Plantilla de elementos de acción

Cuando las tareas no están definidas de manera clara, pierdes tiempo y energía pasando de un elemento ambiguo y no relacionado a otro. Es agotador y para nada efectivo. En cambio, crea una plantilla de elementos de acción para definir el quién, el qué y el cuándo de cada tarea. Cada vez que creas una nueva lista, puedes duplicar tu plantilla y abordar tus tareas, que ahora son acciones concretas, de una manera más organizada y eficiente.

¿Qué es una plantilla de elementos de acción?

Las elementos de acción son tareas con un quién (miembro del equipo asignado), un qué (descripción) y un cuándo (fecha límite). Se utilizan en flujos de trabajo repetibles, o procesos integrales que conectan tareas, equipos y plazos. La plantilla de elementos de acción es una forma de guardar una lista de acciones bien definidas para replicarlas para el trabajo recurrente. Por ejemplo, si tu equipo gestiona el blog de la empresa, puede crear una plantilla de elementos de acción para lanzamientos trimestrales y dar seguimiento a las publicaciones que se deben redactar y quién lo hará, además de las fechas de publicación o finalización. 

Lista de elementos de acción vs. lista de tareas pendientes

Por lo general, haces una lista para dar seguimiento tanto a las acciones como a las tareas pendientes, pero existen varias diferencias clave entre las dos plantillas:

• Una lista de elementos de acción organiza el trabajo que debes realizar para avanzar en un flujo de trabajo. Estas no son tareas cualquiera: todo lo incluido en esta lista de elementos de acción está relacionado y forma parte de un plan de proyecto más grande. Cuando se realizan todos juntos, esos elementos de acción ayudarán a mover la aguja hacia objetivos e iniciativas más grandes.

• Como sugiere su nombre, los elementos de acción son tareas concretas, mientras que los elementos de la lista de tareas pendientes pueden ser ambiguos e indefinidos. Por ejemplo, supongamos que necesitas actualizar tu plantilla para incorporación de empleados. Si fuera una tarea de la lista de tareas pendientes no detallaría mucho más, mientras que un elemento de acción tendría una definición (¿qué debes hacer para actualizar la plantilla?), un miembro del equipo asignado y una fecha de entrega prevista.

Cuándo usar una plantilla de elementos de acción

Puedes usar una plantilla para lista de elementos de acción para cualquier área en la que necesites realizar una serie de tareas. Las plantillas para lista elementos de acción son personalizables; configúralas de manera visual con tableros Kanban y diagramas de Gantt, o crea listas de tareas digitales más tradicionales. O úsalos todos: en Asana, puedes crear un proyecto para tu plantilla de elementos de acción y cambiar de vista según sea necesario. Una vez que crees tu plantilla, también puedes incluir dependencias que te ayudarán a coordinar el trabajo en un equipo grande.

Debido a que es tan versátil, puedes usar la plantilla de elementos de acción para una gran cantidad de escenarios diferentes. A continuación, te presentamos algunos:

• Proyectos repetitivos: si repites el mismo conjunto de acciones en iniciativas recurrentes, la plantilla puede simplificar el proceso. Por ejemplo, puedes crear una plantilla para actualizaciones trimestrales del producto que siempre incluyan las mismas tareas prácticas. 

• Colaboración con otras personas: cuando varios miembros de tu equipo necesitan gestionar y acceder a sus propias versiones de tu lista de elementos de acción, una plantilla puede ser de gran utilidad. La mejor manera de hacerlo es mediante un software de gestión de proyectos porque todos pueden trabajar desde una fuente central de referencias.

• Envío de informes de progreso: cuando las partes interesadas necesitan actualizaciones en tiempo real, pueden revisar la plantilla de lista de elementos de acción de tu equipo para ver cómo están trabajando en el proyecto actual. Si tienen preguntas de seguimiento, saben exactamente a quién contactar en función de quién está asignado a cada tarea.

Cómo crear una plantilla para lista de elementos de acción

Una plantilla para lista de elementos de acción efectiva es progresiva: comienza con una sección de “backlog” o “tareas pendientes”, pasa a una sección “en progreso”, y así sucesivamente a lo largo del ciclo de vida del proyecto, pasando de una etapa a la siguiente hasta que la tarea se finaliza. 

Al igual que con otras plantillas para gestión de proyectos, obtienes el mayor beneficio cuando utilizas una plataforma dinámica para rastrear tus elementos de acción, donde puedes agregar detalles y realizar actualizaciones en tiempo real. Considera usar un formato visual, como una herramienta de tipo tablero Kanban, para facilitar aún más el seguimiento de los elementos de acción.

A continuación, te presentamos algunos componentes que puedes agregar al crear cada elemento de acción:

• El qué: una descripción detallada de tu tarea.

• El quién: cada elemento de acción debe tener un encargado para que todos sepan quién es el responsable de cada tarea.

• El cuándo: agrega plazos estandarizados a las tareas recurrentes. Por ejemplo, puedes tener una tarea de revisión que te recuerde que debes revisar el estado del proyecto el último día de cada mes.

• La urgencia: indica el nivel de prioridad de tareas específicas, para que los miembros del equipo sepan en qué trabajar primero.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Gestión de recursos. La gestión de recursos te ofrece una visión instantánea de la capacidad productiva de tu equipo, ya que te permite ver en detalle qué trabajo hace tu equipo en todos los proyectos, todo en un solo lugar. Al tener toda la información en una sola vista, puedes detectar problemas, abordar los riesgos y mantener los proyectos encaminados con facilidad. Consulta la Gestión de recursos con frecuencia, para asegurarte de que los miembros del equipo no estén sobrecargados o con poco trabajo. Si es necesario, puedes reasignar o reprogramar tareas de baja prioridad para anteponer las iniciativas más importantes.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

• Loom. Los videos de Loom son útiles para agregar personalidad, contexto y claridad al resumen de tu proyecto. Puedes incorporar fácilmente los videos de Loom para explicar tu proyecto, definir las expectativas y destacar los hitos clave. Los mensajes por video de Loom realzan el trabajo y suman contexto para que tu equipo se adapte más rápido al ritmo del proyecto. Lo mejor de todo es que tu equipo puede mirar los videos sin abandonar Asana.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

Preguntas frecuentes