Vorlage für einen Krisenmanagementplan

Bei der Planung von Notfallmaßnahmen sollten Sie durchaus mit dem Ernstfall rechnen, anstatt das Gegenteil zu hoffen. Diese proaktive Einstellung zur Notfallplanung hilft Ihnen, Ihr Team zu schützen. Wie beginnt man am besten mit der Planung für solche Notfälle? Indem Sie eine Vorlage für einen Krisenmanagementplan erstellen.

Was ist eine Vorlage für einen Krisenmanagementplan?

Eine Vorlage für einen Krisenmanagementplan ist ein wiederholbares Gerüst von Schritten, die Ihr Krisenmanagementteam verwendet, um einen vollständigen Reaktionsplan für unerwartete Notfälle wie eine Naturkatastrophe oder kritische Situationen, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken können, zu entwickeln. Wenn eine Krise eintritt, kann es zu starken emotionalen Reaktionen und einem höheren Stressniveau kommen. Der Einsatz einer Vorlage für einen Krisenmanagementplan stellt sicher, dass Ihr Plan wichtige Details enthält. Wenn alle Informationen am gleichen Ort vorhanden sind, weiß jeder, was zu tun ist, wenn eine Krise eintritt. 

Einer der Hauptvorteile der Verwendung einer Vorlage für Ihren Krisenmanagementplan besteht darin, dass Sie sie unabhängig von der Art der Krise auf die Bedürfnisse Ihres Teams oder Ihrer Situation anpassen können. Nicht jede Krise ist dieselbe, und es ist wichtig, dass Sie Ihren Plan auf den jeweiligen Notfall abstimmen. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihren Krisenmanagementplan erstellen können: Sie können eine Einheitsvorlage für den Krisenmanagementplan erstellen oder eine Basisvorlage verwenden, um viele verschiedene spezifische Pläne für einzigartige Situationen zu erstellen.

Störungsmanagement vs. Krisenmanagement: Wo liegt der Unterschied?

Störungsmanagement und Krisenmanagement werden zwar beide zur Risikominderung eingesetzt, aber es handelt sich dabei um leicht unterschiedliche Praktiken. Das Störungsmanagement ist speziell für kurzfristige Notfälle vorgesehen. Krisenmanagement ist für größere Krisenszenarien vorgesehen, die ein Unternehmen langfristig beeinflussen können.  Zum Beispiel würde Ihr Team das Störungsmanagement nutzen, um einen Cyberangriff zu lösen. Die Strategie für den Umgang mit einem unerwarteten Erdbeben während der Arbeitszeit ist etwas, was ein Krisenmanagementplan bewältigen würde.

So entwickeln Sie einen Krisenmanagementplan

Wenn Sie einen Krisenmanagementplan entwickeln wollen, erstellen Sie zunächst eine entsprechende Vorlage. Sobald das Grundgerüst steht, können Sie dann mithilfe der 4 P Ihre Krisenmanagementstrategie entwerfen. 

Im Krisenmanagement bedeuten die 4 P Folgendes:

• Prevent (vorbeugen): Maßnahmen, mit denen Sie einer möglichen Krise vorbeugen können. 

• Plan (planen): Hierbei handelt es sich um den detaillierten, schrittweisen Maßnahmenplan, mit dem Sie sicherstellen, dass alle Mitglieder Ihres Teams umsichtig und effizient mit der Krisensituation umgehen. 

• Practice (proben): Das ist die Generalprobe für den Plan, den Sie in einer sicheren Umgebung entwickeln. Bei der praktischen Umsetzung des Plans hat Ihr Team die Möglichkeit, eventuelle Probleme in Ruhe in einer sicheren Umgebung zu lösen – und nicht erst in einer Krise. 

• Perform (ausführen): Nun wird es ernst. Im besten Fall müssen Sie diesen Plan niemals anwenden, da Sie nie mit einer unerwarteten Krise konfrontiert werden. Wer jedoch all diese Instrumente präventiv bereithält, gibt seinem Team eine sichere Strategie für den Ernstfall an die Hand.

Was gehört in Ihre Vorlage für einen Krisenmanagementplan?

Ein Krisenmanagementplan muss nicht gleich jedes einzelne Detail abdecken, sondern sollte als Vorlage dienen, die bei Bedarf noch aktualisiert werden kann. Hier einige Punkte, die eine Vorlage für einen Krisenmanagementplan enthalten sollte – unabhängig von der Art der Krise, die Sie bewältigen.

• Protokoll zur Aktivierung: Das sind die Faktoren, die eintreten müssen, damit das Team beschließt, den Krisenreaktionsplan zu aktivieren. Ein Protokoll zur Aktivierung umfasst eine Reihe von Abhängigkeiten, die eintreten müssen, bevor der Notfallplan greift. 

• Risikoanalyse: Hierbei handelt es sich um eine Untersuchung, die alle potenziellen Risiken für das Unternehmen aufzeigt. Je nach der potenziellen Krise, auf die Sie sich vorbereiten, kann eine Risikoanalyse Ihnen helfen, herauszufinden, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass dieses Ereignis tatsächlich eintritt. Ein gutes Beispiel für diese Art von Analyse ist ein Risikomanagementplan oder ein Risikoregister.

• Kontaktliste für Notfälle: Auf dieser Liste stehen die Kontaktdaten der Mitglieder des Krisenmanagementteams innerhalb des Unternehmens, aber auch die der örtlichen Rettungsdienste wie der Feuerwehr, des Giftnotrufs oder anderer wichtiger Stellen.

• Reaktionsabläufe: Dabei handelt es sich um die Schritte, die Ihr Team während einer Krise unternimmt, sobald das Aktivierungsprotokoll greift. 

• Kommunikationsstrategie: Dieser Kommunikationsplan wird von Ihrem Team entwickelt, um festzulegen, wie Sie während eines Notfalls kommunizieren werden. Hierzu zählen sowohl die interne Kommunikation als auch die externe Kommunikation mit externen Beteiligten.

Enthaltene Funktionen

• Abhängigkeiten. Markieren Sie eine Aufgabe als wartend auf eine andere Aufgabe mit Aufgabenabhängigkeiten. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows erkennen leicht, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Teil der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können.  

• Korrekturhinweise. Damit können Sie ganz einfach spezifisches, umsetzbares Feedback zu Bildern hinterlassen. Versehen Sie Bilder und PDFs mit Anmerkungen, damit Ihr Team genau weiß, was zu tun ist, um die Aufgaben zu erledigen. Verfolgen Sie dieses Feedback dann in Unteraufgaben, damit keine Maßnahmen vergessen werden. Letztendlich geht durch Korrekturhinweise das Geben und Empfangen von kreativem Feedback reibungsloser und entspannter vonstatten. 

• Messaging. Müssen Sie Informationen weitergeben, die nicht direkt umsetzbar sind? Versuchen Sie es mit Asana-Nachrichten. Mit Nachrichten können Sie sich mithilfe von Asana über nicht umsetzbare Arbeiten verständigen. Sie können Nachrichten an eine beliebige Kombination von Personen, Teams und Projekten senden, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Verknüpfen Sie die Nachrichten mit Aufgaben, Projekten und Zielen in Asana, damit die Empfänger Ihrer Nachrichten den Kontext erkennen und sich die Details ansehen können.

• Mobil:. Asana ist für iOS und Android verfügbar und erleichtert Ihnen den Überblick über Ihre Aufgaben auch unterwegs. Damit können Sie alle neuen Inbox-Benachrichtigungen durchgehen, Nachrichten versenden und auf Projektaufgaben zugreifen, damit Sie immer auf dem neuesten Stand der Projektinformationen sind. 

Empfohlene Apps

• Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Aktionspunkte aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und Aktionspunkten im Handumdrehen Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen. 

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Vimeo. Ein geschriebener Text enthält zwar die wesentlichen Informationen, kann jedoch nicht wie das gesprochene Wort Tonfall, Emotionen oder Mimik und Gestik vermitteln. Dank unserer Kooperation mit Vimeo können Sie Ihrem Team nun in Asana per Videonachricht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, ohne ein zusätzliches Meeting einberufen zu müssen. Erstellen Sie kurze Videobotschaften, in denen Sie sich selbst filmen, Ihren Bildschirm aufzeichnen oder sich für eine Kombination aus beidem entscheiden. Sie können diese Videos in Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Kommentare einbetten, um damit für mehr Klarheit zu sorgen und weiterführende Informationen zu bieten. Geben Sie Feedback, stellen Sie Fragen und weisen Sie Aufgaben zu – ohne Asana verlassen zu müssen.

FAQs