Allt du behöver veta om att skapa en RAID-logg

Projektledning är enkelt när allt går smidigt. Men så är inte alltid fallet. När det blir tufft är det viktigt att dokumentera de förändringar som sker i projektet. Det kan hjälpa ditt team att spåra ändringar, lära sig av utmaningarna och tillämpa informationen i nästa projekt.

I den här artikeln förklarar vi vad en RAID-logg är och varför de här loggarna är bra verktyg att använda för projekthantering.

Vad är en RAID-logg?

En RAID-logg är ett projekthanteringsverktyg som används för att dokumentera eventuella problem som uppstår under ett pågående projekt. Verktyget skapas under projektplaneringsfasen och används konsekvent under hela projektet för att dokumentera risker, åtgärder, antaganden, problem, beslut och beroenden när projektet fortskrider. Förutom att spåra ändringar och öka synligheten kan du använda loggen under ett utvärderingsmöte för att ta reda på hur man kan förhindra liknande problem och utmaningar i framtida projekt.

RAID står för:

Risker

Risker är potentiella problem som kan ha en negativ inverkan på projektet. Det är viktigt att proaktivt identifiera projektrisker innan ett projekt inleds. På så sätt kan du identifiera lösningar på riskerna innan de inträffar och ge teamet de verktyg som behövs för att förstå vad de ska göra om de stöter på projektrisker längs vägen. Att proaktivt implementera projektriskhantering kan förhindra att stora problem utvecklas senare i projektet. 

Det här avsnittet i en RAID-logg liknar ett riskregister, som syftar till att identifiera, analysera och lösa risker i förväg. Om ditt team använder ett riskregister kan du lägga till det i avsnittet R i RAID-loggen. Förutom proaktiv riskhantering kan du också använda riskavsnittet i RAID-loggen för att dokumentera oväntade risker när de uppstår. När teamet identifierar en risk bör de utse en tydlig ägare som hanterar problemet om det uppstår senare i projektet.

Åtgärder eller antaganden

Beroende på hur ditt team ställer in RAID-loggen kan A i RAID stå för antingen åtgärder eller antaganden. Du kan använda båda alternativen i din RAID-logg, eller så kan du välja ett enskilt. Om du undrar vilken typ som fungerar bäst för ditt team kan du välja:

• Åtgärder om projektet har många olika delar.

• Antaganden om det är ett långsiktigt projekt som kräver mycket förutseende.

Åtgärder – eller saker att göra – är alla saker som behöver göras under hela projektet. Alla punkter att göra bör alltid ha en ägare så att alla vet vem som är ansvarig för varje specifik punkt. Om det finns flera ägare till en punkt att göra ska du tydligt identifiera vem som är ansvarig för vilken leverans. Projektledare bör regelbundet kontrollera öppna projektuppgifter eller punkter att göra för att se till att projektet fortsätter att gå framåt. 

Antaganden är saker som ditt team förväntar sig kommer att gå på ett visst sätt under planeringsprocessen. När det gäller projektledning är antaganden faktorer som teamet redan är säkra på. Det kan bero på antingen erfarenhet eller expertis. Ett bra exempel på ett antagande inom projektledning är att anta att en viktig del av en maskin anländer säkert och i tid.

Eftersom man inte kan planera för allt måste teammedlemmarna göra antaganden under arbetets gång. Det är viktigt att dokumentera de antaganden du gör på en central plats. På så sätt kan du snabbt referera till din lista över antaganden om ett oväntat hinder eller en oväntad projektrisk uppstår. Om du gjorde ett antagande som ledde till risken eller hindret kan ditt team snabbt identifiera grundorsaken till problemet genom att proaktivt ta reda på om antagandet är sant eller inte.

Problem

Problem är oväntade händelser som inträffar under projektet. Problem skiljer sig från risker eftersom man inte förväntar sig att de ska uppstå. Risker är potentiella problem som du förutser, medan problem dyker upp oväntat. Det är viktigt att spåra problem när de uppstår så att teamet kan gå tillbaka till hur problemen löstes. Om framtida problem uppstår på grund av det här ursprungliga problemet kan dokumentationen hjälpa teamet att identifiera grundorsaken. 

Beslut eller beroenden

I likhet med "A" i RAID kan "D" stå för antingen beslut eller beroenden. Om projektet är mer fritt kan teamet vilja lyfta fram de beslut som fattats för att komma fram till lösningen. Om projektet har många invecklade uppgifter som är beroende av varandra är beroenden ett mer relevant val.

Beslut är alla konkreta val som görs längs vägen. Det är alla de sista tankarna och idéerna som gör att ett projekt blir verklighet. Det är viktigt att dokumentera vilket beslut som fattades, vem som fattade det och varför beslutet fattades. Om ditt team använder en iterativ process som kaizen kan den här dokumentationen vara till hjälp för att göra förbättringar för framtida projekt. 

Ett beroende inom projekthantering är en uppgift som är beroende av slutförandet av en annan uppgift. Om det finns stora beroenden i ett projekt som kan hindra projektet från att gå vidare ska du dokumentera dem i RAID-diagrammet. Att visualisera beroenden kan hjälpa dina teammedlemmar att förstå vilka uppgifter som behöver slutföras först innan de går vidare till nästa steg. beroenden visas ofta i ett Gantt-diagram.

När ska man använda en RAID-logg?

RAID-loggar är bra verktyg att använda när du börjar planera ditt projekt. De används också bäst konsekvent när projektet fortskrider, så att du kan dokumentera viktiga punkter att göra som behöver kontrolleras, eventuella beslut som fattas eller stora problem som uppstår. 

En RAID-logg är användbar för snabba punkter, men det här verktyget bör inte vara din enda form av projekthantering. Tänk på en RAID-logg som en incidentlogg för projekthantering – om det finns en större händelse i projektet, dokumentera den i RAID-loggen. Se till att du kombinerar en RAID-logg med ett mer robust projekthanteringssystem som håller allt ditt teams arbete, uppgifter och planer i fas. 

Fördelar med att använda en RAID-logg

RAID-loggar är ett värdefullt verktyg i din projekthanteringsverktygslåda. Här är några anledningar till varför.

Snabb katalogisering

En av de största fördelarna med att använda en RAID-logg är möjligheten att snabbt katalogisera viktig information på en enda central plats. Så snart ett problem uppstår eller ett beslut fattas kan en projektledare snabbt anteckna åtgärden i motsvarande avsnitt i RAID-loggen. 

Dokumentation för framtida ändringar

Ditt team bör dokumentera processerna och besluten som fattas under projektets gång. På så sätt kan de ändringar du gör under ditt nuvarande projekt hjälpa till att fatta beslut om framtida projekt. På så sätt kan RAID-loggar hjälpa dig att lära dig och tillämpa din erfarenhet på framtida utmaningar.

Skapa mallar för RAID-loggar

Det är enkelt att skapa en RAID-loggmall som passar teamets behov. Om en ny projektledare tillkommer eller om du utbildar någon i teamets viktiga processer är det enkelt att förklara det allmänna konceptet för en RAID-logg. RAID-loggar är utformade för att användas upprepade gånger. Det enklaste sättet att göra det på är att skapa en mall som passar teamets behov och använda den för varje projekt.

Dokumentera alla beslut på ett och samma ställe

RAID-loggar ger ditt team en central plats för att hitta information om ett projekt. Om en teammedlem behöver diskutera ett problem med rätt intressent kan RAID-logen hänvisa dem till rätt person. 

Den dokumenterar inte bara vem som äger vad, utan fungerar också som en översikt på hög nivå över projektets process. Teammedlemmar kan enkelt granska pågående åtgärder eller beslut som fattats nyligen. Eftersom varje avsnitt är tydligt märkt kan teammedlemmarna hitta den information som är mest relevant för dem.

Nackdelar med att använda en RAID-logg

Även om RAID-loggar är ett användbart verktyg finns det nackdelar med att använda dem.

RAID-loggar är kompletterande

RAID-loggen bör inte vara den enda sanningskällan för projekthantering. Det är ett användbart verktyg för att anteckna viktiga beslut, viktiga beroenden och eventuella problem som dyker upp på vägen. Men om du vill ha mer detaljerad information om projektspecifika detaljer kan en projektplan eller en mall för ändringslogg vara ett bättre alternativ. 

Förutom en RAID-logg bör du se till att ditt team också har ett centraliserat verktyg där all arbetsinformation finns. På så sätt kan varje teammedlem, oavsett avdelning eller funktion, få tillgång till den projektinformation de behöver. Det bästa sättet att göra det är att använda ett arbetshanteringsverktyg. 

RAID-loggar måste uppdateras regelbundet

En RAID-logg är bara aktuell när en projektledare uppdaterar den. Om en projektledare inte konsekvent lägger till ny information i realtid blir RAID-loggen föråldrad. Det kan vara en utmaning om en projektledare inte kan uppdatera loggen regelbundet. Föråldrad information kan skapa förvirring bland andra intressenter, så det är viktigt att upprätthålla konsekventa meddelanden i alla former av kommunikation.

RAID-loggar kan bli röriga 

Om du dokumenterar varje beslut som fattas i en RAID-logg ner till minsta enskilda val kan loggen snabbt bli rörig och det kan bli svårt att hitta information. Att komma överens om detaljnivån är viktigt för att teamet ska kunna underhålla RAID-loggen. Innan du börjar skapa en RAID-logg bör du se till att ditt team förstår vilka beslut och problem som ska inkluderas och vilka som inte ska inkluderas.

För att undvika att loggen blir rörig bör teamet bestämma vilken information som är viktigast att dokumentera i en RAID-logg. På så sätt finns bara den viktigaste informationen kvar i loggen, vilket gör det lättare för projektintressenter att hitta den information de behöver. 

Använda en RAID-logg

RAID-loggar kan vara så enkla som ett papper med fyra kvadranter tillägnade varje del av akronymen, men de är mest effektiva när alla i teamet kan komma åt information på ett och samma ställe. 

Följ de här fyra stegen för att skapa en RAID-logg:

1. Identifiera det bästa sättet att presentera RAID-loggen. Som nämnts ovan kan en RAID-logg vara så enkel som ett papper uppdelat i fyra avsnitt. Det kanske dock inte är det mest effektiva sättet för ditt team att få åtkomst till informationen. Bestäm tillsammans med teamet om ni vill implementera loggen i ett dokument, ett kalkylark eller en annan typ av programvara.

2. Diskutera initiala risker, antaganden och beroenden. Genom att vara proaktiv kan du se till att alla i teamet är medvetna om potentiella problem och hur man kan förebygga dem.

3. Uppdatera loggen regelbundet. RAID-loggen är bara korrekt om den uppdateras regelbundet. Använd loggen i takt med att projektet fortskrider och uppdatera motsvarande avsnitt på lämpligt sätt.

4. Reflektera när projektet är över. När ditt team håller ett projektutvärderingsmöte kan du använda RAID-loggen för att hjälpa till i konversationen om hur ni kan förbättra er inför nästa projekt.

Använda programvara för en RAID-logg

Att skapa en RAID-logg med en programvara för arbetshantering som Asana kan hjälpa dig att organisera alla dina loggpunkter på ett konsekvent sätt. Genom att tydligt definiera deadliner, intressenter och att göra-punkter kan ditt team återgå till det arbete de gör bäst.