Actualizaciones de estado y progreso

Las actualizaciones de estado de los proyectos que no quedan claras pueden derivar en retrasos, reuniones innecesarias, observaciones por parte de los líderes y, a la larga, en el incumplimiento de los objetivos. En cambio, puedes confiar en Asana para automatizar las actualizaciones y compartirlas con tu equipo. Entonces, tendrás el camino libre para ocuparte del trabajo y las estrategias necesarias para que tu proyecto sea un éxito.

¿Por qué usar Asana para actualizaciones de estado?

  • Dado que el trabajo se planifica y gestiona en Asana, no es necesario que supervises el progreso por separado, en una herramienta diferente. Asana te ofrece muchas vistas diferentes para entender el progreso en función de cómo necesites verlo.
  • La publicación de actualizaciones regulares de Asana implica que puedas usar las reuniones para sortear obstáculos y abordar una estrategia en vez de hacer las cosas de a una y solamente enumerar lo que ya está en el plan de tu proyecto.
  • En vez de improvisar algo, puedes obtener rápidamente la información que necesitas de Asana para compartirla con los líderes y demás involucrados a fin de mantener todo actualizado.

Cómo publicar las actualizaciones de estado de un proyecto

En vez de buscar en archivos, convocar reuniones o enviar emails solicitando actualizaciones, puedes usar la vista de Progreso para publicar o analizar las actualizaciones más importantes sobre el estado de proyectos específicos.

Publica actualizaciones de estado en Asana desde la pestaña Progreso ubicada en la parte superior de cualquier proyecto

Te mostramos cómo empezar con la vista de Progreso:

  1. Coloca la fecha de entrega del proyecto (si la tiene) para que se vea en el gráfico del progreso y que los principales vencimientos queden claros para todos.
  2. Configura los logros del proyecto para destacar los objetivos más importantes o las partes críticas del trabajo que haya que completar para progresar o terminar el proyecto.
  3. Actualiza regularmente el estado del proyecto. Selecciona un color (verde, amarillo, rojo) para indicar si el proyecto está “En curso”, “En riesgo” o “Retrasado”.
  4. Usa las opciones para crear estados y destacar lo que desees. Arrastra los datos y detalles que ya tienes en Asana y suéltalos en la actualización sin perder tiempo. ¡Basta de duplicar!
    • Usa las @menciones para felicitar rápidamente a compañeros de equipo y dar referencias de trabajo en Asana. Por ejemplo, puedes @mencionar tareas específicas en tu actualización de estado para ver rápidamente qué se ha hecho y qué se hará a continuación.
    • Los miembros del proyecto reciben una notificación en la Bandeja de entrada cada vez que alguien publica una nueva actualización de estado. Además, tu portafolio se actualiza en tiempo real para que todos se mantengan informados.

Ahora puedes contar una historia atractiva, visual, con la información que ya tienes en Asana y mostrar a los demás involucrados las actualizaciones claras que necesitan.

Haz seguimiento de varios proyectos en torno a una iniciativa con Portafolios

Los gerentes de proyectos, líderes de equipos, coordinadores y altos ejecutivos tienen que dar seguimiento a varios proyectos en movimiento y, por lo general, son responsables de informar las actualizaciones a otras personas de la organización. Los portafolios sirven para supervisar, informar y ver en tiempo real los estados de los proyectos relacionados con una iniciativa específica (como dar seguimiento a todos los proyectos más importantes para lograr los objetivos y resultados clave de tu empresa). Con los portafolios extraes información de la pestaña Progreso de cada proyecto y tienes opciones de campos personalizados para poder ver la información esencial de un solo vistazo.

Otros consejos para usar Portafolios:

  • Para filtrar tu vista de portafolios, haz clic en el botón de filtro en el extremo superior derecho o agrega tus propios campos personalizados para definir cómo ordenar.
  • Mira los proyectos de tu portafolios con una vista de Cronograma para apreciar mejor el trabajo clave en un marco de tiempo específico. Por ejemplo, en esta vista se pueden organizar los lanzamientos de productos para todo el año.
  • Comparte el enlace del portafolios o agrega miembros en él para que otros puedan ver el progreso.

Preguntas que los portafolios te pueden ayudar a responder

Los portafolios permiten ver el progreso de cualquier conjunto o proyecto en tiempo real

  • ¿Cuáles son los proyectos que están en riesgo y cuáles son los que están encaminados?
  • ¿Qué proyectos están próximos a su finalización?
  • ¿Qué partes de los proyectos están resultando según lo planeado?
  • ¿Cómo se equilibra el trabajo entre compañeros de equipo y/o proyectos?
  • ¿Cuáles son las principales prioridades de mi equipo?
  • ¿Cuándo se inician y finalizan los proyectos?

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.