Szablon karty projektu

Masz ciekawy pomysł na projekt – ale od czego zacząć? W większości firm, aby rozpocząć nową inicjatywę, trzeba najpierw przedstawić ją interesariuszom. Jeśli Twoja prezentacja przebiegnie pomyślnie, uzyskasz ich zgodę, a następnie możesz przystąpić do realizacji projektu.

Stworzenie świetnej prezentacji projektu jest kluczem do uzyskania zatwierdzenia dla Twojej inicjatywy. Na szczęście szablon karty projektu może pomóc Tobie (i całemu zespołowi) perfekcyjnie zaprezentować każdy nowy projekt.

Czym jest karta projektu?

Karta projektu to krótka prezentacja nowej inicjatywy, która podsumowuje kluczowe informacje o projekcie, takie jak cele, zakres i wymagane zasoby, aby interesariusze mogli szybko zrozumieć, na czym polega Twój projekt i, jeśli jest to możliwe, zatwierdzić go. 

Czym jest szablon karty projektu?

Szablon karty projektu to zasób do wielokrotnego użytku, w którym wyszczególnione są wszystkie elementy dobrze przygotowanej karty projektu. Służy on jako przewodnik, który pomoże Twojemu zespołowi przygotować prezentację nowej inicjatywy. Zamiast zaczynać za każdym razem od początku, członkowie zespołu mogą powielić szablon i wprowadzić tylko potrzebne informacje.

Jeśli jesteś liderem zespołu, utworzenie szablonu karty projektu może pomóc Ci ujednolicić sposób, w jaki Twój zespół prezentuje nowe inicjatywy. Zapewniając spójność upewniasz się, że przekazujesz osobom zatwierdzającym wszystkie informacje, których potrzebują do podjęcia decyzji. Ponadto ustandaryzowany format karty sprawi, że interesariusze będą wiedzieli, czego się spodziewać, co ułatwi im ich przeglądanie.

Korzyści z cyfrowego szablonu karty projektu

Uzyskiwanie zatwierdzeń w ramach projektu jest zwykle dynamicznym procesem – często wiąże się z rozmowami z interesariuszami, a cele, zakres lub obowiązki w projekcie mogą ulec zmianom. Statyczne dokumenty Word lub arkusze Excel nie są w stanie udokumentować tego iteracyjnego procesu, ponieważ informacje w nich zawarte szybko stają się nieaktualne i nie przewidują one miejsca na informacje zwrotne.

Natomiast korzystając z cyfrowego szablonu karty projektu możesz:  

• Komunikować się z interesariuszami i otrzymywać informacje zwrotne w czasie rzeczywistym za pośrednictwem komentarzy 

• Łatwo aktualizować elementy karty projektu w miarę potrzeb

• Zapewnić interesariuszom jedno, centralne źródło wszystkich informacji związanych z projektem

• Śledzić zatwierdzone elementy karty projektu

• Przeglądać szablon karty projektu przy użyciu różnych widoków – listy, tablicy Kanban, wykresu Gantta lub kalendarza 

• Automatycznie obliczyć koszt projektu 

• Dodawać informacje kontekstowe, dołączając dokumenty, obrazy i klipy wideo do każdego zadania  

Co powinien zawierać szablon karty projektu?

Celem szablonu karty projektu jest wyszczególnienie elementów skutecznej karty projektu, aby ułatwić Twojemu zespołowi wprowadzanie potrzebnych informacji. Dobrze przygotowany szablon karty projektu zazwyczaj zawiera następujące elementy:

• Cel projektu: dlaczego projekt jest ważny i jakie potrzeby biznesowe spełnia? 

• Założenia projektu: co chcesz osiągnąć do zakończenia projektu i jakich wskaźników użyjesz do określenia, czy projekt zakończył się sukcesem? 

• Zakres i produkty końcowe projektu: jakie produkty zostaną ukończone, a nad czym nie będziesz pracować? 

• Wymagane zasoby lub potrzeby projektowe: czyli co jest potrzebne do zrealizowania projektu, w tym osoby, narzędzia i budżet. 

• Interesariusze projektu: kim są członkowie zespołu projektowego? Kto musi zatwierdzić kartę projektu, kto jest sponsorem projektu i kto powinien być włączony w proces podejmowania kluczowych decyzji? 

Tworząc szablon karty projektu, dodaj sekcje dla wszystkich wyżej wymienionych elementów. W każdej sekcji dodaj bardziej szczegółowe zadania, które poprowadzą Twój zespół przez proces tworzenia karty projektu. Na przykład w sekcji dotyczącej interesariuszy projektu możesz utworzyć zadania takie jak „Powołać zespół projektowy” czy „Utworzyć macierz RACI w celu wyznaczenia obowiązków interesariuszy”. Możesz także utworzyć kamienie milowe projektu, reprezentujące kluczowe punkty w planie projektu.

Następnie dodaj kolumny w celu udokumentowania szacowanego kosztu każdego produktu końcowego oraz szacowanego czasu, którego będzie potrzebować Twój zespół projektowy. Pozwoli Ci to śledzić budżet projektu i produkty końcowe w jednym miejscu. Dodatkowo zestawienie wszystkich wymaganych zasobów umożliwi osobom zatwierdzającym zrozumienie wymagań budżetowych.

Na koniec dodaj kolumnę, aby śledzić status zatwierdzenia poszczególnych elementów karty projektu. W ten sposób będziesz mieć wgląd w ukończone elementy oraz te wymagające poprawek.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Przegląd projektu. Jest to miejsce, w którym możesz zawrzeć cały ważny kontekst dotyczący projektu. W ogólny sposób przedstaw zespołowi cele projektu i jego zakres. Dodaj opis projektu, aby nadać kształt waszej współpracy w Asanie. Następnie udostępnij w jednym miejscu wszelkie ważne zasoby i kontekst, takie jak szczegóły spotkań, kanały komunikacji oraz brief projektu.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Zatwierdzenia. Czasami nie wystarczy tylko wykonać zadanie – musisz wiedzieć, czy produkt końcowy jest zatwierdzony, czy nie. Zatwierdzenia to specjalny rodzaj zadań w Asanie, w których dostępne są opcje „Zatwierdź”, „Zażądaj zmian” lub „Odrzuć”. W ten sposób właściciele zadań otrzymują jasne instrukcje, jakie działania powinni podjąć i czy ich praca została zatwierdzona, czy nie. 

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

Rodzaje szablonów karty projektu

Opisaliśmy, jak utworzyć podstawowy szablon karty projektu. Możesz również dostosować go, biorąc pod uwagę konkretne potrzeby Twojego zespołu.

Oto kilka sposobów na dostosowanie szablonu karty projektu:

• Szablon karty projektu Agile: jeśli używasz zwinnych metodyk zarządzania projektami, możesz określić obowiązki zespołu z myślą o zwinnym zarządzaniu, takie jak Scrum Master, właściciel produktu i zespół ds. rozwoju produktu. Podczas szacowania zasobów w projekcie możesz również użyć punktów historyjek, aby ocenić, ile czasu będzie wymagał każdy produkt końcowy.

• Szablon karty projektu Six Sigma: jeśli Twój zespół używa metody Six Sigma, zorganizuj produkty końcowe projektu w etapy cyklu życia projektu Six Sigma – definiowanie, pomiar, analiza, doskonalenie i kontrola. 

• Szablon karty projektu budowlanego: w przypadku inicjatyw budowlanych pomocne może być uporządkowanie przewidywanych kosztów według typu – na przykład „praca” lub „materiały”. Możesz również wskazać podwykonawców lub dostawców, z którymi współpracujesz, określając kluczowych interesariuszy i obowiązki. 

Często zadawane pytania