Actualizaciones de estado y progreso

Normalmente es difícil saber cómo están progresando los proyectos, lo que puede llevar a retrasos o una mala planificación (incluso a muchas reuniones innecesarias). Con Asana, tienes muchas maneras de ver cuánto han avanzado tus proyectos y qué queda por hacer, a modo de que puedas ayudar a tu equipo a terminar con éxito sus tareas y compartir los planes con los demás.

¿Por qué usar Asana para actualizaciones de estado?

  • Cuando trabajas en proyectos mediante documentos, correo electrónico y otras herramientas, es difícil evaluar cómo está progresando el trabajo. Al tener toda esta información en Asana, pasarás menos tiempo en las actividades para poder realizar el trabajo y más tiempo creando estrategias y realmente ejecutando.
  • Las reuniones de actualización de estado pueden consumir mucho tiempo y no ser muy eficaces. Evita este tipo de reuniones y usa Asana para compartir actualizaciones y quehaceres.
  • Asana hace que la gerencia y otras partes interesadas puedan ver el progreso fácilmente. En lugar de preparar algo improvisado, puedes obtener rápidamente la información que necesitas desde Asana.

Tu plan de acción en Asana

Los estados de actualización en Asana son fáciles de publicar. Solo sigue la siguiente estrategia (y sigue leyendo para obtener más información sobre las funciones que te ayudan a publicar, hacer seguimiento y analizar el progreso):

  1. Verifica la pestaña Vista del progreso de los proyectos. Esta vista te muestra toda la información que necesitas sobre el avance de un proyecto en un solo lugar, incluidas actualizaciones de estado, un gráfico de avance y la fecha límite del proyecto.
  2. Consulta la pestaña Cronograma de un proyecto. El cronograma muestra todas las tareas del proyecto en una vista similar a un diagrama de Gantt. Puedes usarlo para ver cómo encaja cada paso de tu proyecto y luego compartir el plan para que todos tengan claro qué sucederá, cuándo y cuál es el estado de cada tarea.
  3. Agrega proyectos a tu Panel. Tu tablero es tu centro de comando para conocer el progreso del proyecto y las actualizaciones de estado de todos los proyectos importantes en los que estés involucrado. Cada proyecto en tu panel es un resumen de la Vista del progreso del proyecto.
  4. Usa Reportes en Google Sheets para analizar el progreso del proyecto más detalladamente. Puedes crear tus propios informes para lograr una mejor gestión de proyectos y proporcionar datos a los interesados que estén o no en tu dominio de Asana.

Publicación de actualizaciones de estado

En lugar de buscar información en archivos, solicitar una reunión o enviar un email en busca de actualizaciones, puedes usar la Vista del progreso. Esta vista te ayuda a ubicar rápidamente las actualizaciones clave sobre el estado de un proyecto. Solo tienes que hacer clic en Progreso ubicado justo debajo del encabezado del proyecto.

Publica actualizaciones de estado en Asana desde la pestaña Progreso ubicada en la parte superior de cualquier proyecto

Para aprovechar al máximo la Vista del progreso, recomendamos el siguiente flujo de trabajo:

  1. Asigna un encargado del proyectoencargado del proyecto Todos los proyectos pueden tener un Encargado del proyecto. Los encargados pueden configurar actualizaciones de estado para el proyecto. Lee mas . Esta es la persona responsable de llevar a cabo el proyecto o supervisar el flujo de trabajo para asegurarse de que nada falle.
  2. Establece la fecha límite del proyecto. Esta fecha se mostrará en el cuadro de progreso del proyecto y en el cronograma para que puedas realizar un seguimiento del progreso hasta lograr tu objetivo. También hace que la fecha límite final sea clara para todos.
  3. Actualiza regularmente el estado del proyecto. Selecciona un color (verde, amarillo, rojo) para indicar si el proyecto “va bien encaminado,” “está en peligro,” o “va mal encaminado,” y agrega una actualización escrita para proporcionar más detalles.
    • Usa @menciones para felicitar rápidamente a compañeros de equipo y dar referencias de trabajo en Asana. Por ejemplo, puedes @mencionar tareas específicas en tu actualización de estado para ver rápidamente qué se ha hecho y qué se hará a continuación. ¡Mantenerse conectado al trabajo y los compañeros de equipo es lo que logra que los proyectos avancen!
    • Los miembros de un proyecto reciben una notificación en la bandeja de entrada cada vez que alguien publica una nueva actualización de estado. Además, el tablero se actualiza en tiempo real para que todos se mantengan informados.
  4. Comenta en las actualizaciones de estado. Los miembros de proyectos pueden responder reguntas, realizar comentarios y hacer referencia a trabajos existentes en Asana con @menciones. Esto te ayuda a evitar reuniones innecesarias y establecer una agenda de reuniones efectiva.
  5. Observa el gráfico del progreso para ver la dinámica.

Seguimiento de un solo proyecto con el cronograma

El cronograma en Asana es una vista con formato de diagrama de Gantt para planificar y gestionar tus proyectos de principio a fin

Además de usar el cronograma para planificar tu proyecto, puedes usarlo para ver tu plan en acción y hacer ajustes sobre la marcha. Esto quiere decir que todos, desde las personas de tu equipo hasta el Director Ejecutivo, tienen la misma vista de los planes y el progreso del proyecto. De esta manera, todos manejan la misma información. Es tan simple como hacer clic en la pestaña Cronograma.

Consejos para usar el cronograma para las actualizaciones de estado

  • Compartir tu plan es fácil con el cronograma. Solo tienes que agregar miembros al proyecto o mostrarlo durante una reunión. En Asana, toda la información se actualiza en tiempo real, por lo que no obtendrás información desactualizada como te sucedería con una hoja de cálculo o una captura de pantalla.
  • Usa el cronograma para evaluar rápidamente qué trabajo requiere tu atención. Si notas que hay conflictos con las dependencias, tareas sin finalizar cerca de la fecha límite o trabajos sin programar, esos son buenos indicadores de que tal vez sea necesario consultar a las personas responsables antes de dar una actualización.
  • El cronograma es fácil de compartir con todas las partes interesadas, desde las personas que trabajan en un proyecto hasta los ejecutivos que quieren un resumen general del plan.

Seguimiento de múltiples proyectos en el panel

Los gerentes de proyecto, líderes de equipo y coordinadores siguen una gran cantidad de proyectos en movimiento y generalmente son responsables de informar las actualizaciones a otras personas de la organización. El panel obtiene datos de la Vista de progreso para mostrarte rápidamente la información más importante en un vistazo, incorporando informes de Google Sheets para obtener más análisis y simplificar este proceso.

Cómo usar el Panel

Puedes acceder al Panel en Asana en la barra superior y agregar proyectos al tablero de varias maneras:

  • Haz clic en Agregar resumen del proyecto desde tu panel.
  • Dirígete a la vista de progreso de un proyecto específico y haz clic en el botón Agregar al panel.
  • Haz clic en el menú del encabezado del proyecto y selecciona Agregar al panel.

En Asana, el panel te muestra el estado de cada proyecto

A continuación te damos otros consejos para sacar más provecho del panel:

  • Visualiza y organiza proyectos como más te guste. Puedes ordenar proyectos en tu tablero por color de estado, fecha de entrega u orden alfabético. También puedes arrastrarlos y soltarlos ordenándolos según necesites.
  • Obtén acceso rápido a los proyectos que más te importan. Al hacer clic en un gráfico de progreso, se mostrará la Vista del progreso completa. Si haces clic en el nombre del proyecto, puedes navegar directamente en el proyecto sin necesidad de realizar una búsqueda.
  • Comparte con otros. Puedes compartir el URL de tu panel para que otros puedan ver toda la información que necesiten. Los paneles son personalizables para cada persona.

Para obtener instrucciones más detalladas sobre la personalización de tu tablero, consulta nuestro artículo de ayuda.

Creación de informes en Google Sheets

Para una gestión de proyectos más sólida y una toma de decisiones basada en datos, puedes generar informes desde tu tablero mediante Google Sheets. Los informes del tablero te ayudan a analizar el progreso, la productividad y la asignación de recursos del equipo para que puedas informar a las otras partes interesadas y tomar mejores decisiones de planificación.

Comenzar a generar informes en el tablero con Google Sheets

  1. Antes de abrir Google Sheets en tu tablero, asegúrate de que los proyectos que deseas analizar se hayan agregado a tu tablero, ya que desde estos proyectos se extraen los datos- > los informes en Google Sheets son especialmente útiles cuando tienes varios proyectos en tu tablero. Con Asana Premium, puedes agregar todos los proyectos que quieras a tu tablero.
  2. Una vez que tengas los proyectos que necesitas en tu tablero, haz clic en Abrir informe en Google Sheets ubicado al lado izquierdo del encabezado del tablero. Tu Google Sheet se abrirá en una nueva pestaña.

Abre un informe de Google Sheets desde el panel

Ejemplos de informes de panel

Las posibilidades de informes que puedes crear desde paneles en Google Sheets son casi ilimitadas. Para obtener más instrucciones y ejemplos detallados, lee nuestro artículo de ayuda. Aquí hay algunas dudas que puedes resolver al leerlo:

  • ¿Qué proyectos están en riesgo y cerca de su fecha límite?
  • Número de tareas vencidas, asignadas e incompletas (y por proyecto)
  • ¿Qué parte de tus proyectos van bien encaminados?
  • ¿Cómo se equilibra el trabajo entre compañeros de equipo y/o proyectos?
  • ¿Qué equipos tienen proyectos que están próximos a completarse?

Muchos equipos pasan demasiado tiempo realizando actividades en torno al verdadero trabajo a realizar especialmente cuando se trata de actualizaciones de estado e informes sobre el progreso. En lugar de gastar recursos valiosos solo para saber qué está pasando, usa Asana para informarte sobre cómo van los proyectos. De esta manera podrás dedicar tu tiempo en ayudar a ejecutarlos con éxito y planificar de manera efectiva.

Obtén más información: panel

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.