Piagam proyek

Jadi, Anda telah menemukan ide proyek yang menarik—tetapi bagaimana cara memulainya? Di sebagian besar perusahaan, langkah pertama untuk memulai inisiatif baru adalah mempresentasikannya kepada pemangku kepentingan. Kemudian, jika presentasi Anda berjalan dengan baik, Anda dapat melanjutkan dengan persetujuan mereka.

Menyusun presentasi proyek yang luar biasa adalah kunci untuk mendapatkan persetujuan atas inisiatif Anda. Untungnya, templat piagam proyek dapat membantu Anda (dan seluruh tim) menyampaikan setiap presentasi dengan baik. 

Apa itu Piagam proyek? 

Piagam proyek adalah Elevator Pitch untuk inisiatif baru. Ini merangkum informasi penting seperti tujuan, ruang lingkup, dan sumber daya yang diperlukan—sehingga pemangku kepentingan dapat dengan cepat memahami (dan mudah-mudahan menyetujui) proyek Anda. 

Apa itu templat Piagam proyek? 

Templat piagam proyek adalah kerangka kerja yang dapat digunakan kembali yang menjabarkan semua komponen piagam proyek yang sukses. Ini adalah panduan yang dapat diikuti tim Anda setiap kali mereka perlu mempresentasikan inisiatif baru. Alih-alih memulai dari awal, anggota tim dapat menyalin templat Anda dan mengisi informasi yang diperlukan. 

Sebagai pemimpin tim, membuat templat piagam proyek dapat membantu menstandarkan cara tim Anda mengajukan inisiatif baru. Konsistensi ini memastikan Anda memberikan semua informasi yang dibutuhkan pemberi persetujuan untuk membuat keputusan. Ini juga memudahkan pemangku kepentingan untuk meninjau piagam Anda—karena piagam Anda mengikuti format standar, pemangku kepentingan akan tahu hal yang diharapkan. 

Manfaat templat Piagam proyek digital

Persetujuan proyek jarang merupakan proses hitam dan putih. Seringkali, persetujuan ini melibatkan percakapan dengan pemangku kepentingan dan perubahan pada tujuan, ruang lingkup, atau tanggung jawab proyek. Dokumen Excel atau Word statis tidak dapat menangkap proses berulang ini—dokumen ini dengan cepat menjadi usang dan tidak menyediakan ruang untuk umpan balik.

Di sisi lain, templat piagam proyek digital memungkinkan Anda:  

• Berbicara dengan pemangku kepentingan dan mengumpulkan umpan balik real-time melalui komentar. 

• Memperbarui elemen piagam proyek dengan mudah sesuai kebutuhan.

• Memberi pemangku kepentingan sumber kebenaran tunggal untuk informasi proyek.

• Melacak komponen piagam yang telah disetujui.

• Melihat templat Piagam proyek Anda dengan berbagai cara—dalam bentuk daftar standar, Papan Kanban, Bagan Gantt, atau Kalender. 

• Secara otomatis menjumlahkan biaya proyek. 

• Menambahkan informasi kontekstual ke tugas dengan melampirkan dokumen, gambar, atau video.  

Hal yang harus dicantumkan dalam templat piagam proyek

Tujuan templat piagam proyek adalah untuk menguraikan setiap komponen piagam proyek yang sukses, sehingga tim Anda dapat dengan mudah mengisi informasi sesuai kebutuhan. Templat Piagam proyek yang ditulis dengan baik biasanya mencakup elemen-elemen berikut: 

• Tujuan proyek: Mengapa proyek ini penting, dan kebutuhan bisnis apa yang dipenuhi proyek ini? 

• Tujuan proyek: Apa yang ingin Anda capai di akhir proyek, dan metrik apa yang akan Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan proyek? 

• Ruang lingkup proyek dan hasil akhir: Hasil akhir spesifik apa yang akan Anda selesaikan, dan apa yang TIDAK akan Anda kerjakan? 

• Sumber daya atau kebutuhan proyek yang diperlukan: Apa yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan ini? Ini termasuk orang, alat, dan anggaran. 

• Pemangku kepentingan proyek: Siapa anggota tim proyek Anda? Siapa yang perlu menyetujui Piagam proyek, siapa sponsor proyek, dan siapa yang harus diberi tahu tentang keputusan utama? 

Untuk membuat templat piagam proyek, tambahkan bagian untuk setiap elemen di atas. Dalam setiap bagian, tambahkan tugas yang lebih spesifik untuk memandu tim Anda melalui proses pembuatan piagam proyek. Misalnya, di bagian pemangku kepentingan proyek, Anda dapat membuat tugas untuk "mengidentifikasi tim proyek" dan "membuat Diagram RACI untuk menguraikan tanggung jawab pemangku kepentingan." Anda juga dapat membuat milestone proyek untuk merepresentasikan titik balik utama dalam rencana proyek. 

Untuk melacak anggaran proyek dan hasil akhir di satu tempat, tambahkan kolom untuk mendokumentasikan perkiraan biaya setiap hasil akhir—plus perkiraan kebutuhan waktu dari tim proyek Anda. Ini memberi pemberi persetujuan perincian semua sumber daya yang dibutuhkan, jadi mereka dapat mengetahui alasan Anda meminta jumlah anggaran tertentu.

Terakhir, tambahkan kolom untuk melacak apakah setiap komponen piagam proyek telah disetujui. Dengan begitu, Anda dapat melacak hal yang sudah diselesaikan dan bagian yang perlu diubah. 

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan bergaya kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara sekilas. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh Tim Anda.

• Ikhtisar Proyek. Ikhtisar Proyek adalah tempat terintegrasi Anda untuk semua konteks proyek penting. Beri Tim Anda tampilan menyeluruh seputar apa, mengapa, dan bagaimana proyek bekerja. Tambahkan deskripsi proyek untuk menetapkan gaya cara Anda bekerja sama Di Asana. Lalu, bagikan sumber daya dan konteks penting, seperti detail rapat, kanal komunikasi, dan brief proyek—di satu tempat.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

• Persetujuan. Terkadang, selain perlu menyelesaikan tugas, Anda juga perlu mengetahui apakah hasil akhir disetujui atau tidak. Persetujuan adalah jenis tugas khusus di Asana dengan opsi untuk "Setuju", "Minta perubahan", atau "Tolak" tugas. Dengan begitu, pemilik tugas mendapatkan petunjuk yang jelas tentang tindakan yang harus dilakukan dan apakah pekerjaan mereka sudah disetujui atau belum. 

Aplikasi yang direkomendasikan

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• OneDrive. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya dengan mudah.

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Tim ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana dengan mudah. Selain itu, buat, berikan, dan lihat tugas selama Rapat Tim tanpa harus beralih ke browser Anda.

Berbagai jenis templat Piagam proyek

Kami telah menguraikan cara membuat templat piagam proyek dasar di atas, tetapi Anda juga dapat menyesuaikan templat dengan kebutuhan spesifik tim. 

Berikut beberapa cara berbeda untuk menyesuaikan templat Piagam proyek Anda:

• Templat piagam proyek Agile: Jika Anda menggunakan manajemen proyek Agile, Anda dapat menguraikan tanggung jawab tim khusus Agile, seperti master Scrum, pemilik produk, dan tim pengembangan. Saat memperkirakan sumber daya proyek, Anda juga dapat menggunakan poin stori untuk mengukur berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap hasil akhir.

• Templat piagam proyek Six Sigma: Jika tim Anda menggunakan Six Sigma, atur hasil akhir proyek ke dalam berbagai fase siklus proyek Six Sigma: menentukan, mengukur, menganalisis, meningkatkan, dan mengontrol. 

• Templat Piagam proyek konstruksi: Untuk inisiatif konstruksi, akan sangat membantu untuk mengatur biaya yang diproyeksikan berdasarkan jenis—misalnya, "tenaga kerja" atau "bahan". Anda juga dapat mengidentifikasi subkontraktor atau pemasok yang bekerja sama dengan Anda saat menguraikan pemangku kepentingan dan tanggung jawab utama. 

Pertanyaan Umum