Las actualizaciones de estado de los proyectos y cómo emitir informes
- Omitir y pasar a
- ¿Cómo funcionan las vistas de resumen y panel?
- Ejemplos de emisión de informes
- Consejos para las actualizaciones de estado
Que te contacten todo el tiempo para saber en qué estado se encuentran los proyectos puede demandar mucho tiempo y volverse estresante rápidamente. Con las vistas de Resumen y Panel de Asana obtienes un enfoque basado en los datos que te permite analizar y comprender la información del proyecto. A la vez, accedes a un sitio único en el que puedes reunir, compartir y automatizar las novedades.
¿Cómo funcionan las vistas de resumen y panel?
El resumen y el panel son vistas de proyectos en Asana (entre las que puedes alternar en todo momento).
Usa el resumen para orientarte con respecto a un proyecto e iniciarlo. El resumen también es el sitio donde puedes preparar, compartir, ver un conjunto de actualizaciones de estado y las actividades de un proyecto.
Arrastra y suelta los Destacados en tus actualizaciones de estado para compartir los gráficos o los hitos. Asana guardará tu plantilla para actualizaciones de estado por si quieres continuar siempre con el mismo formato.
¿Te interesa informar sobre varios proyectos a la vez? Consulta nuestro artículo sobre las mejores prácticas para el uso de los portafolios.
El Panel ofrece un conjunto de gráficos personalizables que se forman con los datos extraídos de tu proyecto y que muestran el progreso de las tareas según el estado de finalización, los responsables, las fecha de entrega y mucho más. Los gráficos te ayudan a hallar respuesta a dudas importantes. No solo son útiles para tomar rápidamente decisiones más estratégicas, sino que también sirven para usar esos datos como respaldo y para comunicar tales decisiones.
Ejemplos de emisión de informes en Asana
En Asana, nada está aislado. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de dudas que surgen sobre los informes y cómo resolverlas y tomar medidas con respecto a tu trabajo.
| Duda inicial | Qué controlo con el Panel | Cómo transformar los análisis en acciones concretas |
|---|---|---|
| ¿Estamos a tiempo de finalizar los trabajos prioritarios? | Tareas por estado de finalización o campo personalizado de prioridad | Agrega comentarios en las tareas para consultar a los responsables y destaca cualquier aspecto que notes en riesgo. |
| ¿Hay algún trabajo con retraso? | Tareas sin finalizar por sección | Usa el cronograma para cambiar varias fechas de entrega a la vez y analiza el impacto que tendrán esos cambios. Después, comparte la nueva programación en una actualización de estado. |
| ¿Alguien tiene demasiado trabajo? | Tareas sin finalizar por responsable | Usa las vistas de cronograma o de lista para cambiar los trabajos dentro de un mismo proyecto. (Usa la gestión de recursos de un portafolio para hacer cambios en las cargas laborales de distintos proyectos a la vez). |
| ¿Cómo damos seguimiento a lo estimado con respecto a lo real? | Asegúrate de tener campos personalizados numéricos en el proyecto. Después, consulta las sumas en el panel. | ¿Estás revisando el presupuesto? Usa los datos del proyecto para justificar la necesidad de más recursos. |
Cómo crear una actualización de estado excelente
- Coloca la fecha de entrega del proyecto (si la tiene) para que se vea en el gráfico de progreso y que los vencimientos finales queden claros para todos.
- Configura los hitos del proyecto para destacar los objetivos más importantes o las partes críticas del trabajo que haya que completar para avanzar o terminar el proyecto.
- Actualiza regularmente el estado del proyecto. Selecciona un color (verde, amarillo, rojo) para indicar si el proyecto está “En curso”, “En riesgo” o “Con retraso”.
- Usa las opciones para crear estados y destacar lo que desees. Arrastra los datos y detalles que ya tienes en Asana y suéltalos en la actualización sin perder tiempo.
- Usa las @menciones para felicitar rápidamente a compañeros de equipo y dar referencias de trabajo en Asana. Por ejemplo, puedes @mencionar tareas en las que se puedan ver los diseños finales adjuntos si quieres que los demás puedan verlos y consultarlos.
- Los miembros del proyecto reciben una notificación en la bandeja de entrada cada vez que alguien publica una nueva actualización de estado. Además, tu portafolios se actualiza en tiempo real para que todos se mantengan informados.
Ahora puedes contar una historia atractiva, visual, con la información que ya tienes en Asana y mostrar a los demás involucrados las actualizaciones claras que necesitan.
