Modello di project charter

Ti è venuta in mente un'idea entusiasmante per un progetto, ma non sai da dove iniziare? Nella maggior parte delle aziende, il primo passo per lanciare una nuova iniziativa è presentarla agli stakeholder. Poi, se l'idea ha successo, si procede col richiedere la loro approvazione.

Una presentazione perfetta è fondamentale affinché un progetto ottenga l'approvazione. Un modello di project charter può aiutare te e il tuo team a proporre con successo qualsiasi tipo di iniziativa. 

Cos'è un project charter? 

Un project charter è l'elevator pitch di una nuova iniziativa. Riepiloga le informazioni chiave come gli obiettivi, l'ambito e le risorse richieste, in modo che gli stakeholder possano rapidamente comprendere (e, si spera, approvare) il tuo progetto. 

Cos'è un modello di project charter?

Un modello di project charter è una bozza riutilizzabile nella quale si dettagliano tutti i componenti di un project charter di successo. È una guida che il tuo team può seguire ogni volta che ha bisogno di presentare una nuova iniziativa. Invece di partire da zero, i membri possono duplicare il modello e inserire le informazioni richieste. 

In qualità di responsabile del team, creare un modello di project charter può aiutare a uniformare il modo in cui il tuo team propone nuove iniziative. Questa coerenza ti assicura che coloro che dovranno approvarle abbiano tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione. Inoltre, rende più facile alle parti interessate rivedere il tuo project charter in quanto, avendo questo un formato standard, sapranno cosa aspettarsi. 

I vantaggi di un modello di project charter digitale

I processi di approvazione dei progetti non sono quasi mai una cosa semplice. Spesso implicano un confronto con le parti interessate e modifiche agli obiettivi, all'ambito o alle responsabilità del progetto. I documenti statici in Excel o Word non sono adatti a un processo ripetitivo come questo, poiché diventano subito obsoleti e non lasciano spazio per il feedback.

Invece, un modello di project charter digitale ti consente di:  

• parlare con le parti interessate e raccogliere feedback in tempo reale tramite i commenti 

• aggiornare facilmente gli elementi del project charter secondo necessità

• fornire agli stakeholder un'unica fonte di riferimento per le informazioni sul progetto

• monitorare quali elementi del project charter sono stati approvati

• visualizzare il modello di project charter in diversi modi, quali un comune elenco, una bacheca Kanban, un diagramma di Gantt o un calendario 

• sommare automaticamente i costi del progetto 

• aggiungere informazioni relative al contesto delle attività allegando documenti, immagini o video  

Cosa includere nel modello di project charter

Lo scopo di un modello di project charter è quello di delineare ogni componente di un project charter di successo, in modo che il tuo team possa facilmente aggiungere le informazioni secondo necessità. Gli elementi qui di seguito sono quelli che un modello di project charter ben scritto in genere include. 

• Scopo del progetto: perché il progetto è importante e quale esigenza aziendale soddisfa? 

• Obiettivi del progetto: cosa vuoi ottenere entro la fine del progetto e quali metriche utilizzerai per misurarne il successo? 

• Ambito e risultati finali del progetto: quali risultati specifici raggiungerai e a cosa NON lavorerai? 

• Risorse necessarie o esigenze del progetto: cosa ti serve per completare il lavoro? Ciò include persone, strumenti e budget. 

• Stakeholder del progetto: chi sono i membri del tuo team di progetto? Chi deve approvare il project charter, chi è lo sponsor del progetto e chi dovrebbe essere coinvolto nelle decisioni chiave? 

Per creare un modello di project charter, aggiungi sezioni per ogni elemento di cui sopra. All'interno di ogni sezione, aggiungi attività più specifiche per guidare il tuo team nel processo di stesura del project charter. Ad esempio, nella sezione dedicata agli stakeholder del progetto, potresti creare attività quali "Mettere insieme il team di progetto" e "Creare un grafico RACI per stabilire le responsabilità delle parti interessate". Puoi anche creare traguardi del progetto, per rappresentare i punti di svolta chiave nel piano di progetto. 

Per monitorare il budget del progetto e i risultati finali in un unico posto, aggiungi colonne per documentare il costo stimato di ciascun risultato finale, oltre al tempo necessario previsto dal tuo team di progetto. Ciò fornisce agli approvatori un'analisi dettagliata di tutte le risorse richieste, in modo che possano comprendere il perché della richiesta di un determinato budget.

Infine, aggiungi una colonna per verificare se ogni voce del progetto è stata approvata. In questo modo, puoi monitorare ciò che è stato finalizzato e le eventuali modifiche che devi apportare. 

Funzionalità integrate

• Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Panoramica del progetto. La panoramica del progetto è il punto di riferimento unico per tutto il contesto importante del progetto. Metti a disposizione del tuo team una visione d'insieme, spiega il cosa, il perché e il come del tuo progetto. Aggiungi una descrizione del progetto per definire il tono della vostra collaborazione su Asana. Quindi, condividi il contesto e le risorse importanti, per esempio i dettagli delle riunioni, i canali di comunicazione e i brief di progetto, tutto in un unico posto.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

• Approvazioni. Talvolta non devi semplicemente completare un'attività, ma hai bisogno di sapere se un risultato finale è stato approvato o meno. Le approvazioni sono un tipo speciale di attività su Asana che possono essere contrassegnate con "Approva", "Richiedi modifiche" o "Rifiuta". In tal modo, il titolare dell'attività riceve istruzioni chiare sulle azioni da attuare e viene a sapere se il suo lavoro è stato approvato o meno. 

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

• Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

Modelli diversi di project charter

Fin qui abbiamo illustrato come creare un modello di base per project charter, ma questo modello può anche essere personalizzato per adattarlo alle esigenze specifiche del tuo team. 

Ecco alcuni modi diversi di personalizzare il modello di project charter.

• Modello di project charter Agile. Se segui la metodologia di gestione dei progetti Agile, puoi delineare le responsabilità specifiche del team Agile, come lo Scrum master, il responsabile del prodotto e il team di sviluppo. Quando analizzi le risorse del progetto, puoi anche utilizzare gli story point per stimare quanto tempo richiederà ciascun risultato finale.

• Modello di project charter Six Sigma. Se il tuo team utilizza la metodologia Six Sigma, organizza i risultati finali in diverse fasi del ciclo di vita del progetto: definizione, misurazione, analisi, miglioramento e controllo. 

• Modello di project charter per il settore edile. Per le iniziative nell'edilizia, può essere utile organizzare i costi previsti per tipo, come "manodopera" o "materiali". Puoi anche indicare eventuali subappaltatori o fornitori con i quali lavori quando definisci le principali parti interessate e responsabilità. 

Domande frequenti