problema al crear tu cuenta. ¡Cierra esta ventana y vuelve a intentarlo!

¡Qué tal, ya nos conocemos!

Agregar enlace a

Error: Selecciona un espacio de trabajo antes de agregar el enlace


Lo sentimos, este navegador no es compatible

Asana no funciona con el navegador de internet que utilizas actualmente. Regístrate utilizando uno de estos navegadores compatibles.


Inicia sesión o regístrate en Asana para calcular tu precio

or

¿Olvidaste la contraseña?

Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.