Análisis de procesos de Business (BPA) explicado

Muchos de nosotros tenemos rutinas repetibles en nuestras jornadas laborales. En la gestión de proyectos, podríamos tener una serie de pasos para cada solicitud de proyecto nueva. O una secuencia para delegar y asignar elementos. Estos son nuestros procesos, grupos de tareas en secuencias específicas que conforman flujos de trabajo recurrentes. Cuando se hace bien, el proceso de negocios debe actuar como una guía, mostrando a los empleados cómo operar y crear de una manera que beneficie tanto a la empresa como a su propio trabajo.

Pero no son una herramienta que se configura y luego se olvida. Con el tiempo, los procesos pueden fallar o volverse obsoletos. Debes revisarlos y analizarlos de forma rutinaria para determinar si siguen siendo efectivos. Si no lo son, busca oportunidades para mejorarlos. Estas revisiones, o análisis de procesos de negocios, son muy beneficiosas para tu empresa. Los análisis de procesos de negocios exitosos pueden generar más ingresos, estimular el crecimiento y agilizar las operaciones comerciales. 

¿Qué es el análisis de procesos de negocios (BPA)?

El análisis de procesos de negocios, o BPA, es un método diseñado para ayudarte a revisar tus procesos. Los procesos son grupos repetibles de tareas o pasos en un flujo de trabajo que producen un resultado determinado. Por ejemplo, puedes tener un proceso de incorporación para nuevos empleados o un proceso para revisar los objetivos trimestrales. También existen procesos de negocios más amplios, como los procesos de toma de decisiones utilizados en las sesiones de planificación. 

Los BPA se incluyen en la gestión de procesos de negocios (BPM), que abarca el análisis de los procesos de negocios, su mantenimiento y su mejora. En el análisis de procesos de negocios, un analista de negocios revisa los procesos existentes y determina si siguen siendo efectivos o si podría ser el momento de una actualización.

Análisis de procesos de negocios vs. análisis de negocios

La diferencia clave entre un BPA y un análisis de negocios es que los BPA se centran únicamente en los procesos, mientras que un análisis de negocios completo analiza tu negocio en su conjunto. 

Por ejemplo, si quieres actualizar el proceso para dar seguimiento a las finanzas, necesitarías un BPA. El analista de negocios revisará los pasos y las acciones que toma tu equipo para dar seguimiento a los presupuestos, las compras y los ingresos. Sin embargo, si estás más interesado en determinar la rentabilidad del negocio, usarías un análisis de negocios completo para revisar tus finanzas.

¿Por qué deberías realizar un análisis de procesos de negocios?

Los análisis de procesos de negocios pueden tener un gran impacto en tu negocio. Los análisis sólidos van más allá de las entradas y salidas para determinar los valores centrales de tus procesos y mostrarte dónde hay oportunidades de mejora. 

Entre los muchos beneficios, los análisis de procesos de negocios pueden ayudarte a lo siguiente:

• Identificar brechas: los BPA te muestran los eslabones que faltan en tus operaciones más importantes. A menudo, estos afectan directamente tus resultados, especialmente cuando estás buscando procesos para contratar, facturar o cerrar acuerdos.

• Describir todos los recursos disponibles: si no estás seguro de cuándo decir que no a un nuevo proyecto, un BPA puede ayudarte. Describe todos los recursos disponibles para cada proceso que necesitarías, similar a la planificación de la capacidad productiva. De esta manera, conocerás tu capacidad productiva y disponibilidad para el trabajo adicional.

• Crear nuevos procesos que se alineen con la cultura y el clima actuales: a veces, los cambios culturales o ambientales afectan significativamente tus procesos de negocios. Piensa en la pandemia de COVID-19. Primero, los equipos tuvieron que determinar cómo gestionar un equipo remoto y luego cómo regresar de manera segura a la oficina, con muchos idas y vueltas en el medio. Los BPA te ayudan a crear un proceso completamente nuevo cuando el clima actual lo exige.

• Reducir las redundancias, las ineficiencias y los cuellos de botella: según nuestra investigación, el trabajador del conocimiento promedio dedicó 129 horas a trabajos duplicados en 2021. ¡Eso es un desperdicio! Los BPA te ayudan a mejorar tu proceso para reducir o eliminar el trabajo duplicado. Al mostrarte oportunidades para agregar plantillas reutilizables o confiar en la automatización, puedes reducir los pormenores del trabajo.

• Mejorar la adopción de los empleados: cuanto mejores sean tus procesos, más personas los usarán. Al analizar rutinariamente tus procesos, estás haciendo dos cosas: demostrar a tus empleados que te preocupas por cómo trabajan y hacer que los flujos de trabajo sean más eficientes.

• Crear un mejor flujo de procesos: en última instancia, tu proceso debe seguir cambiando con tu trabajo. Los BPA crean un mejor modelo de procesos mejor para tus procesos, que es una forma complicada de decir que facilitan la creación de cambios y actualizaciones de rutina en tiempo real.

Los 5 pasos del Business Process Analysis

Implementar un ciclo de análisis de procesos de negocios en tu equipo requerirá algunos ajustes. Recuerda que no gestionarás la mayoría de los BPA directamente, a menos que seas un analista de negocios. Esto es algo que probablemente querrás contratar o, según tus necesidades, crear un rol interno dedicado para supervisar. Independientemente de cómo implementes el BPA en tu empresa, si sigues estos cinco pasos, puedes construir una base sólida para que se afiance y crezca.

1. Revisa cómo encajan tus procesos en el panorama general

Todos tus procesos deben conducir a iniciativas y objetivos de negocios más amplios. Los procesos son el “cómo” de tu negocio: así es como logramos nuestros objetivos. Pero deben conectarse con tu “por qué”. Por ejemplo, si la declaración de visión de tu empresa es brindar a todos en el mundo un acceso más fácil a la atención médica, todos los procesos que crees deben respaldar esto. 

El primer paso en tu BPA será revisar los procesos existentes y ver cómo encajan en los flujos de trabajo, los departamentos y, en última instancia, los objetivos a largo plazo que respaldan la misión de tu empresa.

2. Recopila información sobre lo que está sucediendo ahora

Esta es la etapa de recopilación de datos. Antes de poder analizar tus procesos, debes saber exactamente cómo funcionan. La mejor manera de hacerlo es hablar con las personas que más los usan. Entrevista a las partes interesadas clave, crea encuestas y revisa los KPI y las métricas asociadas. Este paso llevará un poco más de tiempo que otros, pero vale la pena comprender completamente el proceso antes de realizar cualquier cambio. 

Por ejemplo, si estás analizando cómo tu Equipo de Producto evalúa y clasifica sus backlogs de productos, te convendría entrevistar a los desarrolladores responsables de ellos. También te conviene analizar los indicadores clave de rendimiento de los procesos actuales, como cuántos elementos quedan en el trabajo pendiente después de que se finaliza un sprint ágil. 

3. Analiza y mapea los datos

Ahora es el momento del análisis. Aquí, querrás recopilar todos tus datos, incluidos los siguientes:

• Todos los pasos del proceso

• Diagramas de procesos relevantes

• Miembros del equipo asociados

• Métricas de éxito y KPI actuales

Puedes usar el mapeo de procesos de negocios para crear un diseño visual de tus procesos y flujos de trabajo, de modo que sea más fácil revisarlos. El mapeo de procesos te ayuda a crear un diagrama de flujo u otro mapa visual de las secuencias y pasos actuales para que puedas visualizar mejor los procesos. Con este diseño, es más fácil identificar patrones y brechas en el flujo del proceso. 

4. Identifica oportunidades de mejora

Durante el paso de análisis, identificarás redundancias y brechas. Estas son las principales áreas de mejora. Por ejemplo, supongamos que tu análisis muestra que los desarrolladores pasan 3 días planificando el trabajo pendiente del sprint. Según las entrevistas con las partes interesadas y el análisis de los horarios de las reuniones, te das cuenta de que las diferentes zonas horarias están causando el retraso. En este caso, las nuevas opciones tecnológicas que fomentan la comunicación asíncrona facilitarían la comunicación del equipo y reducirían la cantidad de tiempo que dedican a comunicarse.  

5. Realizar cambios

La mejora de los procesos de negocios (BPI) es la etapa en la que actúas en función de todo lo que aprendiste. Después del BPA, usarás las BPI para adaptar y realizar cambios en tus procesos con un enfoque en aumentar la rentabilidad. Un BPA es tu guía de descubrimiento, que te muestra los pormenores de tus procesos de negocios. El último paso es usar toda esta información para implementar cambios que mejoren estos procesos o te ayuden a crear otros nuevos.  

¿Cómo se realiza un análisis de procesos de negocios?

El analista de negocios que contrates para tus BPA probablemente tendrá sus propios métodos y herramientas de análisis de procesos de negocios preferidas, pero aquí hay algunas comunes:

• Análisis de causa raíz: usa este análisis para identificar la base de tus procesos y asegurarte de que se conecte con los objetivos más amplios de tu empresa.

• Análisis FODA: FODA es un acrónimo que significa fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Este puede ser un análisis de datos útil porque te brinda información sobre cómo están funcionando tus procesos y dónde pueden mejorar.

• Análisis de brechas: este análisis te muestra lo que falta en tus procesos en comparación con los objetivos más amplios de la empresa.

¿Qué herramientas deberías usar para un análisis de procesos de negocios?

Para realizar un BPA, necesitas una herramienta de análisis de procesos de negocios efectiva que pueda mantener todos tus datos en una fuente central de referencias. Funciona mejor en una herramienta de gestión de proyectos, donde puedes automatizar tareas, generar informes y enviar actualizaciones de estado al instante. Esto garantiza que todas las partes interesadas puedan ver el BPA en tiempo real y que funcione en línea con todas las automatizaciones de procesos de negocios. 

¿Cuándo deberías usar el análisis de procesos de negocios?

La mayoría de los procesos de negocios se benefician de la mejora continua, pero hay situaciones en las que un BPA es más útil que otros. 

El análisis de procesos de negocios es mejor:

• Para procesos más antiguos y potencialmente obsoletos.

• Cuando notas una caída en la productividad o una alta rotación en ciertas áreas.

• Al lanzar un nuevo producto o estructura de equipo para determinar si es viable a largo plazo.

La imagen principal de tus operaciones de negocios

Los análisis de procesos de negocios permiten ver el detrás de escena de las operaciones de tu negocio. Te muestran cómo trabajas tú, tu equipo y tu negocio. Esta información es una mina de oro de posibilidades: usa los resultados de tu BPA para aumentar la productividad y mejorar los flujos de trabajo. O quién sabe, tu próxima gran estrategia de crecimiento podría estar dentro de tus procesos existentes.