RAID-loggmall

Tänk tillbaka på när du senast deltog i ett projekt. Gick allt som planerat? Med all sannolikhet är svaret nej. Från sinande resurser till missade deadliner och omfattningskrypning – alla projekt har risker och problem, även med perfekt planering. 

Det låter kanske stressigt, men det behöver inte vara det. Genom att implementera riskhanteringsstrategier kan du förbereda teamet för alla projektrisker som kan dyka upp. 

Det är här RAID-loggmallar kommer in i bilden.

Vad är en RAID-logg?

En RAID-logg är ett verktyg som används för att organisera eller reducera projektrisker genom att dokumentera alla potentiella risker som kan uppstå i början av ett projekt, och sedan spåra problem som dyker upp efter att projektet startat. 

RAID är en akronym som står för Risks (risker), Assumptions (antaganden), Issues (problem) och Dependencies (beroenden). Beroende på hur ditt team ställer in RAID-loggen kan den också hänvisa till risker, åtgärder, problem och beslut. 

För att lära dig mer om vad RAID-loggar spårar – och varför de är användbara – kan du kolla in vår artikel: Allt du behöver veta om att skapa en RAID-logg.

Om allt detta låter överväldigande behöver du inte oroa dig. En RAID-loggmall kan effektivisera din RAID-analys och RAID-loggskapande, så att du kan fokusera på att spåra – och minska – projektriskerna. 

Vad är en RAID-loggmall? 

En RAID-loggmall är en återanvändbar och kopierbar version av en RAID-logg som hjälper dig att snabbt spåra alla risker och problem som ditt projekt står inför. 

Det är enkelt att använda en RAID-loggmall. I början av varje nytt projekt kopierar du helt enkelt mallen och använder den som utgångspunkt för att dokumentera projektets RAID-element. På så sätt behöver du inte oroa dig för att viktig information utelämnas. Dessutom standardiserar RAID-loggmallar RAID-analysen och RAID-loggningsprocessen, så att du kan vara säker på att alla i teamet övervakar projektrisker på samma sätt. 

Fördelar med en digital RAID-loggmall

Det är många rörliga delar att hålla reda på när man organiserar, övervakar och reducerar projektrisker. Allt från att identifiera potentiella hot i början av ett projekt till att noga övervaka projektets förlopp för att se var problem uppstår och ta itu med dem. Projektriskhantering kan vara en krävande uppgift, därför behöver du ett verktyg som låter dig spåra risker och koordinera åtgärder i realtid, på ett och samma ställe. 

Genom att skapa RAID-loggmallen i ett projekthanteringsverktyg är det lättare att samordna teamets arbeta kring projektrisker och riskreducerande åtgärder. Och eftersom din digitala RAID-loggmall finns på samma ställe där arbetet sker kan den enkelt kontrolleras och uppdateras varje dag, så att alla vet hur det går med projektet. 

Med en digital RAID-loggmall kan du göra följande: 

• Identifiera potentiella risker i början av ett projekt för att säkerställa att alla nödvändiga resurser och beredskapsplaner finns på plats. 

• Dokumentera alla problem som uppstår när ditt projekt fortskrider och spåra riskreducerande åtgärder på en central plats.

• Varna teammedlemmar om viktiga problem och lösa dem i realtid.

• Tilldela åtgärdspunkter till ägare så att alla förväntningar och ansvarsområden är tydliga för ditt team.

• Se snabbt potentiell negativ inverkan av en risk, ett antagande, en fråga eller ett beroende och vidta åtgärder därefter.

• Kommunicera viktig projektinformation smidigt med projektintressenter.

Vad en RAID-loggmall bör innehålla

RAID-loggmallen blir en central informationskälla som samlar alla risker, antaganden (eller åtgärder), problem och beroenden (eller beslut) som ditt projekt står inför.

Börja att skapa din RAID-loggmall genom att dela upp mallen i två avsnitt: ett för risker, antaganden och beroenden som har identifierats under projektplaneringsfasen, och ett för problem, åtgärder, beroenden och beslut som har identifierats och fattats efter projektstarten. Utforma sedan mallen med alla detaljer du behöver för att framgångsrikt spåra och övervaka projektrisker, exempelvis:

• RAID-kategorin (risk, antagande/åtgärd, problem eller beroende/beslut)

• en beskrivning av RAID-elementet (t.ex. en beskrivning av projektrisken)

• RAID-elementets potentiella inverkan på projektet

• RAID-elementstatus

• alla kommande steg eller riskreducerande åtgärder

• uppgiftens ägare och deadline, om tillämpligt.

Integrerade funktioner

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga dina uppgifter så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan du dela anpassade fält mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgifternas titlar och förfallodatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med gemensamma arbetsflöden kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras kommer Asana att meddela dig så att du även du kan ändra slutdatumet för din beroende uppgift.

• Lägga till uppgifter i flera projekt. Det ligger i arbetets natur att vara tvärfunktionellt, och team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan team, det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

Rekommenderade appar 

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina Teams-konversationer till genomförbara åtgärder i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett Teams-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

• Salesforce. Ta bort flaskhalsar genom att göra det möjligt för försäljnings-, användarframgångs- och serviceteam att kommunicera direkt med supportteamen i Asana. Dela bilagor och skapa genomförbara, spårbara uppgifter för allt som har med förförsäljning att göra. Med Service Cloud kan du ansluta dina implementerings- och serviceteam till supportteam i Asana och erbjuda en fantastisk användarupplevelse.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några få klick.

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och affärsteam för att ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-frågor från Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan affärs- och teknikteamen vid rätt tidpunkt. 

Använda en RAID-loggmall

När du väl har skapat din RAID-loggmall är det enkelt att använda den. Följ bara dessa fem enkla steg:

1. Gör en kopia av RAID-loggmallen när du börjar ett nytt projekt.

2. Diskutera initiala risker, antaganden och beroenden under projektplaneringsfasen och logga dem. 

3. Uppdatera RAID-loggen med nya problem som uppstår allt eftersom projektet fortskrider. Spåra eventuella riskreducerande åtgärder som ditt team behöver vidta. 

4. Samarbeta med teammedlemmar i den digitala loggmallen genom att tilldela slutdatum och uppgiftsägare efter behov.

5. Använd RAID-loggmallen som en utgångspunkt för projektutvärderingen när projektet har slutförts. 

Vanliga frågor