프로젝트 헌장 템플릿

프로젝트 피칭이 부담스럽게 느껴질 수 있지만, 더 쉬운 방법이 있습니다. 프로젝트 헌장 템플릿에는 주요 이해관계자의 승인을 얻는 데 필요한 모든 정보가 정리되어 있어 누락된 단계가 있지 않을까 염려할 필요가 없습니다. Asana에서 템플릿을 만드는 방법에 대해 알아보세요.

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멋진 프로젝트 아이디어가 떠올랐을 때 어떻게 시작할 수 있을까요? 대부분의 회사에서 새로운 이니셔티브를 시작하는 첫 번째 단계는 이해관계자에게 이를 제안하는 피칭을 하는 것입니다. 그런 다음 피칭이 성공적으로 이루어지면 승인을 받고 그다음 단계로 넘어갈 수 있습니다.

이니셔티브에 대한 승인을 받으려면 효과적인 프로젝트 피치를 작성하는 것이 중요합니다. 프로젝트 헌장 템플릿을 사용하면 여러분과 팀 전체가 모든 피치를 멋지게 해낼 수 있습니다.

[제품 UI] 프로젝트 타임라인 레이아웃을 요약한 UI 예시(타임라인)

프로젝트 헌장이란 무엇인가요?

프로젝트 헌장은 새로운 이니셔티브에 대한 엘리베이터 피치입니다. 목표, 범위, 필요한 리소스와 같은 핵심 정보가 요약되어 있어 이해관계자가 프로젝트를 빠르게 이해하고 더 나아가 이를 승인할 수 있습니다.

프로젝트 헌장 템플릿이란 무엇인가요?

프로젝트 헌장 템플릿은 성공적인 프로젝트 헌장의 모든 구성 요소를 제시하는 재사용 가능한 개요입니다. 프로젝트 헌장 템플릿은 팀이 새로운 이니셔티브를 피칭해야 할 때마다 따를 수 있는 가이드와 같습니다. 팀원들은 매번 처음부터 시작할 필요 없이 템플릿을 복사하고 필요한 정보를 기입하기만 하면 됩니다.

팀장이 프로젝트 헌장 템플릿을 만들어 두면 팀이 새로운 이니셔티브를 피칭하는 방식을 표준화하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 피칭을 일관성 있게 진행할 수 있어 승인자가 결정하는 데 필요한 모든 정보를 제공할 수 있습니다. 또한 헌장이 표준화된 형식에 맞게 작성되므로 이해관계자가 어떤 내용이 있는지 알 수 있어 더 손쉽게 헌장을 검토할 수 있습니다.

디지털 프로젝트 헌장 템플릿의 이점

프로젝트 승인이 양자택일로 단순하게 이루어지는 경우는 거의 없습니다. 이해관계자와 대화하고 목표나 범위, 프로젝트 책임을 변경해야 하는 경우가 많습니다. 정적인 Excel이나 Word 문서로는 이렇게 반복적인 프로세스를 기록할 수 없어 금세 최신 정보를 반영하지 못하게 되고 피드백도 할 수 없게 됩니다.

반면 디지털 프로젝트 헌장 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

  • 댓글을 통해 이해관계자와 소통하고 실시간으로 피드백을 받습니다. 

  • 필요할 때마다 프로젝트 헌장의 요소를 손쉽게 업데이트합니다.

  • 이해관계자에게 프로젝트 정보가 정리된 단일 정보 소스를 제공합니다.

  • 헌장의 어떤 구성 요소가 승인되었는지 추적합니다.

  • 프로젝트 헌장 템플릿을 다양한 방식으로 확인합니다. 표준적인 목록으로는 칸반 보드, 간트 차트 또는 캘린더를 사용할 수 있습니다.

  • 프로젝트 비용을 자동 집계합니다. 

  • 문서나 이미지 또는 동영상을 작업에 첨부하여 작업에 배경 정보를 추가합니다.

프로젝트 헌장 템플릿에 포함해야 하는 내용

프로젝트 헌장 템플릿의 목적은 성공적인 프로젝트 헌장의 각 구성 요소를 요약하여 정리해 두어 필요할 때마다 팀이 손쉽게 정보를 기입할 수 있도록 하는 것입니다. 잘 작성된 프로젝트 헌장 템플릿에는 보통 다음과 같은 요소가 포함됩니다.

  • 프로젝트 목적: 이 프로젝트가 중요한 이유와 이를 통해 충족할 수 있는 비즈니스상의 필요.

  • 프로젝트 목표: 프로젝트를 마칠 때까지 달성하고자 하는 것과 프로젝트의 성공을 측정하는 데 사용할 지표.

  • 프로젝트 범위와 결과물: 완료하게 될 구체적인 결과물과 프로젝트 결과물에서 제외되는 것.

  • 필요한 리소스 또는 프로젝트의 필요 사항: 인력, 툴, 예산 등 이 업무를 마치는 데 필요한 것.

  • 프로젝트 이해관계자: 프로젝트 팀원, 프로젝트 헌장의 승인자, 프로젝트 후원자 및 핵심적인 의사 결정에 대해 알고 있어야 하는 사람.

프로젝트 헌장 템플릿을 작성하려면 위의 각 요소를 기재할 섹션을 추가하세요. 각 섹션 내에 팀이 프로젝트 헌장 작성을 진행하는 데 도움이 될 구체적인 작업을 추가하세요. 예를 들어, 프로젝트 이해관계자 섹션에는 ‘프로젝트 팀 식별하기’ 및 ‘RACI 차트를 작성하여 이해관계자의 담당 업무 기술하기’와 같은 작업을 생성할 수 있습니다. 또한 프로젝트 마일스톤을 생성하여 프로젝트 계획의 핵심적인 전환점을 나타낼 수도 있습니다.

한 곳에서 프로젝트 예산결과물을 추적하려면 열을 추가하여 각 결과물의 예상 비용과 프로젝트 팀의 예상 필요 시간을 기록하세요. 이렇게 하면 요구되는 모든 리소스를 승인자에게 자세히 보여줄 수 있으므로 구체적인 예산 금액을 요청하는 이유를 승인자가 이해할 수 있습니다.

마지막으로 열을 추가하여 프로젝트 헌장의 각 구성 요소가 승인되었는지 여부를 추적하세요. 이렇게 하면 무엇이 확정되었으며 어떤 점을 변경해야 하는지 추적할 수 있습니다.

포함된 기능

  • 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

  • 프로젝트 개요: 프로젝트 개요는 프로젝트의 중요한 모든 배경 정보를 한번에 파악할 수 있는 곳입니다. 이를 통해 팀은 프로젝트의 내용, 목표, 방식을 한눈에 개략적으로 확인할 수 있습니다. 프로젝트 설명을 추가하여 Asana에서 함께 업무를 수행할 방식을 정하세요. 그런 다음 미팅 세부 정보, 커뮤니케이션 채널, 프로젝트 브리프와 같은 중요한 리소스와 배경 정보를 한 곳에서 공유하세요.

  • 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

  • 승인: 단순히 작업을 완료하는 것만이 아니라 결과물이 승인되었는지 여부를 파악해야 할 때가 있습니다. 승인은 Asana의 특별한 작업 유형으로 작업을 ‘승인’, ‘변경 요청’ 혹은 ‘거절’할 수 있는 옵션이 있습니다. 이렇게 승인 상태를 표시하면 작업 소유자가 취해야 할 조치와 업무 승인 여부를 명확하게 파악할 수 있습니다.

추천 앱

  • Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

  • OneDrive: Asana 작업 창에 내장된 Microsoft OneDrive 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부하세요. Word, Excel, PowerPoint 등의 파일을 쉽게 첨부하세요.

  • Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

  • Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

프로젝트 헌장 템플릿의 여러 가지 유형

지금까지 기본적인 프로젝트 헌장 템플릿을 생성하는 방법을 살펴보았습니다. 하지만 팀의 특정한 필요에 맞게 템플릿을 맞춤 설정할 수도 있습니다.

프로젝트 헌장 템플릿을 맞춤 설정할 수 있는 여러 가지 방법은 다음과 같습니다.

  • 애자일 프로젝트 헌장 템플릿: 애자일 프로젝트 관리를 사용한다면 스크럼 마스터, 제품 소유자, 개발팀과 같은 애자일에 특화된 팀의 담당 업무를 요약하여 정리할 수 있습니다. 프로젝트 리소스를 추정할 때는 스토리 포인트를 사용하여 각 결과물에 소요되는 시간을 측정할 수도 있습니다.

  • 식스 시그마 프로젝트 헌장 템플릿: 팀이 식스 시그마(Six Sigma)를 사용한다면 프로젝트 결과물을 여러 식스 시그마 프로젝트 라이프사이클의 단계(예: 정의, 측정, 분석, 개선, 제어)로 분류하여 정리하세요.

  • 건설 프로젝트 헌장 템플릿: 건설 이니셔티브의 경우 ‘인건비’나 ‘자재비’와 같이 유형별로 예상 비용을 정리하는 것이 좋습니다. 또한 주요 이해관계자와 담당 업무를 정리할 때는 협력 하청 업체나 공급 업체를 기재할 수 있습니다.

FAQ

프로젝트 헌장 템플릿과 비즈니스 케이스 템플릿의 차이점은 무엇인가요?

소규모 또는 중간 규모의 비즈니스 투자가 필요한 프로젝트를 주기적으로 피칭한다면 프로젝트 헌장 템플릿이 유용할 수 있습니다. 상당한 규모의 비즈니스 투자가 필요한 프로젝트라면 프로젝트 헌장 템플릿보다는 비즈니스 케이스를 작성하는 것이 좋습니다. 비즈니스 케이스는 프로젝트의 예상 투자 수익률, 잠재적인 프로젝트 리스크와 같은 추가 정보와 문서가 포함되는 더 공식적인 문서입니다.

프로젝트 헌장 템플릿을 언제 사용해야 하나요?

프로젝트 착수 단계에서 프로젝트 헌장 템플릿을 복사하여 사용하세요. 프로젝트 헌장을 작성하는 것을 모든 신규 프로젝트의 첫 단계로 삼아야 합니다. 이니셔티브의 세세한 사항을 실제로 계획하는 작업에 시간을 쏟기 전에 먼저 승인을 확실하게 받아야 합니다.

프로젝트 헌장 템플릿이 중요한 이유는 무엇인가요?

프로젝트 헌장 템플릿을 사용하면 팀이 새로운 이니셔티브를 피칭하는 방식을 표준화할 수 있으며, 핵심 정보를 다룸으로써 피칭의 질을 높일 수 있습니다. 또한 프로젝트의 목표와 범위에 대해 주요 이해관계자와 동일한 정보를 공유할 수 있습니다. 이를 통해 시간이 지나면서 범위 변동을 막고 이해관계자와 더 효과적으로 협력할 수 있습니다.

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