Modelo de plano de relações públicas

Os esforços de relações públicas promovem consciência e confiança no seu público-alvo. Por isso é tão importante a consistência e a organização das suas iniciativas de RP pois, de outro modo, você transmitirá uma imagem de desorganização, na melhor das hipóteses, ou de caos, em circunstâncias menos favoráveis. Mas como administrar essa consistência em uma grande organização, com muitos líderes? A resposta: com a elaboração de um guia passo a passo para o processo de planejamento de RP, também conhecido como modelo para planejamento de relações públicas.

O que é um modelo para planejamento de relações públicas?

O modelo para planejamento de relações públicas é a descrição documentada do seu processo de planejamento de RP. Esse modelo é um guia passo a passo que permite a qualquer membro da equipe criar e elaborar um plano de RP que não deixe nada por fazer.

Pense no modelo de plano de RP como um plano de ação para tudo o que for necessário realizar em uma campanha bem-sucedida de RP. Ao elaborar o plano de RP como um modelo, é possível se certificar de que cada planejamento de mídia inclui os detalhes principais, tais como um plano de embargo de mídia, as publicações e os jornalistas que você quer alcançar, entre outros aspectos.

Por que usar um modelo de plano de relações públicas?

Os esforços de RP frequentemente são multidisciplinares. Como responsável pelas RP, você tem o objetivo de construir as relações com a mídia e elaborar um plano de comunicação, mas provavelmente precisará do auxílio de outras equipes no processo. Isso frequentemente requer coordenação com a estratégia de marketing da empresa e planejamento para que o marketing de conteúdo se alinhe temporalmente com a campanha de RP. Por outro lado, pode ser necessário trabalhar com a equipe de produto para validar especificações técnicas. O trabalho de RP raramente é realizado sozinho, não importa a empresa em que você trabalhe.

As etapas do processo de RP são frequentemente críticas. Por exemplo, pode ser necessária uma checagem de todas as divulgações para a imprensa pela equipe jurídica, ou a determinação de um embargo de conteúdos que termina às 6h. O acompanhamento em um único local de todos esses detalhes pequenos, mas essenciais, assegura que eles não sejam deixados para trás, independentemente do responsável pela realização da campanha.

Por isso é tão importante contar com um processo robusto. Ao usar o modelo para o planejamento de relações públicas, será possível coordenar os diversos departamentos, ao mesmo tempo em que se assegura a inclusão de todas as etapas críticas. Se o modelo de plano de relações públicas for elaborado em uma plataforma de gestão de trabalho, também será possível se conectar diretamente com as equipes e manter uma visão panorâmica sobre o que está acontecendo e quando. Desta maneira, você poderá determinar se algo foi deixado para trás.

O que incluir no modelo de plano de relações públicas

O modelo de plano de relações públicas deve englobar as necessidades específicas da equipe. Durante a criação, comece com as seções abaixo, para então personalizar o modelo e ajustá-lo à equipe.

• Recursos: Inclua todas as informações já reunidas a respeito do público-alvo, da pesquisa de mercado e da estratégia de relações públicas. Isso tem um efeito duplo: fornece acesso fácil aos documentos necessários durante a campanha e mostra como o plano se alinha às metas e iniciativas mais amplas de RP.

• Responsável: Atribua as sessões e tarefas relevantes a membros específicos da equipe, de maneira que os participantes saibam quem é responsável por itens realizáveis específicos. Assim, os participantes podem fazer perguntas para as pessoas certas e obter respostas rapidamente.

• Canais de mídia: Inclua todas as plataformas que está contatando para o alcance desejado. As publicações tradicionais provavelmente serão incluídas, mas é possível ir além. A campanha é de mídias sociais? Inclua influenciadores. Ela está se conectando com equipes de comunicação de marketing em outras empresas? Inclua-as também. 

• Relatórios: A última parte do modelo de plano de RP deve mostrar como o sucesso será medido. Seja específico: serão considerados rankings, prêmios ou efeitos de curto prazo? Cada meta é diferente, o que exige tipos diferentes de relatório.

Como usar um modelo de plano de relações públicas

O modelo de plano de relações públicas é mais do que uma simples descrição. É um documento vivo que protege a companhia de cometer erros críticos aos olhos do público. Neste sentido, a razão mais importante para o uso do modelo é a sua função de guia passo a passo para o processo de RP da empresa.

A depender de situações específicas, essas etapas podem incluir:

• Contato com os clientes antes da divulgação para confirmar as citações.

• Análise junto à equipe jurídica ou executiva, se necessário.

• Contato com jornalistas para anúncios na mídia.

• Coordenação de um embargo de mídia em relação a todas as notícias, de maneira que as informações importantes sejam divulgadas no momento correto.

• Uso de um modelo de comunicado de imprensa para redigir as principais mensagens dos novos anúncios.

• Ajuste preciso do momento de divulgação do plano, se necessário, para assegurar que os detalhes corretos sejam compartilhados com as pessoas certas, no momento certo.

• Direcionamento das perguntas de acompanhamento para os executivos adequados após grandes anúncios.

• Reunião de métricas para analisar a resposta geral a uma campanha. 

Não importa se você é iniciante ou um profissional experiente em relações públicas, o modelo de plano de RP ajuda a produzir sempre a melhor campanha de relações públicas possível.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado. 

• Metas. Na Asana, as metas estão associadas diretamente ao trabalho necessário para alcançá-las, facilitando que os membros da equipe visualizem o fruto das suas próprias contribuições. Afinal, muitas vezes as metas parecem distantes do trabalho que realizamos para atingi-las. Com a equipe e as metas da empresa conectadas ao trabalho subjacente, os membros têm acesso em tempo real e clareza sobre a contribuição dos seus próprios esforços para o sucesso da equipe e da empresa. Assim, eles ficam mais capacitados para tomar decisões melhores, identificando quais são os projetos alinhados à estratégia da empresa e priorizando os trabalhos que oferecem resultados mensuráveis.  

Aplicativos recomendados

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Canva. A integração entre o Canva e a Asana permite incorporar com facilidade belos designs do Canva para dar vida ao seu projeto na Asana. Ideal para apresentações de slides, ativos de redes sociais, wireframes e vídeos, a integração do Canva deixa que você consolide todas as suas ideias e designs em um só lugar, comunicando-se e colaborando de forma integrada.

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Box. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Box, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

Perguntas frequentes