Modelo de gráfico de marcos

O que é um modelo de gráfico de marcos?

O modelo de gráfico de marcos é um recurso reutilizável que mostra as principais metas do seu projeto. O gráfico de marcos fornece uma representação visual dos marcos significativos, traçados no cronograma de um projeto. Nele, projetos mais longos ou complexos são subdivididos em etapas menores, para que você possa comemorar as conquistas da equipe ao longo do caminho. Porém, você não precisa criar um processo novo para cada projeto. Ao salvar o seu layout de gráfico de marcos preferido como modelo, você poderá gerar um novo gráfico com apenas um clique. 

Exemplo de modelo de gráfico de marcos

Veja abaixo um exemplo simplificado de modelo de gráfico de marcos usado em projetos de lançamento de produto. Observe que os marcos separam os estágios do projeto, o que gera uma pausa natural entre uma série de etapas e a próxima. Este modelo de gráfico de marcos pode ser usado em cada lançamento de produto, com pequenas alterações para personalizar as tarefas, conforme necessário.

O que são marcos de projeto?

Os marcos proporcionam oportunidades de pausar, revisar e comemorar (ou fazer ajustes) antes de passar para a próxima fase do trabalho. São as pausas naturais do projeto, em que um estágio termina e o outro começa. Por exemplo, quando um projeto passa da etapa de: 

• Descoberta para a criação;

• Pesquisa para o desenvolvimento da experiência do usuário;

• Planejamento de conteúdo para a redação.

Por que você precisa de um modelo de gráfico de marcos?

Comemorar as etapas importantes ao longo do projeto tem grande valor. Depois de identificar os marcos principais, visualizá-los em um gráfico ajudará a acompanhar em tempo real o progresso rumo aos entregáveis e dependências. Ao iniciar um novo projeto, você pode criar um gráfico de marcos facilmente: basta copiar o modelo e inserir os detalhes. 

Os modelos de gráfico de marcos:

• Oferecem um formato de cronograma visual fácil de acompanhar.

• Ajudam a identificar e comemorar os marcos principais para manter a equipe motivada.

• Organizam o progresso do projeto em ordem cronológica.

• Reduzem o trabalho para criar um novo gráfico de marcos a cada projeto.

Quando usar um modelo de gráfico de marcos?

Nem sempre um gráfico de marcos será necessário. Para uma programação de projeto mais simples e com prazos curtos, um modelo mais tradicional de cronograma de projeto já basta. Mas muitos projetos são mais complexos em diferentes níveis e graus. Também há projetos maiores que duram meses ou até anos. Nesses casos, um modelo de gráfico de marcos pode ser muito útil para acompanhar o progresso, usando os marcos importantes para decompor o projeto em etapas mais manejáveis.

Situação ilustrativa do uso do gráfico de marcos 

Imagine que você está desenvolvendo um novo produto. O objetivo final é o lançamento no mercado, mas isso pode levar anos. Ver o cronograma desse projeto como um todo pode ser desestimulante, pois é difícil ficar entusiasmado com datas finais tão distantes. 

Para motivar a equipe, você precisa começar a comemorar os pequenos marcos à medida que eles acontecem. Com o modelo de gráfico de marcos de projeto, você pode identificar os eventos principais e classificá-los como marcos, por exemplo, quando a equipe concluir o design da experiência do usuário ou a equipe de marketing criar o plano de lançamento do produto. 

Como criar um modelo de gráfico de marcos

Para ter um modelo mais eficiente de gráfico de marcos, é necessário rastrear cada componente do projeto. Para isso, use uma ferramenta de gestão do trabalho que possibilite conectar tarefas, prazos e membros da equipe diretamente ao seu gráfico de marcos. Com as integrações também é possível anexar documentos, arquivos e anotações a cada marco ou tarefa.

Depois de configurar o seu gráfico de marcos, insira as tarefas que precisam ser executadas e os marcos relacionados. Por exemplo, comece listando todas as tarefas que a sua equipe precisa concluir no 1º trimestre. Em seguida, defina marcos periódicos que representem a conclusão de tarefas em cada seção. Por exemplo, defina um marco para quando a equipe concluir a fase de criação. Depois, trace esses marcos em um cronograma horizontal. Determine prazos, atribua membros da equipe e anexe informações relacionadas, incluindo documentos, briefs ou transcrições de reuniões. 

Ao iniciar cada projeto, copie o seu modelo para criar um gráfico de marcos durante a etapa de planejamento da gestão do projeto. Use-o em conjunto com o roteiro de projeto, o caso de negócios, ou sozinho, como um guia independente do projeto. 

O que deve constar em um modelo de gráfico de marcos?

Não existe um modelo que serve para todos os casos. O melhor modelo de gráfico de marcos é aquele que funciona para você e atende às necessidades da equipe. Dito isso, há algumas recomendações sobre o que incluir no modelo de gráfico de marcos, que ajudarão você a aproveitá-lo ao máximo:

• Uma área para definir as metas do projeto;

• Uma lista de tarefas;

• Marcos distribuídos em uma regularidade programada;

• Um cronograma;

• Colaboradores 

• Espaço para conectar tarefas aos arquivos;

• Tempo contemplado na programação para comemorar os marcos.

Recursos integrados

• Visualização de cronograma. É uma visualização de projeto no estilo diagrama de Gantt que mostra todas as tarefas em um gráfico de barras horizontais. Com a visualização de cronograma, você pode ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Também pode acompanhar facilmente como as partes do seu planejamento se encaixam. Além disso, ver todo o trabalho em um único lugar facilita a identificação e resolução de conflitos de dependências antes que eles aconteçam, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

• Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Ao definir os marcos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da sua equipe e as partes interessadas saibam como está o andamento rumo a uma meta. Use os marcos como uma oportunidade de comemorar as pequenas conquistas no caminho rumo ao objetivo principal do projeto.

• Metas. Na Asana, as metas estão associadas diretamente ao trabalho necessário para alcançá-las, facilitando que os membros da equipe visualizem o fruto de suas próprias contribuições. Afinal, muitas vezes as metas parecem distantes do trabalho que realizamos para atingi-las. Com a equipe e as metas da empresa conectadas ao trabalho subjacente, os membros têm acesso em tempo real e clareza sobre a contribuição dos seus próprios esforços para o sucesso da equipe e da empresa. Assim, eles ficam mais capacitados para tomar decisões melhores, identificando quais são os projetos alinhados à estratégia da empresa e priorizando os trabalhos que oferecem resultados mensuráveis.

• Visão geral do projeto. A visão geral do projeto concentra as informações mais importantes em relação a ele. Dê à sua equipe uma visão panorâmica do projeto: do que se trata, como funcionará e por quê. Adicione uma descrição do projeto para determinar a forma como a equipe trabalhará em conjunto na Asana. Depois, compartilhe informações de contexto e recursos importantes, como detalhes de reuniões, canais de comunicação e briefs de projeto, tudo em um único lugar.

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack.

• Clockwise. Com a integração Clockwise + Asana, você pode adicionar tarefas Asana como blocos temporais ao seu Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise pode ou não reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre um tempo para realizar o trabalho.

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

Assim que tiver o seu gráfico de marcos ideal, salve-o como modelo para reduzir o trabalho de criar um para cada projeto.

Perguntas frequentes