Comunicados de imprensa: como publicar histórias de destaque (com modelo)

A cobertura da mídia é uma excelente forma de promoção porque, mesmo com uma estratégia de marketing de alto nível, as pessoas valorizam as opiniões de terceiros. Um anúncio de um novo restaurante pode chamar a sua atenção, mas não há como saber se o restaurante está sendo honesto sobre a sua qualidade. No entanto, se você ler uma resenha brilhante sobre o restaurante em uma revista, a sua perspectiva pode mudar. Com uma recomendação confiável de terceiros, você se sentirá mais confiante com a sua escolha.

Quando você envia um comunicado de imprensa de destaque, os jornalistas o promovem na mídia, o que dá à sua empresa uma exposição valiosa e confiável. Neste artigo, explicaremos como elaborar um comunicado à imprensa forte para que você possa ser notado pela mídia e expandir o seu alcance.

Qual é a finalidade de um comunicado à imprensa?

Os comunicados de imprensa são histórias que anunciam notícias da empresa a um grupo relevante de membros da mídia. As empresas e as equipes de relações públicas costumam escrever comunicados de imprensa para anunciar:

• Lançamentos ou atualizações de produtos

• Fusões ou novas parcerias

• Garantia de financiamento de negócios

• Novas contratações de executivos ou membros do quadro

A meta de escrever e distribuir comunicados à imprensa é fazer com que os membros da mídia os compartilhem para que a sua empresa receba publicidade fora dos seus esforços de marketing.

Quem é responsável por escrever comunicados de imprensa?

A sua empresa pode ter uma equipe de relações públicas que escreve e distribui os comunicados à imprensa. Se não tiver uma equipe de relações públicas, você pode distribuir o seu comunicado de imprensa por meio de um serviço que o enviará a repórteres, jornalistas, blogueiros, influenciadores e meios de comunicação. Como a mídia pode receber centenas de comunicados de imprensa por semana, é crucial fazer com que o seu se destaque.

Para que o seu comunicado de imprensa se destaque,  será necessário:

• Escolher um ângulo forte para o seu público

• Escrever um título e um lead de impacto

• Atenha-se ao formato certo.

Acima de tudo, o seu comunicado à imprensa se destacará ao escolher algo interessante sobre o que escrever. A mídia não vai querer ler sobre o que acontece durante as reuniões semanais da sua equipe. Em vez disso, considere escrever um comunicado à imprensa quando algo novo e digno de nota ocorrer.

Quais são as 10 partes de um comunicado à imprensa?

Os comunicados de imprensa têm um formato específico. Isso facilita para a imprensa analisar rapidamente o texto e obter as informações de que precisa. Um comunicado de imprensa eficaz deve seguir o formato correto e, ao mesmo tempo, envolver o leitor.

Um comunicado de imprensa normalmente inclui: 

1. Logotipo: exiba o logotipo da sua empresa na parte superior do comunicado de imprensa para que os jornalistas saibam quem enviou o documento.

2. Informações de contato: apresente o seu logotipo com as suas informações de contato, incluindo nome, cargo, nome da empresa, e-mail e número de telefone.

3. Data de publicação: a data de publicação de um comunicado à imprensa é normalmente “para divulgação imediata”. Isso significa que qualquer pessoa na mídia pode compartilhar o comunicado de imprensa assim que você o tornar público. Se o comunicado de imprensa estiver sob embargo de notícias, é importante esclarecer isso aqui.

4. Título e subtítulo: o título e o subtítulo são cruciais, e você deve tratá-los como se fossem parte de uma notícia de última hora. Estes podem ser os únicos itens que o jornalista lê, então certifique-se de que eles chamem a atenção.

5. Local e data: você começará o primeiro parágrafo com a localização da sua empresa e a data das suas notícias de última hora. O local deve estar em letras maiúsculas. Se a notícia se refere a uma cidade bem conhecida, não é necessário incluir o estado.

6. Parágrafo introdutório: a primeira frase da história é chamada de parágrafo introdutório, e ela deve abranger tudo o que você planeja dizer nos parágrafos seguintes. Como o título, esta pode ser a única frase que o jornalista lê, então você precisará responder a todas as perguntas que um leitor gostaria de saber sobre a história nesta frase.

7. A história: continue a sua história em dois ou três parágrafos curtos. 

8. Texto padrão: complemente a sua história com conteúdo padrão, ou conteúdo informativo, sobre a sua empresa.

9. Encerramento: todo comunicado à imprensa deve terminar com três sinais de libra. 

10. Notas finais: a única coisa que deve ficar abaixo da notação final é uma nota final que leve o leitor ao site, e-mail ou número de telefone da sua empresa para obter mais informações sobre a história. 

Limite o seu comunicado de imprensa a uma página para transmitir as suas notícias rapidamente. Um comunicado à imprensa bem formatado, breve e com uma narrativa forte terá mais chances de ser divulgado pela mídia.

Como elaborar um comunicado à imprensa: 5 etapas

Depois de se familiarizar com o formato do comunicado de imprensa, você pode finalmente começar o processo de escrita. Você provavelmente escreverá um comunicado de imprensa e o distribuirá para muitos meios de comunicação, mas poderá ajustar ligeiramente o documento dependendo de para quem você está escrevendo e do que você acha que eles querem ouvir.

1. Conte uma história que mereça ser noticiada

Você não pode elaborar um comunicado à imprensa sem ter algo digno de notícia para contar ao seu público. Exemplos de histórias dignas de notícia sobre as quais o seu Business pode escrever um comunicado à imprensa incluem:

• Oferecer um novo produto ou serviço

• Grande inauguração ou rebranding da empresa

• Contratação de um cliente novo e conhecido

• Oferta de um programa de estágio ou um fundo de bolsa de estudos

• Decisão de se tornar uma empresa mais ecológica

Os comunicados de imprensa não costumam ser algo que se faz por fazer. Em vez de dizer: "sobre o que podemos escrever um comunicado à imprensa hoje?", compartilhe um comunicado à imprensa apenas quando algo emocionante e importante acontecer.

2. Elabore um título cativante

No jornalismo, o título de uma história é chamado de "hed" e o subtítulo é chamado de "dek". Ter um “hed” e um “dek” fortes é tão importante para o seu comunicado de imprensa quanto para um artigo de jornal ou revista. Escolha cuidadosamente as suas palavras para provocar o leitor e deixá-lo animado para continuar lendo. Se o seu título e subtítulo não forem interessantes, você corre o risco de perder o leitor. 

As três qualidades de um título de comunicado à imprensa forte incluem:

• Clareza: o título deve despertar o interesse do leitor pelo que está por vir, sem enganá-lo. 

• Informativo: forneça algo no seu título que informe o leitor sobre o tópico em questão.

• Engajamento: use verbos, trocadilhos ou jogos de palavras interessantes para envolver o leitor.

Como o subtítulo pode ser mais longo do que o título, é aqui que você deve respaldar o título com mais detalhes sobre o assunto. Um exemplo de um título e subtítulo eficazes para o lançamento do novo produto de software da Apollo Enterprises pode ser: 

• Título: "Decolamos!" Mais um lançamento da missão Apollo

• Subtítulo: Apollo Enterprises, uma empresa de SaaS, lançou oficialmente um produto de SEO “de outro planeta”.

3. Responda às cinco perguntas-chave no parágrafo introdutório

Se o seu título for bem-sucedido, os jornalistas continuarão lendo a sua história. Mas, como você sabe, a maioria das pessoas não tem tempo para ler um conteúdo inteiro, ou pior, perde o interesse antes de chegar ao fim. É aí que entra a sua introdução. A introdução é a primeira frase do seu comunicado à imprensa e deve funcionar de forma semelhante à introdução de uma notícia. 

Pode parecer desafiador, mas tente responder ao maior número possível de perguntas sobre a sua história em uma única frase. Considere o quem, o quê, o quando, o onde, o porquê e o como da sua história. Um exemplo de frase de lead para o novo produto da Apollo Enterprises pode ser:

Lead: Hoje, a Apollo Enterprises — uma empresa de SaaS especializada em marketing digital — lançou o seu primeiro produto SEO, que oferece otimização de conteúdo e ferramentas de análise da concorrência por meio de uma plataforma on-line e um aplicativo para Web.

4. Respalde a sua história no corpo do conteúdo

O restante da sua história deve incluir informações que apoiem o que você declarou no seu lead. Quando o seu comunicado à imprensa é digital, você pode torná-lo interativo incluindo links para fontes relevantes dentro da sua história. Você também pode tornar a sua história mais credível e interessante incluindo citações de fontes importantes. 

A meta aqui é elaborar o seu tópico com informações envolventes que ressoem com o seu público. Por exemplo:

• Se você estiver falando sobre um novo produto, inclua uma citação do seu chefe de engenharia sobre o processo de desenvolvimento do produto. 

• Se você estiver anunciando uma nova parceria, inclua uma citação do seu parceiro e quaisquer detalhes sobre os seus planos futuros. 

• Se você estiver anunciando uma nova contratação, inclua uma imagem profissional da pessoa.

• Se você estiver anunciando um novo programa de bem público, pode incluir estatísticas e detalhes sobre quem o programa ajudará.

• Se você estiver anunciando uma nova pesquisa, adicione as descobertas e a metodologia de pesquisa utilizada.

Mantenha a sua história breve e forneça apenas os detalhes mais interessantes nesta seção.

5. Resuma a sua empresa com um texto padrão

Depois de concluir a seção de notícias do seu comunicado de imprensa, você deve incluir um parágrafo conhecido como "boilerplate". Em duas ou três frases, forneça ao leitor uma breve descrição da sua empresa. 

O texto padrão é útil para os jornalistas porque responde ao “quem” e ao “o quê” do seu comunicado de imprensa em linguagem simples. Em vez de se concentrar na habilidade ou na inteligência nesta seção, simplesmente apresente os fatos.

Modelo de comunicado à imprensa

O comunicado à imprensa de cada empresa será ligeiramente diferente. Certifique-se de colocar o toque único da sua equipe, mantendo as 10 seções padrão. Um modelo de comunicado de imprensa pode ser mais ou menos assim: 

Use este exemplo de modelo de comunicado de imprensa como um guia ao criar o seu próprio comunicado de imprensa para distribuição. Se você estiver descrevendo a história de uma marca ou a narrativa de uma campanha, experimente o nosso modelo de planejamento de histórias para organizar e desenvolver as suas ideias.

Exemplo de comunicado à imprensa

Aqui, você verá um exemplo de comunicado à imprensa para a Apollo Enterprises e o lançamento do seu novo produto. Um jornalista que leia este comunicado de imprensa verá rapidamente quem é a empresa, que tipo de empresa é e o que está anunciando.

Para concluir este comunicado à imprensa, a Apollo Enterprises apoiaria o seu lead com informações nos parágrafos do corpo. Algumas maneiras de fazer isso incluem:

• Explicar como o novo produto difere dos outros no mercado.

• Explicar como funcionam as ferramentas de análise.

• Apresentar um estudo de caso de um usuário beta que testou os recursos exclusivos. 

Boas práticas para a distribuição de comunicados à imprensa

Ao escrever e distribuir o seu comunicado de imprensa, há dois públicos que você precisa considerar. O público principal são os meios de comunicação para os quais você está enviando a história, e o público secundário são as pessoas que você espera que a peça influencie.

Para garantir que o seu comunicado de imprensa atenda a ambos os públicos, siga estas boas práticas:

• Torne-o confiável: você pode saber que a sua história é confiável, mas precisará provar isso ao seu público. Para provar a sua credibilidade, use fontes primárias, citações, links e estatísticas. Quanto mais informações de apoio você tiver para a sua matéria, melhor.

• Escreva para um público de nicho: você não deve enviar o seu comunicado de imprensa para todos os contatos de mídia que encontrar. Segmente o seu público de mídia da mesma forma que segmenta os clientes no marketing. O seu comunicado só terá impacto nos meios de comunicação relevantes, portanto, certifique-se de distribuí-lo às pessoas certas.

• Evite a linguagem de vendas: os comunicados de imprensa não são o lugar certo para usar a linguagem de vendas. Os membros da mídia não querem ser convencidos a comprar o seu produto ou a sua notícia. Eles querem que você chame a atenção deles para que se sintam compelidos a compartilhar ou escrever sobre o seu Business.

• Prepare-se para a promoção multicanal: se um jornalista ou blogueiro de mídia compartilhar o seu comunicado de imprensa na Internet, você aumentará as suas chances de sucesso Business ao tornar o seu documento interativo e amigável para as mídias sociais. Não hesite em incluir coisas como hashtags, identificadores de redes sociais, links e infográficos no seu conteúdo.

Monitore a sua campanha com ferramentas de gestão de fluxo de trabalho

Depois de enviar o comunicado de imprensa aos contatos de mídia relevantes, você terá que esperar para ver se alguém o promove. Estabelecer um fluxo de trabalho para monitorar uma campanha de comunicado à imprensa pode ajudar a descobrir se uma peça está funcionando.

Com um software de gestão do trabalho como a Asana, você tem tudo o que precisa para planejar, executar e refletir sobre o sucesso do seu comunicado à imprensa.